El sistema de costeo por actividades divide a la organización en actividades. Una actividad representa lo que la empresa hace, el tiempo que gasta en hacerlo, y el producto obtenido. La principal función de una actividad es convertir recursos (materiales, mano de obra y tecnología) en productos. El costeo por actividades identifica las actividades realizadas en una empresa, y determina sus costos y rendimientos.

1. EL SISTEMA DE COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES
DEFINICION
El sistema de costeo por actividades divide a la organización en actividades.
Una actividad representa lo que la empresa hace, el tiempo que gasta en
hacerlo, y el producto obtenido. La principal función de una actividad es
convertir recursos (materiales, mano de obra y tecnología) en productos. El
costeo por actividades identifica las actividades realizadas en una empresa, y
determina sus costos y rendimientos.
GENERALIDADES
Determinar las Actividades de la Empresa.
El análisis de actividades identifica las actividades significativas de la empresa
como base para describir las operaciones del negocio y determinar su costo y
rendimiento. El análisis de actividades descompone a una empresa en sus
actividades elementales. La descomposición es llevada a cabo examinando
cada unidad organizacional para determinar sus objetivos y los recursos
asignados para alcanzarlos.
Determinar el Costo y Rendimiento de las Actividades.
El costo de una actividad incluye todos los factores de producción utilizados
para realizarla. Los recursos constan de personas, materiales, suministros,
maquinaria, sistemas computacionales, y otros recursos que se acostumbra
considerar como elementos del costo en el catálogo de cuentas.
Cualquier factor significativo rastreable de producción , se incluirá como costo
de la actividad.
El costo será rastreable cuando se pueda establecer una relación de causa-
efecto entre un factor de producción y una actividad específica. Cuando un
recurso es aplicado a una sola actividad, el rastrearlo es muy simple. Un
empleado de compras dedicado a la actividad de tramitar órdenes de compra
es un ejemplo de lo anterior. Cuando un recurso es utilizado en la realización
de varias actividades, el uso del recurso deberá repartirse entre las actividades.
Por ejemplo, el departamento de compras es responsable de planear la
adquisición, seleccionar y evaluar a los proveedores, negociar con los
proveedores, ordenar las compras y coordinarse con los proveedores. Para
llevar a cabo estas actividades, el gerente del departamento deberá contratar
personal, planear viajes, conseguir espacio para las oficinas, y otros recursos.
El cómo el gerente decida realizar una actividad, y el número de veces que
dicha actividad se realice determinará los recursos requeridos. Por ejemplo, la
actividad de procesamiento de órdenes de compra requerirá de una persona

2. que tome la decisión de hacer una orden de compra y de un sistema de
cómputo que realice los cálculos y el manejo de los datos. Otros recursos,
como útiles de oficina, serán también necesarios. La ejecución de estas
actividades provoca el uso de recursos que son registrados como costos en el
mayor general. El número de empleados, los recursos de procesamiento de
datos, y los útiles de oficina dependen del número de órdenes de compra que
se necesiten procesar. El costo de la actividad es determinado rastreando el
trabajo, uso de tecnología y consumo de útiles de oficina a la actividad. Una
relación causal es establecida entre los factores de producción y la actividad
programada.
Determinar el Output de la Actividad.
El costo de una actividad es expresado en términos de una medida de volumen
de actividad por el cual el costo de un proceso dado varía mas directamente,
por ejemplo, número de órdenes de compra o número de proveedores. Esto se
conoce como la medida de la actividad.
La medida de la actividad es un input, output, o atributo físico de la misma. Por
ejemplo, el input de la actividad de compras es una requisición, y el output es
una orden de compra. El costo de la actividad de compra puede ser expresado
como un costo por requisición u orden de compra. La selección de la medida
de actividad es importante porque hace visibles los factores que generan el
volumen de la actividad y los costos asociados.
Rastrear el Costo de la Actividad a los Productos, Clientes u Otros
Objetos de Costo
El costeo por actividades está basado en el principio de que las actividades
consumen recursos, y que los productos, clientes, u otros objetos de costo,
consumen actividades. El costeo es mejorado por un rastreo más objetivo de
los costos de elaborar un producto, servir a un cliente, u otros objetos de costo.
Esto se hace identificando todas la actividades rastreables y determinando que
tanto del output de cada actividad es dedicado al objeto del costo. Esta
estructura del costo, a la que se le llama lista (bilí) de actividades, describe la
conducta del producto en el consumo de actividades.
Este rastreo objetivo del costo a los objetos de costo, facilitado por el sistema
de costeo por actividades, permite a la empresa evaluar la rentabilidad a largo
plazo de la mezcla de productos actual y futura. Este rastreo de las actividades
a los objetos del costo basado en el uso de las mismas, a diferencia del uso de
tasas de asignación de los costos indirectos (overhead), basadas en la
producción, hace distinción entre los objetos de costo que usan una actividad
en forma intensiva y los que hacen un uso ocasional de las mismas.

