PLANIFICACIÓN DE EVENTOS DE LA MICROEMPRESA EL MUNDO DE LA CALCOMANIA

1. TRABAJO PLANIFICACION DEL EVENTO DE LA MICROEMPRESA EL MUNDO
DE LA CALCOMANIA
Valentina Aguirre Vidarte
Ana María Barrera Rodríguez
Julián Triviño Motta
Olver Duque España
Faiber Adrián Sánchez
Edwin Fernando Peña
FICHA: 1131707- 02
CENTRO AGROEMPRESARIAL Y DESARROLLO PECUARIO DEL HUILA
GARZON - HUILA
2017

2. TRABAJO PLANIFICACION DEL EVENTO DE LA MICROEMPRESA EL MUNDO
DE LA CALCOMANIA
Valentina Aguirre Vidarte
Ana María Barrera Rodríguez
Julián Triviño Motta
Olver Duque España
Faiber Adrián Sánchez
Edwin Fernando Peña
INSTRUCTOR: Rafael Ignacio Gamboa Manosalva
FICHA: 1131707- 02
CENTRO AGROEMPRESARIAL Y DESARROLLO PECUARIO DEL HUILA
GARZON - HUILA
2017

3. EVENTO: EMPRESARIAL
1. TEMA: ANIVERSARIO DE LA MICROEMPRESA EL MUNDO DE LA
CALCOMANIA.
2. OBJETIVO GENERAL: Realizar un evento denominado ANIVERSARIO DE
LA MICROEMPRESA EL MUNDO DE LA CALCOMANIA para celebrar los
años de trayectoria en el mercado y proporcionar oportunidades de
relaciones públicas.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
 Convocar al evento empresarios, comerciantes y clientes actuales
que estén interesados en la adquisición de estos productos para el
establecimiento de relaciones.
 Realizar ofertas en los productos e instalación de los mismos que
ofrece la microempresa.
 Suministrar a los invitados alimentos y bebidaspropios de la región
del Huila.
 Satisfacer las expectativas de los asistentes brindándoles una
excelente atención desde la bienvenida hasta el final del evento.
3. CREACION DE COMITES Y RESPONSABILIDADES:
 Comité de bienvenida: Valentina Aguirre Vidarte
 Comité de logística: Julián Triviño Motta
 Comité financiero: Ana María Barrera
 Comité técnico: Faiber Adrián Sánchez
 Comité de promoción y relaciones públicas: Olver Duque España
 Comité de festejos y recreación: Edwin Fernando Peña
 Comité de seguridad: Edwin Fernando Peña - Julián Triviño Motta

4. 4. ITINERARIO ( AGENDA DEL EVENTO)
Hora Actividad Descripción
8.00 am INICIO
Saludo de bienvenida a los invitados
Se realiza la apertura del
evento.
9:00 am
Dar a conocer productos que se
ofrecen y las promociones por el
aniversario de la microempresa.
Se les hará entrega a
cada uno de los
asistentes al evento
folletos que contengan los
productos, precios, y
promociones
10: 00 am
Estimular a los asistentes al evento por
medio de pasabocas y cocteles.
Se brindara como
motivación y
agradecimiento por la
asistencia al evento.
11: 00 am
Muestra de la calidad de los productos.
Por medio de videos, y se
rotara una muestra física
de los mismos a los
asistentes al evento.
12: 00 am
Cierre de la primera sesión.
se hará una breve pausa
y luego se dará
continuación al evento
2:00 pm Sugerencias y recomendaciones
Espacio informal donde
los invitados pueden
opinar sobre los
productos y servicios
ofrecidos por la
microempresa y recibir
recomendaciones a
mejorar si es necesario.
3:00 pm
Presentación de música huilense.
Se realizara la
presentación a cargo del
grupo Baracoa
5:00 pm
Relaciones públicas.
Espacio de interacción
para futuros posibles
negocios.
6: 00 pm Cierre del evento. Palabras de
agradecimiento por parte
del empresario.

