1. UNIVERSIDAD NACIONAL
“SAN AGUSTIN” - AREQUIPA
ASIGNATURA
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Sesión 1
EL CONTROL EN LA EMPRESA
Augusto JAVES SANCHEZ
Lic. Administración
http://cursosparaemprendedores.blogspot.com
Maestría en Gestión Estratégica de Organizaciones
http://facebook.com/cursospara.emprendedores Doctorado en Administración
2. Enrique Benjamín
Franklin:
“El gran reto acerca de
crear el futuro no es
predecirlo. La meta es
tratar de imaginar un
futuro que sea
verosímil: el futuro que
podemos crear. Para
ese efecto, las nuevas
herramientas de
estrategia tienen que
echar raíces porque
no se puede crear el
futuro utilizando las
viejas herramientas de
estrategia.
El esfuerzo que realiza
para crear un punto de
vista sobre el futuro y
una estrategia para
manejar el cambio,
representa la
capacidad de
desarrollar un sentido
profundo de
discontinuidades para
crear una jerarquía de
imaginación”.
Gary Hamel
7. AUDITORIA
• Existen muchas definiciones del concepto de auditoría, y
también muchos tipos de auditoría
• Para efectos de este curso consideraremos la definición
entregada en 1973 por la American Accounting
Association (AAA):
“ La auditoría es un proceso sistemático de obtención y
evaluación de evidencia objetiva respecto de afirmaciones
sobre hechos económicos y eventos a objeto de
determinar el grado de correspondencia entre dichas
afirmaciones y los criterios establecidos para comunicar
los resultados a los usuarios relevantes”
8. AFIRMACIONES ACERCA DE HECHOS
ECONOMICOS Y EVENTOS
• Las afirmaciones de la administración, las cuales están
implícitas en un set de estados financieros, son la materia
relevante para una auditoría de estados financieros
• A modo de ejemplo, el ítem “Inventarios……..$100.000” en
el balance de una compañía manufacturera involucra,
entre otras, las siguientes aseveraciones o afirmaciones:
Dichos inventarios físicamente existen
Son mantenidos para ser utilizados en el curso normal del
negocio de la entidad
El saldo incluye todos las materias primas y productos
terminados, independientemente de dónde estén
almacenados
Los $100.000 son el menor valor entre el costo corregido y el
valor de mercado
9. AFIRMACIONES ACERCA DE HECHOS
ECONOMICOS Y EVENTOS
• El hecho de que el objeto de la auditoría sea información
acerca de hechos económicos y eventos sugiere que las
afirmaciones debieran ser cuantificables para ser
auditables
• El costo de producción es cuantificable, la moral de los
empleados no es cuantificable
• En general, la información que es cuantificable es también
verificable
• Por definición, la información que no es verificable no es
auditable
10. OBTENCION Y EVALUACION DE
EVIDENCIA OBJETIVA
• La obtención y evaluación de evidencia objetiva es la
esencia de la auditoría
• Los tipos de evidencia obtenida y los criterios usados para
su evaluación pueden variar de auditoría en auditoría
(ambas son materias de criterio profesional del auditor)
• La evidencia obtenida, además, debe ser interpretada y
evaluada por el auditor antes de formarse un juicio
respecto de la razonabilidad de los estados financieros
• La definición de auditoría especifica que el proceso de
obtención y evaluación de la evidencia debe ser llevado
adelante con absoluta objetividad (la cual está referida a la
habilidad del auditor para mantener una actitud imparcial
en la selección y evaluación de la evidencia)
11. PROCESO SISTEMATICO
• El concepto de “proceso sistemático” sugiere que la
auditoría, en parte ó en el total de ella, está basada en la
aplicación de la filosofía y disciplina del método científico
• El porqué de esta afirmación:
Una auditoría involucra la formulación de hipótesis
También considera el testeo de dichas hipótesis por medio de
la observación, inducción y deducción
• Por supuesto que la auditoría debe ser resultado de la
cuidadosa planificación e implementación de una
