Este documento presenta varios temas relacionados con la planeación de proyectos. Explica la importancia de la planeación y describe herramientas como la estructura de división del trabajo, la matriz de responsabilidades, el desarrollo de redes de planificación y diagramas de Gantt. También discute conceptos como la definición de actividades, principios básicos de redes y el uso de actividades ficticias.

1. Capitulo 9
PLANEACION
Fuente: Gido-Clements
EQUIPO: 4
García Cruz Joaquín
Gonzales Pitalua Julián Luis
Rodríguez Baltazar David Antón

2. Filosofía de la Planeación
La planeación es una parte esencial de la
administración de proyectos. Sin un plan
efectivo, la posibilidad de fracaso
aumenta mucho para cualquier
proyecto.
En esencia, el plan es un mapa que
muestra como ir desde donde uno se
encuentra en la actualidad hasta donde
se quiere estar. Sin él, es probable que
no se terminara donde se desea llegar.

3. Para ayudar a superar este problema, Andrew
Smith, director de calidad de Delta Catalytic
Corporation, en Calgary, Alberta, preparo lo que
el denomina quot;Treinta Pepitas De Sabiduríaquot; que
pueden ayudar a mejorar todo el proceso de
planeación. Entre las pepitas se encuentran las
siguientes:
 La esencia de la planeación es detenerse y
pensar antes de iniciar real-mente un proyecto,
con el fin de estudiar c6mo se puede hacer
mejor.
 Concentrarse en el trabajo, no en si hará que
uno se vera bien o mal.
 Al enfrentarse a un problema, siempre pregunte
como lo manejo antes la compañia, con el fin
de obtener algunos conocimientos.

4. Evite la tendencia a ser exageradamente optimista,

en especial en la fase inicial del proyecto si piensa
que en realidad el proyecto necesitara un mes mas,
dígalo así.
Confirme la validez del plan del proyecto con aquellos

que participan en el mismo si hay algún desacuerdo,
resuélvalo antes de seguir adelante.
Conviértase en un experto en convocar reuniones

sobre el proyecto, en particular para propósitos de
planeación.
No dependa solamente de una gráfica para

comunicar su plan del proyecto incluya una breve
descripción.
Siempre mire hacia adelante y haga esto con su

equipo de proyectos.

5. Mejores Planes de Proyectos
Wilson Mar, que trabaja con un consorcio de
expertos en administración de proyectos y que
fue de los primeros en utilizar las herramientas
y técnicas para analizar, diseñar y comunicar
los planes de proyectos.
Una de las sugerencias que hace el para mejorar
los planes de proyectos, es hacer participar
íntimamente al equipo en el proceso de
planeación al hacer que los trabajadores
estimen la duración de su propio trabajo,
porque ellos son los que lo conocen mejor.

6. Otra sugerencia es aceptar que en ocasiones
se tienen que revisar los planes y que no
deben ser quot;fijados en concretoquot;, puesto que
eso no refleja el mundo real. Mar insiste en
el hecho de que en los planes debe existir
honestidad y franqueza, y recomienda que
las descripciones de lo que se necesita
lograr se basen en el valor que se añade,
como quot;producir una relación de ideasquot;,
quot;identificar las preocupaciones de la
administraciónquot; e quot;incorporar
retroalimentaciónquot;.

7. La planeación es la disposición sistemática de
tareas para el logro de un objetivo. El plan
establece lo que se necesita lograr y como
se debe lograr. El plan se convierte en un
punto de referencia contra el cual se puede
comparar el avance real; después, si
ocurren desviaciones, es posible llevar a
cabo la acción correctiva.
Es importante que las personas que
participaran en la realización del trabajo
colaboren también en su planeación.

8. Objetivo del proyecto
El primer paso en el proceso de planeación es
definir el objetivo del proyecto el resultado
esperado o el producto final. Este se tiene que
fijar con claridad y es necesario que se
acuerde entre el cliente y la organización o el
contratista que realizara el proyecto.
En el caso de un proyecto es usual que el
objetivo se defina en términos de alcance,
programa y costo requiere terminar el trabajo
dentro del presupuesto y en un tiempo
determinado.

