by TAREIXA TRIGO DÍAZ - MÓDULO TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS BÁSICAS DE OFICINA - para IFES-LUGO - CURSO AGO-SEP2014

1. Ud 3 GESTIÓN Y CONTROL
BÁSICO DE EXISTENCIAS
● Material y equipos de
oficina
● El aprovisionamiento
de existencias
● Gestión básica de
existencias
● Control básico de las
existencias

2. 1.- material y equipos de oficina
2.- el aprovisionamiento de
existencias
3.- gestión básica de
existencias
4.-control básico de las
existencias

3. 2.1.-La función de
aprovisionamiento
● Comprar para
revender
● Comprar para
consumir

4. ● Comprar para convertir

5. OBJETIVO FINAL DE LA
GESTIÓN DE MATERIALES
● Mejorar la competitividad o el beneficio
● Variables que intervienen en ese objetivo:
Deterioros y obsolescencias
– Relaciones favorables con los
proveedores
– Costes de recepción y almacenaje
– Los registros y la información
– Políticas y procedimientos
– Estandarización de materiales y artículos
comprados
– Relaciones de reciprocidad
– Armonía interdepartamental
– Previsión de necesidades
– Precios de compra
– Plazo de entrega
– Cumplimiento de las
especificaciones
– Fuentes alternativas de
suministro
– Contratos de compra
– Rotación de existencias

6. 2 VÍDEOS ilustrativos
● http://ifestabo.blogspot.com.es/2014/09/factores-clave-● http://ifestabo.blogspot.com.

7. 2 procedimientos
( tradicionalmente) de
aprovisionamiento de existencias:
● MÉTODO DEL PUNTO
DE PEDIDO : se emite la
orden de aprovisionamº
por una cantidad fija
( lote económico ) en el
momento que el nivel de
existencias llega a un
nivel mínimo (punto de
pedido)
● MÉTODO DE
APROVISIONAMIENTO
PERIÓDICO O DE
REVISIÓN PERIÓDICA :
periódicamente se
comparan las existencias
disponibles con una
cantidad fija (cobertura ) y
el pedido se hace por
diferencia entre la cobertura
y las existencias
disponibles

8. Stock =
● Inventario, registro
documental de los
bienes y demás
cosas
pertenecientes a
una persona,
empresa o
comunidad, hecho
con orden y
precisión.
● Existencias, bienes
poseídos por una
empresa para su
venta en el curso
ordinario de la
explotación, o bien
para su
transformación o
incorporación al
proceso productivo..

9. La gestión de producción
Trata de eliminar los costes de stock, con dos
métodos:
● MMRRPP (material requirements planning =
planificación de necesidades materiales)
● JJIITT (just in time = justo a tiempo)

10. JJIITT
Acomete todo proceso de fabricación con dos estrategias básicas:
• Eliminar toda actividad innecesaria o fuente de despilfarro
• Fabricar lo que se necesite, en el momento en que se necesite y con la máxima
calidad posible
OBJETIVOS DE LA PRODUCCIÓN “JUST IN TIME”
La teoría de los cinco ceros hace una sistematización de las metas planteadas en
una fabricación JIT:
• “CERO” Defectos
• “CERO” Averías
• “CERO” Stocks
• “CERO” Plazos
• “CERO” Papel

11. MMRRPP ((ppllaanniiffiiccaacciióónn ddee nneecceessiiddaaddeess mmaatteerriiaalleess))
Programa de ordenador que permite calcular la cantidad
exacta de cada componente que se necesita, y el
instante exacto en el que se necesita, para poder fabricar
un número determinado de productos finales en un
período específico de tiempo.
Interesante ejemplo en pág 3-22 del manual de esta
unidad formativa.
Para ampliar esta explicación, puedes consultar las
diapositivas de este enlace.

12. Gestión de la compra-venta
y selección de
proveedores
● La compra-vta puede estar en diferentes
departamentos: ventas, compras, compraventa
o comercial
● El mercado está formado por:
– La oferta
– La demanda

13. Clases de mercados
● http://www.ecobachillerato.com/temaseco/temas/4clasesmercados.● http://slideplayer.es/slide/322217/

15. Proceso de búsqueda de
proveedores
● 1º) búsqueda de información: en prensa,
competencia, internet, asociaciones empresariales,... para
elaborar la lista de posibles proveedores
● 2º) solicitud de información: a los proveedores,
pedir referencias, visita, página web
● 3º) evaluación, por ejemplo mediante cuadro
comparativo en el que se evalúan precios, calidad, plazos
de entrega, pagos, servicio post-vta
● 4º) elección de (varios)proveedores
– Enlace contenidos

