1. Sinergia Organización No alineada Baja Eficicencia Baja Productividad Baja Eficacia Organización Alineada con el Negocio Alto Desempeño Unidad II Gestión Organizacional Modelo Funcional vs Modelo por Procesos Lección 2 Marco Organizacional Productividad Éxito

2. Contenido del Taller Unidad II - Gestión Organizacional Modelo Funcional vs Modelo por Procesos Lección 2 Marco Organizacional 1.- Concepto de Marco Organizacional (MO) 2.- Componentes y definiciones del MO 3.- Integración de los conceptos del MO 4.- Ejemplo del MO : Organización Responsable de Proyectos

3. Concepto de marco organizacional introducción Tal como se mencionó en la Unidad I Lección 1, toda organización necesita para su funcionamiento conjugar la acción de tres vectores principales: Procesos, Tecnología y Gente. La organización funciona activando estos tres vectores sumándose sus efectos, estableciendo entonces el vector Productividad, lo cual puede medirse también con la suma contributiva de la Eficiencia y la Eficacia de la organización. Documentar este funcionamiento es importante para la organización ya que le permite establecer de manera ordenada sus características básicas: misión, visión, objetivos, política organizacional, procesos, estructura óptima, indicadores, modelos de relación, funcionamiento, descripciones de puesto, competencias y niveles de dominio de éstas, todo ello verificando la alineación de la organización con el Negocio. Mas adelante, con la organización en marcha, se podría entonces estudiar los procesos ya establecidos e identificar sus mejoras y los de la estructura organizacional, con la finalidad de mejorar continuamente la organización, su productividad y desempeño.

4. Concepto de marco organizacional introducción El Marco Organizacional es el conjunto de características básicas de la organización, las cuales describen su funcionamiento, operabilidad, estructura, sus planes y su alineación con el Negocio. Toda organización debe funcionar de acuerdo con su Marco Organizacional, bajo la observancia permanente de su desempeño, esto para detectar los cambios oportunos que permitan mejorar la Organización en cualquier aspecto necesario para incrementar su eficacia, eficiencia y productividad. Esas mejoras introducidas deberán entonces garantizar la ecuanimidad entre los tres vectores organizacionales y su alineación con el Negocio, de manera de alcanzar la máxima productividad real posible.

5. Componentes y definiciones del MO VISIÓN: Es el estado futuro esperado de la organización, indica hacia dónde vá la organización. Estado Futuro Alineado Alta Eficiencia Alta Eficacia Alta Productividad Estado Actual No alineado Baja Eficiencia Baja Eficacia Baja Productividad VISIÓN Transición

6. Componentes y definiciones del MO MISIÓN: La misión define lo que la organización debe hacer de acuerdo a los lineamientos que recibe. Algunos ejemplos: Organización de Proyectos: Proveer la infraestructura requerida para implementar el Plan de Negocios de PDVSA. Exploración: Incorporar reservas al patrimonio nacional. Producción: Explotar las reservas aprobadas dentro del marco del Plan Nación.

7. Componentes y definiciones del MO Otros ejemplos: MISIÓN:

8. Componentes y definiciones del MO Otros ejemplos: MISIÓN:

9. Componentes y definiciones del MO Otros ejemplos: MISIÓN:

10. Componentes y definiciones del MO Otros ejemplos: MISIÓN:

11. Componentes y definiciones del MO OBJETIVO(S): Es la forma cómo se operacionaliza o ejecuta la misiónde la organización. Los objetivos de la Organización se pueden estructurar en un primer nivel de Objetivos Generales y dentro de cada uno de éstos (en un segundo nivel) sus Objetivos Específicos determinados. Entre otras características los objetivos deben: 1. Ser realmente alcanzables por la organización. 2. Ser medibles (se pueden tomar lectura de sus variables en cualquier momento o en hitos determinados). 3. Pueden ser planificados con metas a corto, mediano y largo plazo. 4. Deben siempre tener un responsable. 5. Deben siempre estar alineados con los objetivos del Negocio. 6. Deben expresar la forma de ejecutar la Misión o parte de ella. 7. Deben iniciar su descripción con un verbo y un objeto.

