Funciones admvas

FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS
PLANIFICACIÓN
ORGANIZACIÓN
DIRECCIÓN
CONTROL
Cra.A.Patricia Guzzo

FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS
PLANIFICACIÓN
ORGANIZACIÓN
DIRECCIÓN
CONTROL

PLANIFICACIÓN
 Función de la administración en la que
se definen los objetivos, se fijan las
estrategias para alcanzarlas, y se trazan
planes para integrar y coordinar las
actividades.

PRINCIPIOS de la
PLANIFICACIÓN
 CONTRIBUCIÓN A LOS OBJETIVOS
(coherencia entre planes)
 PRIMACÍA DE LA PLANEACIÓN (precede a
las demás funciones)
 EXTENSIÓN DE LA PLANEACIÓN (a todos
en la organización le compete)
 EFICACIA DE LOS PLANES (objetivos a
menores costos)

ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 OBJETIVOS
 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
ESTRATEGIAS
POLÍTICAS
 PLANIFICACIÓN OPERATIVA
PROCEDIMIENTOS
PRESUPUESTOS
PROGRAMAS

ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 OBJETIVOS
 FINES HACIA LOS CUALES SE
DIRIGE LA ACTIVIDAD DE LA
ORGANIZACIÓN.
 RED DE OBJETIVOS
 CARACTERÍSTICAS OBJETIVOS:
VERIFICABLES
RAZONABLES

ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 EJEMPLOS DE OBJETIVOS (pág.7)
Elementos que los diferencian de un deseo
 ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS (APO)
Se basa en la participación de los
subordinados en la fijación de los objetivos.
Promueve la autoevaluación y el
autodesarrollo, llevando a mayor motivación.

ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA:
ESTRATEGIAS
POLÍTICAS
 ESTRATEGIAS:Colocar a la organización
en una relación ventajosa ante el medio
ambiente.
 La planeación estratégica es el proceso
de desarrollar estrategias.
 Estas implican establecer objetivos,
utilizando recursos para el logro de los
mismos y definir políticas para el uso de
esos recursos.

ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 CARACTERÍSTICA DE LA
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
 Estudio del medio ambiente
 Estudio del interior de la
organización
 Análisis a largo plazo
 Responsabilidad de la alta
dirección

ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 POLÍTICAS
Son líneas de acción para la toma de
decisiones.
Busca unificar decisiones de distintas
personas frente a situaciones
similares.

ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 POLÍTICAS
EXPRESAS: Enunciados orales o escritos
que especifican intenciones y preferencias
a tener en cuenta a la hora de la toma de
decisiones.
IMPLÍCITAS: No tienen un enunciado
formal sino que se originan en la práctica
usual dentro de la organización.

ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 PLANEACIÓN OPERATIVA:
PROCEDIMIENTOS
PRESUPUESTOS
PROGRAMAS
 PROCEDIMIENTOS: Son guías para
la acción. Son métodos para llevar a
cabo actividades.
 El procedimiento brinda una solución
predeterminada.

ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 PRESUPUESTOS: Son planes que
anticipan la cantidad de ingresos y
egresos para un período
determinado.
 MANERAS DE PREPARARLOS:
A partir presupuesto año anterior.
Presupuesto Base cero (partir de cero
evaluando a un mismo nivel todos los
programas de acuerdo a los objetivos
de la organización)

ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 PROGRAMAS: Es un plan que
determina períodos de tiempo para la
realización de actividades específicas.
 TÉCNICAS PROGRAMACIÓN:
Gráfica de GANTT (tareas/tiempo)
Redes PERT(diagramas que muestran la
interrelación entre actividades y sucesos)

ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 TOMA DE DECISIONES
ES LA SELECCIÓN DE UN CURSO
DE ACCIÓN ENTRE VARIAS
ALTERNATIVAS.
 ETAPAS:
DEFINIR EL PROBLEMA
OBTENER TODA LA INFORMACIÓN
FORMULAR OPCIONES
EVALUAR y DECIDIR

ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
ETAPA: DEFINIR EL PROBLEMA
VISUALIZAR CLARAMENTE EL
PROBLEMA y ANALIZARLO CON
CRITERIO INDEPENDIENTE

ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
ETAPA:OBTENER TODA LA
INFORMACIÓN
 NO PODEMOS CONTAR CON TODA
LA INFORMACIÓN PARA TOMAR
UNA DECISIÓN RACIONAL.
 APRENDER A TOLERAR LA
AMBIGÜEDAD, INFORMACIÓN
INCOMPLETA,INCERTIDUMBRE.

ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
ETAPA: FORMULAR OPCIONES
 SE FORMULAN POCAS OPCIONES
FRENTE A UN PROBLEMA POR DOS
CAUSAS:
 FALTA DE INFORMACIÓN
 ACEPTAR LA PRIMERA IMPRESIÓN
DEL PROBLEMA

ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
ETAPA:EVALUAR y DECIDIR
 SE EVALÚA y SE DECIDE.
 EN LA TOMA RACIONAL DE
DECISIONES LOS OBJETIVOS DE LA
ORGANIZACIÓN SERÁN LOS QUE
APORTARÁN LOS CRITERIOS PARA
DECIDIR POR LAS ALTERNATIVAS
QUE MÁS LO SATISFAGA.

ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 ERRORES MÁS COMUNES DE LA
PLANEACIÓN
 FALTA DE COMPROMISO PARA
PLANEAR (resolver problemas del
momento y postergan la planeación)
 CONFUSIÓN DE PLANEACIÓN con
PLANES
 FALLAS EN DESARROLLO e
IMPLANTACIÓN DE ESTRATEGIAS
(definición clara e implantación mediante
planes de acción)

ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 ERRORES MÁS COMUNES DE
LA PLANEACIÓN
 FALTA de OBJETIVOS o METAS
SIGNIFICATIVAS (objetivos bien
definidos y alcanzables)
 FALTA DE VISIÓN para CONSIDERAR
LA PLANEACIÓN COMO UN
PROCESO RACIONAL (objetivos
claros, alternativas, sistema información
suficiente,etc)

ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 ERRORES MÁS COMUNES DE
LA PLANEACIÓN
 DEPENDENCIA EXCESIVA DE LA
EXPERIENCIA (tomar la experiencia
como dato básico)
 RESISTENCIA AL CAMBIO (el
administrador deberá tomar las medidas
necesarias para minimizar los efectos
de esta resistencia)

ORGANIZACIÓN
 Función de la administración que
consiste en determinar qué tareas hay
que hacer, quién las hace, cómo se
agrupan, quién rinde cuenta a quién y
dónde se toman las decisiones.
 ¿Cómo debe dividirse el trabajo dentro
de un departamento?
 ¿Cómo deben coordinarse los esfuerzos
para lograr un esfuerzo general
unificado?

ORGANIZACIÓN
NATURALEZA y PROPÓSITO
 ORGANIZACIÓN FORMAL
Cuando las actividades de dos o mas
personas están explicitamente coordinadas
para el logro de ciertos objetivos.
 PRINCIPIOS ORG.FORMAL:
Principio unidad de objetivo (una estructura
es efectiva si permite contribución de cada
individuo al objetivo de la organización)
Principio de eficiencia (si facilita la obtención
de objetivos a un costo mínimo)

ORGANIZACIÓN
NATURALEZA y PROPÓSITO
 ORGANIZACIÓN INFORMAL
El propósito de las organizaciones
informales es cubrir necesidades
humanas.
Necesidad de información
Es importante integrar la
organización informal.

ORGANIZACIÓN
 RELACIÓN SUBORDINADO-SUPERIOR
CADENA DE MANDO:Conjunto de
relaciones de dependencia desde cúpula
a base.
UNIDAD DE MANDO:Sólo supervisor.
TRAMO DE CONTROL:Número de
personas que supervisa un superior.
Cuanto más ascendemos menos
personas se supervisa.