5. 5. RECURSOS DEL EVENTO
HUMANOS: Personal capacitado en la realización de eventos empresariales y
todo lo relacionado con el tema de publicidad.
TECNOLOGICOS: Micrófono inalámbrico, sistemas de audios de buena calidad,
sistemas de electricidad de buena calidad, video beam, computadores,
aplicaciones de diseño gráfico.
MATERIALES: Mesa principal, sillas, lapiceros, agendas, hidratación, bandejas,
vasos, servilletas, palillos.
TECNICOS: Sonido, iluminación, presentador.
FINANCIEROS: Recursos propios de la microempresa.
6. DISERTANTES
INVITADOS:
 Empresarios involucrados que manejen todo lo relacionado con publicidad.
 Clientes actuales y potenciales
 Personal capacitado en productos de publicidad e instalación de los mismos.
7. MARKETING DEL EVENTO:
Se da a conocer el evento por medio de invitación escrita formal, física y virtual,
folletos, cuñas radiales y tv.
8. LOGISTICA

6. Se agenda con un mes de anticipación en el salón rosado y se deja listo el recinto
desde dos días antes del evento.
 Hidratación
 100 sillas aproximadamente
 Ambientación, decoración (sonido, micrófono, iluminación)
 Manteles
 Utensilios
 Mesa Principal
 Pasabocas
 Presentador
9. ESTRUCTURA
El evento tiene planificación de un mes y su ejecución será de 8 horas, en
las instalaciones del salón rosado y estará dividido en 2 sesiones.
10.LUGAR
El evento se realizara el viernes 9 de junio de 2017 cual iniciara a partir de
las 8:00 a.m. a 12:00p.m. Y de 2:00 pm a 6:00 pm en el salón rosado ubicado
en la Cra 11 # 8-65 con lo cual se contara con una aproximación 100
personas máximo.
11.CIERRE DEL EVENTO
Palabras de agradecimiento por parte del empresario Emerson Trujillo.

7. 12.LISTADO DE ASISTENCIA:
LISTADO DE ASISTENCIA
NOº NOMBRE CEDULA CARGO
EMPRESA/
DEPENDENCIA
CORREO
ELECTRONICO TELEFONO FIRMA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36

8. 37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82

9. 83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100

10. 13. PRESUPUESTO ANIVERSARIO EL MUNDO DE LA
CALCOMANIA
MATERIALES DEL
EVENTO
CANTIDAD VALOR
UNITARIO
VALOR TOTAL
RECURSOS
HUMANOS
 Auxiliar de
eventos
publicitarios
 Meseros
1
1
3
150.000
60.000
30.000
150.000
60.000
90.000
RECURSOS
TECNOLOGICOS
 Video beam
 Portatil
1
1
50.000
50.000
50.000
50.000
MATERIALES
 Mesa
principal
 Sillas
 Lapiceros
(suvenires)
 Agendas
(suvenires)
 Hidratación
(Botellas)
 Bandejas
 Vasos
 Servilletas
 Palillos
 Sitio
1
100
100
100
100
5
100
5
10
1
20.000
500
800
800
1.000
2.000
300
3.000
1.000
200.000
20.000
50.000
80.000
80.000
100.000
14.000
300.000
15.000
10.000
200.000
RECURSOS
TECNICOS
 Sonido
 Iluminación
 Presentador
 Cuña radial
(sabambu
stereo)
1
1
1
3x30 sg
250.000
300.000
200.000
100.000
250.000
300.000
200.000
100.000

11. 8m
mm
mm
mm
5m
15m
TOTAL 535 1.419.400 2.219.000
14.PLANO DEL EVENTO: SALON ROSADO
10 M
15 M
TARIMA
PARQUEADERO

12. 15.SUVENILES:

