El documento describe el proceso de realizar un presupuesto anual para una empresa, incluyendo analizar los gastos del año pasado, proyectar los gastos para el próximo año tomando en cuenta factores como la inflación, y fijar metas de ventas basadas en la capacidad de producción y las tendencias del mercado. El presupuesto anual provee una estimación de los ingresos y gastos para el próximo año que permite a la empresa planificar de manera estratégica.

1. El Presupuesto Anual
Estamos finalizando el año y es el momento de ponernos a plasmar en el papel lo que esperamos del año que viene.
Una buena herramienta para forzar esta reflexión es la realización del presupuesto anual previsto para el 2015.
Para confeccionar el presupuesto anual puede ser muy interesante realizar lo que se conoce como un “presupuesto con base cero”. ¿En qué consiste? Aunque conlleva un trabajo más laborioso porque implica -como su nombre indica- partir de cero, se trata de ir analizando una a una las funciones o tareas de cada departamento de la empresa con el fin de determinar realmente qué recursos necesita y a partir de ahí cuantificarlos económicamente. De esta manera conseguimos tener claros los gastos necesarios e imprescindibles para conseguir el ansiado objetivo de ventas.
Otra opción es usar como punto de partida los gastos reales que se han producido en los últimos doce meses, y añadir una cantidad fija o porcentaje para tener en cuenta el efecto que sobre estos pueda tener la actualización de precios.
Particularmente soy partidario de tomar como referencia los gastos reales, y analizar partida a partida, para prever un comportamiento en función de lo que la historia nos dice sobre la evolución de cada una. De esta manera tenemos presentes las expectativas sobre su evolución futura, y podemos hacer unas proyecciones más correctas. Un consejo adicional en este punto: merece la pena ser un poco pesimista buscando no quedarnos cortos sobre todo en las previsiones de las partidas de gastos.
La metodología de trabajo sería:
En primer lugar fijar una cifra de ventas en función de la capacidad productiva y de la evolución del mercado y de nuestros competidores. En este punto debemos apoyarnos en las reflexiones que nos debe aportar la persona responsable del departamento comercial. Éste debe ser el que mejor percepción tenga acerca de cómo pueden evolucionar nuestros clientes y de cuál puede ser la evolución de la cifra de ventas del año que viene. A esta cifra de ventas se debe llegar con la previsión de unas cantidades de venta y de unos precios medios de venta; o unas horas a facturar y un precio medio por hora a facturar.

2. En segundo lugar, debemos calcular las materias primas, las horas de trabajo y los gastos que necesitamos para poder dar servicio a la demanda prevista. En este punto debemos apoyarnos en el responsable de compras y en el responsable de producción. Ellos han de transmitirnos sus impresiones sobre la evolución de los precios de compra así como de la plantilla necesaria para poder hacer frente a la demanda prevista.
A nosotros nos corresponderá con base en la información que hemos recibido de la organización, y de los datos históricos de la evolución de las diferentes partidas, hacer unas previsiones de gastos con base en los ingresos previstos.
Con este ejercicio conseguiremos tener una foto de lo que puede ser la cuenta de pérdidas y ganancias del próximo ejercicio que nos aportará por un lado tranquilidad, esto es dirección y por otro lado nos facilitará tomar decisiones para optimizar nuestros recursos y darles el mejor uso, aprovechar oportunidades y adelantarnos a males futuros.
Si quieren profundizar en este tema o tienen cualquier duda, aquí en EFE&ENE estamos para ayudarle.
Javier Carrasco
Área de Estrategia y Desarrollo Corporativo EFE&ENE