AQUI ENCONTRARAS LA EXPLICACION SOBRE LA DISTRIBUCCION QUE TIENEN LOS DOCUMENTOS INTERNOS,EXTERNOS Y ENVIADOS DE UNA ORGANIZACION.

2.  Actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario.
(acuerdo 027 del 2006)

3.  Decreto 229 de 1995, sobre servicios
postales y sus resoluciones reglamentarias.
 Decreto 2150 de 1995
 Artículo 25. Utilización del correo para el
envío de información.
 Acuerdo 060 de 2001.
 Artículo 3. Centralización de los servicios
de distribución de las comunicaciones
oficiales.

4. La distribución se relaciona con el flujo de los
documentos al interior y al exterior de la
entidad. Sin interesar el medio de distribución
de los documentos, se debe contar con
mecanismos de control y verificación de
recepción y envío de los mismos.
En este proceso se distinguen actividades
como:

5. Cada proceso hace llegar los documentos o
paquetes al Proceso de Gestión Documental; donde
se diligencia el FGT-11 “Envíos Nacionales e
Internacionales”; seguidamente, se diligencia la
guía de la empresa de envíos que se va a utilizar
para su envío. Luego se notifica a los respectivos
procesos mediante copia de la comunicación
enviada que tiene impreso el sello de
Administración de Documentos con el día la hora y
el número de guía asignado, devolviéndolo en el
FGT- 01 “Radicación, Distribución y Control de
Documentos Internos”

6.  Para realizar el proceso de distribución, se
debe tener en cuenta el control de
cumplimiento de los requisitos del
documento. Gestión del correo tradicional:
Normal, certificado, especial. Control y firma
de guías y planillas de entrega. Control de
devoluciones. Organización mensajería
externa. Registro de control de envío de
documentos. Contratación de empresas
especializadas en mensajería.

7.  Identificación de dependencias destinatarias de
acuerdo a la competencia.
 Clasificación de las comunicaciones.
 Organización de documentos en carpetas,
buzones o casilleros.
 Enrutamiento de documentos a dependencia
competente.
 Reasignación de documentos mal
direccionados.
 Registro de control de entrega de documentos
recibidos.

8. El mensajero procede a la distribución de los
documentos internos una vez se haya
diligenciado el FGT-01 “Radicación,
Distribución y Control de Documentos
Internos”.
 Identificación de dependencias.
 Enrutamiento de documentos a dependencia
competente.
 Registro de control de entrega de
documentos internos.

9. Definición de medios de distribución: personal, fax, correo
tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en
línea, página web, otros.
Control del cumplimiento de requisitos del documento.
 Métodos de empaque y embalaje.
 Peso y porteo de documentos.
 Gestión del correo tradicional: Normal, certificado,
especial.
 Control y firma de guías y planillas de entrega.
 Control de devoluciones.
 Organización mensajería externa.
 Registro de control de envío de documentos.

11. Responsable de transporte
 Planificación de la distribución y selección de la ruta
 Evaluación y propuesta de distintos proveedores de transporte y
valoración de otras opciones de distribución
 Comprobación del informe de viaje y comprobantes en busca de
firmas
Conductor
 Recogida y firma de recepción del comprobante
 Cubrir la Hoja de Ruta
 Verificación de la carga y su disposición
Responsable Administración
 Redacción y elaboración del contrato
 Recepción y archivo de documentos de control, como hoja de
rutas y comprobantes
Gerencia
 Visto Bueno a la planificación de la distribución

12. La optimización de las rutas de transporte consiste en reducir costes,
kilometrajes, horas de trabajo y cantidad de vehículos utilizados teniendo en
cuenta las reglas de negocio, restricciones operativas de la organización y
nivel de servicio deseado.
El Responsable de transporte, planificará la distribución en base a objetivos y
estrategias de eficacia y eficiencia, contando con el visto bueno de la
Gerencia, o en su defecto, de un representante de la misma.
Los objetivos que se persiguen con la optimización de las rutas de transporte
son:
 Mejora del nivel de servicio al cliente.
 Optimización de las rutas de transporte reduciendo el coste logístico.

13.  Garantizar los plazos de carga y de entrega.
 Asegurar el respeto de las restricciones operativas,
reglas de negocio y de calidad.
 Para esto influyen los siguientes aspectos:
 Transporte propio o subcontratado.
 Tipología del cliente. Hay que tener en cuenta el
lugar específico de ubicación del cliente con el fin de
tener en cuenta restricciones en la descarga como:
 Impedimento de acceso con trayler.
 Restricción en horarios de descarga.
 Medios de descarga disponibles en origen y destino.
 Costes asociados a la elección.
 Características del medio de transporte: Las
características del vehículo condicionan la operación
de transporte.