Administración empresas. María Eugenia Riquelme.

Administración de empresas
Autor: Maria Eugenia Riquelme
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Presentación del curso
Con este curso vas a conocer las herramientas básicas de la administración de las
empresas. Las estrategias que se utilizan, las políticas, los procedimientos y las
reglas que tienen que seguir y, sobretodo, la metodología.
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1. Introducción
Las empresas necesitan ponerse en funcionamiento, para que cumplan su objetivo,
una empresa por si sola no funciona, necesita de personas que la muevan, llámense
empresarios o trabajadores, así como también necesita de recursos, esta tarea le
corresponde a la administración.
El como unir o mezclar los recursos es tarea de la administración, entendiéndose
por tal, "lograr un objetivo predefinido mediante el esfuerzo colectivo". En ésta
sencilla definición se señala el resultado final y no los medios que se ponen en
práctica , ya que éstos requieren de actividades fundamentales que constituyen el
llamado PROCESO ADMINISTRATIVO.
Como actividad concreta, las funciones básicas del proceso administrativo son:
Planificación, Organización, Dirección y Control.
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2. ¿Qué es la Planificación?
Es una función básica de la administración que tiene como misión determinar: ¿Qué
debe hacerse?, ¿Quién debe hacerlo? y ¿Dónde, cuándo y cómo debe hacerse? para
lograr los mejores resultados, en el tiempo apropiado y de acuerdo con los recursos
que se dispone.
Para planificar el administrador debe escudriñar en un futuro caracterizado por la
incertidumbre, a fin de obtener un conocimiento o una visión lo más aproximada
posible de lo que sucederá en ese futuro, para luego definir los planes de acción
que sean necesarios para alcanzar los resultados que se desean.
La planificación implica un proceso consciente de estudio y selección del mejor
curso de acción a seguir, frente a una variedad de alternativas posibles y factibles de
acuerdo a los recursos disponibles.
La actividad de planificar abarca un amplio campo de decisiones que incluye: la
definición de un objetivo, la materialización de un plan y programa, la fijación de
políticas, la determinación de normas y procedimientos, todos necesarios para el
desarrollo eficiente de las operaciones de la empresa y del logro de sus objetivos
En consecuencia se puede definir la planificación como la concepción anticipada de
una actividad de acuerdo a una evaluación racional entre fines y medios. Se dice
también, que la planificación es prever el futuro.
La planificación tiene como objetivo o fin último la eliminación al máximo de los
imprevistos, es decir, lograr los objetivos y metas de la empresa con el máximo de
ventajas, el mínimo de desventajas, el mínimo de riesgos y optimizando al máximo
el uso de los recursos humanos, materiales y financieros con que cuenta la empresa.
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3. Tipos de Planes
1 Tipos de Planes
La planificación se manifiesta a través de distintos tipos de planes, lo normal es usar
más un tipo de plan, ya que tienen distintos grados de complejidad y de detalle,
además que se complementan entre sí, entre los planes más comunes y que deben
ser herramientas indispensables en toda empresa son:
1.1 Objetivos
Los Objetivos o metas son los fines hacia los cuales se dirige la actividad.
Representan, no sólo la finalidad de la planificación, sino que también el fin hacia el
cual se encaminan las otras etapas del proceso administrativo.
Los objetivos constituyen la forma más básica de planificación. Estos objetivos
deben ser cuantificables o medibles, no basta para una empresa decir: "mi objetivo
es aumentar las utilidades", se debe determinar en cuanto se quiere aumentar estas
utilidades, a modo de ejemplo, si un empresario obtiene actualmente $ 1.000.000,-
mensuales de utilidades, al definir sus objetivos futuros, éstos debieran plantearse
como: "Aumentar en un 50% las utilidades", es decir, el nuevo objetivo sería de $
1.500.000,-, también podría plantearse como objetivos una utilidad mensual de $
2.000.000,- o de $ 1.400.000,-.
De ésta forma el cumplimiento de los objetivos puede medirse o evaluarse, en todo
caso, éstos objetivos deben estar en relación a la realidad productiva de la empresa,
ya que si actualmente la empresa tiene utilidades de $ 1.000.000,- mensual, no se
puede pretender aumentar la meta a $ 10.000.000,- para el mes siguiente, se
deben fijar metas de crecimiento a corto plazo, para alcanzar objetivos mayores en
el mediano y largo plazo.