16. 2.2.- El almacén
● Es un lugar en que los artículos, comprados o
fabricados, se
➢ Reciben
➢ Ordenan
➢ Conservan
➢ Extraen
➢ Distribuyen
ANIMACIÓN DISTRIBUCIÓN ALMACÉN

17. Decisiones para planificar el almacén
● 1ª) dimensiones ( longitud, altura y anchura )
● 2ª) ubicación ( método del centro de gravedad )
● 3ª) disposición según los principios de
– Funcionalidad
– Rentabilidad de espacios y tiempos
– Conforme a la normativa de seguridad e higiene

19. Tipos de almacenes
●Según su forma:
ABIERTOS – CERRADOS – AL AZAR
●Según su función:
DE ENTRADA – INTERMEDIOS – DE SALIDA
●Por el tiempo que el producto está en ellos:
DE DISTRIBUCIÓN – DE DEPÓSITO

20. Costes de los almacenes
● Costes de infraestructura – inflexibles:
financieros, amortización y reparaciones
● Costes de gestión – indirectos: personal
● Costes de operación – actividades de almacén:
traslados, operaciones administrativas,
mantenimiento de stock, movimientos de
inventario, preparación y ejecución de pedidos

21. TASA DE ROTACIÓN
● Relación entre consumo anual y stock medio
● Mide la eficacia de la utilización del stock
● Expresa el número de veces que se han
renovado las existencias (de un artículo, de
una materia prima...) durante un período,
normalmente un año
● http://www.empresaactual.com/ratio-de-rotacion-de-VEAMOS TB EL EJ DE PÁG. 3-43

22. TASA DE ROTACIÓN

23. TASA DE ROTACIÓN

24. Período medio de rotación
● http://es.wikihow.com/calcular-los-días-en-inventario

25. Control de calidad por
auditoría externa
● Se realiza cada 4-5 años o cuando se
necesite un cambio profundo
● Evaluación de políticas y procedimientos
● Establecer medidas de mejora o
modificaciones
● Calcular índices de rotación
● Preparación de un manual
de políticas y procedimientos
● ...

26. 2.3.- Tipos de existencias
Materias primas. Son aquellas que mediante la transformación o la elaboración
se destinan a formar parte de los productos fabricados.
Productos semielaborados. Son los productos elaborados por la empresa y
normalmente no destinados a la venta hasta que no son objeto de otra elabo-ración,
incorporación o transformación posterior.
Productos acabados. Son aquellos productos fabricados por la empresa y
destinados al consumo final o a la utilización que de ellos puedan hacer otras
empresas.
Mercaderías o existencias comerciales. Son los materiales comprados por
la empresa y destinados a la posterior venta o comercialización, sin
transformación.
Otros aprovisionamientos. Son los elementos incorporables, por ejemplo,
combustible, recambios, embalajes, envases y material de oficina.
Subproductos (de carácter secundario o accesorio respecto de la fabricación
principal), residuos (obtenidos al mismo tiempo que los productos, pueden ser
utilizados, vendidos o inservibles) y materiales recuperables (se reutilizan
después de la producción).

28. 1.- material y equipos de oficina
2.- el aprovisionamiento de
existencias
3.- gestión básica de
existencias
4.-control básico de las
existencias

29. 3.- Gestión básica de
existencias
● Las fichas de
almacén
● Las entradas y
salidas de almacén
● Criterios de valoración
de existencias
● Las órdenes de
reposición
● La hoja de cálculo en
la gestión de almacén

30. 3.1.- Las fichas de almacén
● Las fichas de
almacén de todas
las existencias de la
empresa componen
el LIBRO DE
ALMACÉN
● Muestran el
movimiento de las
existencias, sus
entradas y salidas, y
su valor.
● Las existencias se
valorarán según el
método que elijamos
( PMP, LIFO y
FIFO )

32. 3.2.- Las entradas y salidas de
almacén
 Entrada
 Recepción
 Aceptación y rechazo
 Almacenamiento
 Salida
 Expedición

34. 3.2.- Las entradas y salidas de
almacén
TAREAS ADMINISTRATIVAS DE LA
RECEPCIÓN DE ALMACÉN:
✔ Dejar por escrito al transportista incidencias
que afecten a la calidad, la cantidad o la forma
contratadas
✔ Hacer las liquidaciones y pagos previstos con
el proveedor y el transportista
✔ Hacer constar por escrito y notificar al
proveedor deficiencias y faltas observadas en
el momento de la recepción
✔...

