2. 2014 2 planificación proceso selección

Alvaro Herrera Murgueitio Santiago de Cali, octubre 2014
Especialización en Gerencia del Talento Humano Módulo Selección de Personal Basada en Competencias
Especialización en
Gerencia delTalento Humano
Módulo
Selección de Personal Basada en Competencias

Módulo
2.
PLANIFICACIÓN DEL PROCESO
DE SELECCIÓN

Actividades específicas
del proceso de
incorporación
Planificación del Proceso de Selección

PROCESO DE INCORPORACIÓN
Planear
Hacer
Verificar
Actuar
Reclutamiento Selección Vinculación
• Requerimiento
• Umbral competencias
• Canales de atracción
• Criterios clasificación
HV
• Escogencia evaluadores
• Definición técnicas de
evaluación
• Diseño instrumentos
evaluación
• Criterios y documentos
a exigir en contratación
• Diseño programas de
inducción y
socialización
• Banco de postulantes
• Convocatoria
• Recibir postulaciones
• Verificación requisitos
• Clasificación candidatos
• Listado de candidatos
• Evaluación candidatos
• Consolidado de
resultados
• Análisis de resultados
• Decisión de
contratación
• Negociación
• Legalización (contrato -
SS)
• Expediente personal
• Inducción
• Socialización
Aplicación de indicadores (índices)
Aplicación de correctivos, acciones preventivas y correctivas
Sistema de evaluación, seguimiento y mejora (indicadores)

Perfil de competencias
del cargo

ALISTAMIENTO
I M P L E M E N T A C I Ó N
M A N T E N I M I E N T O
DIAGNÓSTICO
Fase I.
Identificación
Competencias
Fase II.
Perfiles de
cargos
Fase III.
Formulación
PIM
Fase IV.
Diseño
Evaluación
Competencias
Fase V.
Documentación
Proceso
Selección de
Personal por
Competencias
Remuneración
Basada en
Competencias
Gestión del
Desempeño por
Competencias
PREPARACIÓN

Competencias
Organizacionales
Competencias
de Rol
Competencias
Específicas
Diccionario de
competencias
Diagnóstico
de Brechas
Concertación
PIM
Consolidación -
PMCD
Diseño
Instrumentos de
evaluación
Elaboración
Perfiles
Cargos
Documentación
necesidades de
mejoramiento
PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN
Matriz de
competencias
Fase I.
Identificación
Competencias
Fase II.
Perfiles de
cargos
Fase III.
Formulación
PIM
Fase IV.
Evaluación
Competencias
Fase V.
Documentación
Proceso
Levantamiento
Proceso
Estandarización
Procedimientos
Elaboración
Manual
Definición
Técnicas e
instrumentos
de evaluación
Generación de
expectativas
Presentación formal
del modelo
Información amplia
y dosificada
Información
continua
C O M U N I C A C I Ó N

Competencias
Organizacionales
Competencias
de Rol
Competencias
Específicas
Fase I.
Identificación
Competencias
Generación de
expectativas
del modelo
Información amplia
y dosificada
Información
continua
Identificación de
competencias
comportamentales

Competencias Comportamentales Comunes
a todos los Servidores Públicos
Artículo 7º. Decreto No. 2539 de 22 de julio de 2005
Nombre Definición
Orientación a
Resultados
Realizar las funciones y cumplir los compromisos organizacionales
con eficacia y calidad.
Orientación al
Usuario y al
Ciudadano
Dirigir las decisiones y acciones a la satisfacción de las necesidades
e intereses de los usuarios internos y externos, de conformidad con
las responsabilidades públicas asignadas a la entidad.
Transparencia
Hace uso responsable y claro de los recursos públicos, eliminando
cualquier discrecionalidad indebida en su utilización y garantizar el
acceso a la información gubernamental.
Compromiso con
la organización
Alinear el propio comportamiento a las necesidades, prioridades y
metas organizacionales.

