Guia

1. ON
BOARDING
PROCESS
GUÍA DEL
ORIENTADOR

2. El proceso de inducción tiene el objetivo de lograr que
cada nuevo colaborador toma control de su negocio y
agenda de trabajo en el menor tiempo posible y de manera
eficiente.
Integrar al nuevo Colaborador a la empresa es
responsabilidad del Jefe Directo . Recursos Humanos le
dará soporte para que este proceso se desarrolle y
ejecute correctamente.
Uno de los aspectos más delicados del proceso de
inducción tiene lugar el primer día de trabajo, que es
cuando el Colaborador se lleva la primera impresión de la
empresa y del Equipo, así mismo debemos entender que
toda persona nueva tiene necesidades de apoyo,
seguridad y aceptación; por lo tanto, las actividades que se
realicen deben tener siempre una actitud cordial y de
preocupación contante.
Introducción:
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3. Entre los temas que abarca este proceso tenemos:
Presentación Corporativa: Conociendo el Negocio
• Principios y Valores Pecsa
• Nuestro Desarrollo – Historia
• Responsabilidad Social y Ambiental
• Productos y Clientes
Presentación por áreas:
• Administración y Finanzas
• Negocio Mayorista y Proyectos
• Negocio Minorista y Marketing
• Operaciones
• Recursos Humanos
• Gerencia Legal y CA
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4. A continuación encontrarás una
pequeña guía que estamos seguros
te ayudará a conocer tu gran rol
dentro del proceso!
¡¡Te invitamos a usarla y
aprovecharla al máximo!!
Recursos Humanos

5. Instrucciones
La Guía del Orientador forma parte del programa de On-
Boarding – JOIN US para el ingreso de nuevos
Colaboradores a la Compañía,
¿Qué busca?
• Transmitir al Colaborador el mundo Pecsa
• Facilitar el proceso de adaptación del Colaborador
la Compañía
• Ayudar al Colaborador en el entendimiento del
negocio y de su rol dentro de el
¿Por qué existe la Guía y para qué usarla?
Esta Guía ha sido desarrollada para apoyarte y facilitar tu
labor dentro del programa de On-Boarding. Algunas
actividades serán realizadas por ti directamente, otras por
Recursos Humanos y las demás las llevará a cabo el On-
Boarding Coach o tutor que designes.
El programa se divide en 5 etapas en las cuales se
desarrollan diversas actividades:
1. Pre-ingreso
2. Primer día
3. Primera Semana
4. Primer mes
5. Primer trimestre
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6. Pre-ingreso
Es el momento de iniciar tu participación en el programa de
On Boarding y deberás llevar a acabo algunas tareas
previas al primer día de trabajo del nuevo Colaborador
Con el objetivo de darle un cálido recibimiento Recursos
Humanos le envía un mensaje electrónico de bienvenida.
Así mismo deberá enviar un mensaje a todo Pecsa en
donde se visualice: foto y nombre del nuevo Colaborador,
área de trabajo, experiencia previa y a quién reportará.
Cronograma / Agenda de Inducción:
• Deberás, con el soporte de HR, preparar la
agenda de inducción del Colaborador durante la
primera y/o segunda semana.
Elección de On-boarding Coach:
• Designa a un miembro de tu equipo como On-
boarding Coach para que te apoye durante el
proceso de inducción e integración del nuevo
Colaborador. Esta persona proporcionará el
soporte necesario para que asimile la cultura de la
Compañía.
• Es conveniente elegir a alguien que sea un buen
ejemplo a seguir, que esté dispuesto a dedicarle
tiempo
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7. Pre-ingreso
• HR programara una breve reunión con el On-
boarding Coach con el fin de expliicarle el rol que
este va a tener dentro del proceso de inducción.
Lugar y Herramientas de Trabajo:
• Define con el área de Administración el espacio
físico y equipo de comunicación que se le va a
asignar al nuevo integrante del Equipo, además
del celular
• Coordina con Sistemas el tipo de computador que
va a requerir la posición e indica las aplicaciones y
herramientas que necesitará
• Solicita los accesos con la debida anticipación
para que el nuevo colaborador no tenga
dificultades cuando ingrese
• Asegúrate que todo este listo antes del ingreso de
la persona
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8. Primer día
El primer día de trabajo debe dejar una excelente
impresión en el Colaborador
• Recursos Humanos le dará la bienvenida , es
ideal que tu como Jefe Directo les des la
Bienvenida también, se dirigirán a una sala
previamente reservada donde se le entregara el
KIT de Ingreso y todos los documentos de
contratación
• Una vez termine este proceso le dará una vuelta
por la oficina mostrando el lugar físico de trabajo,
preséntalo con todos los miembros del Equipo
• HR le presentara al On-boarding Coach o tutor
previamente designado y explicará en que estará
apoyándolo
• A la hora del almuerzo, invítalo a comer contigo o
pide a HR te apoye coordinando un almuerzo con
el Equipo
• HR revisará junto con el Colaborador la agenda
de inducción
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9. Primera semana
Durante la primera semana, el Colaborador debe recibir la
información básica relacionada con su cargo y la
Compañía. Asegúrate que la agenda contengan:
1. Orientación al Puesto:
Desde la primera semana, es importante proporcionar al
Colaborador una descripción de su trabajo (Job
Description) para que tenga una mayor referencia de sus
responsabilidades, su rol, alcance y lo que se espera de él.
Para esto debes:
• Revisar el Job Description de la posición junto
con él
• Programar las diferentes visitas del Colaborador
en caso de que se requieran (ej.: clientes, puntos
de ventas, etc.).
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10. Primera semana
2. Orientación al Area:
Es importante que expliques y refuerces con el
Colaborador los siguientes temas:
• Actividades y funciones del área, interacción con
otras áreas, alcance
• Entregarle una lista de contactos con los que va
a interactuar. (Clientes internos y externos)
• Entregar al Colaborador manuales, guías de
trabajo y/o procedimientos para su lectura
3. Orientación a la Compañía:
• Coordina con HR la presentación Corporativa de
inicio : DIA UNO
• Preséntale la estructura organizacional de la
Compañía y del área señalando personas claves
para la gestión
• Revisa con el Colaborador el contenido del
Código de Ética, procesos de Evaluación y otros
en coordinación con HR
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11. Primer Mes:
Al iniciar la segunda semana, el Colaborador comenzará a
entender más su rol y responsabilidades, para lo cual va a
requerir apoyo de parte tuya y del On boarding Coach.
Orientación al Puesto:
• Programa dentro de la agenda de inducción un
espacio donde puedas profundizar con el
colaborador los objetivos del negocio y del puesto.
Así como la visión y lo que queremos de el en el
corto , mediano y largo plazo
Orientación a la Compañía:
• Explica al Colaborador las estrategias generales de
la Compañía, así como los objetivos que en
conjunto se deben alcanzar. Es importante que el
Colaborador entienda la conexión entre su trabajo y
los objetivos generales del Negocio
• Refuerza los puntos que consideres necesarios con
los procesos con los cuales estará interactuando
frecuentemente
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12. Primer Trimestre:
Es importante que en esta etapa tanto tu como el On
Boarding Coach continúen dando apoyo al Colaborador
para asegurar el éxito del proceso.
Seguimiento On-boarding:
• Concerta una reunión con el Colaborador y el On
Boarding Coach para evaluar el proceso de
inducción y aclarar temas que aún requerían
revisión.
Evaluación del programa de On-Boarding:
• Recursos Humanos contactará al Colaborador con
el fin de evaluar mediante una entrevista su
experiencia en el proceso
• Así mismo, Recursos Humanos también te
contactará con el objetivo de conocer tu
experiencia en el programa así como tus
recomendaciones
• El Colaborador diligenciará un formato de
evaluación de todo el proceso y te daremos a
conocer los resultados
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13. GUIA
ON -BOARDING
COACH

