Conceptos Generales de SAP ERP

1. Seminario SAP - ERP
!!! Bienvenidos al mundo SAP, una tecnología para las oportunidades profesionales

2. Seminario SAP - ERP
Ventajas de conocer el ERP de SAP
 El tener conocimiento en SAP da la oportunidad de acceder a una gran
variedad de empresas
 Los profesionales que conocen SAP aumentan sus posibilidades
laborales
 Al conocer y tener experiencia en SAP, se genera un factor
diferenciador a nivel profesional
 SAP es un software que funciona a nivel mundial en mas de 130 países
y en Colombia lo tiene una gran cantidad de empresas.
 SAP es un software que lo puede aprender cualquier profesional ya
que funciona a nivel de todos los procesos de una empresa(Finanzas,
Mercadeo, Ventas, Logística, Recursos Humanos, Ingeniería,
Produccion)
!!! Bienvenidos al mundo SAP, una tecnología para las oportunidades profesionales

3. Seminario SAP - ERP
SAP(Sistemas, Aplicaciones y Productos)
Software empresarial que abarca diferentes áreas, ERP, BI(Inteligencia de negocios),
Dispositivos móviles, actualmente es líder mundial en instalaciones, abarcado diferentes
sectores de la industria, servicios, sector financiero, sector salud, entidades
gubernamentales, etc.
ERP(Enterprise Resources Planing)
Planeación de recursos empresariales: Es una arquitectura de software que facilita el flujo
de información entre los diferentes procesos de la empresa, recursos humanos, ventas,
mercadeo, producción, calidad, materiales, financiera.

4. Seminario SAP - ERP
Importancia del ERP a nivel empresarial:
Para las empresas es de suma importancia tener la trazabilidad de toda la información
que se gestiona en la empresa, al tener esta de forma centralizada y organizada en un
sistema ERP permite tener las herramientas necesarias para las decisiones que se deben
tomar por la parte directiva.
Ventajas del ERP:
1. Evita tener información dispersa por áreas
2. Reduce el esfuerzo de parte del área de TI para unificar información de diferentes
programas
3. El área de TI se concentra en dar valor al negocio

5. Seminario SAP - ERP
Arquitectura de SAP R/3:
SAP ERP esta compuesto en una arquitectura cliente/servidor con 3 capas
1. Presentación
2. Aplicación
3. Almacenamiento

6. Seminario SAP - ERP
Metodología de proyectos de SAP:
La metodología propia de SAP es ASAP, esta consiste de las siguientes fases
1. Preparacion
2. Blueprint
3. Realizacion
4. Preparacion final
5. Salida en vivo( Go to live)
Ejercicio No 1

7. Seminario SAP - ERP
Metodología de proyectos de SAP:
En la metodología ASAP, las fases 3 a la 5 es donde se interactúa directamente con
el sistema SAP y sus componentes
1. Realización
2. Preparación final
3. Salida en vivo( Go to live)
Realización
Preparación
final
Salida en
vivo
Datos maestros
Desarrollo ABAP
Parametrizacion módulos
Extracción de datos externos a SAP
Pruebas unitarias
Ajuste de las pruebas unitarias
Pruebas finales
Transporte de QA a PRD
Funcionamiento en ambiente
productivo

8. Seminario SAP - ERP
Oportunidades Laborales en SAP - ERP
Las tres principales fuentes de contratación a nivel de SAP son:
1. Consultoría
2. Vinculación en empresas
3. Freelance
Consultoría:
Los consultores son expertos en uno o varios módulos de SAP, están vinculados a empresas que
prestan el servicio de asesorías en proyectos de SAP a empresas clientes
Generalmente los consultores se clasifican según la experticia y certificados:
Junior
Semi senior
Senior
Vinculación en empresas:
Los profesionales que trabajan en SAP y están vinculados directamente a la operación en la
empresa, la mayoría de ellos se encargan de trabajar en su rol profesional desde el modulo
correspondiente.
Freelance:
Un consultor independiente que presta sus servicios profesionales a empresas y consultoras

