Este documento presenta la planeación de un proyecto para crear una herramienta de registro y control de consultas jurídicas recibidas por la Bolsa de Valores de Colombia. El proyecto se planea implementar en Exact Synergy con un presupuesto de $13.300.000 en un plazo máximo de 2 meses. La planeación incluye un análisis del alcance del trabajo, los riesgos, y detalles sobre la estructura del trabajo, el cronograma, los recursos y el costo.

1. ADMINISTRACIÓ N DE
PROYECTOS Y EL PMI
PROYECTO CONSULTAS JURÍDICAS
BOLSA DE VALORES DE COLOMBIA
LEIDY DE JESÚS VIZCAINO ROA
JOSE RAFAEL RUIZ SARMIENTO

2. AGENDA
1. Caracterización de la Empresa
2. Inicio
a) Objetivos y Alcances del Proyecto
b) Riesgos
3. Planeación
a) El “Qué” : Work Breakdown Structure
b) El “Quien”: Organigrama
c) El “Cómo” y el “Cuando”: Calendario / Cronograma
d) Los “Recursos”: Estimaciones
e) El “Cuanto”: Costo / Presupuesto
4. Ejecución
a) La “Medición;”: Seguimiento del Proyecto
5. Cierre
a) Lecciones Aprendidas

3. 1. CARACTERIZACIÓ N DE LA EMPRESA

4. 1. CARACTERIZACIÓ N
• La Bolsa de Valores de Colombia (BVC) es el principal foro de
negociación y registro de operaciones sobre valores en
Colombia.
• Visión: Para 2015 la BVC será uno de los tres principales foros
de negociación de Latinoamérica, conservando su condición de
líder en el ámbito nacional. Reconocida por las empresas como
una opción real para financiar su crecimiento y por sus
accionistas como una empresa rentable.

5. 1. CARACTERIZACIÓ N
• Misión: Contribuir al crecimiento y desarrollo del mercado
de capitales, posicionando a la Bolsa y sus filiales como
un centro bursátil/financiero en la región que
proporciona soluciones integrales. La Bolsa es confiable,
transparente, eficiente y admirada por su innovación,
conexión con el cliente y capacidad de aprendizaje.
(Bolsa de Valores de Colombia, 2016)

6. 1. CARACTERIZACIÓ N
Valores
• Nuestro propósito es Trascender: Construir un legado que deja huella
• Vamos a lograrlo con Liderazgo: Coraje que convierte sueños en
realidad
• Basándonos en la Excelencia: Resultados que sorprenden
• Basándonos en la Sinergia: Interacción con un propósito
• Basándonos en la Pasión: Energía interna que contagia
• Nuestro principio rector es la Integridad: Armonía entre el sentir y el
actuar (Bolsa de Valores de Colombia, 2016)

7. 2. INICIO

8. 1. INICIO: OBJETIVOS Y ALCANCES
DEL PROYECTO
• Crear una herramienta de registro y control de las consultas
recibidas por la Vicepresidencia Jurídica
• Justificación:
• Criticidad de la información
• Necesidad de cumplir dentro de los términos legales No existe
• Solicitudes son ningún orden, prioridad u organización.
• No se almacena nada en espacios corporativos
• No existe una herramienta que permita un seguimiento a los tiempos de
respuesta del área legal.

9. 1. INICIO: ALCANCES
• Crear un sistema de control de las solicitudes legales del área a
través de Exact Synergy
• Finalizar el proyecto en un máximo de 2 meses a partir de la fecha
del Acta de Constitución del Proyecto.
• Poner en marcha el Sistema con un presupuesto máximo de
$13.300.000.00 (Trece millones trescientos mil pesos colombianos).
• Entregar el proyecto finalizado cumpliendo todos los estándares de
calidad de la Bolsa de Valores de Colombia y de Desarrollo de
Software en Colombia

10. 1. INICIO: RIESGOS
• Cambio en el equipo de trabajo de proyecto
• Cambios Procedimentales y de procesos durante la
implementación
• Falta de disponibilidad de los lideres
• Falta de disponibilidad del consultor
• Problemas de plataforma, tecnología y comunicaciones