Nivel Directivo
Nivel Asesor
Nivel Profesional
con personal a cargo - sin personal a cargo
Nivel Técnico
Nivel Asistencial
Competencias Comportamentales
por Nivel Jerárquico
Artículo 8º. Decreto No. 2539 de 22 De Julio De 2005

Nivel Directivo
Nivel Asesor
Nivel Profesional
Nivel Técnico
Nivel Asistencial
Artículo 8º
Decreto No. 2539
del 22 de julio de 2005
Liderazgo, Planeación, Toma de Decisiones,
Dirección y Desarrollo de Personal,
Conocimiento del Entorno.
Experticia Profesional,
Conocimiento del Entorno,
Construcción de relaciones, iniciativa.
Experticia Técnica,
Trabajo en Equipo, Creatividad e Innovación.
Manejo de la Información, Adaptación al Cambio,
Disciplina, Relaciones Interpersonales, Colaboración.
Aprendizaje Continuo, Experticia Profesional,
Trabajo en Equipo y Colaboración, Creatividad e Innovación
(Liderazgo de Grupos de Trabajo, Toma de Decisiones)

Competencias
Organizacionales
Competencias
de Rol
Competencias
Específicas
Fase I.
Identificación
Competencias
Generación de
expectativas
del modelo
Información amplia
y dosificada
Información
continua
Identificación de competencias
organizacionales

Actividad - Ejercicio Integrador
Identificación de
Competencias Organizacionales

COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
- Método Cualitativo -
DISCUSIÓN
Trabajo en
pequeños
grupos
Discusión en
grupos
PROPUESTA Y
ARGUMENTACIÓN
Propuestas de
grupos
Argumentación
CONSENSO
Discusión en
plenaria
Consenso
sobre
competencias
Análisis del
direccionamiento
estratégico

Escala de valoración:
0. No incide 1. Incidencia baja 2. Incidencia media 3. Incidencia alta
Competencias
Criterios de Valoración
Valoración
TotalVisión Misión
Obj. Estr.
1
Obj. Estr.
2
Competencias Comportamentales - Método Cuantitativo
Matriz de Calificación de Competencias

Ejemplo
Identificación Competencias
Organizacionales

Competencias
Organizacionales
Competencias
de Rol
Competencias
Específicas
Fase I.
Identificación
Competencias
Generación de
expectativas
del modelo
Información amplia
y dosificada
Información
continua
comportamentales de rol

Comportamentales de Rol
1. Definir roles (grupos de
cargos).
2. Aplicar el método “Análisis de
factores claves de éxito”
(aplicado para competencias
organizacionales)
DISCUSIÓN
Trabajo en
pequeños
grupos
Discusión en
grupos
PROPUESTA Y
ARGUMENTACIÓN
Propuestas de
grupos
Argumentación
CONSENSO
Discusión en
plenaria
Consenso sobre
competencias
Roles Verticales:
Área o Proceso
Comercial
Adminis-
trativo
Producción
- Prestación
Servicio
Roles Horizontales:
Nivel Jerárquico
Gerencial - Directivo
Supervisión
Operativo

Roles (Grupos de Cargos)
Roles Verticales:
Área o Proceso
Comercial Administrativo
Producción -
Prestación
Servicio
Roles Horizontales:
Nivel Jerárquico
Gerencial - Directivo
Supervisión
Operativo

Ejemplo
Comportamentales de Rol

Ejercicio Integrador
comportamentales de rol:
1. Definir roles organizacionales: uno horizontal y uno vertical.
2. Identificar competencias comportamentales de rol: Una para
cada rol.