9. Seminario SAP - ERP
Aplicación de SAP MM en la empresa
El modulo de SAP MM esta configurado en el área de logística, en áreas de compras, almacén
Las funciones principales son las relacionadas con los materiales y su trazabilidad en la empresa,
relación con unidades organizacionales, clasificación, precios, rotación, stocks y movimiento de
mercancías, etc.
El modulo de MM lo componen los siguientes sub módulos:
CBP (Consumption Based Planning) Planificación de necesidades sobre consumo
PUR (Purchasing) Gestión de Compras
IM (Inventory Management) Gestión de Inventarios
IV (Invoice Verification) Verificación de Facturas
SRV (External Services Management) Gestión de servicios Externos
EDI (Electronic Data Interchange) Intercambio Electrónico de Datos
SAP MM
SAP SD
SAP PM
SAP PP SAP WM

10. Seminario SAP - ERP
Proceso de compras
En el entorno comercial, es necesario controlar y organizar el flujo de materiales y servicios entre proveedores y
clientes. El principio de la empresa es corresponder a la demanda del cliente con el abastecimiento del
proveedor. Esta clase de comercio se conoce como Global Trade o negocio back-to-back. El ramo define esta
clase de comercio como aquel en el que las compras y las ventas se realizan en paralelo, en el mismo
departamento comercial. Por ejemplo, si una empresa obtiene un pedido de un cliente, busca al mejor
proveedor para satisfacer las necesidades del cliente y realiza un pedido a este proveedor, todo dentro de la
misma transacción. Coordina la entrega, el transporte y los trámites aduaneros de la mercancía. A continuación,
el proveedor entrega la mercancía directamente al cliente. La empresa de distribución obtiene una factura del
proveedor y a su vez factura al cliente. Finalmente, recibe el pago del cliente y a su vez paga al proveedor.
.

11. Seminario SAP - ERP
Orden de compra: En esta actividad se realiza los pasos con la solicitud
de los materiales al proveedor, aquí también se realizan actividades
complementarias como: visualizar la orden y anulación de una orden
Para poder realizar una orden de compra se debe tener ya parametrizado
los materiales, proveedores y la estructura comercial
Las transacciones que se utilizan son las siguientes:
ME21N – Crear orden de compra
ME23N – Visualizar orden de compra
ME22N – Anular una orden de compra
.

12. Seminario SAP - ERP
Gestión de Stock: Es el proceso que muestra el estado real de nuestro
inventario, aquí se realizan actividades como el movimiento de mercancía
Las transacciones que se utilizan son las siguientes:
MMBE – Consulta del inventario a nivel de centro, almacén y lote
.

13. Seminario SAP - ERP
Liberar pedido de compras: Es el proceso que permite liberar el pedido
para que se realice la compra, esto viene determinado por estrategia de
liberación.
En muchas organizaciones, la gestión de las compras esta restringida por
importes, de forma que cuando se superan unos determinados valores de
compra, se requieren una o varias aprobaciones de personas diferentes a
la que esta gestionando la compra. Esta persona o personas son los que
realmente están autorizando la compra.
La transacción que se utilizan es la siguiente:
ME29N – Liberar orden de compra
ME28 – Validación colectiva o por lotes
Para definir una estrategia de liberación la realizamos por el Customizing
.

14. Seminario SAP - ERP
Solicitud de pedido : Es el proceso que crea un pedido de compras permite
interactuar con los datos maestros de materiales y proveedores. También se
puede crear una petición de oferta relacionada al pedido.
.
Verificar
existencia del
material
Elaborar
solicitud de
pedido en el
sistema
Verificar
existencia del
proveedor en
el sistema
Crear
peticiones de
oferta para
una solicitud
de pedido
Actualizar las
ofertas en el
sistema

15. Seminario SAP - ERP
Maestro de Materiales : Es el proceso de crear los materiales y toda la
información relacionada, precio, tipos, condiciones que servirá de base
para la gestión del material.
La creación de los materiales se realiza por el Customizing, la información
queda almacenada en tablas
También se puede realizar por medio de transacciones, ejemplo
MM01
En MM existen 7 clases de material principal
1. FERT
2. HALB
3. ROH
4. ERSA
5. PIPE
6. DIEN
7. HAWA
.