11. 3. PLANEACIÓ N

12. 3. PLANEACIÓN: EL “QUÉ”
• Proyecto Consultas Jurídicas
• Start-Up
• Generación de Necesidad
• Levantamiento de Requerimientos Funcionales
• Requerimientos No Funcionales
• Entrega de Propuesta Comercial

13. 3. PLANEACIÓN: EL “QUÉ”
• Documento de Diseño
• Generación de documento Plan Of Approach – Plan de Alcances
• Especificación de Diseño Funcional
• Especificación de Diseño Técnico
• Diseño de Casos de Prueba
• Creación de Cronograma

14. 3. PLANEACIÓN: EL “QUÉ”
• Preparación de Datos, Carga Inicial y Configuración
• Preparación de ambiente de desarrollo
• Módulo eWorkflow
• Configuración de módulo de eWorkflow
• Creación de flujo “Consultas Jurídicas”
• Módulo eDocuments
• Creación de categorización documental
• Creación de análisis pivot
• Creación de startpages de áreas y de proyecto
• Creación de reportes de Gestión - Análisis Pivot
• Módulo de Reportes y Notificaciones
• Creación de reportes de Seguimiento
• Creación de notificaciones - Event Manager
• Módulo e-HRM
• Verificación de roles
• Análisis de niveles de seguridad

15. 3. PLANEACIÓN: EL “QUÉ”
• Prueba Piloto y Capacitaciones
• Piloto
• Preparación del Ambiente de Pruebas
• Pruebas funcionales
• Pruebas técnicas
• Reportes de Pruebas Integrales
• Pruebas del módulo de eDocumentos
• Pruebas del módulo de HRM
• Pruebas del módulo de Flujos de Trabajo
• Reportes de Pruebas de Aceptación de Usuario
• Aceptación del módulo de eDocumentos
• Aceptación del de HRM
• Aceptación del de Flujos de Trabajo
• Reportes de Certificaciones
• Certificación de Aseguramiento de Calidad
• Certificación de Seguridad Informática
• Otras Certificaciones

16. 3. PLANEACIÓN: EL “QUÉ”
• Salida en Vivo
• Acompañamiento a Salida en Vivo
• Ajustes
•
• Documento de Entrega a Operaciones
• Reporte de Puesta en Producción
• Pruebas Posproducción
• Garantía
•
• Cierre

17. 3. PLANEACIÓN: EL “QUÉ”

18. 3. PLANEACIÓ N: EL “QUIÉN”

19. 3. PLANEACIÓ N: EL “CÓMO” Y
“CUANDO”

20. 3. PLANEACIÓ N: LOS “RECURSOS”

21. 3. PLANEACIÓ N: EL “COSTO”
• El director de proyecto será el responsable de la gestión e información del costo del
proyecto
• Adiciones presupuestales: Solo aprobadas de acuerdo con los controles de cambios.
Responsable: El gerente de proyecto.
• En caso de existir un problema de desfinanciación del proyecto, o cuando este se aproxime
al 90% de ejecución y su avance físico no corresponda, el Gerente de Proyecto deberá
convocar de inmediato a una reunión para analizar las causas y buscar soluciones.
• Para los servicios de implementación de la solución el presupuesto planeado es de COP $
13.400.000 correspondiente a 84 horas de consultoría, los cuales serán facturados
mensualmente durante la ejecución del proyecto de acuerdo con las Hojas de Servicio (Time
Sheets) que semanalmente se firmarán por el Gerente de Proyecto de Bolsa de Valores de
Colombia como constancia del trabajo realizado por el consultor.

22. 4. EJECUCIÓ N

23. 3. EJECUCIÓN: LA “MEDICIÓN”

24. 3. EJECUCIÓN: LA “MEDICIÓN”

25. 5. LECCIONES APRENDIDAS

26. 5. LECCIONES APRENDIDAS
• No subestimar la planeación
• Mitigar adecuadamente los riesgos: Disponibilidad de recursos.
• Definir adecuadamente los requerimientos: Impacto en tiempo,
alcance y costos
• Importancia del Seguimiento a la ejecución

27. GRACIAS !