Competencias
Organizacionales
Competencias
de Rol
Competencias
Específicas
Fase I.
Identificación
Competencias
Generación de
expectativas
del modelo
Información amplia
y dosificada
Información
continua
Identificación de
competencias técnicas

Competencias
Organizacionales
Competencias
de Rol
Competencias
Específicas
Fase I.
Identificación
Competencias
Generación de
expectativas
del modelo
Información amplia
y dosificada
Información
continua
técnicas de rol

Competencias
Organizacionales
Competencias
de Rol
Competencias
Específicas
Fase I.
Identificación
Competencias
Generación de
expectativas
del modelo
Información amplia
y dosificada
Información
continua
específicas

Actividad - Ejercicio Integrador
Específicas

Proceso
Clave
Proceso
Clave
Propósito
Clave
De Valor
Gerencial
Proceso
Clave
Proceso
Clave Subproceso
Subproceso
Soporte
Proceso
Clave
Proceso
Clave
Subproceso
Subproceso
Subproceso
Subproceso
Subproceso
Subproceso
Subproceso
Subproceso
Subproceso
Subproceso
C
o
m
p
e
t
e
n
c
i
a
s

Proceso
Clave
Proceso
Clave
Propósito
Clave
De Valor
Gerencial
Proceso
Clave
Proceso
Clave
Proceso
Interno
Proceso
Interno
Subproceso
Subproceso
Subproceso
Subproceso
Soporte
Proceso
Clave
Proceso
Clave
Proceso
Interno
Proceso
Interno
Proceso
Interno
Proceso
Interno
Proceso
Interno
Proceso
Interno
Proceso
Interno
Proceso
Interno
Proceso
Interno
Proceso
Interno
Subproceso
Subproceso
Subproceso
Subproceso
C
o
m
p
e
t
e
n
c
i
a
s

Ejemplo
Específicas

Identificación de competencias Específicas:
1. Definir el propósito clave de la organización.
2. Desplegarlo a los tres macroprocesos.
3. Desplegar a los procesos claves de un solo macroproceso.
4. Desplegar a los subprocesos de un solo proceso clave.

Elaboración Diccionario de Competencias
 Nombre o denominación
Palabra o palabras a utilizar para referirse a la
competencia (la menor cantidad posible).
 Definición (operativa) - Enunciado
Enunciado completo de la capacidad a que hace referencia
la competencia - Significado de la competencia.
 Descripción (Descriptores de competencias)
Criterios de desempeño o comportamientos
correspondientes a cada grado de desarrollo de la
competencia, por medio de los cuales se evalúa o
establece la situación específica en que se encuentra una
persona en relación con la competencia.
Diccionario
de
Competencias
Componentes de la competencia:

Diccionario de Competencias
Competencia:
Grado Definición Criterios de Desempeño / Comportamientos
A
Experto /
Sobresaliente
B Avanzado
C Intermedio
D Inicial
Empresa Diccionario de Competencias
Código: _____Versión: ___
Fecha: ________________

Niveles -Grados- de Competencias
Grado de
Desarrollo
Definición Descripción
A
Experto /
Sobresaliente
Persona altamente sobresaliente y que demuestra gran
pericia en las situaciones más complejas. Es referente
para otros.
B Avanzado
Demuestra dominio en la competencia (realización del
trabajo), maneja o resuelve situaciones complejas y
puede orientar y enseñar a otros.
C Intermedio
Comprende los comportamientos, conceptos y técnicas
involucrados en el trabajo y maneja o resuelve
situaciones que no comprometen gravemente los
resultados o la estabilidad del proceso.
D Inicial
Su capacidad está en proceso de desarrollo, con
frecuencia requiere apoyo para la toma de decisiones
en asuntos críticos del trabajo.

