Tema 5 - Actividad administrativa: documentacion administrativa

1. DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA. DEFINICIONES
• Documento: toda expresión del lenguaje oral o escrito, natural o codificado, y cualquier expresión gráfica,
sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, actual o futuro, generada en el
ejercicio de la actividad de las personas físicas o jurídicas.
• Patrimonio Documental: conjunto de los documentos incluidos en artículo 71 de la Ley Foral 14/2005, de
22 de noviembre, del Patrimonio Cultural de Navarra .
• Fondo documental: conjunto orgánico de documentos reunido en un proceso natural por una persona
física o jurídica, pública o privada, a lo largo de su existencia y en el ejercicio de las actividades y las
funciones que le son propias.
• Colección de documentos: agrupación artificial, fruto de una selección orientada a la consecución de unos
fines y utilidades predeterminados, en la que los documentos se manifiestan descontextualizados
respecto a su origen y organizados generalmente según criterio temático.
• Sistema de gestión documental: marco en el que se definen, implantan y evalúan los principios
metodológicos, las técnicas y los instrumentos que sirven de fundamento básico al desarrollo de políticas
y normas, destinadas a regir el tratamiento de los documentos a lo largo de las etapas de su ciclo de vida,
con diferentes regulaciones para su organización, conservación, tratamiento y accesibilidad en cada etapa.
• Ciclo vital de los documentos: secuencia de fases en las que se estructura la vida del documento, desde su
creación hasta su conservación definitiva, en consideración a su importancia como testimonio histórico, o
bien hasta su eliminación una vez agotado su valor administrativo.
• Serie documental: conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma actividad
administrativa y regulado por la misma norma jurídica y de procedimiento; o documentos producidos de
manera continuada como resultado de una misma actividad.
• Evaluación documental: valoración, sobre cada serie documental, de los criterios llamados al
establecimiento de los plazos de conservación en cada una de las fases del ciclo de vida de los
documentos, a la determinación de la posible eliminación total o parcial y a la accesibilidad a los mismos.
• Normas de conservación: decisiones de evaluación documental que incluyen los períodos de conservación
en cada fase del ciclo de vida, la accesibilidad y la disposición final para cada una de las series generadas
por una institución en el desarrollo de las funciones que le son propias.
• Calendario de conservación: instrumento archivístico que recoge, en el seno de una institución, las
normas de conservación, o decisiones de evaluación documental para el conjunto de las series generadas
por ésta.

2. DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA. FUNCIONES Y
PROPIEDADES
• Funciones: constatación y comunicación
• Propiedades:
1. son emitidos por los órganos administrativos,
2. son documentos únicos, es decir, constatan
un hecho jurídico único,
3. son seriados, es decir, se producen diversos
tipos de documentos en serie, reflejando las
secuencias del procedimiento administrativo,
4. producen efectos frente a terceros o bien
dentro de la propia organización
administrativa,
5. su emisión debe ser válida, es decir, cumplir
una serie de requisitos formales.

3. DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA. VALORES,
CARACTERÍSTICAS Y PROPIEDADES
VALORES:
• valor primario: va unido a la finalidad inmediata del documento,
• valor secundario: otras motivaciones del documento, como su valor histórico o informativo,
• valor administrativo: eficacia dentro de los procedimientos administrativos,
• valor contable: sirve como justificación de operaciones destinadas al control presupuestario,
• valor fiscal: sirve de testimonio al cumplimiento de obligaciones tributarias,
• valor histórico: fuente de estudio para una época histórica,
• valor informativo: testimonio de la memoria colectiva,
• valor jurídico: del documento se derivan derechos y obligaciones,
• valor legal: testimonio ante la ley,
• valor archivístico: que justifica la conservación permanente de los documentos.
CARACTERÍSTICAS:
• unicidad: cada documento es único e irrepetible, aunque exteriormente pueda parecerse
enormemente a otros,
• seriación: las semejanzas entre tipos de documentos permite su clasificación en series,
• objetividad: se suelen contener hechos objetivos, no opiniones, sentimientos o críticas.
PROPIEDADES:
• son emitidos por los órganos administrativos,
• son documentos únicos, es decir, constatan un hecho jurídico único,
• son seriados, es decir, se producen diversos tipos de documentos en serie, reflejando las secuencias
del procedimiento administrativo,
• producen efectos frente a terceros o bien dentro de la propia organización administrativa,
• su emisión debe ser válida, es decir, cumplir una serie de requisitos formales.

4. LPA. EMISIÓN DE DOCUMENTOS POR LAS
ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Se entiende por documentos públicos administrativos los válidamente emitidos por los órganos
de las Administraciones Públicas. Las Administraciones Públicas emitirán los
documentos administrativos por escrito, a través de medios electrónicos, a menos que
su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia.
Para ser considerados válidos, los documentos electrónicos administrativos deberán:
1. Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico
según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento
diferenciado.
2. Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin
perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico.
3. Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
4. Incorporar los metadatos mínimos exigidos.
5. Incorporar las firmas electrónicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en
la normativa aplicable.

5. LPA. VALIDEZ Y EFICACIA DE LAS COPIAS
• Tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público
administrativo o privado las realizadas, cualquiera que sea su soporte, por
los órganos competentes de las Administraciones Públicas en las que
quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su
contenido.
• Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos
administrativos. Las copias auténticas realizadas por una Administración
Pública tendrán validez en las restantes Administraciones.
• A estos efectos, la Administración General del Estado, las Comunidades
Autónomas y las Entidades Locales podrán realizar copias auténticas
mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa
automatizada.
• Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los
documentos originales.

6. LPA. DOCUMENTOS APORTADOS POR LOS INTERESADOS
• Los interesados deberán aportar al procedimiento administrativo los datos
y documentos exigidos por las Administraciones Públicas de acuerdo con
lo dispuesto en la normativa aplicable. Asimismo, los interesados podrán
aportar cualquier otro documento que estimen conveniente.
• Las Administraciones no exigirán a los interesados la presentación de
documentos originales, salvo que, con carácter excepcional, la normativa
reguladora aplicable establezca lo contrario.
• Asimismo, las Administraciones Públicas no requerirán a los interesados
datos o documentos no exigidos por la normativa reguladora aplicable o
que hayan sido aportados anteriormente por el interesado a cualquier
Administración
• Excepcionalmente, cuando la relevancia del documento en el
procedimiento lo exija o existan dudas derivadas de la calidad de la copia,
las Administraciones podrán solicitar de manera motivada el cotejo de las
copias aportadas por el interesado, para lo que podrán requerir la
exhibición del documento o de la información original.
• Los interesados se responsabilizarán de la veracidad de los documentos
que presenten.