1. El programa de gestión documental
La Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos define la gestión documental
como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida
por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.
El Archivo General de la Nación como entidad del Estado encargada de
orientar y coordinar la función archivística en el marco del Sistema Nacional de
Archivos y conforme a lo establecido en el artículo 21 de la Ley 594 de 2000,
está desarrollando “La guía para la implementación de un programa de gestión
documental” y en ese sentido, se orientará el programa de gestión documental
definido como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las
operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al
interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite,
organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.
La guía Incluye:
Objetivos:
Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para
orientar a las entidades y hacer más eficiente su implantación.
Definir el Programa de Gestión Documental (PGD), en términos de procesos
durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos
establecidos y aplicables.
Estructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y los
procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en una institución.
Señalar la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas impartidas
por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión
documental.
Marco legal:
Se constituye en un elemento indispensable para que el programa de gestión
documental pueda ser adoptado de manera apropiada, bajo el cumplimiento de
las diferentes normas proferidas por la entidad, por el Archivo General de la
Nación y las demás normas aplicables en cada caso específico.
Componentes:
Consideraciones básicas de tipo administrativo, económico y archivístico.
Aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnóstico y los
requisitos previos al PGD.
La adopción e implementación de las tablas de retención documental.

2. La inclusión de las unidades de correspondencia como parte integral de la
gestión documental.
La formación de archivos según el ciclo vital de los documentos (Archivos de
Gestión, Central e Histórico)
Los procesos de un programa de gestión documental y sus correspondientes
flujos de información: Producción documental, Recepción de documentos,
Distribución de documentos, Trámite de documentos, Organización de
documentos, Consulta de documentos, Conservación de documentos y
Disposición final de documentos.
La implementación y seguimiento de un PGD