estrategia de auditoría, la cual puede ser modificada en
cualquier etapa del proceso en virtud de la evidencia que
va obteniendo el auditor
12. CONCEPTO
Una auditoria administrativa es la revisión analítica total
o parcial de una organización con el propósito de
conocer su nivel de desempeño y perfilar oportunidades
de mejora para innovar valor y crear una ventaja
competitiva sustentable
13. ALCANCE
• Naturaleza jurídica • Relaciones de coordinación
• Criterios de • Desarrollo tecnológico
funcionamiento • Sistemas de comunicación
• Estilo de administración e información
• Enfoque estratégico • Nivel de desempeño
• Proceso administrativo • Trato a clientes
(internos y externos)
• Giro industrial
• Entorno
• Sector de actividad
• Productos y/o servicios
• Ámbito de operación
• Sistemas de calidad
• Tamaño de la empresa
• Número de empleados
14. AREAS DE APLICACION
PROCESO ADMINISTRATIVO ELEMENTOS ESPECÍFICOS
PLANEACIÓN DIRECCIÓN
Visión Liderazgo Adquisiciones
Misión Comunicación Almacenes e inventarios
Objetivos Motivación Asesoría externa
Metas Grupos y equipos de trabajo Asesoría interna
Estrategias / tácticas Manejo del estrés, el conflicto y Coordinación
Procesos la crisis Distribución del espacio
Políticas Tecnología de la información Exportaciones
Procedimientos Toma de decisiones Globalización
Programas Creatividad e innovación Importaciones
Enfoques Informática
Niveles Investigación y desarrollo
Horizontes Marketing
Operaciones
Proveedores
ORGANIZACIÓN CONTROL Proyectos
Recursos financieros y contabilidad
Estructura organizacional Naturaleza Servicio a clientes
División y distribución Sistemas Servicios generales
de funciones Niveles Sistemas
Cultura organizacional Proceso
Recursos humanos Áreas de aplicación
Cambio organizacional Herramientas
Estudios administrativos Calidad
Instrumentos técnicos
15. NO SE PUEDE GESTIONAR
LO QUE NO SE COMPRENDE
Y COMPRENDER LO
QUE NO SE GESTIONA
16. SEMANA 1
CONTROL EN LA EMPRESA
1 3
PLANEACION DIRECCION
PERSONAS
MATERIALES
OBJETIVOS
DINERO
SISTEMAS 2 4
ORGANIZAC CONTROL
18. ¿QUÉ ES “CONTROL”?
• Es la función administrativa encargada de
monitorear la eficacia de la planificación, de la
organización y de la dirección tomando medidas
correctivas conforme se van necesitando.
• Permite garantizar que las actividades reales se
ajusten a las actividades proyectadas y que
todos los recursos de la empresa se usan de la
manera más eficaz y eficiente posible para
alcanzar los objetivos de la empresa.
19. Control
1. Como restrictiva y 2. Como sistema
coercitiva automático de
Definiciones regulación
Trabajadores dentro de
los patrones deseado, Grado constante de
evitando desviaciones flujo de modo
automático
Control automático en las
Control de frecuencia refinerías de petróleo
3. Como función administrativo
Parte del proceso administrativo que verifica la
actividad según los objetivos planeados
20. Normas y métodos para medir el rendimiento
• Las metas y objetivos deberán estar definidos en
términos claros y mensurables que incluyan
fechas límites específicas. Ejm. “mejorar las
habilidades de los empleados”.
• Sonarán huecas si los gerentes no especifican
como alcanzar dichas metas. Todos los objetivos
se deben enunciar con exactitud para ser
comunicados con facilidad y traducir en normas y
métodos que pueden usar para medir resultados.
21. Normas y métodos para medir el rendimiento
• La medición dentro del proceso de control es
constante y repetitivo. En una fabrica de hilandería
medirán las partículas de algodón que flotan en el
aire y de acuerdo a eso utilizar los extractores. La
franquicia PIZZA HUT mide el tiempo que se
demora en servir la pizza al cliente.
• La finalidad principal del control en muchas
empresas es la de mejorar la calidad. El control en
este caso es exhaustivo. Si la empresa se
involucra en la calidad total los costos de
inspectoría bajarán.
