Asignatura — Documentos Digitales — CIDBA — 2018

1. Por una Universidad
PERTINENTE CREATIVA INTEGRADORA
Recursos de Información CSH
1
Programa Ciencia de la Información, la
Documentación, Bibliotecología y Archivística

2. Por una Universidad
PERTINENTE CREATIVA INTEGRADORA2
Unidad 2
Preservación y Conservación de los Documentos Digitales
Jhonedinson Agredo Sarria
Marzo 2018
Universidad del Quindío
Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes
Ciencia de la información y la documentación, bibliotecología y archivística CIDBA
Documentos Digitales – Grupo 6

3. Por una Universidad
PERTINENTE CREATIVA INTEGRADORA
Tabla de contenido
 Introducción
 Preservación y Conservación de los Documentos Digitales
 Objetivos de la preservación y conservación digital
 Estrategias de conservación y preservación de los documentos digitales
 Políticas de seguridad de la información
 Seguridad de la información basada en la ISO 27001:2013
 Problemas que se presentan en la conservación digital
 Plan de preservación a largo plazo
 Documentos digitales
 Patrimonio digital
 Conclusiones

4. Por una Universidad
PERTINENTE CREATIVA INTEGRADORA
Los documentos digitales, son un resultado de una relación entre el avance científico, desarrollo económico, las nuevas
tecnologías y las propuestas de facilitar el trabajo de una sociedad. Por lo tanto, es muy importante la preservación y conservación en
cada una de las fases del ciclo vital de los documentos, llevando a cabo actividades y/o procesos para el manejo de la información en
el entorno digital. Así mismo, conocer las estrategias para su preservación y custodia en formatos digitales.
Introducción

5. Por una Universidad
PERTINENTE CREATIVA INTEGRADORA
Conservación digital
Es un proceso de gestión activa que asegura el acceso al
material digital en el futuro
¿Porque Conservar?
Valor Facilidad de difusión
Por su
Administrativo
Informativo
Legal
Cultural
Redes de comunicación
–internet-
Planes de digitalización
de documentos
Requerimientos de preservación
Preservación digital
Es el conjunto de métodos y técnicas destinadas a garantizar
que la información digital pueda ser útil en un futuro
Captura
facilitan los servicios
y funciones para
aceptar e ingresar en
el SGDEA
Sistema de
almacenamiento
servicios y funciones
para el almacenamiento,
mantenimiento y
recuperación de los
documentos
Gestión de base de datos
servicios y funciones para
completar, actualizar y acceder
a la información descriptiva, la
gestión y mantenimiento de la
BD, las búsquedas, la
generación de informes y la
información administrativa para
la gestión de archivo
Administración
operación y gestión
del sistema de archivo
Plan de preservación
funciones y rutinas para
estar al tanto del entorno
del sistema y garantizar el
acceso a los datos
Acceso
servicios y funciones que
permiten a los usuarios realizar
búsquedas, identificar, localizar
y solicitar información
Preservación y Conservación de los Documentos Digitales

6. Por una Universidad
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Objetivos de la preservación y conservación digital
1
2
Conservar la autenticidad e integridad de los
mismos, que la información preservada y
conservada sea la que inicialmente se guardo
y no halla cabida a modificaciones de su
contenido.
Asegurar la legibilidad, es decir, la facilidad
de lectura y compresión del archivo digital y
la integridad de los objetos digitales
conservados.

7. Por una Universidad
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Conservación
Actualización
Copias de
seguridad
(Bitstream)
Emulación
Análisis
forense digital
Preservación
tecnológica
Migración
Normalización
Medios
persistentes
Autenticidad
Encapsulación
Estrategias de conservación y preservación de los documentos digitales
Copiar la información digital de un medio
de almacenamiento a largo plazo
Transferencia de materiales digitales, copiar o convertir datos
de una tecnología a otra conservando las características.
Encapsula el comportamiento del software o
hardware junto con el objeto digital mismo
Identificación y descubrimiento de información
relevante en fuentes de datos
Se refiere al proceso de hacer duplicados
exactos del objeto digital
Puede ser vista como una técnica de agrupación de
objetos digitales y metadatos necesarios para dar
acceso a esos objetos
Se basa en la preservación del entorno técnico que hace
funcionar el sistema, incluyendo los sistemas
operativos, software de aplicación original
Uso CDs, técnica puede reducir la necesidad de
actualización de soportes, y ayudar a disminuir
las perdidas por deterioro
Es un aplicación formal de normas. Es la migración
de registros digitales a formatos estándar
Preservar tanto el contenido como la apariencia
de los mismos
Se refiere al hecho de asegurar la integridad de la
información digital

8. Por una Universidad
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Políticas de seguridad de la información
Consiste en la importancia de identificar y proteger los activos de información,
evitando la destrucción, la divulgación, modificación y utilización no autorizada de
toda la información.
Seguridad de la información
Se caracteriza como la
preservación de
Confidencialidad Integridad Disponibilidad
Asegurar que solo quienes estén
autorizados pueden acceder a la
información
Asegurar que la información y sus
métodos sean exactos y completos
Asegurar que los usuarios
autorizados tengan acceso a la
información y a sus activos
asociados cuando se requieran.
Necesario considerar aspectos como
Autenticidad
Posibilidad de auditoria
No repudio
Legalidad
Confiabilidad de la información Protección a la duplicación