16. Seminario SAP - ERP
Gestión de Materiales : se realiza el calculo del costo del material, a
través de las vistas de calculo de costo, contabilidad y planificación del
material
Consultar
el maestro
de
materiales
Calcular
precios de
los
materiales
Establecer
valoración
del
material
Asignar
material al
centro
Revisar
lista de
materiales

17. Seminario SAP - ERP
Movimiento de mercancías : Es el proceso de entrada, salida, anulación
de mercancías.
Para estas actividades se utiliza la transacción MIGO, una de las mas
importantes en MM, otras transacciones realizadas son MB1A, MB1B,
MB1C y MB31.
En SAP MM existen 7 tipos de movimientos de mercancías
Movimiento 101 – es el generado por una orden de trabajo o pedido
Movimiento 122 – devolución de mercancías al proveedor
Movimiento 261 – movimiento automático desde nuestro almacén para
ponerlo a disposición de una orden
Movimiento 301 -- es un traslado de almacén a almacén
Movimiento 501 – utilizado sobre todo en pruebas, debido a que no se
asocia ningún costo
Movimiento 601 – movimiento automático de expedición
Movimiento 701 – regularización del inventario, sirve para aumentar o
disminuir el stock

18. Seminario SAP - ERP
Aplicación de SAP HR en la empresa : Este modulo gestiona los
procesos de gestión humana, se incluyen actividades como administración
de personal, nomina, estructura organizativa, centros de costo.
Lo componen los siguientes sub módulos:
1. PA (Personal Administration) Administración de personal
2. PD (Personal Development) Desarrollo de Personal
3. PY (Payroll) Nómina
4. ECM Gestión de la Compensación
5. PCP Planificación de Costo del Personal
6. EDD Evaluación del Desempeño
7. PE Gestión de Eventos
8. E-Recruiting
9. ESS Employee Self-Service
10.MSS Manager Self-Service
.
SAP HR
SAP SD
SAP FI
SAP MM SAP CO

19. Seminario SAP - ERP
Aplicación de SAP SD en la empresa : Este modulo gestiona los
procesos comerciales desde una petición de oferta, pedido, picking, venta y
facturación, también se incluye contratos marco, interlocutores
comerciales, bonificaciones en especie.
Lo componen los siguientes sub módulos:
1. BF (Basic Functions) Funciones Básicas, Gestión Tarifas y Condiciones de Precio, Gestión de
créditos.
2. MD (Master Data) Datos maestros
3. SLS (Sales) Gestión de Ventas
4. LE-SHP (Shipping) Gestión de Expediciones
5. BIL (Billing) Facturación
6. CAS (Computer-Aided Selling) Soporte de ventas
7. FT (Foreing Trade) Comercio Exterior
8. EDI (Electronic Data Interchange) Intercambio Electrónico de Datos
.
SAP SD
SAP PM
SAP FI
SAP MM SAP CO

20. Seminario SAP - ERP
Proceso comercial : Este consiste en las actividades de preventa hasta
la facturación, pasando por tratamiento de pedidos, aprovisionamiento,
expedición.
.
Contacto
Pet. oferta
Contacto Oferta
Plan de entrega
Pedido(VA01)
Entrega(VL01N)
Orden de
transporte
Documento
facturación(VF01)
Salida de
mercancías
Transporte

21. Seminario SAP - ERP
Cotización o petición de oferta : Las peticiones de oferta pueden
originarse al terminar una campaña de mercadeo y ayudan a determinar
importantes datos relacionados con las ventas y se pueden grabar como
documentos, para después poder originar un pedido.
Una petición de oferta, puede originar una oferta y esta a la vez un pedido
Varias peticiones de oferta pueden generar un pedido, sin necesidad de
pasar por una oferta
Un pedido se puede crear sin petición de oferta u oferta vinculante
La transacción utilizada para una petición de oferta es la ME41
.