13. E
L
M
U
N
D
O
D
E
L
A
C
A
L
C
O
M
A

14. 16.PROPAGACION CUÑA RADIAL: Se realizara en un lapso de 30
segundos en la emisora SABAMBU FM en los comerciales de la
mañana, tarde y noche.
17.CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES:
ACTIVIDADES FECHA Y HORA COMITÉS RESPONSABLES
REUNION PARA AGENDAR
EL LUGAR DONDE SE
REALIZARA EL
EVENTO,LANZAMIENTO E
INVITACIONES (PROMOCION
DEL EVENTO POR MEDIO DE
INVITACIÓN ESCRITA
FORMAL, FÍSICA Y VIRTUAL,
FOLLETOS, CUÑAS
RADIALES Y TV.
9 DE MAYO
HORA 8:00 AM
• COMITÉ DE LOGÍSTICA:
JULIÁN TRIVIÑO MOTTA
• COMITÉ DE PROMOCIÓN Y
RELACIONES PÚBLICAS:
OLVER DUQUE ESPAÑA
CONTRATACION DE
RECURSOS PARA EL
EVENTO (HUMANO,
TEGNOLOGICO, MATERIAL,
TENNICOS)
20 DE MAYO
HORA 8:00:00
• COMITÉ DE LOGÍSTICA:
JULIÁN TRIVIÑO MOTTA
• COMITÉ FINANCIERO: ANA
MARÍA BARRERA
REALIZACION DE
RECORDATORIOS
25 DE MAYO
HORA 9:00 AM
• COMITÉ DE LOGÍSTICA:
JULIÁN TRIVIÑO MOTTA
ADECUACION DE EL LUGAR
PARA EL DIA DEL EVENTO
7 DE JUNIO
HORA 7:00 AM
• COMITÉ DE LOGÍSTICA:
JULIÁN TRIVIÑO MOTTA
INICIO
SALUDO DE BIENVENIDA A
LOS INVITADOS
9 DE JUNIO
HORA 8.00 AM
• COMITÉ DE BIENVENIDA:
VALENTINA AGUIRRE VIDARTE
DAR A CONOCER
PRODUCTOS QUE SE
OFRECEN Y LAS
PROMOCIONES POR EL
ANIVERSARIO DE LA
MICROEMPRESA.
9 DE JUNIO
HORA 9:00 AM
• COMITÉ TÉCNICO: FAIBER
ADRIÁN SÁNCHEZ
ESTIMULAR A LOS
ASISTENTES AL EVENTO
POR MEDIO DE PASABOCAS
Y COCTELES.
9 DE JUNIO
HORA 10:00 AM
• COMITÉ DE LOGÍSTICA:
JULIÁN TRIVIÑO MOTTA
MUESTRA DE LA CALIDAD
DE LOS PRODUCTOS.
9 DE JUNIO
HORA 11:00 AM
• COMITÉ TÉCNICO: FAIBER
ADRIÁN SÁNCHEZ
CIERRE DE LA PRIMERA
SESIÓN.
9 DE JUNIO
HORA 12:00 AM
• COMITÉ DE LOGÍSTICA:
JULIÁN TRIVIÑO MOTTA
SUGERENCIAS Y
RECOMENDACIONES
9 DE JUNIO
HORA 2:00 AM
• COMITÉ TÉCNICO: FAIBER
ADRIÁN SÁNCHEZ

15. PRESENTACIÓN DE MÚSICA
HUILENSE
9 DE JUNIO
HORA 3:00 PM
• COMITÉ DE FESTEJOS Y
RECREACIÓN:EDWIN
FERNANDO PEÑA
RELACIONES PÚBLICAS. 9 DE JUNIO
HORA 5:00 PM
• COMITÉ DE PROMOCIÓN Y
RELACIONES PÚBLICAS:
OLVER DUQUE ESPAÑA
CIERRE DEL EVENTO. 9 DE JUNIO
HORA 6:00 PM
• COMITÉ DE LOGÍSTICA:
JULIÁN TRIVIÑO MOTTA
18. FUNCIONES DE LOS COMITES:
A) COMITÉ DE BIENVENIDA (Valentina Vidarte): Surge con el propósito de ser la
primera imagen que las personas recibirán en el evento ya que son los
responsables de dar la bienvenida a todos los participantes y de recibir a los
invitados especiales, brindar toda la información tanto de las actividades del evento
como otra que sea requerida por los delegados o invitados. El objetivo de este
comité es hacer sentir a los invitados muy amenamente, atraer la atención al
momento de ingresar, además de la publicidad que se realiza, se trabaja con
compromiso, responsabilidad, respeto, trabajo en equipo, muy buena actitud.
Se contara en la entrada del evento con el comité de bienvenida que estará
verificando mediante una base de datos la confirmación de los invitados a la
realización del evento, de este mismo modo se debe proyectar una buena imagen,
orden (Mesas con sus respectivos faldones y sillas).
B) COMITÉ DE LOGISTICA (Julián Triviño):
 Elegir el sitio apropiado para el evento
 Montaje de tarimas
 Montaje de luces y sonidos
 Decoración y ambientación del sitio del evento
 Revisar que el protocolo se cumpla
 Distribución de los diferentes objetos como sillas y mesas que hayan el
evento.
 Distribución adecuada de pasabocas y cocteles durante pausas activas
durante el evento.
Las principales funciones del comité de logística son las siguientes:
 Búsqueda de espacios físicos y recursos como silletería, sonido, equipos, entre
otros, para la correcta ejecución de las actividades y eventos.