9. Por una Universidad
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Seguridad de la información basada en la ISO 27001:2013
Es una norma emitida por la Organización Internacional de Normalización, se
encarga de describir como gestionar la seguridad de a información en un empresa
Proteger la confidencialidad, integridad y
disponibilidad de la información
Objetivo
Estará relacionada con determinar las reglas
organizacionales necesarias para prevenir violaciones
de seguridad
La norma ISO 27001 es una solución de mejora
continua en base a la cual puede desarrollarse un
Sistema de Gestión de Seguridad de la Información
(SGSI) que permita evaluar todo tipo de riesgos o
amenazas susceptibles de poner en peligro la
información de una organización tanto propia como
datos de terceros

10. Por una Universidad
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Problemas que se presentan en la conservación digital
Incapacidad de utilizar los
elementos informáticos a
causa de la propia evolución
tecnológica. Un documento puede
queda inutilizado por el hecho de
que hayan desaparecido los
elementos tecnológicos.
Los cambios que se producen
pueden afectar:
El Hardware
Obsolescencia tecnológica 1
El Software Los soportes
Corresponde a la fragilidad de los
soportes digitales. la fragilidad es
la inestabilidad intrínseca del
soporte unidad a factores externos
como el uso de las condiciones
ambientales. Los factores que
pueden afectar los soportes son:
Internos
Degradación de los soportes 2
Externos
Composición
de soportes
Cambios de
temperatura y
humedad
Relacionada con
la evolución
hardware
necesario para la
lectura
Si no hay
programas, la
cadena de dígitos
no se pueden
leer
Evolución de
equipos
Puede suponer el numero de copias
de este tipo de documentos. Para
combatir ese tipo de pérdida de
información son necesarios
estrictos sistemas de seguridad,
controles de acceso, copias
de seguridad físicamente alejadas
del centro, etc.
Perdidas espontaneas o
catastróficas de la información
3

11. Por una Universidad
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Plan de preservación a largo plazo
Según el Acuerdo 006 de 2014 (art.18) “Es el conjunto de acciones a corto, mediano y largo plazo que tienen como fin implementar los programas,
estrategias, procesos y procedimientos, tendientes a asegurar la preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo, manteniendo sus
características de autenticidad, integridad, confidencialidad, inalterabilidad, fiabilidad, interpretación, comprensión y disponibilidad a través del tiempo”.
Este debe de tener los siguientes elementos mínimos:
 Políticas de preservación de la entidad: marco conceptual y conjunto de estándares para la gestión de la información electrónica; metodología general para
la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información; programa de gestión documental; mecanismos de cooperación,
articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnologías de la información, gestión documental, auditorías internas y usuarios.
 Obligaciones legales: aspectos jurídicos del sector, la entidad y de gestión documental.
 Limitaciones de la entidad, en términos jurídicos, financieros y las limitaciones técnicas, respecto de la infraestructura tecnológica con que cuenta la
entidad.
 Necesidades de los usuarios, en cuanto a medios tecnológicos y capacitación, con base en la evaluación de la capacidad técnica de la entidad y el nivel de
conocimiento de los usuarios.
 Buenas prácticas establecidas al interior de la entidad, guías, normas técnicas y estándares vigentes.

12. Por una Universidad
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Digitalización de documentos
Propósito
Preservar
Implica pasar documentación física a formato digital
Difundir
Necesidad de anticipar,
prevenir, detener, redactar un
documento
Facilitar nuevas formar de
acceso y uso
Fundamental para hacer una representación digital de
los mapas de Bits de un documento en papel

13. Por una Universidad
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Patrimonio digital
Según la UNESCO El patrimonio digital está formado por los materiales informáticos de valor perdurable dignos de ser
conservados para las generaciones futuras, y que proceden de comunidades, industrias, sectores y regiones diferentes.
No todos los materiales digitales poseen valor perdurable, pero los que lo tienen exigen metodologías de conservación
activas para mantener la continuidad del patrimonio digital.

14. Por una Universidad
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Conclusión
Para garantizar la preservación de los documentos digitales como profesionales debemos implicarnos en el
ciclo de vida del documento, es decir en la selección, descripción, difusión y preservación. Se deben adoptar
buenas practicas para gestionar estos recursos y aun mas con el constante y evolución de las tecnologías, así
mismo, realizar un seguimiento sistemático y constante sobre la preservación.

15. Por una Universidad
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Referencias bibliográficas
Acuerdo 006 de 2014: Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI "Conservación de
Documentos" de la Ley 594 de 2000
Sastre Natividad, G. (s.f). Preservación y conservación de documentos digitales. Recuperado de
http://www.acal.es/index.php/archivpost-a-fondo/item/download/95_cb791e918e1298221b2e8cfb89af233b
Barrueco, J.M. (s.f.). 7.preservación y conservación de documentos digitales. Recuperado de
http://www.edaddeplata.org/docactos/pdf/educativa/manual/CAPITULO7.pdf
Ibadango, I. (2014). Unidad 6 Estrategias técnicas de Preservación Digital.[you tube]
Uniquindio (2017). Guía Unidad 2. preservación y conservación de los documentos digitales. Documentos digitales