22. Funciones del Control
•Estandarizar el desempeño mediante supervisiones
•Proteger los bienes organizacionales
•Estandarizar la calidad de productos Control de calidad
•Limitar la cantidad de autoridad ejercida por las diversas áreas
•Medir y dirigir el desempeño de los empleados
•Alcanzar los objetivos
•Producir ciclos más rápidos
•Disponibilidad al cambio
•Agregar valor a los productos
•Facilitar la delegación y trabajo en equipo
23. En conclusión
Garantía que los resultados obtenidos se
ajusten lo máximo posible a los objetivos
preestablecidos
Lo esencial en el control es:
•Un objetivo
•Un medio para medir la actividad
•Un procedimiento para comparar la actividad
con el objetivo fijado
•Un mecanismo de corrección
24. Principios aplicados al control
Principio de garantía del objetivo
Logro de objetivos mediante la supervisión
de los desvíos para emprender la acción
correctiva. Localiza, identifica y corrige.
Principio de definición de los estándares
Fija estándares de desempeño y calidad
Principio de excepción
Aplicarse a actividades representativas para reducir
costos y tiempo asegurando la eficiencia de los
resultados.
25. Principio de acción
Las disposiciones para corregir los
desvío deben justificar la acción de
control que implica la inversión de
tiempo, personal, costos, etc.
Principio de Oportunidad
Debe ser oportuno, y aplicarse antes de que el error
se efectúe para tomar las medidas correctivas con
anticipación.
Principio de los objetivos
El control existe en función de los objetivos (medio
para alcanzarlos)
26. Control Control de
Preliminar Retroalimentación
Tipos de
Control
Control
Concurrente
• 3 tipos
• Ciclo
• Interdependientes
27. Procesos
Establecimiento de
de Control estándares
Evaluación del
Acción desempeño
correctiva
Comparación del
desempeño con el
estándar establecido
desempeño con el
estándar establecido
28. Fallas en el procesos de
Control
Cacería de Brujas.
Esparcimiento Errores Típicos
de la de la Nostalgia
responsabilidad supervisión
Obsesión
29. ÁREAS DE CONTROL
AREA INSTITUCIONAL
• Control de la empresa como un todo.
AREA FINANCIERA
• Control presupuestario
• Control de costo
30. AREA DE PRODUCCION
Los principales controles existentes en el área de
producción son los
siguientes:
· Control de Producción
· Control de Calidad
· Control de Costos
· Control de Tiempos de Producción
· Control de Inventarios
· Control de Operaciones Productivos
· Control de Mantenimiento y Conservación
· Control de Desperdicios
31. AREA COMERCIAL
· Control de Ventas
· Control y Propaganda
· Control de Costos
AREA DE RECURSOS HUMANOS
· Control de Asistencia y Retrasos
· Control de Vacaciones
· Control de Salarios
32.
33. CONTROLES FINANCIEROS
A. Balance General: Activos, pasivos y capital contable
B. Estado de resultados: Desempeño financiero en una época
o intervalo Ejm. Navidad
C. Flujo de efectivo: ¿De donde vino el dinero y en que se gasto?
34. LA VERIFICACIÓN DE LOS VARIOS
REPORTES Y ESTADOS CONTABLES
SE REALIZA POR LAS AUDITORÍAS
CONTABLES. LA INSPECCIÓN
PERIÓDICA DE LOS REGISTROS
CONTABLES AYUDA AL CONTROL
GENERAL.
PERMITE EVALUAR LOS PROYECTOS,
LAS ACTIVIDADES Y
PROCEDIMIENTOS Y OFRECEN
SUGERENCIAS PARA UNA ACCIÓN
CORRECTIVA.
LA AUDITORÍA CONTABLE ES
DR. CESAR MORENO EJECUTADA POR MIEMBROS DE UNA
EMPRESA EXTERNA DE CONTADORES
PÚBLICOS.
35. Medir y controlar
Control financiero actividades
financieras.
1. Ventas $
2. Productividad por W
3. Existencias
Ventas
Presupuestos
Gastos
Presente Pasado Planes futuro
36. Presupuestos
• Pronósticos económicos de los mandos altos.
Ejm. Ventas y utilidades año próximo.