16.  Búsqueda de conferencistas que con su experiencia puedan hacer aportes
importantes a los eventos a realizarse.
 Búsqueda de posibles temáticas a desarrollar en los distintos eventos a
desarrollar.
 Búsqueda de financiamiento de recursos económicos con el objeto de financiar
los distintos eventos y extracurriculares a desarrollar.
 Supervisar y controlar las actividades organizados por la ENTIDAD como;
eventos abiertos al público en general y otros eventos de carácter extracurricular.
 Velar por el cumplimiento del código de protocolo en los distintos eventos
organizados por la ENTIDAD.
C) COMITÉ DE PRESUPUESTO O FINANCIERO (Ana María Barrera):
Para la ejecucion de todo evento se requieren recursos economicos y saber como
distribuirlos de acuerdo a las prioridades del objetivo escogido. Por eso se requiere
de un comité de finanzas es el que se encarga de realizar todos los movimientos
economicos del evento.
Tiene la responsabilidad de conseguir y manejar los recursos financieros que se
generen durante el evento. Realizar un evento sin recursos suficientes requiere de
imaginación y creatividad de los organizadores para conseguir donativos,
patrocinios y cuotas de inscripción anticipadas. Algunos apoyos se pueden solicitar
en especie, por ejemplo: artículos promocionales, impresos, escenografía, servicios
de catering, trasporte, hospedaje, etc.
FUNCIONES:
 Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo.
 Buscar recurso necesarios.
 Asigancion y distribucion de recursos economicos a los demas comites.
 Abrir cuentas bancarias.

17.  Establecen las prioridades de gastos.
 Efectuar los gastos.
 Llevar el balace detallado de los gastos efectuados.
D) COMITÉ TECNICO Y DE COMUNICACIÓN (Adrián Sánchez)
Este comité del evento es el que resolverán cualquier situación que requiera la
opinión y la sapiencia de un experto.
Es la responsable de elaborar las conclusiones generales del evento, como
resultado del análisis de los diferentes temas que se traten
Las principales funciones de la coordinación técnica son:
 Proponer el tema general del evento y la temática de las mesas de trabajo.
 Planificar, elaborar y difundir el reglamento técnico para la presentación de
ponencias.
 Seleccionar, invitar, confirmar, coordinar, programar y atender la
intervención de los ponentes y de mesas de trabajo, nacionales e
internacionales.
 Coordinar, integrar e instalar los equipos y materiales técnicos.
 Proporcionar información técnica a los participantes y medios de
comunicación.
 Coordinar e integrar la información y documentos técnicos para su difusión
 Captar, evaluar, aprobar, clasificar, seleccionar y distribuir las ponencias por
temas y mesas de trabajo.
 Organizar las mesas de trabajo.
 Coordinar la elaboración y recopilación de las conclusiones de cada una de
las mesas de trabajo.
E) COMITÉ DE SEGURIDAD (Edwin Peña):
 Coordinar todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales
como los delegados y participantes.
 Realizar vigilancia de las instalaciones y de los campos hasta su reintegro a
la empresa o a los prestatarios de servicios.
 Constatar el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de
incendios.
 Coordinar los servicios de ambulancia y primeros auxilios.