Especialización en Gerencia del Talento Humano Módulo Selección de Personal Basada en CompetenciasCOMPETENCIA ORGANIZACIONAL
Fecha ________ Versión ____
Página _____ de ____
CALIDAD: Trabajar bajo estándares y parámetros, cumpliendo con los requerimientos normativos y de partes interesadas que garanticen el
desarrollo eficiente de la razón de ser de la organización.
GRADO DEFINICIÓN CRITERIOS DE DESEMPEÑO - COMPORTAMIENTOS
A
EXPERTO /
SOBRESALIENTE
Direcciona el rumbo de la compañía enfocando esfuerzos hacia la mejora continua, creando cultura organizacional y motivando
al personal hacia la calidad en la prestación del servicio
Desarrolla estrategias basadas en las políticas organizacionales buscando de forma activa la satisfacción del cliente.
Demuestra apertura a ideas innovadoras en la solución de situaciones que se presentan
Mantiene actualizado en la mejores prácticas para ejecución de los procesos y las comparte con colegas y colaboradores, según
el caso
B
AVANZADO
Implementa modelos de calidad que permitan el logro y cumplimiento de los objetivos dándolos a conocer en la organización.
Incorpora métodos de trabajo que faciliten al equipo ejercer sus labores bajo los estándares de calidad establecidos por la
organización
Genera ideas y estrategias que aportan a la solución efectiva de problemas actuales y potenciales
Define pasos lógicos y sistemáticos en los procesos para que se actualicen y desarrollen alineados a los objetivos estratégicos
C
INTERMEDIO
Cumple con los requerimientos normativos garantizando el desarrollo eficiente de sus labores y permitiendo el cumplimiento de
los objetivos organizacionales.
Orienta sus esfuerzos y los del personal (según el caso) hacia una mejora constante de todas sus actividades trabajando bajo los
estándares y parámetros establecidos por la organización
Identifica los requerimientos para cumplimiento de los objetivos del proceso, proponiéndolos a la instancia correspondiente
Identifica causas y posibles consecuencias de situaciones que afectan el normal desarrollo del proceso
D
INICIAL
Cumple con los parámetros de calidad establecidos por la organización.
Informa sobre situaciones que afecten el normal desarrollo de las actividades, de manera oportuna
Identifica su aporte a los resultados del proceso asignado y al direccionamiento estratégico de la organización
Se interesa por mejorar continuamente su desempeño, implementando acciones preventivas y correctivas.

Especialización en Gerencia del Talento Humano Módulo Selección de Personal Basada en CompetenciasCOMPETENCIA DE ROL
PLANEACIÓN: Establecer objetivos y estrategias que generen valor a la organización
GRADO DEFINICIÓN COMPORTAMIENTOS – CONDUCTAS OBSERVABLES
A
EXPERTO /
SOBRESALIENTE
Define objetivos a alcanzar en el proceso a cargo, estableciendo los indicadores necesarios para su seguimiento
Establece las estrategias a utilizar para alcanzar los objetivos establecidos, con espíritu visionario y acordes con el
direccionamiento estratégico de la organización
Define compromisos individuales para alcanzar los objetivos establecidos, divulgándolos y delegándolos a las partes
involucradas, logrando su adhesión
Asegura la consecución de los objetivos y ejecución de los cronogramas, de acuerdo con lo establecido
B
AVANZADO
Propone objetivos a alcanzar en el proceso a cargo y los indicadores necesarios para su seguimiento
propone estrategias acordes con los propósitos organizacionales y los objetivos establecidos
Divulga los objetivos y estrategias definidas para el proceso, logrando su comprensión por las partes involucradas
Establece acciones a seguir para corregir situaciones que afecten el logro de los objetivos establecidos
C INTERMEDIO
Plantea los objetivos a alcanzar en el proceso a cargo y los indicadores necesarios para su seguimiento
Define las acciones necesarias para alcanzar los objetivos establecidos en la ejecución del proceso y del trabajo encomendados
Programa acciones y actividades generando los cronogramas necesarios para su ejecución
Identifica desviaciones en la ejecución de los cronogramas, oportunamente, tomando acciones que permitan su corrección
D
INICIAL
Reconoce los objetivos a alcanzar en el proceso a cargo y los indicadores necesarios para su seguimiento
Aplica los indicadores para el seguimiento del proceso a cargo, con base en las indicaciones recibidas
Define actividades diarias orientadas al cumplimiento de los objetivos establecidos
Cumple los cronogramas establecidos de acuerdo con las orientaciones recibidas