ORGANIZACIÓN
 RELACIÓN SUBORDINADO-SUPERIOR
TRAMO DE CONTROL: Elementos que
influyen en el número de personas
supervisadas por un mismo jefe:
 Número de actividades es un mismo sector
 Grado de incertidumbre en el trabajo
 Mayor responsabilidad y complejidad en los
puestos de los subordinados
 Mayor capacitación de los subordinados.
 Procedimientos estandarizados
 Tipo de trabajo del supervisor (rutinario o no)

ORGANIZACIÓN
 COORDINACIÓN INTERSECTORIAL
INTERRELACIÓN QUE EXISTE
ENTRE DEPARTAMENTOS.
INDICADOR DEL GRADO DE
COORDINACIÓN:NIVEL DE
INCERTIDUMBRE CON RESPECTO A
LA TAREA QUE COMPARTEN LOS
SECTORES.

ORGANIZACIÓN
 MECANISMOS DE COORDINACIÓN
PLANES y REGLAS (proc.estandariz)
CANALES VERTICALES DE
AUTORIDAD (uso cadena mando)
REUNIONES IMPROVISADAS
REUNIONES PROGRAMADAS
RESPONSABILIDADES
DEPARTAMENTALES de COORD.
INTERMEDIARIOS
DISEÑO MATRICIAL

ORGANIZACIÓN
 DESCENTRALIZACIÓN DE LA
AUTORIDAD
CENTRALIZACIÓN: Concentración de
la autoridad y decisiones en la parte
más alta de la organización.
DESCENTRALIZACIÓN: Cantidad de
autoridad y toma de decisiones a
DELEGAR.

ORGANIZACIÓN
 DELEGAR: Proceso mediante el cual los
administradores asignan tareas, autoridad y
responsabilidad.
DELEGACIÓN EFECTIVA:
 COMPLETA (se asigna TODA tarea
necesaria para objetivo/responsab.)
 CLARA (comprendan con claridad
tareas,responsab.y autoridad )
 SUFICIENTE (autoridad suficiente)

ORGANIZACIÓN
GRADO DE DELEGACIÓN:
Se delega responsabilidad y autoridad, pero los
superiores nunca se desprenden de la
responsabilidad.
 EJEMPLOS:
 “Analiza este problema dame los hechos y
decidiré que hacer”
 “Analiza este problema y recomienda
acciones alternativas y recomienda solución”
 “Analiza este problema y hazme saber lo que
harás”
 “Emprende acciones, y no necesito ningún
contacto posterior”

ORGANIZACIÓN
ERRORES de ORGANIZACIÓN
PLANEACIÓN INAPROPIADA (cambio de
planificación manteniendo estructura
NO ESPECIFICAR CON CLARIDAD LAS
RELACIONES (autorid.y respons.)
NO DELEGAR AUTORIDAD
NO EQUILIBRAR LA DELEGACIÓN
CONFUSIÓN DE LÍNEAS DE
AUTORIDAD e INFORMACIÓN
OTORGAMIENTO DE AUTORIDAD sin
RESPONSABILIDAD

ORGANIZACIÓN
ERRORES de ORGANIZACIÓN
RESPONSABILIDAD SIN AUTORIDAD
MALA COMPRENSIÓN DE LOS
DEPARTAMENTOS DE SERVICIO
(departamentos que son apoyo y se
consideran un fin en sí mismo)
EXCESO DE ORGANIZACIÓN
(procedimientos excesivamente
complejos)

DIRECCIÓN
consiste en motivar a los
subordinados, influir en los individuos
y los equipos mientras hacen su
trabajo, elegir el mejor canal de
comunicación y ocuparse de
cualquier otra manera del
comportamiento de los empleados
resolviendo los conflictos.

