El informe financiero es un documento que transcribe una reflexión personal o grupal sobre un tema definido por una problemática que se esté o haya generado dentro o fuera de la organización, en el cual se analiza y produce una reflexión sobre un tema determinado. Se realiza con el fin de favorecer la toma de decisiones, al proponer soluciones aplicables que impulsen la acción. En otras palabras, es un documento inteligente[i]. Este tipo de texto consta de tres partes esenciales: la identificación de los problemas, el análisis de las causas y las propuestas de mejoras[ii]. Sin embargo, ninguna lista de informes será aplicable a todos los negocios, ni será conveniente a todos los casos. Por ello, se necesita además de imaginación, mucha investigación y planificación para poder desarrollar un sistema de informes integrado y estructurado de acuerdo a las necesidades de cada compañía[iii].

1. Unidad 4.
Actividad: Registro y Documentación de un sistema de calidad
Usted ya conoce sobre los conceptos de calidad, los aspectos más importantes de
la normalización, la documentación exigida por la norma ISO 9001:2008, también
ha desarrollado algunos documentos, ha revisado los aspectos a tener en cuenta
para la caracterización de procesos y elaboración de procedimientos en la empresa
Frutos Veleños S.A.
Ahora bien, dentro de sus obligaciones diarias en la empresa, se presentan
situaciones a las cuales, usted como coordinador de calidad debe dar solución
inmediata de acuerdo al conocimiento adquirido durante todo el proceso de
formación. Hoy es un día bastante agitado para usted ya que han surgido
situaciones para las cuales debe, si usted lo considera conveniente, realizar la
documentación, procedimiento, instructivo, listado, registro u otro medio como
soporte al planteamiento a su solución.
Las situaciones que se presentan el día de hoy son las siguientes:
1. A usted le es informado que los bocadillos Ref. A1, están saliendo en dos (2)
tamaños, lo cual hace que la mitad de la producción no sea empacada.
Análisis de la situación # 1 Solución
La situación que se presenta puede ser
causada por:
 Desajustes en la máquina de
corte de las tiras de bocadillo.
 Mala programación por parte del
operario de la máquina de corte.
 Verificar el origen del problema.
 Programar y ejecutar el
respectivo ajuste.

2. 2. El jefe de producción de Frutos Veleños S.A., le informa que la producción se
está estancando debido a que no se adquiere la suficiente guayaba para suplir
las órdenes del producto, lo cual ha generado malestar en los clientes.
Análisis de la situación # 2 Solución
 Insuficiencia de materia
prima para satisfacer la
producción.
 Gestionar la adquisición de
nuevos proveedores con el fin se
sustituir a los principales en caso
de eventualidades.
 Trabajar con inventario de materia
prima, pero no de productos
terminados.
3. El jefe de recursos humanos de la empresa, le comunica que los trabajadores
están quejándose porque durante la producción se cambian los estándares
definidos en el proceso de inducción al cargo, lo cual ha generado que los
trabajadores hayan perdido iniciativa y seguridad en el desempeño de sus
labores.
Análisis de la situación # 3 Solución
 Quejas por cambios de
estándares definidos en el
proceso de inducción al
cargo
 Crear nuevos estándares que no
sufran cambios.
 Sensibilizar a los trabajadores
acerca de la situación y darles a
conocer que esas situaciones
pueden presentarse.
 Crear incentivos y/o motivaciones
( económicas, de tiempo) para los
empleados

3. 4. El Jefe de compras de la empresa, le notifica que no se cuenta con parámetros
o criterios para la recepción de insumos y suministros, el gerente cambia de
proveedores de fruto en promedio cada 2 meses, lo cual ha hecho que la calidad
de los bocadillos desmejore.
Análisis de la situación # 4 Solución
 Insuficiencia de criterios de
recepción de insumos y
suministros.
 Constantes cambios de
proveedores.
 Crear formatos de registros de
recepción, y adaptarlos a la
situación actual de la empresa.
 Realizar un estudio de mercado,
analizar las necesidades de los
clientes y de la empresa, y hallar
un proveedor que sea capaz de
cumplir dichas necesidades en su
gran mayoría.
 Relacionarse con un proveedor
que brinde materia prima de
calidad, facilidades de pago, y
que se puntual en sus entregas.
5. Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo después del desarrollo
de la actividad.
 El desarrollo de la actividad permitió crear estrategias y alternativas de
solución, y adoptar el papel del encargado de calidad o de diferentes
departamentos dentro de la compañía.
 Es importante conocer y tener la capacidad de tomar decisiones ante las
adversidades de una compañía, y por consiguiente, sobreponerse a estas,
que es lo que encamina al éxito de esta.