• Los costos de producción deben ser presupuestados en
mano de obra y materiales y gastos fijos
1. Ventas y previsión de ingresos
2. Producción inversiones
3. Rendimiento Maquinaria
4. Presupuesto de caja, anticipos y gastos
37. AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS
Y DE GESTIÓN
• Hacer periódicamente un análisis de la
empresa por áreas y departamentos
con sistemas FORD para saber la
situación real de estas zonas.
38. LAS AUDITORÍAS ADMINISTRATIVAS
TIENEN POR FINALIDAD EVALUAR LA
EFECTIVIDAD Y EFICIENCIA
ADMINISTRATIVA DE UNA
DETERMINADA EMPRESA.
LA AUDITORÍA EXTERNA, SE EMPLEA
PARA PROPÓSITOS DE PLANEACIÓN,
PARA INVESTIGAR OTRAS EMPRESAS,
PARA LA FUSIÓN DE EMPRESAS O
PARA LA ADQUISICIÓN.
LA AUDITORÍA INTERNA SE USA PARA
MEJORAR EL PROCESO DE
PLANEACIÓN, REVISA EL PASADO,
PRESENTE Y FUTURO DE LA
EMPRESA
DR. CESAR MORENO
39. Control Organizativo
Mide el proceso y el progreso del
rendimiento de la empresa y toma
Control de Gestión medidas correctivas
Financiero Rentabilidad
Calidad Satisfacción del
Criterio de Rendimiento cliente
Medición de Rendimiento RR.HH. Productividad
Comparar el rendimiento
Corregir el rendimiento
40. Control de Calidad
• Maximizar la satisfacción de los clientes
• Eliminar defectos de Fabricación Mejora continua
Función • Mejorar servicios al cliente En los procesos
• Instituir procedimientos de la empresa
41. Control de RR.HH.
Criterios de Comunicación
Rendimiento adecuada
Criterios Razonables
Equilibrios entre
Aceptables
Controles y dinero
(feed-back +)
42. Control de Gestión
4 fases:
1. Establecer los criterios (standard)
2. Medir el rendimiento
3. Comparar el rendimiento vs. Criterios
4. Tomar medidas correctivas
¿Porqué es rentable el negocio?
¿Qué se puede hacer para aumentar la eficacia de la organización?
¿Cómo podría hacer la empresa para aumentar la satisfacción del cliente?
43. EL OBJETIVO DEL CONTROL NO ES LA IDENTIFICACIÓN DE CULPABLES
SINO EL MEJORAMINETO DEL DESEMPEÑO
EL OBJETIVO DEL CONTROL ES ENTRAR A UN PROCESO DE AJUSTE
PERMANENTE QUE NOS PERMITA MEJORAR
CICLO DEL CONTROL
PLANEAR
HACER
VERIFICAR
ACTUAR
90
CICLO DEL CONTROL
80
HOJA DE CHEQUEO
70
60
Este
DIAGRAMA DE CAUSA EFECTO
50
40 Oeste
HISTOGRAMAS
30 Norte
20 GRÁFICOS DE PARETO
10
0
1er trim. 2do trim. 3er trim. 4to trim.
GRÁFICOS DE CONTROL
GRÁFICOS DE TENDENCIA
44. LAS MEDIDAS DE CONTROL DEBEN SER:
•ADECUADAS A LA COMPLEJIDAD DE LA ORGANIZACIÓN
•EMPLEADAS PARA VARIOS OBJETIVOS OPORTUNOS
•EFECTUADA CON LA PARTICIPACIÓN DE LAS PERSONAS INVOLUCRADAS
LOS OBJETIVOS DEL CONTROL SON LOS INDICADORES QUE REVELAN LA CALIDAD DEL
FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE LA EMPRESA
CONTROL DE GESTIÓN CONTROL DE CALIDAD
• VENTAS •REPROCESOS
•PARTICIPACIÓN EN EL MERCADO •DESPERDICIOS
•ESTADOS FINANCIEROS •ESTÁNDARES DE CALIDAD
•RENTABILIDAD
CONTROL PRESUPUESTAL
•PUNTO DE EQUILIBRIO DE LA EMPRESA
•INGRESOS
•RATIOS LIQUIDEZ, ENDEUDAMIENTO,
CUENTAS POR COBRAR, ROTACIÓN DE •EGRESOS
INVENTARIOS, ETC
CONTROL DE PRODUCCIÓN
CONTROL DE COSTOS
•PRODUCTIVIDAD
•PRECIO DE INSUMOS
•FÓRMULAS
•SUELDOS Y SALARIOS
•ESTÁNDARES DE HORAS-HOMBRE
45. CONTROL DE INVENTARIOS CONTROL DE PROCESOS CONTROL DE PERSONAL
•INGRESOS •AMORTIZACIONES •AUSENCIAS Y TARDANZAS
•SALIDAS •TIEMPO DE RESPUESTA •SUGERENCIA
•NIVELES DE STOCK •NÚMERO DE PASOS •ADIESTRAMIENTO Y
CAPACITACIÓN
•CLIMA
EL CAMBIO ORGANIZACIONAL
¿ PORQUÉ DEBE CAMBIAR UNA ORGANIZACIÓN ?