9. Las especificaciones y los pianos proporcionan los
detalles en cuanto al alcance del trabajo que él
contratista está de acuerdo en realizar. Por lo
tanto, no deben producirse desacuerdos sobre si
el arreglo de los jardines y el alfombrado deben
estar incluidos o sobre el tamaño de la puerta de
entrada, el color de la pintura de los dormitorios,
o el estilo de los equipos de iluminación todo
esto debe estar expresado con claridad en las
especificaciones.
Idealmente el objetivo del proyecto debe ser claro y
conciso al inicio del proyecto. Sin embargo, en
ocasiones es necesario modificarlo según se
avanza.

10. Estructura De División Del
Trabajo (EDT)
Una vez que se ha decidido el objetivo del
proyecto, el paso siguiente es determinar qué
elementos o actividades del trabajo son
necesarias de realizar para lograrlo. Esto
requiere elaborar una relación de todas las
actividades. Hay dos enfoques para preparar
esta relación. Uno es hacer que el equipo del
proyecto prepare la relación de actividades
mediante una quot;tormenta de ideasquot;. Este
enfoque es apropiado para proyectos
pequeños; sin embargo, para proyectos mas
complejos, es difícil desarrollar una lista amplia
de actividades sin olvidar algunas partidas.

11. La EDT divide un proyecto en piezas o
partidas manejables para ayudar a asegurar
que se identifiquen todos los elementos que
se necesiten para completar el alcance del
trabajo del proyecto. Es un árbol jerárquico
de partidas de trabajo que lograra o
producirá el equipo durante el proyecto.
En la siguiente figura se presenta un ejemplo
de una EDT para el festival de una ciudad.
La estructura grafica subdivide el proyecto
en piezas mas pequeñas denominadas
partidas de trabajo. No todas las ramas de
EDT han sido divididas al mismo nivel.

12. Estructura de la división del trabajo:

14. Matriz De Responsabilidades
La matriz de responsabilidades es un método
utilizado para mostrar, en un formato tabular,
las personas que tienen la responsabilidad de
realizar las partidas de trabajo en una EDT. Es
una herramienta útil porque además muestra
el papel de cada persona en respaldar el
proyecto global.
Es una buena idea mostrar solo una persona
como el líder, o principal responsable de cada
partida de trabajo. El nombrar a dos personas
como copresidentes aumenta el riesgo de que
cierto trabajo quot;quedara sin hacersequot; porque
cada persona supone que la otra lo hará.

15. Definición de actividades
Como se observo antes, mediante la
tormenta de ideas del equipo se puede
elaborar una relación de actividades
especificas, detalladas, necesarias para
realizar el proyecto global, en particular en
proyectos pequeños. Sin embargo, para
aquellos en los que se usa una estructura
de división del trabajo, la persona o el
equipo responsable de cada tarea puede
definir las actividades individuales. Una
actividad es una pieza de trabajo
establecida que requiere de tiempo.

16. En la siguiente figura, los puestos de juegos, se
pueden identificar las ocho siguientes
actividades:
 Diseñar los puestos.
 Especificar los materiales.
 Comprar los materiales.
 Construir los puestos.
 Pintar los puestos.
 Desmontar los puestos.
 Llevar los puestos hasta la ubicacion del
festival y volver a montarlos.
 Desmontar los puestos y guardarlos en el
almacén.

17. FIGURA . Matriz de responsabilidades para el
proyecto del festival

18. Desarrollo de la red del plan
La planeación en redes es una técnica útil para la
planeación, programación y el control de proyectos,
que consiste en muchas actividades
interrelacionadas.
En los años cincuenta se desarrollaron dos técnicas
de planeación en redes, la técnica de Evaluación Y
Revisión De Programas (—PERT—) y el Método
de la Ruta Critica (—MRC—). Desde esa época
han surgido otras formas de planeación en redes,
como el Método De Diagramas De Precedencias
(MDP), y la Técnica De Evaluación Y Revisión
Grafica (TERG). Todas hacen uso de un diagrama
de red para mostrar el flujo consecutivo y las
interrelaciones de actividades.