14. On Boarding Coach.
Cómo asignarlo?
Tenga en cuenta que el On Boarding Coach, es alguien
que brindará un apoyo permanente al nuevo Colaborador.
Esta persona deberá ofrecer información, direcciónarlo en
los procedimientos, políticas y en las prácticas de éstas.
Será aquella mano amiga que le aconsejará de modo que
le facilite la rápida adaptación.
El On Boarding Coach asignado, debe estar dispuesto a
compartir información y contactos, proporcionar apoyo y
saber escuchar. Aségurese de rotar esta función o rol a
todos los miembros de su equipo. No lo asigne a un mismo
Colaborador.
Criterios de selección para tener en cuenta:
Cómo lo asigna y a quién se asigna para ser el On-
boarding Coach, es muy importante. Debe entender las
responsabilidades del nuevo colaborador , estar dispuesto
a dedicar parte de su tiempo a contestar y resolver
inquietudes.
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15. Considera los siguientes tips para el inicio de este
acompañamiento:
1. Reúnete con el On Boarding Coach y pregúntale si
contactó o se comunicó con el nuevo Colaborador.
Coméntale la importancia del rol, ser escogido como
un On Boarding Coach, debe ser percibido como un
reconocimiento, por buen desempeño y modelo a
seguir
2. Aclara sus expectativas, explícale los temas
específicos en los que se debe hacer énfasis Debe
haber retroalimentación permanente y feedback
positivo entre los dos (on boarding Coach y Nuevo
Colaborador).
3. Es importante para el On Boarding Coach entender
los proyectos y prioridades del nuevo Colaborador.
Pregúntele a él o ella si tiene alguna sugerencia o
comentario, conozca sus expectativas.
Sea explícito acerca del tiempo que el On Boarding
Coach realizará el acompañamiento, ya este no se limita
solamente a la terminación del cronograma, abarca los
primeros 90 días desde el ingreso del nuevo Colaborador
y el On boarding Coach deberá estar disponible durante
este periodo.
Orientando al On-boarding Coach

17. ¡GRACIAS!