Especialización en Gerencia del Talento Humano Módulo Selección de Personal Basada en CompetenciasCOMPETENCIA ESPECÍFICA
EVALUACIÓN FINANCIERA DE PROYECTOS: Evaluar la viabilidad de los proyectos organizacionales, generando información útil para la toma de
decisiones
GRADO DEFINICIÓN CRITERIOS DE DESEMPEÑO
A
EXPERTO /
SOBRESALIENTE
Determina la viabilidad financiera de los proyectos organizacionales, analizando los diferentes factores que intervienen en los
mismos
Define las técnicas de evaluación financiera a utilizar de acuerdo con las necesidades de la organización
Identifica variables críticas y oportunidades claves para el desarrollo de proyectos de interés para la organización
Diseña estrategias que mejoren la rentabilidad de los proyectos organizacionales
B
AVANZADO
Aplica las técnicas de evaluación financiera de acuerdo con las necesidades de la organización
Prevé los cambios que se pueden dar en el entorno y que afecten la viabilidad de los proyectos organizacionales
Identifica situaciones y estrategias que mejoren la rentabilidad de los proyectos organizacionales
Sustenta sus análisis, ante la alta gerencia, para la toma de decisiones
C
INTERMEDIO
Participa en la evaluación de los proyectos haciendo aportes acordes con las necesidades de la organización
Interpreta los resultados de la evaluación de proyectos, acertadamente, haciendo su propio análisis
Investiga sobre las variables del proyecto dando elementos de juicio para su evaluación
Identifica los procesos involucrados en el proyecto tomando la información necesaria para la evaluación
D
INICIAL
Suministra la información necesaria para la evaluación del proyecto
Maneja la información financiera básica para formular un proyecto
Interpreta la información básica financiera para la evaluación de proyectos
Identifica los diferentes estudios a incluir en la evaluación de los proyectos organizacionales de acuerdo con sus características

Ejemplo
Diccionario de Competencias

Elaboración diccionario de competencias:
Construir el diccionario de competencias:
Nota: incluir todas las competencias del cargo escogido.

Matriz de Competencias
COMPETENCIAS
CARGOS
Comp.
A
Comp.
B
Comp.
C
Comp.
D
Comp.
E
Comp.
F
… …
Comp.
Z
Cargo 1 A B A B C
Cargo 2 B B A A A
Cargo 3 A C A B A
Cargo 4 B C C A
Cargo 5 B B A
Cargo 6 A
Cargo 7 A
… D A C
… C
Cargo n A
Elaboración Matriz de Competencias

Ejemplo
Matriz de Competencias

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo: Dependencia:
Jefe inmediato:
Personal a cargo:
2. PROPÓSITO(S) DEL CARGO
Misión del Puesto:
Responsabilidades del puesto
3. COMPETENCIAS REQUERIDAS PARA EL DESEMPEÑO
Competencias Organizacionales
Niveles
A B C D
Competencias de Rol
Competencias Específicas
4. REQUISITOS PARA EL DESEMPEÑO DEL CARGO
Nivel Educativo
Formación
complementaria
Experiencia
requerida
Idioma
Sistemas
Homologación
Descripción de Cargos por Competencias

Ejemplo
Descripción de Cargos
por Competencias

Descripción de cargos:
1. Elaborar la matriz de competencias.
2. Elaborar la descripción de un cargo

Definición de
canales de
atracción

Identificación de la necesidad
Consulta banco de postulantes
Convocatoria
Verificación requisitos
Listado de candidatos
SI
SI
NO
NO
Clasificación de candidatos
Recepción postulaciones
¿Hay
postulantes?
Establecer umbral de competencias
¿Hay
postulantes?
 Interna
 Externa
 Mixta
PROCESO DE RECLUTAMIENTO
Inicia proceso de selección
Requisición de personal
Análisis contenido - Perfil -
Competencias
Propio - Ente especializado
 Clasifican
 Dudosos
 Rechazados
 Reclasificados
Planificación
Ejecución

Nivel mínimo de competencias a partir del cual se
acepta la vinculación de una persona a la organización,
sobre la base de que desarrollará internamente y
mediante la concertación y ejecución del plan individual
de mejoramiento (PIM), las actividades necesarias para
cerrar la brecha de competencias identificada.
UMBRAL DE COMPETENCIAS

