Esta presentación es parte del material didáctico de la Clase " Organización de Congresos, Convenciones, Incentivos y Exposiciones " de la Lic. en Turismo, UdeG, Campus #Cucosta #PuertoVallarta

1. Fuente: Secretaria de Turismo Federal
Presentación para clase “Organización de Congresos y Convenciones” de
la Lic. En Turismo del Centro Universitario de la Costa.
Universidad de Guadalajara, Campus #PuertoVallarta
Profesora: Laura Aguilar
Twitter: @TurismoUdeG

2. ¿Qué es una candidatura de sede de eventos (Bid)?
La traducción al idioma español de la palabra inglesa BID significa “intento o
puja”.
Se refiere al compendio en el que se documenta de manera formal el propósito
o intención que una persona (física o moral) tiene para ofrecer una cantidad de
productos o servicios, a cambio de obtener la sede de un evento
En otras palabras, una candidatura es un concurso en donde diferentes postores
deberán demostrar su intención para obtener la sede de un evento.

4. Se requiere contar con información
específica sobre el evento:
• Tipo y temática del evento
• Duración promedio y fechas en las que
se realiza
• Perfil, número y origen de los asistentes
• Necesidades en cuanto a dimensiones y
montajes de los salones de trabajo
• Presupuesto global y, en su caso, el
estimado por asistente
• Cuotas de inscripción
• Solicitud expresa de patrocinios u
apoyos económicos o en especie.

6. Tiene necesidades especificas para
realizar un evento
En integrar la candidatura para ser
la sede del evento en cuestión
Encargado de planear y
organizar el evento

10. Revisión
de base
de
datos.
Dimensionamiento
del evento
SI
NO
Analizar
causas
Posibilidad de
mejora para
futuros eventos o
similares
SI
NO
Preparación
de nueva
propuesta.
FIN
ROI
Análisis de
Retorno de la
Inversión
costo-beneficio
SI
Inicio de
formulación de
Bidding Kit
NO

11. Las bases o RFP ( request for
proposal), “SOLICITUD DE UNA
PROPUESTA” para la candidatura
de sede que emite el cliente,
cuyo contenido se compone de
diversos elementos. Éstos deben
estar debidamente identificados
por el equipo.

12. Como parte del análisis general de un evento que se pretende concursar para
obtener la sede, es importante identificar sus antecedentes históricos con el objetivo
de:
• Verificar el comportamiento histórico en cuanto a distintos aspectos como el
número de asistentes, estadía promedio, entre otros, así como para:
• Proyectar sus alcances y hacer una estimación atinada de su tamaño en nuestra
sede para hacer congruentes las condiciones reales del evento con nuestras
expectativas y apoyos a integrar dentro del bidding book.

13. El benchmarking o estudio
comparativo de la oferta de los
competidores directos e indirectos,
ayudará a definir los bienes y servicios
que debemos de incluir en nuestra
propuesta, a fin de satisfacer
demandas que posiblemente nuestros
competidores no han previsto.

16.  La cadena productiva del segmento de turismo de reuniones se compone de
diferentes empresas y organismos que se ven beneficiados de manera directa
con la celebración de eventos, todo asu vez en que su actividad comercial
depende en gran medida de la organización y ejecución de programas y
trabajos relacionados con los eventos

17.  Los prestadores de servicios turísticos, ya sea de manera directa o bien a través
de los organismos a los que pertenece o los representan como asociaciones,
cámaras etc. Deben de participar activamente en la promoción y propuesta de
destino como sede de eventos. Estas empresas son las que reciben el beneficio
directo al albergar y atender las diferentes necesidades que requieren los
eventos.

18. Organismos
empresariales
del sector de
servicios
turísticos.
Tarifas preferenciales.
Participación en eventos
protocolarios.
Apoyo a la promoción de
la candidatura.
Apoyo en el armado del
Bidding Book.

19.  Instituciones bancarias.
 Sistemas de tarjetas de
crédito.
 Empresas de computo.
 Compañías de telefonía.
 Desarrollos inmobiliarios.
 Empresas automotrices.
Patrocinio

20. ¿Qué sigue en caso de haber ganado la
sede?
En caso de haber ganado la sede, se sugiere establecer con el cliente un
cronograma de actividades que defina los pasos a seguir referente a los
preparativos del evento.
También es necesario tener a una persona que se encargue de los
términos y trámites legales, la preparación del documento (contrato) y la
traducción del mismo cuando sea necesario.

21. Como dice el dicho
“Sólo una cosa es más dolorosa que aprender
de la experiencia, y es, no aprender de la
experiencia”.

22. Haber participado nos da una ventaja competitiva sobre los demás
competidores para concursar por el evento en otra ocasión.
Esta experiencia nos obliga a realizar un análisis de por qué no se
ganó la sede a fin de identificar oportunidades de mejora para
futuros eventos.
Se sugiere establecer contacto con el secretario y presidente de
la asociación para que den su punto de vista de por qué no se
ganó y lograr el compromiso entre el cliente y nuestra sede
para participar en la siguiente versión del evento.
Otra estrategia en caso de no haber ganado la sede es
buscar los “premios de consolación”, es decir eventos
más pequeños que la misma organización realiza