12. Componentes y definiciones del MO PROCESOS*: Es la forma cómo se operacionalizan o ejecutan los objetivos de la organización. Ejemplo: Organización de Proyectos: Objetivo General I: Diseñar la infraestructura requerida para implementar el PDN de PDVSA. Objetivos Específicos: I.1 Ejecutar la Fase Visualizar de los proyectos que proveerán la infraestructura requerida para implementar el Plan de Negocios de PDVSA. Proceso: Visualizar Proyecto * Para mayor información sobre procesos ver la Unidad I Lección 2 “Conceptos sobre Procesos”

13. Componentes y definiciones del MO INDICADORES DE GESTION*: Relación entre variables de un proceso o evento con el cual se determina el estatus del mismo y permite su comparación contra un patrón, valor meta, planificado, esperado u aprobado. Los indicadores de un proceso o evento nos sirven para medir las variables mas importantes del proceso y así poder compararlos contra valores esperados, planificados o aprobados. Esa comparación presenta casi siempre una diferencia o variación lo cual representa la desviación entre el valor real y el aprobado o esperado del proceso, evento o plan. Al investigar las causas de las desviaciones se podrían efectuar acciones de corrección y de prevención de manera de implantar el control del proceso, evitar su reaparición o llevarlo a la franja de control aceptable para el proceso. * Para mayor información sobre procesos ver el Unidad III Lección 3 “Implementación y medición de los Procesos”

14. Componentes y definiciones del MO MODELO DE RELACIONES: Esquema que describe de manera sencilla los aspectos mas resaltantes de la relación de una organización, proceso o actividad con respecto a sus departamentos, gerencias o equipos internos así como con las otras organizaciones de su entorno de trabajo. Se resaltan formalmente la relación entre las organizaciones (internas o externas) detallando los principales productos (bienes o servicios) que deben prestarse recíprocamente y señalando el sentido de las entregas o solicitudes entre ellas.

15. Componentes y definiciones del MO MODELO DE RELACIONES: Ejemplo: Organización de Calidad de los Procesos División de Oriente: Proceso: Relación con clientes y partes interesadas

16. Componentes y definiciones del MO MODELO DE RELACIONES: Ejemplo: Organización Gerencia de División de Oriente: Proceso: Modelo de Relación Dirección Ejecutiva de Producción – División de Oriente – Distritos

17. Integración de los componentes del MO ¿Como se integran en un solo concepto los componentes del Marco Organizacional ? MODELO DE RELACIONES: OBJETIVOS: ? INDICADORES: MISIÓN: VISIÓN: PROCESOS:

18. OBJETIVOS Integración de definiciones Se integran bajo el modelo siguiente: Marco Organizacional Estado Futuro (100% Alineado,alta eficiencia y eficacia) VISIÓN MISIÓN Estado Actual (Desalineado, baja eficiencia y eficacia) ESTRUCTURA COMPETENCIAS PROCESOS ORGANIZACIÓN INDICADORES MOD. DE RELAC

19. Ejemplo del MO : organización responsable de proyectos Ejemplo: Organización de Proyectos: Proceso: Proveer Infraestructura de Superficie requerida por el Plan de Negocios Descripción del proceso: Proceso que diseña y construye las instalaciones industriales de superficie (localizaciones, líneas de flujo, estaciones, etc.) requeridos por el Plan de Negocios para las operaciones de producción de petróleo y gas (Responsable del proceso: Organización Responsable de Proyectos (ORP)).

20. Componentes y definiciones del MO VISIÓN: Ejemplo: Organización de Proyectos: Visión: Alcanzar en el plazo más corto posible la máxima eficiencia y eficacia en la entrega de la infraestructura requerida por el Plan de Negocios de la Corporación.

21. Ejemplo del MO : Organización Responsable de Proyectos MISIÓN: La misión define lo que la organización debe hacer de acuerdo a los lineamientos que recibe. Algunos ejemplos: Organización de Proyectos: Proveer la infraestructura requerida para implementar el Plan de Negocios de PDVSA. La Corporación, en su objetivo de implementar sus planes requiere instalaciones seguras y confiables para sus operaciones. Por esa razón incluyó en su proceso medular la provisión de la misma y delegó en las Organizaciones Responsables de Proyectos (ORP) esa misión. La ORP debe definir entonces su Marco Organizacional y planes en función de proveer al Negocio de sus requerimientos a tiempo y con la optima utilización de los recursos asignados.