En la empresa existen también diferentes metas u objetivos que contribuyen a
alcanzar los objetivos generales. A modo de ejemplo, si el objetivo general de una
empresa es obtener un $ 1.500.000,- de utilidades mensualmente, para la unidad
de producción el objetivo o meta será producir la cantidad suficiente de un
determinado artículo o producto con los requisitos de calidad, diseño y costo
previamente definidos, de tal forma que la empresa pueda lograr sus metas
generales.
Estos objetivos son coherentes entre si, pero difieren en la medida que la unidad de
producción por sí sola no puede asegurar el logro de los objetivos generales de la
empresa, se requiere que la unidad de ventas contribuya también con sus propias
metas de venta.
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4. Estrategias
1.2 Estrategias
Representan conceptos globales del funcionamiento de una empresa. Comprenden
un programa general de acción y un despliegue implícito de tareas y recursos para
obtener objetivos amplios.
En términos generales se puede definir como el resultado del proceso de decidir
sobre objetivos de la organización, sobre cambios de objetivos, sobre los recursos
usados para obtenerlos y las políticas que deben gobernar la adquisición, uso y
disposición de esos recursos.
Como estrategia se puede definir también , la determinación de los propósitos
fundamentales a largo plazo, es decir, los objetivos de la empresa en el largo plazo,
la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para
alcanzar esos objetivos.
A modo de ejemplo, para una empresa que produce envases, la estrategia podría
ser: "Incrementar las utilidades en un 30% anual, a través de la producción de
envases de cartón reciclado, reemplazando los actuales envases plásticos, y
comercializar directamente los productos a los usuarios o clientes finales sin utilizar
distribuidores".
Como se puede observar la estrategia es determinar y comunicar, a través de un
sistema de objetivos y políticas mayores una descripción del tipo de empresa que se
desea. Muestra una dirección, unificada e involucra un despliegue de recursos, no
debe delinear exactamente como debe cumplir la empresa con sus objetivos, pero si
debe ser una referencia útil para guiar el pensamiento y la acción de todos sus
integrantes.
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5. Políticas
1.3 Políticas
Son también planes en el sentido que son principios generales o maneras de
comprender, que guían y canalizan el pensamiento y la acción en la toma de
decisiones.
Delimitan un área dentro de la cual debe decidirse y aseguran que las decisiones
sean consistentes y contribuyan al logro de los objetivos o metas de la empresa.
Las políticas tienden a determinar de antemano las aspiraciones, evitando los
análisis repetidos y a dar una estructura unificada a otro tipo de planes, permitiendo
a los administradores delegar autoridad sin perder el control.
A modo de ejemplo, políticas en una empresa serían:
n Competir sobre la base de precios y calidad
n Comprar al precio más bajo de tres oferentes calificados.
n Proteger el medio ambiente, tanto en los sistemas de producción como en los
materiales utilizados
Se debe tener presente, que las políticas guían el pensamiento en la toma de
decisiones, y deben dejar margen para juzgar a discreción, en caso contrario serían
reglas.
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6. Procedimientos
1.4 Procedimientos
Son planes porque establecen un método habitual de manejar actividades futuras.
Los procedimientos detallan la forma exacta bajo las cuales ciertas operaciones o
actividades deben cumplirse. En esencia, conforman una secuencia cronológica de
las acciones requeridas.
Los procedimientos describen en forma detallada y cronológica la forma como
deben desarrollarse las actividades de la empresa, participan todos los niveles y
suelen ser rígidas en los niveles más bajos del personal y más flexibles en los
niveles ejecutivos de la organización, ya que en los niveles menores se requieren
controles más estrictos.
Los procedimientos, entre otros, tienen como objetivo entregar pautas de acción en
los trabajos rutinarios y repetitivos, logrando con esto obtener mayor eficiencia,
puesto que las actividades se ordenan de un solo modo.
Habitualmente los procedimientos suelen traspasar las líneas departamentales, ya
que involucran actividades de distintas unidades de la organización.
A modo de ejemplo, un procedimiento de administración de caja chica por parte de
la secretaria del área de ventas sería:
* La secretaria de ventas solicitará a la Unidad de Finanzas, a través de un
memorándum, la emisión de un cheque para caja chica.
* En base al memorándum el Jefe de Finanzas dispondrá la emisión de un cheque
hasta por un valor de $ 50.000,-
* El encargado de la cuenta corriente bancaria emitirá el cheque y el comprobante
de egreso (original y tres copias) y los entregará al Jefe de Finanzas para su
aprobación.