CANALES DE RECLUTAMIENTO EXTERNO
Propuestas - Opciones

RECLUTAMIENTO ESTRATÉGICO
cargos auxiliares, mensajeros, aseadores, bodegueros, etc
Vendedores de tiendas propias
auxiliares contables y técnicos
Especialistas en mercadeo, en
sistemas y redes, y asistentes de
contabilidad
Gerencia media
Gerencia de
primera línea
Gerencia
general
Tercerización
(outsourcing)
•www.elempleo.com
•Prensa local
•Herramienta de
reclutamiento interno
•www.elempleo.com
•Recomendaciones de
personal vinculado
• ascensos
• Ascensos
• “Robo” a otras empresas
Ascensos o promociones
programado por procesos internacionales
1
2
3
4
5
6
7

Definición de métodos e
instrumentos de
evaluación

Revisión de candidatos
•Revisión de candidatos
•“clínica de ventas”
(assessmente center)
Entrevistas personalizadas y
abiertas con tres personas
•Entrevistas personalizadas y abiertas con
cuatro personas
•Prueba de inglés
•Competencias conductuales
Pruebas médicas y pruebas de
competencias gerenciales.
Entrevistas, y pruebas especiales
Vendedores de tiendas propias
auxiliares contables y técnicos
Especialistas en mercadeo, en
sistemas y redes, y asistentes de
contabilidad
Gerencia media
Gerencia de
primera línea
Gerencia
general
1
2
3
4
5
6
7
cargos auxiliares, mensajeros, aseadores, bodegueros, etc
Entrevistas personalizadas y
abiertas con tres personas
SELECCIÓN ESTRATÉGICA

SELECCIÓN POR COMPETENCIAS
Escoger evaluadores
Definir técnicas de evaluación a aplicar
Diseñar instrumentos de evaluación
Evaluar candidatos
Consolidar resultados
Analizar resultados
Escoger candidato(s) a incorporar
Planificación
Ejecución

Evaluación de Competencias
EVIDENCIAS
DE COMPORTAMIENTO
DE CONOCIMIENTOS
DE DESEMPEÑO
DE PRODUCTO Valoración de producto
Observación del desempeño
Evaluación de
conocimientos
Multifuente - 360º

Evaluación de Competencias
Entrevista por competencias
Simulación Assessment Center Method

Pruebas Psicológicas en la
Selección por Competencias
¿Son necesarias?
¿Cuáles?
¿Propósito?
¿En qué casos?

VENTAJAS DE LAS PRUEBAS PSICOLÓGICAS
 Permiten cuantificar y visualizar brechas con
aspectos o áreas claves.
 Proporcionan información sobre la persona que
podría ser difícil de identificar con otras técnicas.
 Respaldo científico: Fundamentación teórica y
validación estadística (confiabilidad y validez).
 Brindan un complemento poderoso en la decisión de
elección.

DESVENTAJAS DE LAS PRUEBAS PSICOLÓGICAS
 Algunas pruebas se han vuelto muy comerciales y
algunas personas se entrenan en su aplicación, lo
que les resta validez.
 La mayoría de las pruebas no están basadas en el
concepto de competencia.
 Aún en los casos de pruebas basadas en
competencias, su fundamento no corresponde
exactamente con el constructo que fundamenta el
modelo de competencias de la organización.

Existen pruebas estandarizadas y validadas para evaluar un conjunto
de competencias, pero:
• ¿son las competencias que necesito evaluar?
• ¿la descripción de estas competencias corresponde con la
establecida en nuestro diccionario?
Son más efectivas las pruebas diseñadas con base en el modelo de
competencias y los perfiles de cargos de la organización.
Pruebas Situacionales

Pruebas Estandarizadas en la
Selección por Competencias

Módulo
3.
ATRACCIÓN DE PERSONAL

2. 2014 2 planificación proceso selección

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