22. Componentes y definiciones del MO OBJETIVOS: Ejemplo: Organización de Proyectos: Objetivo General I: Ejecutar la Definición y Desarrollo de los proyectos de infraestructura requerida para implementar el Plan de Negocios de PDVSA. Objetivos Específicos: I.1 Ejecutar la Fase Visualizar de los proyectos que proveerán la infraestructura requerida para implementar el Plan de Negocios de PDVSA. I.2 Ejecutar la Fase Conceptualizar de los proyectos que proveerán la infraestructura requerida para implementar el Plan de Negocios de PDVSA. I.3 Ejecutar la Fase Definir los proyectos que proveerán la infraestructura requerida para implementar el Plan de Negocios de PDVSA. DEFINICION Y DESARROLLO

23. Ejemplo del MO : Organización Responsable de Proyectos OBJETIVOS: Ejemplo: Organización de Proyectos: Objetivo General II: Ejecutar la Implantación del proyecto y entrega de la infraestructura requerida para implementar el Plan de Negocios de PDVSA. Objetivos Específicos: II.1 Ejecutar la Fase Implantar de los proyectos que proveerán la infraestructura requerida para implementar el Plan de Negocios de PDVSA. II.1 Ejecutar la Fase Operar para realizar las pruebas de la infraestructura requerida para implementar el Plan de Negocios de PDVSA. IMPLANTAR

25. a tiempo y al costo planificadoProcesos Habilitadores / Apoyo (Organizaciones Corp. D.O.) * Para mayor información sobre procesos ver la Unidad I Lección 2 “Conceptos sobre Procesos”

27. a tiempo y al costo planificadoProcesos Habilitadores / Apoyo (Organizaciones Corp. D.O.) * Para mayor información sobre procesos ver el Unidad I Lección 2 “Conceptos sobre Procesos”

28. Cadena de Valor – ORP Nivel -2 CONCEPTUALIZAR DEFINIR VISUALIZAR D2 D3 D1 SUB-PROCESOS*: Es la forma cómo se operacionalizan o ejecutan los objetivos de la organización. Ejemplo: Organización de Proyectos: Objetivo General I: Definición y Desarrollo de Proyectos Objetivos Específicos: I.1 Ejecutar la Fase Visualizar de los proyectos I.1 Ejecutar la Fase Conceptualizar de los proyectos I.3 Ejecutar la Fase Definir los proyectos Procesos: Visualizar Proyectos Conceptualizar Proyectos Definir Proyectos * Para mayor información sobre procesos ver la Unidad I Lección 2 “Conceptos sobre Procesos”

29. IMPLANTAR OPERAR D4 Cadena de Valor – ORP Nivel -2 SUB-PROCESOS*: Es la forma cómo se operacionalizan o ejecutan los objetivos de la organización. Ejemplo: Organización de Proyectos: Objetivo General II: Implantar Proyectos Objetivos Específicos: II.1 Ejecutar la Fase Implantar de los proyectos II.1 Ejecutar la Fase Operar de los proyectos Procesos: Implantar Proyectos Operar (probar) Instalaciones * Para mayor información sobre procesos ver la Unidad I Lección 2 “Conceptos sobre Procesos”

30. CONCEPTUALIZAR DEFINIR VISUALIZAR IMPLANTAR OPERAR D2 D3 D4 D1 Procura Desarrollo Social Servicios Eléctricos Ingeniería de Costo Finanzas Asuntos Jurídicos Tecnología Aplicada Desarrollo Urbano Servicios Logísticos SI PCP Salud RRHH A.I.T. PyC AHO AAPP RRGG Cadena de Valor – ORP Nivel -2 subprocesos continuos PROCESOS*: Clientes Proceso direccional Gerencia Distrital, Planificación Dtto, Calidad de los Procesos Proveedores Avance del Plan de Infraestructura Aprobaciones Solicitudes Recursos infraestructura de subsuelo Lineamientos Aprobaciones Recursos C O N S T R U C C I O N Infraestructura de Superficie Construída. Plan de Negocios Proceso Medular Planificación del Distrito Planificación / Yacimientos PDO Requerimientos de bienes y servicios Bienes y servicios entregados Procesos de Apoyo Operaciones de producción * Para mayor información sobre procesos Manual de Proyectos de Inversión de Capital – MPIC http://santp.pdvsa.com/paginas/principal.php (Intranet) y también Taller Introductorio a la Gerencia de Proyectos PDVSA – Versión ADA htpp://ada.pdvsa.com (internet) Ingresar codigo de red y password de red pdvsa - En caso de problemas solicitar al CEFOS su ingreso.

