La gestión de contratos es el proceso de administrar la creación, ejecución y análisis de contratos para maximizar el rendimiento operativo y financiero de una organización. Un contrato especifica las actividades y términos del acuerdo entre dos empresas. La gestión efectiva de contratos requiere sistemas de software que ayuden a analizar y cumplir con los contratos de manera automatizada. Esto incluye identificar oportunidades, redactar, negociar, aprobar, ejecutar, auditar y renovar contratos de manera ef

1. Elementos claves en la
Gestión de Contratos

2. La gestión de contratos es el proceso de administrar la creación, ejecución y
análisis de contratos para maximizar el rendimiento operativo y financiero en
una organización, reduciendo al mismo tiempo el riesgo financiero. Las
organizaciones se enfrentan a una creciente presión para reducir los costos y
mejorar el desempeño de la empresa. Como la gestión de contratos demuestra
ser un elemento que consume mucho tiempo, se entiende la necesidad de
contar con un sistema para gestionarlos de forma efectiva y automatizada.

3. Cuando dos empresas desean hacer negocios entre sí, un contrato especifica
las actividades realizadas por ambas organizaciones y los términos a través de
los cuales cada uno cumplirán con sus partes del acuerdo. Los contratos
afectan la rentabilidad del negocio de una manera muy grande debido al
énfasis en los ingresos y gastos.
Cuando un contrato se expresa mal, una organización podría perder miles de
millones de dólares porque carece de recursos para identificar un tecnicismo
simple. La gestión eficaz de los contratos puede crear en última instancia una
poderosa relación de negocios y allanar el camino hacia una mayor
rentabilidad a largo plazo, pero sólo cuando se gestiona correctamente.
 LOS FUNDAMENTOS DE LA GESTIÓN DE CONTRATOS

4. No es suficiente que una organización tenga profesionales para manejar la
gestión de contratos. Los empleados deben contar con sistemas de software
que aumenten su capacidad de análisis y de cumplimiento. Cuando una
estrategia de gestión de contratos se implementa con éxito, las
organizaciones pueden esperar ver:
 Se logran los beneficios comerciales y los beneficios
financieros esperados.
 El proveedor es cooperativo y responde a las necesidades de la
organización
 La organización no encuentra disputas ni sorpresas contractuales
 La prestación de servicios es satisfactoria para ambas partes
.
 ELEMENTOS DE GESTIÓN EXITOSA DE
CONTRATOS

5. La base para la gestión de contratos está en la implementación de actividades
posteriores a la adjudicación. Durante la fase de pre-adjudicación, los
empleados deben centrarse en el objetivo para establecer el contrato y si el
proveedor puede cumplir con los términos del acuerdo. Se necesita una
consideración adicional para entender cómo funcionará el contrato una vez
adjudicado. Evitar las sorpresas no deseadas requiere una investigación
cuidadosa y claridad de propósito en el contrato real.
La gestión de contratos requiere un nivel de flexibilidad para ambas partes
involucradas y una disposición a adaptar los términos del contrato para
reflejar cualquier circunstancia cambiante. Los problemas son inevitables, lo
que significa que las organizaciones deben estar preparadas para lo
inesperado y ser capaces de ajustar los términos del contrato cuando sea
necesario.
 ACTIVIDADES QUE CONFORMAN UNA BUENA
GESTIÓN DE CONTRATOS

6. Los contratos se dividen en etapas para organizar los esfuerzos y estructurar
el proceso de contrato típico. Cuando se hace manualmente, la creación de
un contrato puede consumir bastante tiempo. El proceso incluye los
siguientes pasos:
1. Solicitudes iniciales. El proceso de gestión del contrato comienza
identificando los contratos y los documentos pertinentes para apoyar el
propósito del contrato.
2. Redacción de contrato. Escribir un contrato manualmente es una
actividad que requiere mucho tiempo, pero a través del uso de sistemas
automatizados de gestión de contratos, el proceso puede ser bastante
simplificado.
3. Negociar el contrato. Al finalizar la redacción del contrato, los empleados
deben poder comparar versiones del contrato y anotar cualquier
discrepancia para reducir el tiempo de negociación.
 ETAPAS DE LA GESTIÓN DE CONTRATOS

7. 4. Aprobación del contrato. La instancia en la que se
producen mayormente los cuellos de botella es en la aprobación
gerencial. Los usuarios pueden combatir de forma preventiva esto
mediante la creación de flujos de trabajo personalizados de aprobación,
incluyendo aprobaciones paralelas y en serie para mantener las
decisiones en movimiento a un ritmo rápido.
5. Ejecución del contrato. La ejecución del contrato permite a los usuarios
controlar y acortar el proceso de firma mediante el uso del soporte de
eSignature y fax.
6. Gestión de las obligaciones. Esto requiere de esfuerzo para asegurar que
los resultados cumplen con los principales interesados ​​y el valor del
contrato no se deteriora durante sus primeras fases de crecimiento.
7. Revisiones y enmiendas. Reunir todos los documentos pertinentes a la
redacción inicial del contrato es una tarea difícil. Cuando se descubren
elementos que se han omitido, los sistemas deben poder hacer las
enmiendas al contrato original.
 ETAPAS DE LA GESTIÓN DE CONTRATOS

8. 8. Auditoría e informes. La gestión de
contratos no implica simplemente la
redacción de un contrato y luego que
se archive. Las auditorías de contrato
son importantes para determinar el
cumplimiento de ambas organizaciones
con los términos del acuerdo y cualquier
posible problema que pueda surgir.
9. Renovación. El uso de métodos
manuales de control de contratos a
menudo puede resultar en
oportunidades de renovación pérdidas y
pérdida de ingresos. La automatización
del proceso permite a una organización
identificar oportunidades de renovación
y de creación de nuevos contratos.
 ETAPAS DE LA GESTIÓN DE CONTRATOS

9. Si bien la tradición normalmente es gestionar los contratos manualmente a
través del almacenamiento de carpetas y archivadores, la práctica está
plagada de ineficiencias que sólo pueden perjudicar la eficiencia general de
una organización. La integración con un servicio automatizado de gestión de
contratos ayudará a liberar horas hombre y automatizar innumerables
procesos asociados con la gestión de un contrato, creando así más valor
para una empresa.
 SOFTWARE DE GESTIÓN DE CONTRATOS

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programa ofrece al profesional de hoy, un abanico de opciones de
capacitación, en temas claves de gestión para que pueda ponerse al
día en los temas de su elección, manteniendo el equilibrio con sus demás
actividades cotidianas. Si tiene alguna pregunta, no dude en escribir
al formulario de contacto.
Enlace:
https://gerens.pe/blog/elementos-claves-gestion-contratos/