36. 3.2.- Las entradas y salidas de
almacén
TAREAS ADMINISTRATIVAS DE LA
RECEPCIÓN DE ALMACÉN:
✔… Hacer la orden de recepción y grabarla en
el ordenador. De este modo, se actualizan
stocks y el fichero de pedidos en curso, la
valoración de la entrada, se prepara la
verificación de la factura, la cuenta del
proveedor incluirá la entrada valorada, se
actualizan las previsiones de salida de
tesorería y de facturas a recibir
CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS EN EXCEL

39. CONTROL DE CALIDAD
Ya antes de la compra
Después, inspección

40.  Aceptación y rechazo

41.  Logística inversa – devoluciones

42. VÍDEO ALMACÉN VERTICAL

43. 3.3.- Criterios de valoración de existencias
La valoración de
existencias consiste en:
- determinar las
unidades físicas de
cada tipo de existencias
- valorar cada partida

44. La valoración de inventarios tiene un efecto
directo en el cálculo del beneficio empresarial.
Lo podemos ver en nuestros últimos ejercicios, en
los que el beneficio obtenido es diferente según el
sistema de valoración utilizado.

45. Teniendo en
cuenta que:
● Las existencias suponen una
inversión para la empresa
● Forman parte del activo
circulante
● Van a ser consumidas en el
ciclo normal de producción
empresarial o convertidas en
efectivo
● Son necesarias para el proceso
productivo
● Necesitan ser almacenadas
Tienen que ser
valoradas

46. El valor de las existencias
Puede cambiar por el desfase temporal entre:
● El momento de adquisición de los materiales
● El momento en que se utilizan o aplican al
proceso productivo
● Y la obtención del rendimiento

47. CCoossttee ddee aaddqquuiissiicciióónn ==
● + Precio de compra
● - Descuentos
● + Gastos adicionales ( transportes, aduanas,
seguros, etc. )
● + Impuestos indirectos que gravan las
adquisición cuando dicho importe no sea
recuperable directamente de la Hacienda
Pública

48. CCoossttee ddee pprroodduucccciióónn ==
● + precio de adquisición
de las materias primas y
otras materias
consumibles
● + costes directamente
imputables .
al producto
● + Costes indirectos

50. ➢PRECIO MEDIO PONDERADO
➢FIFO O PEPS
➢LIFO O UEPS

51. 3.4.- La orden de reposición
Es un documento que se genera cada vez que
existe la necesidad en almacén de reponer y/o
ampliar existencias.
PÁG 3-86

52. El sistema de gestión de stocks determina el
momento en que se emite esta orden teniendo en
➢ Los niveles de
stocks : crítico,
mínimo, de
reposición, de aviso
y máximo
➢ Método del punto de
pedido
➢ Método del plan
maesto de
producción
cuenta:

53. 3.5.- La hoja de cálculo en la
gestión de almacén
●
● http://platea.pntic.mec.es/~lgonzale/tic/calculo/almac%●

54. SISTEMAS INFORMÁTICOS
PARA GESTIÓN DE STOCKS
● http://www.mecalux.es/software-de-gestion-de-almacenes/● http://www.adaptapro.com/index.php?option=com_content&view=article&id=9&Itemid=

55. vídeo
● http://www.youtube.com/watch?v=jPVsUmjShGo#

56. 1.- material y equipos de oficina
2.- el aprovisionamiento de
existencias
3.- gestión básica de existencias
4.-control básico de las
existencias

57. 4.- Control básico de las
existencias
● Fichas de control
de existencias:
concepto y modelo
● El inventario de
existencias

58. http://aprendeconomia.wordpress.com/2011/02/16/4-valoracion-de-existencias/
PARA VER

59. 4.1.-FICHA DE CONTROL DE EXISTENCIAS
documento en el que realizamos el registro de todas
las entradas y salidas de cada uno de los artículos que se quieren
controlar.
VÍDEOS facilcontabilidad.com:
● pmp
● LIFO – UEPS
● FIFO - PEPS
VÍDEOS PROFESOR Pedro José Sánchez Fernández:
VÍDEO VALORACIÓN SALIDAS ALMACEN_ precio medio ponderado ( PMP )-
parte1
Parte 2 -vídeo PMP
Parte 3 -vídeo PMP

60. 4.2.- EL INVENTARIO DE
EXISTENCIAS

61. ● http://www.youtube.com/watch?v=evx8fJKsXs0