22. Seminario SAP - ERP
Pedido : el pedido es un tipo de documento comercial que se crea entre un cliente
y un proveedor, puede venir de una oferta o no, los pedidos tienen tres secciones.
Cabecera:
Información del cliente
Posición
Información del material y cantidad ordenada, cada documento de ventas puede
contener varias posiciones, cada posición se puede controlar de manera distinta
Reparto
Información de cantidades de entrega, fechas, precios unitarios, los repartos estan
asociados a una posición especifica
Cabecera
Posición 1
. Reparto
Posición 2
Reparto
Reparto
La transacción para crear un pedido es la VA01

23. Seminario SAP - ERP
Contratos marco : Son los encargados de coordinar procesos
empresariales entre clientes y proveedores en una relación comercial.
Los dos tipos de contratos marcos mas comunes son:
• Planes de entrega
• Contratos
La clase mas simple y común del plan de entrega esta representada por la
clase de documento LP
Los contratos pueden cubrir tanto bienes como servicios y los hay por
valor o cantidad
Los contratos se configuran en el Customizing
Orden
de
Entrega
Plan de
entrega
. Entrega

24. Seminario SAP - ERP
Estrategias de liberación de pedidos de ventas : La estrategia de
liberación sirve para controlar los pedidos de venta y su facturación, de
acuerdo a un criterio de aprobación, por ejemplo los pedidos que sean
superiores a un valor X debe ser aprobado por el jefe.
La parametrizacion para una estrategia de liberación se realiza en la
sección Customizing
.

25. Seminario SAP - ERP
Generación de facturas : la generación de facturas se puede realizar desde un
pedido liberado o directamente desde una entrega, ejmp
Una venta al contado no requiere de un documento de entrega, después de realizar
el pedido se puede generar la factura.
En un pedido estandar la factura se realiza después de hacer la entrega
Transacciones utilizadas:
VF01 – Crear facturas
VF02 – Modificar facturas
VF03 – Ver facturas
.

26. Seminario SAP - ERP
Aplicación de SAP FI en la empresa : Este modulo gestiona los procesos
financieros tales como cuentas por pagar, cobrar, generación de
documentos contables, consolidación.
Lo componen los siguientes sub módulos:
AA, del. inglés Asset Accounts (Cuentas de Activo)
FI-AP, del. inglés Accounts Payable (Cuentas por Pagar)
FI-AR, del inglés Accounts Recceivable (
FI-GL, General Ledger (Contabilidad General)
FI-LC, del inglés Legal Consolidation ( Consolidacion)
.
SAP FI
SAP HR
SAP SD
SAP MM SAP CO

27. Seminario SAP - ERP
Estructura Organizativa de SAP FI : Este modulo gestiona los procesos
financieros tales como cuentas por pagar, cobrar, generación de documentos
contables, consolidación.
Unidades organizativas (UO)
• Mandante Obligatorio
• Sociedad Obligatorio
• Sociedad GL Opcional
• División Opcional
Parametrizaciones básicas
• Plan de cuentas Obligatorio
• Ejercicio Obligatorio
• Moneda Obligatorio
La estructura organizativa se realiza en el Customizing, se puede acceder por la
transacción SPRO
.

28. Seminario SAP - ERP
Documento : esta compuesto por partidas al debe y al haber, el saldo debe ser 0 para grabarlo.
Cabecera:
Clase de documento, no de documento, sociedad, moneda
Posición
Información del material y cantidad ordenada, cada documento de ventas puede contener varias
posiciones, cada posición se puede controlar de manera distinta
. Cabecera
Posición
Posición

29. Seminario SAP - ERP
El Sub modulo FI-AP o Contabilidad de acreedores registra y gestiona los datos de
contabilidad de todos los acreedores. También es parte integrante del sistema de compras.
La contabilidad de acreedores es auxiliar de la contabilidad de finanzas, todas las
contabilizaciones se realizan a través de los acreedores, y se actualiza automáticamente
la contabilidad (GL) .
Gestiona:
1. Entregas y facturas
2. Programa de pagos
3. Reclamaciones
4. Informes de gestión
5. Contabilizaciones: Las contabilizaciones normales en cuentas de proveedores son
facturas y notas de crédito y/o débito, éstas pueden realizarse directamente desde FI o
por SCM, a través de un documento de logística. Otras contabilizaciones comunes son
las correspondientes a los pagos. Estos documentos impactan directamente sobre la
cuenta corriente del proveedor e indirectamente en GL.
Transacciones
.