* Una vez aprobado, entregará el cheque y una copia del comprobante de egreso a
la secretaria de ventas, previa firma de recepción conforme en el original y primera
copia.
* Hecho lo anterior, remitirá a contabilidad el comprobante de egreso...............
En resumen los procedimientos establecen la secuencia en el tiempo de cada una de
las tareas que deben realizarse en cada operación o transacción de la empresa,
considerando que debe anticiparse a todos los hechos posibles que puedan ocurrir
en el transcurso de las mismas, es decir, deben presentar alternativas de solución
frente a diversos acontecimientos que influyan en el desarrollo normal de
actividades.
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7. Reglas
1.5 Reglas
Son planes, ya que establecen cursos de acción constituyéndose en la forma más
simple de un plan.
Una regla ordena que se realice o no una acción específica y definida con respecto a
una situación. A menudo las reglas se confunden con las políticas, ya que también
incluyen guías de acción y de pensamiento, pero no dejan margen a las decisiones.
Una regla puede ser o no parte de un procedimiento. A modo de ejemplo, se pueden
mencionar las siguientes reglas:
n Prohibido fumar en las áreas de producción. (Esta regla no forma parte de ningún
procedimiento)
n Todas las órdenes de compra deben ser aprobadas por el Gerente de
Adquisiciones. (Esta regla forma parte del procedimiento de compras).
Por otra parte, tanto las reglas como los procedimientos, restringen el área de
decisiones en su aplicación, ya que indican lo que puede o no puede hacerse, y
como debe hacerse, limitando las acciones a tareas específicas.
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8. Programas
1.6 Programas
Es un complejo de políticas, procedimientos, reglas, asignación de funciones, de
recursos y otros elementos necesarios para seguir un curso de acción determinado.
Los programas son un tipo de planificación generalizada, que tiene por objeto
definir un plan de acción completa para dar cumplimiento a los objetivos definidos y
a la estrategia establecida por la empresa.
Existen diversos tipos de programas dentro de la empresa, algunos son
generalizados de acuerdo al objetivo de ella, otros son más específicos, porque
están definidos para actividades especificas. En el caso de los programas generales,
se podría mencionar el siguiente ejemplo: Si el objetivo de la empresa es
incrementar las utilidades en 50% en un plazo de seis meses, el programa de trabajo
podría ser:
n El departamento de producción deberá estudiar y analizar la capacidad productiva
de la empresa a fin de dar cumplimiento a los requerimientos de productos para las
nuevas metas de venta, para ello deberá:
o reorganizar turnos de trabajo, si el actual sistema no permite incrementar la
producción.
o coordinar con la Unidad de Compras el abastecimiento oportuno de materias
primas para las nuevas necesidades de producción.
n Por su parte el departamento de ventas deberá preparar un plan de incentivos al
personal de su área con el fin de motivar el incremento de las ventas. En caso
necesario requerirá del Departamento de Personal la contratación de un staff
adicional de vendedores, procurando coordinar oportunamente el programa de
capacitación.
n El departamento de Ventas preparará un estudio del mercado, con el fin de
determinar las posibilidades de acceso a nuevos clientes, reorientando los diseños
de los productos y envases en conjunto con el departamento de producción si fuera
necesario, además, .....
Para el caso de un programa especifico, a modo de ejemplo, un programa de control
de Caja sería:
n Preséntese en la unidad de Finanzas y proceda a realizar un arqueo al cajero de los
fondos disponibles, tanto en efectivo como en documentos. (En algunos casos se
podría indicar, fecha, hora y persona que debe realizar el control).
n Solicite los registros de Caja y determine el saldo al momento del arqueo. Deje
constancia si el registro de caja no se encuentra actualizado.
n Registre en sus papeles de trabajo el saldo determinado según el registro de caja,
el arqueo físico efectuado, el último documento emitido, verifique, además, el
primer documento en blanco y que se cumpla el correlativo.
n Durante el arqueo físico debe registrar en sus papeles de trabajo el detalle de los
valores controlados, preocúpese, además, ....................
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9. Presupuestos
1.7 Presupuestos
Son también una forma de planificación y representan la expresión de los objetivos
en términos numéricos. El presupuesto puede expresarse en dinero, horas hombre
de trabajo, horas máquina de producción, unidades de producción, o cualquier otro
término numérico mensurable.
Un presupuesto puede referirse a uno o más tipos de operaciones, como son:
Presupuestos de Gastos, Presupuestos de Inversión, Presupuestos de Caja,
Presupuestos de Venta, Presupuestos de Producción, Presupuestos de Compras,
entre otros.