3. El rastrear en forma apropiada el costo a los productos requiere determinar que
tanto de una actividad es consumida por el producto. Si un producto complejo
requiere 20 órdenes de compra mientras que un producto sencillo requiere una
sola orden, el costeo exacto del producto requiere que el producto complejo
absorba una proporción mayor de la actividad de procesar órdenes de compra
que el producto sencillo.
Así, si el departamento de adquisiciones gasta $ 120,000 en el período para
procesar 6,000 órdenes de compra, el costo promedio de procesar una orden
es de $20.00. El producto complejo requiere de $ 400.00 de la actividad de
órdenes de compra, mientras que el producto mas simple requiere solamente $
20.00.
Como resultado del rastreo mejorado, el costo del producto puede diferir en
forma considerable del costo determinado por el costeo tradicional.
Evaluar la Efectividad y Eficiencia de las Actividades.
Los administradores son responsables de mejorar continuamente el
desempeño de las actividades. Una empresa puede elegir entre diferentes
métodos y recursos para llevar a cabo las actividades. Los métodos
alternativos traen consigo implicaciones en términos de respuesta de
mercados, capacidad de manufactura, nivel de inversión, costo unitario y tipo
de estructura administrativa y de control. La razón por la cual se seleccione un
método para realizar una actividad será que este sea el que mejor contribuye a
los objetivos del negocio.
CONCEPTOS DE COSTO BASADO EN ACTIVIDADES
El ABC (siglas en inglés de "Activity Based Costing" o "Costo Basado en
Actividades") se desarrolló como herramienta práctica para resolver un
problema que se le presenta a la mayoría de las empresas actuales. Los
sistemas de contabilidad de costos tradicionales se desarrollaron
principalmente para cumplir la función de valoración de inventarios (para
satisfacer las normas de "objetividad, verificabilidad y materialidad"), para
incidencias externas tales como acreedores e inversionistas. Sin embargo,
estos sistemas tradicionales tienen muchos defectos, especialmente cuando se
les utiliza con fines de gestión interna.
El modelo de costo ABC es un modelo que se basa en la agrupación en
centros de costos que conforman una secuencia de valor de los productos y
servicios de la actividad productiva de la empresa. Centra sus esfuerzos en el
razonamiento de gerencial en forma adecuada las actividades que causan
costos y que se relacionan a través de su consumo con el costo de los
productos. Lo más importante es conocer la generación de los costos para

4. obtener el mayor beneficio posible de ellos, minimizando todos los factores que
no añadan valor.
DIFERENCIA ENTRE COSTO TRADICIONAL Y COSTO ABC
COSTO TRADICIONAL COSTO ABC
Utiliza medidas relacionadas con
el volumen, tal como la mano de obra,
como único elemento para asignar los
costos a los productos
Utiliza la jerarquía de las actividades
como base para realizar la asignación
y además utiliza generadores de costos
que están o no relacionados con el
volumen
Este se basa en las unidades
producidas para calcular las tasas
designación de los gastos indirectos
Utiliza diferentes bases en función de
las actividades relacionadas con dichos
costos indirectos
Solo utilizan los costos del producto. Se concentra en los recursos de
las actividades que originan esos
recursos
La asignación de gastos indirectos se
lleva a cabo en dos etapas: primero
son asignados a una unidad
organizacional ya sea la planta o
algún departamento y segundo a los
productos
Primero se lleva a cabo la
asignación a las actividades y
después a los productos
Utiliza bases generales como
unidades producidas o bien horas
maquina sin tener en cuenta la relación
causa y efecto
Usa tanto el criterio de
asignación con base en unidades
como el de los generadores de
costos a través de causa y efecto para
llevar a cabo su asignación.
PRINCIPIOS DEL COSTEO ABC
Las dos ideas fundamentales de las cuales parte la metodología en cuestión
son:
1. Los productos no consumen costos sino actividades.
2. Las actividades son las que realmente consumen recursos. Los costos son la
expresión cuantificada de los recursos consumidos por las actividades.
De ello se deriva, en primer lugar, que la gestión de los costos se deberá
centrar, principalmente, en las actividades que los originan, llevando a que la
gestión óptima de las mismas genere la reducción de los costos que de ellas se
derivan.
En segundo lugar, debe establecerse una relación causa/efecto entre las
actividades y los productos o servicios. De ello se deriva que a mayor consumo
de actividades corresponde la imputación de mayores costos y viceversa.