30. Seminario SAP - ERP
Cuenta Acreedores - Visualizar/Modificar partidas:
Transacción: FBL1N
Contabilizar factura: es el paso final después de haber realizado el proceso comercial(
solicitud de oferta, oferta, pedido, entrega, salida de mercancía)
Transacción: FB60
Contabilizar abono o nota crédito: es el proceso donde se realiza un pago parcial de
una factura
Transacción: FB60
Contabilizar nota debito:
.

31. Seminario SAP - ERP
Crear Solicitud de Anticipo
Permite el ingreso de una solicitud de anticipo. Este documento es estadístico porque
no genera movimiento contable. Para su ejecución, debe ser aprobada.
Pasos:
1. Verificar si existe en el sistema una OC para el proveedor: ME23N
2. Chequear si la orden de compra fue aprobada: ME23N
3. Crear una solicitud de anticipo: F-47 indicando:
- Número de orden de compra (para carbón no aplica)
- Moneda
- Monto solicitado
- Modo de pago
- Fecha de pago (fecha de vencimiento)
- Se envía un correo electrónico al analista AP
4. Aprobar la solicitud de anticipo: El Gerente del departamento de Finanzas analiza la
solicitud
de anticipo. ¿El supervisor aprobó la solicitud? : FB02
SI es SI se pasa al pago (TR): F-48
SI es NO se solicita la cancelación de la solicitud de Anticipo (anulación). El Analista
de
Cuentas por Pagar (AP) deberá cancelar la solicitud de Anticipo. En SAP esto es
borrar el
documentos preliminar, correspondiente a la solicitud de anticipo, del sistema. FBV0

32. Seminario SAP - ERP
El sub modulo Cuentas X Cobrar (FI - AR): Gestiona actividades de deudores como
anticipos, gestión de crédito, depósitos de cheques, cobranzas
Transacciones
FD01/02/03 Alta/Baja/Ver deudores
FB70 Cargar factura deudor
FB75 Generar NC desde FI
FB70 Generar ND desde FI
F-37 Solicitud de anticipos
FBL5N Lista partidas individuales deudores
F-22 Entrar facturas deudor
F-28 Contabilizar entrada de pagos
F-32 Compensación de partidas de DEUDOR
.

33. Seminario SAP - ERP
Contabilizar una factura de deudor: El proceso se divide en los siguientes pasos
1. Contabilizar una factura de deudor
2. Contabilizar una nota de crédito con referencia a la factura
3. Visualizar el documento
Transacciones
FB75
.

34. Seminario SAP - ERP
Partidas individuales de deudores: Visualización y modificación de partidas
individuales en una cuenta de deudor/ acreedor/ de
mayor.
Transacción
FBL5N

35. Seminario SAP - ERP
Control de contabilización: en este aparte se vera como fijar valores propuestos como la
moneda, entrada de documento: los usuarios pueden ocultar los campos que no sean
relevantes para su trabajo, como la moneda extranjera o las operaciones multisociedades.
Visualización de documento: Utilizando el List Viewer, el usuario puede
seleccionar diferentes opciones de visualización para visualizar documentos.
Partidas abiertas: Los usuarios seleccionan visualizaciones de estructuras de
líneas y opciones de contabilización para el tratamiento de partidas abiertas.
Es decir, los usuarios pueden introducir el importe de un pago parcial o el
saldo de una partida abierta nueva.
Transacción:
FBL5N

36. Seminario SAP - ERP
Compensación de partidas abiertas: Las partidas abiertas deben compensarse para que
se complete una transacción.
SAP ERP proporciona dos transacciones básicas para la compensación; ambas
pueden ser de utilidad para la empresas.
Transacciones:
Compensación de cuenta
Contabilizar con compensación