18. F) COMITÉ DE PROMOCION Y RELACIONES PUBLICAS (Olver Heliu
Duque España): Principalmente promueve el evento en los lugares en que
se encuentre su mercado objetivo para lograr la máxima asistencia, proyecta
buena imagen. Sus funciones son el diseño y elaboración del logotipo, diseño
y elaboración de folletos, papelería especial, invitaciones, y todo lo
relacionado con impresos, diseño de todo el material promocional,
elaboración de pancartas, planificación y coordinación de protocolo,
coordinación de información y entrevistas con los medios de comunicación,
coordinar los programas especiales para el comité organizador e invitados
especiales, coordinar los actos de inauguración y clausura, diseña diplomas
y elabora el material que será entregado a los asistentes, contacta a los
proveedores, diseña las insignias, calcomanías, etc., se encarga del diseño
e impresión de las invitaciones, tiene por escrito los detalles, obtiene copia
para la prensa del material, organiza entrevistas o ruedas de prensa con los
oradores, cuenta con fotógrafos, después del evento envía cartas de
agradecimiento.
G) COMITÉ DE FESTEJOS Y RECREACION (Edwin Peña): Tiene a su
cargo las actividades artísticas y/o recreativas durante los diferentes eventos
sociales.
 Diversiones especiales en el programa general
 Eventos sociales en general, incluyendo variedad y orquesta
 Montaje de mesas para banquetes
 Número de comensales
 Puntualidad en el servicio
 Boletos de admisión
 Paseos por la ciudad
 Actividades deportivas
 Actividades del programa para acompañantes
18.CARTAS DE PERMISO PARA EL EVENTO:

19. Garzón - Huila, Colombia
22 de Mayo del 2017
Señora:
Rosa Colacho Martínez
PROPIETARIA DEL SALON DE EVENTOS
Cordial saludo:
Con gusto de saludarle, me dirijo a usted para comunicarle de mi
interés por realizar un evento en el SALON ROSADO del que usted
es dueña y administradora.
Por medio del presente solicito a usted de la manera más comedida, me
envié la cotización del alquiler del SALON ROSADO DE EVENTOS y del
alquiler de sillas y mesas, el cual lo solicito para el día 9 de junio del
presente año, con motivo de celebrar un evento empresarial que se
llamara EL ANIVERSARIO DE LA MICROEMPRESA EL MUNDO DE LA
CALCOMANIA. Por lo tanto; espero su pronta respuesta.
Sería para mí un honor que usted me permitiera hacer uso de tan
hermosas instalaciones. Sin otro particular, le agradezco su
atención y cooperación.
ATENTAMENTE
Julián Triviño Motta
_________________________
Julián Triviño Motta (Encargado del comité logístico del evento)
1.077.872.120 de Garzón - Huila
Centro Agroempresarial y Desarrollo Pecuario Del Huila (SENA)
19. CARTAS PARA SOLICITAR PATROCINIO:

20. Garzón - Huila, Colombia
22 de Mayo del 2017
Señor:
J. Mario Llanos Cediel
PROPIETARIO DE IMAGEN DIGITAL 12
Cordial saludo:
El motivo de la presente carta es para solicitar su apoyo a modo de
patrocinio para la realización del evento empresarial llamado EL
ANIVERSARIO DE LA MICROEMPRESA EL MUNDO DE LA
CALCOMANIA el cual vamos a realizar el próximo 9 de junio del presente
año en el municipio de Garzón – Huila.
El evento se realizara con el fin de dar a conocer nuestros productos y el
de los patrocinadores y principalmente para generar más relaciones
públicas. De aceptar nuestra petición para ser patrocinador del evento, el
nombre de su empresa estará en todos los medios publicitarios que
utilizaremos en el evento. Esperando poder contar con su participación y
pronta respuesta, muchas gracias por su atención.
ATENTAMENTE
Julián Triviño Motta
_________________________
Julián Triviño Motta (Encargado del comité logístico del evento)
1.077.872.120 de Garzón - Huila
Centro Agroempresarial y Desarrollo Pecuario Del Huila (SENA)