19. Con frecuencia, a las técnicas de planeación
de redes se las compara con una
herramienta algo mas familiar, conocida
como la grafica de Gantt, en ocasiones
denominada grafica de barras. Esta es la
herramienta de planeación y programación
mas antigua, desarrollada a principios de
siglo; sin embargo, sigue siendo muy
popular, principalmente por su sencillez.
En las graficas de Gantt la programación de
las actividades ocurre en forma simultanea
con su planeación.

20. Grafica Gantt para el proyecto de estudio
del mercado de consumidores

21. Principios de la red
Hay algunos principios básicos que se tienen que comprender y

seguir al preparar un diagrama de red. También hay diferentes
formatos que se pueden usar para dibujar el diagrama. Un formato
es la actividad en el cuadro (AEC), conocido también como
actividad en el nodo (AEN), y otro formato mas es la actividad en
la flecha (AEF).
Actividad En El Cuadro (Aec)
En el formato de AEC, cada actividad esta representada por un

cuadro en el diagra-ma de red y la descripción de cada una se
escribe dentro del cuadro, como se muestra a continuacion.
Las actividades requieren de tiempo y con frecuencia su

descripcion se inicia con un verbo. Cada una esta representada
por un cuadro y solo por uno. Ademas, a cada cuadro se le asigna
un numero de actividad unico. En el ejemplo anterior, a quot;Obtener
voluntariosquot; se le ha dado el numero de actividad 7.
Ciertas actividades se tienen que realizar en un orden escalonado.

Por ejem-plo, como se muestra a continuacion, solo despues de
que se haya terminado quot;Lavar automovilquot;, se puede iniciar quot;Secar
automovilquot;.

23. Algunas actividades se pueden realizar concurrentemente.

Por ejemplo, como se muestra a continuacion, quot;Obtener
voluntariosquot; y quot;Comprar materialesquot; se pue-den hacer al
mismo tiempo; una vez que se han terminado ambas, se
puede iniciar quot;Construir el puestoquot;. En forma similar,
cuando se concluye quot;Pintar el puestoquot; se puede iniciar y
trabajar en forma simultanea ambas actividades
quot;Desmontar el pues-toquot; y quot;Limpiarquot;.

24. Actividad En La Flecha (Aef)
En el formato de AEF la actividad esta representada por
una flecha en el diagrama de red y la descripcion de
la actividad se escribe encima de la flecha, como se
muestra a continuaci6n.
Recopilación de información
Cada actividad estaquot; representada por una flecha y solo
por una flecha. La cola de la flecha senala el inicio
de la actividad y la cabeza representa su
terminacion. El largo y el alcance de la flecha de
ninguna forma senalan la duracion o la impor-tancia
de la actividad (a diferencia de la situacion en la
grafica de Gantt, en la que el largo de la linea o la
barra senala la duracion).

25. ACTIVIDADES FICTICIAS
En el formato de actividad en la flecha, hay un tipo especial de actividad
conocido como actividad ficticia, con tiempo cero y representada por
una flecha discontinua en el diagrama de red. Estas se usan solo con el
formato de actividad en la flecha y son necesarias por dos razones: para
ayudar en la identificación única de actividades y para mostrar ciertas
relaciones de precedencias, que de lo contrario no se podn'an
presentar.
En el dibujo del diagrama de red de actividad en la flecha hay dos reglas
basicas con relacion a la identificacion unica de actividades:
Cada evento (circulo) en el diagrama de red debe tener un numero de
evento linico —es decir, dos eventos en el diagrama de red no pueden
tener el mismo numero.
Cada actividad necesita tener una combinacion unica de numeros de
eventos precedentes y sucesores.
Ambas actividades A y B que se presentan a continuacion tienen la
combina-cion de numeros de eventos predecesor—sucesor 1-2. Esto no
se permite en un diagrama de red AEF, porque, si alguien se refiriera a
la actividad 1-2, no serfa posible conocer si se trata de la actividad A o
de la B.