31. Ejemplo del MO : Organización Responsable de Proyectos INDICADORES DE GESTIÓN: La eficacia es el indicador para medir el grado de cumplimiento de la organización respecto a sus objetivos y metas. Eficacia = Cumplimiento de Planes Aprobados = Valor Real alcanzado / Valor Aprobado Por ejemplo: Eficacia de ORP = NPE año x / NPR PDN año x NPE año x = Numero de proyectos entregados en el año x NPR año x = Numero de proyectos requeridos por el PDN en el año x En el caso del ejemplo arriba la eficacia calculada corresponde a los resultados reales del ejercicio en el año x, el cual es el parámetro referencial fijo. Otro indicador importante es la Desviación la cual se calcula con la diferencia entre el Valor Real alcanzado y el Valor Aprobado o planificado (patrón comparativo). Desviación = Valor Real alcanzado – Valor Aprobado En el ejemplo: Desviación Plan ORP = NPE año x - NPR PDN año x Cont... * Para mayor información sobre procesos ver el Unidad III Lección 3 “Implementación y medición de los Procesos”

32. Ejemplo del MO : Organización Responsable de Proyectos INDICADORES DE GESTIÓN: Ejemplo : Eficacia de la ORP Datos ORP cierre Año 2009 NPE = 55 NPR = 94 Eficacia de ORP = NPE año x / NPR PDN año x Eficacia de ORP = 55 proyectos / 94 proyectos Eficacia de ORP = 0,585 = 58,5 % Desviación = Valor Real alcanzado – Valor Aprobado Desviación Plan ORP = NPE año x - NPR PDN año x Desviación Plan ORP = 55 – 94 = - 39 proyectos Conclusión: la organización solo ha ejecutado el 58,5% del Plan y se ha atrasado en la entrega de 39 proyectos. Cont... * Para mayor información sobre procesos ver el Unidad III Lección 3 “Implementación y medición de los Procesos”

33. Ejemplo del MO : Organización Responsable de Proyectos INDICADORES DE GESTIÓN: La eficiencia es el indicador para medir la relación entre el uso de los recursos (costos, horas hombre, etc) para alcanzar los objetivos de la organización y lo realmente alcanzado (productos obtenidos). Eficiencia = Total Real recursos invertidos / Valor Real Alcanzado Eficiencia año 2009 = HHTR año 2009 / NPE año 2009 HHTR año x = Total de horas hombre invertidas en el año x NPE año x = Numero de proyectos entregados en el año x En el caso del ejemplo arriba la eficiencia calculada corresponde a los resultados reales del ejercicio en el año x. Para saber si la eficiencia es aceptable debe compararse contra la eficiencia del plan 2009: Cont.... * Para mayor información sobre procesos ver el Unidad III Lección 3 “Implementación y medición de los Procesos”

34. Ejemplo del MO : Organización Responsable de Proyectos INDICADORES DE GESTIÓN: Eficiencia Planificada = Total planif. recursos invertidos / Valor Planificado Eficiencia Planif. año 2009 = HHTP año 2009 / NPR año 2009 HHTP año x = Total de horas hombre planificadas en el año x NPR año x = Número de proyectos requeridos por el PDN en el año x Una vez calculados ambos indicadores se puede establecer la Desviación entre las eficiencias: Desviación = Valor Real alcanzado – Valor Aprobado En el ejemplo: Desviación Eficiencia ORP = Eficiencia Plan año 2009 – Eficiencia año 2009 Cont.... * Para mayor información sobre procesos ver el Unidad III Lección 3 “Implementación y medición de los Procesos”

35. Ejemplo del MO : Organización Responsable de Proyectos INDICADORES DE GESTIÓN: Ejemplo : Eficiencia y desviación de eficiencia respecto al Plan de la ORP Datos ORP cierre Año 2009 NPE = 55 proyectos HHTR = 180.000 hh NPR = 94 proyectos HHTP = 200.000 hh Eficiencia ORP 2009 = 180.000 hh / 55 proyectos = 3273 hh/proyecto Eficiencia Planif. 2009 = 200.000 hh / 94 proyectos = 2128 hh/proyecto Desviación = Valor Real alcanzado – Valor Aprobado Desviación = Eficiencia ORP 2009 – Eficiencia Planif. 2009 Desviación Eficiencia ORP = 3.273 – 2.128 = +1.145 hh /proyecto Conclusión: La organización ha consumido en promedio 1.145 horas hombre adicionales a lo planificado para cada proyecto, su eficiencia es menor a la esperada en un 54%. * Para mayor información sobre procesos ver el Unidad III Lección 3 “Implementación y medición de los Procesos”

36. Componentes y definiciones del MO MODELO DE RELACIONES: Ejemplo: Organización de Proyectos Proceso: Desarrollo de Infraestructura – Modelo de Relaciones para el Ciclo del Proyecto – Distribución de Roles durante las Fases del Proyecto.

37. Sinergia Organización No alineada Baja Eficicencia Baja Productividad Baja Eficacia Organización Alineada con el Negocio Alto Desempeño Taller de gerencia de procesos organizacionales de PDVSA Fin de unidad Productividad Éxito