EL MEDIO CAMBIA LOS VALORES Y LOS OBJETIVOS
CAMBIAN
•COMPETENCIA
•INTERESES
•TECNOLOGÍA
•RESPONSABILIDAD SOCIAL
•ECONOMÍA, ETC
•RECURSOS INTERNOS, ETC.
LA TECNOLOGÍA CAMBIA
LA ESTRUCTURA REQUIERE ADAPTARSE
CIRCULOS DE CALIDAD
LOS MOTIVADORES DE DEBILITAS
46. EL DESEO DE CAMBIO SURGE CUANDO SE ADVIERTE QUE EXISTE UN ESPACIO
ENTRE LO QUE SE HACE Y LO QUE SE DESEA HACER EN MATERIA DE :
PRODUCTIVIDAD, CALIDAD Y SATISFACCIÓN DE LOS PARTICIPANTES
EL PROCESO DE CAMBIO
1. INSATISFACCIÓN - CRISIS - PROBLEMAS
2. RECONOCIMIENTO DE LA NECESIDAD DE CAMBIAR.
3. DEFINIR LAS CAUSAS DEL PROBLEMA
•CONDICIÓN ACTUAL
•CONDICIÓN DESEADA
4. SOLUCIÓN DEL PROBLEMA
•SELECCIÓN ENTRE ALTERNATIVAS
•PLAN DE ACCIÓN
5. EJECUCIÓN DEL PLAN
MODELO DE CAMBIO ORGANIZACIONAL
CAPACITACIÓN INDIVIDUAL
DESARROLLO ORGANIZACIONEL (DO)
ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS (APO)
CALIDAD TOTAL (TQM)
REINGENIERÍA (RI)
47. ¿ POR QUÉ ES TAN DIFÍCIL EL CAMBIO?
RESISTENCIA DE LOS AFECTADOS
SE REQUIERE UN ESFUERZO ADICIONAL
DÉBIL APOYO DE LOS BENEFICIADOS
POCA CLARIDAD DEL RESULTADO DEL PROPÓSITO
TEMOR A ABANDONAR LAS NORMAS ACTUALES
VARIACIÓN DEL EQUILIBRIO DEL PODER
MAGNITUD DE LA ORGANIZACIÓN
EL PRIMER PASO ES IR MODIFICANDO EL CLIMA MEDIANTE UN PROCESO DE SENSIBILIZACIÓN
EL CAMPO DE FUERZA PARA LOGRAR EL CAMBIO
CONDICIÓN DESEADA
FUERZAS RESTRICTIVAS
RUTINA FALTA DE TIEMPO SATISFACCION RENUENCIA SUPUESTOS
CONOCIMIENTO CONVICCIÓN ÉXITO DE OTROS NUEVOS ENFOQUES
48. TODO CAMBIO GENERA CONFLICTOS
ESTOS SE RESUELVEN MEDIANTES:
•LA NEGOCIACIÓN
•ELIMINANDO LA CAUSA
•SUAVIZANDO SUS DIMENSIONES
•COMPROMETIÉNDOSE SOBRE PUNTOS CONCRETOS
•COMFRONTANDO ABIERTAMENTE
•OBLIGANDO
RESPONSABILIDAD SOCIAL DE LAS EMPRESAS
PRIMERA RESPONSABILIDAD
• HACER BUENOS PRODUCTOS
•REMUNERAR ADECUADAMENTE
•CRECER ECONÓMICAMENTE, SER EXITOSA
SEGUNDA RESPONSABILIDAD
•CONSERVAR EL MEDIO AMBIENTE
•USAR RESPONSABLEMENTE LOS RECURSOS
•EXCEDER LAS ESPECTATIVAS DE LOS CONSUMIDORES
•MANTENER RELACIONES SUPERIORES CON LOS CONSUMIDORES
