Manual de Organizacion

1. República Bolivariana de VenezuelaRepública Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la EducaciónMinisterio del Poder Popular para la Educación
Universidad Bicentenaria de AraguaUniversidad Bicentenaria de Aragua
Escuela de Contaduría PúblicaEscuela de Contaduría Pública
2do Semestre2do Semestre
Sede Valle de la Pascua. Sección P1.Sede Valle de la Pascua. Sección P1.
Bachiller
Marisabel Valera

2. MANUAL ADMINISTRATIVOMANUAL ADMINISTRATIVO
Son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación que permiten registrar y
transmitir en forma ordenada y sistemática, información
de una organización (antecedentes, legislación,
estructura, objetivos, políticas, sistemas,
procedimientos, etc.). Así como las instrucciones y
lineamientos que se consideren necesarios para el
mejor desempeño de sus tareas.
Para Terry George, “Es un registro inscrito de información e instrucciones que
conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un
empleado en una empresa”.
Duhat Miguel, “Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática,
información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de
una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo”.

3. MANUALMANUAL
DE ORGANIZACIÓNDE ORGANIZACIÓN
Las partes principales de un manual pueden ser las siguientes:
Tabla de contenido
Introducción
Instrucciones para el uso del manual
Cuerpo del manual
Flujogramas
Glosario de términos
Conclusiones
Recomendaciones
Anexos
Es la versión detallada por escrito de la
organización formal a través de la descripción
de los objetivos, funciones, autoridad,
responsabilidad de los distintos puestos de
trabajo que componen su estructura.
Estos manuales contienen información
detallada referente a los antecedentes,
legislación, atribuciones, estructura orgánica,
funciones organigramas, niveles jerárquicos,
grados de autoridad y responsabilidad, así
como canales de comunicación y coordinación
de una organización.

4. ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN YETAPAS PARA LA ELABORACIÓN Y
PRESENTACIÓN DEL MANUALPRESENTACIÓN DEL MANUALSon 8 Etapas
1.Planeación del Trabajo :Debe hacerse un estudio
inicial que permita conocer las funciones actividades
que se realizan en las áreas a trabajar…
2. Aplicación de Técnicas de Investigación :se
establecerán y diseñarán las técnicas de investigación a
utilizarse, entre las principales se encuentran las
documentales, la entrevista, el cuestionario y la
observación directa.
3. Análisis de la Información: Después de reunir todos
los datos, el siguiente paso es organizarlos en forma
lógica mediante el desarrollo de un esquema de
trabajo, es decir, el proyecto del manual.

5. 4.Estructuración del Manual: En esta etapa se establece
el diseño y la presentación que se utilizará para la
elaboración de los Manuales Administrativos, es
importante considerar lo siguiente:
•Redacción.
•Elaboración de diagramas.
•Formato.
5.Validación de la Información : Es necesario que la
validación la lleven a cabo los responsables de las
áreas a las que corresponden los manuales, con la
finalidad de que la información que se presenta en
ellos, sea acorde con las atribuciones y las actividades
que realizan.
6. Autorización del Manual: Una vez llevada a cabo la
validación, debemos darle la formalidad al documento
solicitando la autorización del titular de la
Dependencia o Entidad, o bien del área a la que
corresponda el documento, con el propósito de poder
iniciar la reproducción del mismo y posteriormente su
distribución.

6. 7. Distribución y Difusión: Obtenida la autorización se
procede a la distribución en las áreas
correspondientes, con la finalidad de que el personal
conozca y haga uso de esta herramienta administrativa.
8. Revisión y Actualización: La utilidad de los Manuales
Administrativos radica en la veracidad de la información
que contiene, por lo que se recomienda mantenerlos
permanentemente actualizados por medio de revisiones
periódicas con el propósito de que sean apegados a la
realidad.