5. Por último, y en tercer lugar, tenemos la mayor objetividad en la asignación de
los costos, resultante ello de conocer los recursos consumidos en cada
actividad. Por lo tanto, la imputación al producto o servicio será en función de
las actividades que haya producido o consumido.
El ABC concede la posibilidad de analizar la información no sobre los costos
que se les ha imputado en función de un determinado criterio, sino para
detectar aquellos trabajos innecesarios que deben ser origen de reducción e
incluso de eliminación.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL COSTEO ABC
Ventajas
Los principales beneficios que proporciona son:
a) Información al usuario, al gerente o empresario, ya que exhibe la
vinculación entre los costos de las actividades y sus salidas. La
importancia particular radica en dos ángulos del análisis:
 El recurso a asignarle.
 Los usos de la información a obtener tiene grandes posibilidades
de impactar en los gerentes y promover decisiones que tenderán
a corregir ineficiencias y reducir costos.
b) Evaluación de cada actividad en los términos de los objetivos de la
organización, ya que sitúa al gerente en posición de evaluar si las
actividades realmente generan valor. Sus posibles decisiones podrán
ser:
 Simplificar la actividad.
 Reducir sus costos, o
 Eliminar dicha actividad.
c) La totalidad de los costos desemboca, a través de las actividades, en los
productos: Si bien, esto también lo cumplen los sistemas tradicionales, el
costeo ABC, realiza especial énfasis en la totalidad. Lo que toma
particular relieve en mercados exigentes en relación con los productos y
servicios que adquiere.
d) Permite tener una visión estratégica y global de la incidencia de las
actividades en cada tipo de producto.
e) Ayuda a tomar medidas con respecto al precio o rediseño de la cadena
de valor de los productos.
f) Facilita detectar las mejoras de los métodos de trabajo de las áreas de la
empresa, por lo que pasa de un análisis de costo en sus rubros de
materiales, mano de obra directa y gastos indirectos de fabricación, a un
análisis de costos basado en las actividades que agregan o no valor.

6. g) Permite evaluar cuantitativamente cada uno de los departamentos que
integran la organización para promover la mejora continua y comparar
su competitividad con los bienes y servicios obtenidos externamente.
h) Provee la capacidad para aumentar las utilidades; quizás la ventaja más
importante para mejorar la información de los costos de una
organización, permite a los gerentes identificar la utilización de los
recursos con las actividades en las que son consumidos, lo que genera
oportunidades para aumentar las utilidades de la organización.
i) Promueve un sentido de conciencia de costos. Identifica los costos
reales y en una forma más detallada, la gerencia puede promover
conciencia de la manejo de los recursos, para que sean utilizados y
aprovechados de la mejor manera. Lo anterior, se puede lograr al utilizar
como soporte la información que se obtiene con el sistema de costeo
ABC, lo que permite obtener una visión más clara de las actividades que
causan los costos y permite mantenerlos bajos.
j) “Costeo preciso de productos y/o servicios tomando en cuenta el
verdadero consumo de recursos.
k) Plena identificación del consumo de costos por las actividades.
l) Permite determinar cuáles de las actividades identificadas podrían ser
ejecutadas más eficientemente.
m) Identificación de las actividades que realmente generan valor y las que
no lo hacen.
n) Permite el uso adecuado del capital de trabajo.
o) Identificación de productos y/o servicios no rentables o poco rentables.
p) Incluye a todas las áreas de la empresa y esto da como resultado la
mejora continua.
q) Permite el rediseño en los procesos de la empresa.
r) Apoyo a la planeación estratégica de la empresa, facilitando la
minimización de costos y la mejora en los procesos productivos y
operativos.
Desventajas
Entre las desventajas del sistema se deben considerar:
a) El sistema requiere efectuar un análisis completo de los procesos y de
los productos para determinar las actividades que van a constituir los
bolsones de costos (agrupación de costos por categorías muy amplias
que encierran rubros de los mismos no relacionados entre sí).
b) Es necesario analizar y comprender muy bien las características de tales
actividades para definir apropiadamente los generadores de costos. Esto
requiere una importante inversión de recursos, al extremo de que
algunas compañías podrían concluir que tal inversión no asemeja
simetría con los beneficios que eventualmente se obtendrían.

7. c) Estos sistemas son más complejos que los tradicionales, especialmente
porque deben ajustarse de inmediato, si se establecen cambios en los
productos o en los procesos. Dichos ajustes involucran a menudo
cambios o afinamientos de las medidas o en los sistemas de medición
ambas tareas resultan costosos. Además, mientras más exactitud exista
en el sistema, más elevado su costo.
d) Difiere de los principios de contabilidad generalmente aceptados, tal
como en la determinación de los rubros que deben constituir aparte del
costo de los artículos producidos y de los que se deben considerar como
gastos.
e) Se necesita un compromiso real de la alta dirección y la participación de
cada una de las unidades organizacionales para tener metas
compartidas.
f) Debe existir una verdadera motivación para implementar éste sistema ya
que seguramente originará cambios sustanciales en las formas de
trabajar de las personas.
g) Este sistema requiere ser revisado continuamente para verificar que los
recursos consumidos por las actividades permanezcan constantes y,
además, para asegurar que los generadores de costos sean válidos para
tales actividades.