Los presupuestos son también un instrumento de control, ya que permiten medir
con certeza el cumplimiento de los resultados esperados.
Para algunos administradores, los presupuestos no forman parte del tipo o conjunto
de planes, sino que son una herramienta de la planificación, como lo son también
las cartas Gantt y Pert.
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10. Metodología de Planificación I
Se presentan en este ítem dos procedimientos, etapas o pasos para realizar la
planificación. El grado de desarrollo en cualquiera de los procedimientos dependerá
de la envergadura del problema o tema a planificar.
De este punto de vista se debe tener en cuenta la relación costo beneficio al
momento de planificar, ya que no se puede invertir $ 100,- en tiempo de personal y
recursos para planificar actividades que reportarán utilidades sólo por $ 10,-, pero
si se debe invertir los mismos $ 100,- en planificar actividades que reportarán
millones en utilidades.
Por otra parte se debe tener en cuenta que cualquier actividad que se desarrolle, o
se piense desarrollar en el futuro, ya sea de índole personal, profesional, comercial,
ideológica u otra, siempre lleva implícita la metodología de planificación que se
describe en este ítem, aunque sea una actividad mental inconsciente. Esto significa
que todos planificamos y a cada momento de nuestra vida.
a) Metodologia 1
Los pasos que involucra ésta metodología son:
Reconocimiento del problema :
Significa establecer claramente la oportunidad, magnitud y consideración del
problema en función del cual vamos a planificar.
Etapa de Investigación
Consiste en la recopilación de antecedentes e información sobre el problema en
cuestión. Toma hechos presentes y pasados y los analiza.
Diagnóstico
Consiste en analizar la información recopilada para determinar los objetivos de la
planificación. El diagnóstico ordena y analiza las características del problema y
plantea los objetivos o metas finales a alcanzar.
Pronóstico
Establece una proyección hacia el futuro de las variables estudiadas en el diagnóstico
Definición de metas cuantificables
Esta etapa consiste en establecer objetivos específicos, cuantificables que permitan
cumplir el objetivo principal determinado en el diagnóstico.
Alternativas de acción
Establece todos los caminos posibles y factibles de utilizar, conducentes a lograr los
objetivos, en esta etapa se debe utilizar al máximo la imaginación en busca de las
alternativas, se deben considerar todas las opciones, ya que la decisión y la solución
puede estar incluso en aquellas alternativas que resulten absurdas o ridiculas en un
principio.
Evaluación de alternativas
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Es medir y evaluar cada alternativa en términoscomparativos, asignando costos
ytiempos, determinando oportunidades, recursos y elementos en relación al
cumplimiento de los objetivos, se debe tratar de proyectar el comportamiento de
cada alternativa al problema u objetivo que se planifica.
Selección de una alternativa
Esta etapa consiste en decidir la mejor alternativa para lograr los objetivos
determinados, considerando la evaluación anterior y los estudios de factibilidades.
Formulación del plan central
Consiste en plantear la planificación a través de estrategias, políticas,
procedimientos, programas y otros medios conducentes al objetivo.
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11. Metodología de Planificación II
b) Metodología 2.
Los pasos que involucra ésta metodología son:
Determinación de objetivos o metas
Consiste en determinar las metas finales de lo que se desea alcanzar o resolver. La
determinación de objetivos fija el énfasis principal de planes a establecer para el
futuro.
Establecer premisas básicas
En ésta etapa se deben establecer las premisas o supuestos básicos, que permitan
pronosticar el comportamiento de la planificación y básicamente de los objetivos.
Identificar opciones
Se debe investigar vías alternativas de acción especialmente de las que no son
factibles a simple vista. Con frecuencia una alternativa que no era la más obvia en
una primera instancia resulta ser la mejor.
Comparar las opciones con las alternativas
El problema en ésta etapa es reducir las alternativas para analizar las mejores.
A través de la evaluación de las opciones o alternativas de acción se debe
determinar cual o cuales de ellas logran alcanzar mejor los objetivos. En esta etapa
se consideran los recursos disponibles en relación a los objetivos y a las
oportunidades.
Selección de una alternativa
En ésta etapa se debe elegir la mejor y la más factible alternativa. Es el punto donde
se adoptan las decisiones.
Formular planes de apoyo
En éste punto se deben elaborar los procedimientos, políticas, programas,
estrategias y otros que sustentan la planificación, elaborando además los
presupuestos que permitan controlar los resultados finales.
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