7. FACTORES QUE INFLUYEN EN LASFACTORES QUE INFLUYEN EN LAS
ORGANIZACIONESORGANIZACIONES..
• Factores InternosFactores Internos
• Los empleados
El calibre, la actitud y la ética de trabajo de los empleados de una empresa son
cuestiones internas. Encontrar personas calificadas para el trabajo y entren arlas
de manera apropiada son otras cuestiones relacionadas con el empleo. La calidad
de los empleados afecta la capacidad de la empresa de lograr innovación,
satisfacción en los clientes, productividad y eficacia.
• El capital
Un factor interno importante que las empresas deben considerar es la calidad de su
capital con respecto a su dinero disponible. El capital de una empresa,
conformado por su maquinaria, sus tierras y sus fábricas, puede limitar o mejorar
su capacidad de competir con otras empresas.
• Liquidez
Otra cuestión interna de las empresas es qué tan bien distribuyen su dinero. La
liquidez se refiere a la capacidad de una empresa de generar ingresos y pagar
sus cuentas a medida que vencen.
• Consideraciones
Los factores externos ejercen influencia sobre el bienestar interno de la empresa. Por
ejemplo, una recesión abrupta podría disminuir las ganancias y obligar a la
empresa a despedir empleados. De modo similar, la amenaza externa de un
competidor hace que la empresa deba preocuparse por la posibilidad de una
inminente y hostil adquisición. En este caso, la empresa debe tomar precauciones
internas y tratar las preocupaciones de sus accionistas.
Factores externosFactores externos
•Tecnología es cómo se transfieren los insumos a las
salidas de producción.
•Características del mercado la estabilidad, extensión,
y los tipos de clientes que conforma la organización
• Dependencia del medio ambiente se refiere a la
competencia, restricciones legales, reglamentación,
proveedores y efectos del extranjero.

8. AUTORIDADAUTORIDAD
• Autoridad en AdministraciónAutoridad en Administración
En el ámbito de la administración y laEn el ámbito de la administración y la
gestión organizacional, lagestión organizacional, la
autoridad es la facultad ejercer elautoridad es la facultad ejercer el
mando y la toma de decisiones enmando y la toma de decisiones en
una empresa o institución. Comouna empresa o institución. Como
tal, existen distintos tipos detal, existen distintos tipos de
autoridad en la gestión de lasautoridad en la gestión de las
tareas y los procesos productivostareas y los procesos productivos
en una organización.en una organización.
“La autoridad es la facultad o potestad que se tiene para
gobernar o ejercer el mando “
•Autoridad formal: es la que se recibe directamente de un superior o directivo
•Autoridad lineal: es aquella que genera una cadena de mando superior-subordinado.
•Autoridad funcional: es aquella que en una organización se establece en razón de la función que
desempeñe cada trabajador en un área específica.
•Autoridad operativa: es aquella que no se ejerce sobre otras personas o empleados, sino que se
emplea para tomar determinadas decisiones y ejecutar ciertas acciones, propias de la función del
empleado.
•Autoridad técnica: es la que un individuo posee debido a su prestigio, experiencia o capacidad, y
que le otorga cierto poder e influencia sobre determinados asuntos o materias.
•Autoridad personal: es aquella de quienes tienen cierto ascendiente sobre otras personas, debido
a sus cualidades, bien sean morales, sociales o psicológicas.

9. PODERPODER
• El poder, organizacional, es la capacidad de influir
en las personas y los sucesos.
• Es la base del líder: el poder. Es la manera que
tienen los lideres par extender su influencia en los
demás.
• El poder es diferente a autoridad. La autoridad es la
delegada por la gerencia de un nivel superior.
• El poder se gana y lo obtienen los lideres con base
en sus respectivas personalidades, actividades y
situaciones en las que operan.
Poder, es una palabra con un extenso campo de
aplicaciones, pues su etimología nos indica que proviene
del uso de connotaciones que definen la capacidad de
hacer, decir, expresar o ejecutar una acción. El termino
Poder describe habilidad, acción y efecto, realidad y
circunstancia, es un termino genérico que se emplea en
cualquier área de la vida en la que una acción este en
proceso. Además, el termino Poder implica la autoridad,
pero referido a un campo en especifico, en el que la
palabra denote superioridad en un sistema jerárquico.

10. DINAMICA DE ORGANIZACIÓNDINAMICA DE ORGANIZACIÓN
• Identificar y clasificar las actividades que se tienen queIdentificar y clasificar las actividades que se tienen que
realizar en la empresa.realizar en la empresa.
• Agrupamos estas actividades.Agrupamos estas actividades.
• A cada grupo de actividades le asignamos un director conA cada grupo de actividades le asignamos un director con
autoridad para supervisar y tomar decisiones.autoridad para supervisar y tomar decisiones.
• Coordinamos vertical y horizontalmente la estructuraCoordinamos vertical y horizontalmente la estructura
resultante.resultante.
Una buena organización empresarial depende de
procesos y procedimientos que unidos logran los
objetivos que se desean alcanzar dentro de una
empresa.
Para una excelente formación de una estructura de
organización se deben seguir los siguientes pasos :

11. CRECIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓNCRECIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN
La mayoría de las organizaciones de manera natural quieren y necesitanLa mayoría de las organizaciones de manera natural quieren y necesitan
crecer y desarrollarse. Sin embargo, no todas tienen la facilidad paracrecer y desarrollarse. Sin embargo, no todas tienen la facilidad para
lograr permanecer y trascender las fronteras del tiempo debido a lalograr permanecer y trascender las fronteras del tiempo debido a la
intensa competencia que existe en el mercado, al impacto de los aspectosintensa competencia que existe en el mercado, al impacto de los aspectos
políticos, económicos y sociales o la deficiente estrategia y visión que sepolíticos, económicos y sociales o la deficiente estrategia y visión que se
tiene internamente en la propia organización.tiene internamente en la propia organización.
Por supuesto, para lograr tener una expectativa de vida mayor, lasPor supuesto, para lograr tener una expectativa de vida mayor, las
organizaciones deben preocuparse por atender de manera permanenteorganizaciones deben preocuparse por atender de manera permanente
los dos temas principales con los que puede medir su desempeño y sulos dos temas principales con los que puede medir su desempeño y su
nivel de competitividad son:nivel de competitividad son:
•1.1. Su crecimiento organizacionalSu crecimiento organizacional
•2.2. Su desarrollo organizacionalSu desarrollo organizacional..

12. • El Crecimiento tiene que ver con datos cuantitativos como el nivel de ventas, el nivel de
utilidades, el nivel de rentabilidad, la participación de mercado, el nivel de desarrollo
de productos, el nivel de satisfacción de los clientes, el nivel de satisfacción de los
colaboradores, el nivel de satisfacción de los proveedores, la cantidad de horas de
capacitación, el cumplimiento con normas nacionales o internacionales, y demás
indicadores que miden el desempeño de los procesos, de las áreas y de la organización
en general.
• El Desarrollo tiene que ver con datos cualitativos, como la visión estratégica, la cultura
organizacional, la filosofía, los valores, el trabajo en equipo, la comunicación, los
conocimientos, el aprendizaje, la experiencia, la toma de decisiones, la flexibilidad, la
tolerancia, la energía, y demás aspectos que no son visibles a simple vista

13. CENTRALIZACIÓN Y DESCENTRALIZACIÓNCENTRALIZACIÓN Y DESCENTRALIZACIÓN
• CentralizaciónCentralización
La centralización administrativa es cuando los órganos se agrupanLa centralización administrativa es cuando los órganos se agrupan
colocándose unos respecto a otros en una situación de dependenciacolocándose unos respecto a otros en una situación de dependencia
tal que entre todos ellos existe un vínculo que, partiendo del órganotal que entre todos ellos existe un vínculo que, partiendo del órgano
situado en el más alto grado de ese orden , los vaya ligando hasta elsituado en el más alto grado de ese orden , los vaya ligando hasta el
órgano de ínfima categoría, a través de diversos grados en los queórgano de ínfima categoría, a través de diversos grados en los que
existen ciertas facultades.existen ciertas facultades.
• Las ventajas de la centralización:Las ventajas de la centralización:
•• Las decisiones son tomadas por administradores que poseen unaLas decisiones son tomadas por administradores que poseen una
visión global de la empresa.visión global de la empresa.
•• Quienes toman decisiones están mejor entrenados que quienes estánQuienes toman decisiones están mejor entrenados que quienes están
en los niveles más bajos.en los niveles más bajos.
•• Elimina la duplicación de esfuerzos y reduce los costos operacionalesElimina la duplicación de esfuerzos y reduce los costos operacionales
de la descentralización.de la descentralización.
•• Ciertas funciones logran una mayor especialización y aumento deCiertas funciones logran una mayor especialización y aumento de
habilidades.habilidades.
DescentralizaciónDescentralización
Consiste en confiar la realización de algunas actividades
administrativas a órganos que guardan con la administración
central una relación que no es la de jerarquía, en esta los
funcionarios y empleados que lo integran gozan de una
autonomía orgánica y no están sujetos a los poderes jerárquicos
ventajas de la descentralización
• Los jefes están más cerca del punto donde deben tomarse las
decisiones. Disminuye los atrasos causados por consultas.
• Permite aumentar la eficiencia aprovechando tiempo y aptitud
de funcionarios.
• Permite mejorar la calidad de las decisiones aliviando a jefes
del exceso de trabajo decisorio.
• La cantidad de papel debido al trámite de documentación del
personal de las oficinas centrales puede reducirse.
• Los gastos de coordinación pueden ser reducidos debido a la
mayor autonomía para tomar decisiones.

14. GRACIASGRACIAS