DIRECCIÓN DE EMPRESAS
 GESTIONAR RECURSOS
 DIRIGIR PERSONAS

DIRECCIÓN
 Elementos del proceso de dirección:
Personas tienen diferentes roles
No existen personas promedio
Dignidad personal (p/logro objetivo)
Totalidad de las personas
 LIDERAZGO
Proceso interpersonal mediante el
cual los administradores tratan de
influir sobre sus empleados

DIRECCIÓN
ESTILOS DE LIDERAZGO
LÍDER CENTRADO EN
PERSONAS (sensibilidad,
satisfacción personal)
LÍDER CENTRADO EN TAREAS
COMUNICACIÓN
Es la transferencia de información del
emisor al receptor
Es importante en lo interno y en la
relación con el medio.

DIRECCIÓN
DIRECCIONES de la COMUNICACIÓN
DESCENDENTE (O.autocráticas)
ASCENDENTE (O.participativas)
CRUZADA (horizontal y diagonal)
COMUNICACIÓN ORAL y ESCRITA
ESCRITA: Antelación, más personas.
ORAL: Retroalimentación inmediata

DIRECCIÓN
PROCESO DE COMUNICACIÓN
EMISOR
CANAL DE TRASMISIÓN
(ej:teléfono)
RECEPTOR
RETROALIMENTACIÓN

DIRECCIÓN
BARRERAS EN LA COMUNICACIÓN
BARRERAS EN EL EMISOR
(claridad)
BARRERAS EN LA TRASMISIÓN
(intermediarios)
BARRERAS EN EL RECEPTOR
(actitud)
Aún superando estas barreras se
podrá dar la mala interpretación por
parte del receptor.

DIRECCIÓN
MEJORA DE LA COMUNICACIÓN
Aclarar ideas antes de comunicar
Comprender condiciones del ambiente
físico y humano
Disponer de toda la información
necesaria al momento de comunicar
Ser cuidadoso en el tono
Seguimiento de la comunicación
Comunicar mensajes con importancia
Acciones coherentes con comunic.
Ser buen oyente

CONTROL
consiste en vigilar el desempeño actual,
compararlo con una norma y emprender
las acciones que hicieran falta.
 Reunir y retroalimentar información
acerca del desempeño de forma de
poder comparar resultados.
 Relación con planificación.
 Función de todos los niveles que
ejecuten planes.

PROCESO DE CONTROL
 ESTABLECER ESTÁNDARES
 MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO EN
COMPARACIÓN CON ESOS
ESTÁNDARES
 CORRECCIÓN DE DESVIACIONES
CON RESPECTO A ESTÁNDARES y
PLANES (relación con las otras
funciones)

REQUISITOS DE CONTROL
 LOS CONTROLES DEBEN HACERSE A
LA MEDIDA DE PLANES y PUESTOS.
 HACERSE A LA MEDIDA DE
ADMINISTRADORES ESPECÍFICOS y
SUS PERSONALIDADES.
 SEÑALAR LAS EXCEPCIONES EN
PUNTOS PRINCIPALES.
 OBJETIVIDAD
 FLEXIBILIDAD
 AJUSTARSE AL CLIMA DE LA ORG.
 ECONÓMICOS
 CONDUCIR A ACCIONES
CORRECTIVAS

SISTEMAS de ADMINISTRACIÓN
 CONJUNTO DE PRÁCTICAS DE
PLANIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN,
DIRECCIÓN y CONTROL.
 SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN
BUROCRACIA (Administr.a través
de dptos.dirigidos por funcionario
con una rutina inflexible)
ADHOCRACIA (menos formal,
centrado en personas, equipos)
ENFOQUE CONTINGENCIA “Todo
depende” (tareas y personas)

CAMBIO ORGANIZACIONAL
 CONDICIONES INTERNAS y
EXTERNAS VARÍAN
RÁPIDAMENTE .
 RESISTENCIA al CAMBIO (Causas)
Interés en la posición actual
Malentendidos y falta confianza
Diferentes apreciaciones
Poca tolerancia al cambio

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