TERCERA RESPONSABILIDAD
•SER AGENTES DE CAMBIO SOCIAL
49. ÁMBITO DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL DE LAS EMPRESAS
1. ESTÁNDARES DE PRODUCTOS O SERVICIOS
2. PRÁCTICAS COMERCIALES
3. EDUCACIÓN AL TRABAJADOR
4. CONTRIBUCIONES SOCIALES
5. MEDIO AMBIENTE
6. RELACIONES CON LA COMUNIDAD
7. RELACIONES CON EL GOBIERNO
8. RELACIONES CON LOS TRABAJADORES
9. SEGURIDAD DE LOS EMPLEADOS
EL GRADO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL DE LA ORGANIZACIÓN DEBE SER OBJETO
DE PLANEAMIENTO Y POR LO TANTO EL DESEMPEÑO EN ESTE CAMPO DEBE SER MEDIO
EL FUTURO DE LA ADMINISTRACIÓN
LO ÚNICO CONSTANTE EN EL FUTURO SERÁ LA ACELERACIÓN DEL CAMBIO
NOS MOVEMOS HACIA
1. UNA CULTURA GLOBAL Y DESAPARICIÓN DE MITOS
2. UN CRECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO CIENTÍFICO Y TECNOLÓGICO
3. UNA CONSOLIDACIÓN DE GRUPOS DOMINANTES
4. UNA INDUSTRIALIZACIÓN Y SOFISTICACIÓN MUNDIAL
5. UN INCREMENTO DEL TIEMPO LIBRE DE LAS PERSONAS
6. UNA DISMINUCIÓN DE LOS ÍNDICES DE CRECIMIENTO POBLACIONAL
7. UNA CONTINUACIÓN DEL PROCESO DE URBANIZACIÓN . LAS MEGÁPOLIS
50. 8. UNA MAYOR CONCIENCIA DE LOS EFECTOS DE LA ACTIVIDAD HUMANA SOBRE EL MEDIO
AMBIENTE
9. UNA CRECIENTE CULTURA Y EDUCACIÓN. AUMENTO EN NÚMERO Y RESPONSABILIDAD DE LOS
INTRELECTUALES
10. UNA RACIONALIDAD INNOVATIVA
11. UNA UNIVERSALIDAD DE LAS TENDENCIAS
12. UN CRECIENTE MOVIMIENTO DE CAMBIO
¿ ES CAPAZ EL HOMBRE DE SEGUIR ACEPTANDO LOS CAMBIOS Y EL DESARROLLO TECNOLÓGICO ?
PRÁCTICAS ADMINISTRATIVAS DEL FUTURO
ÉNFASIS EN EL MERCADO MÁS QUE EN LAS UTILIDADES
APLICACIÓN DE LAS MEDIDAS DEL DESEMPEÑO SOCIAL TANTO COMO ECONÓMICO
ORIENTACIÓN A LA CALIDAD
ADMINISTRACIÓN DEMOCRÁTICA
PLANEACIÓN ESTRUCTURADA, GLOBAL Y A LARGO PLAZO
ALIENTO DE LA CREATIVIDAD
LAS PERSONAS SON EL FACTOR CLAVE
ORIENTACIÓN AL CLIENTE
TOMA DE DESICIONES DESCENTRALIZADA Y DE PEQUEÑOS GRUPOS
INCORPORACIÓN DE LOS COMPONENTES EXTERNOS AL ÁMBITO DE LA ORGANIZACIÓN
GRAN USO DE PRONÓSTICOS
COOPERACIÓN ENTRE EMPRESAS Y EL GOBIERNO
