Curso Taller de MS Project 2010 - Respuesta del Proyecto a los Cambios

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Sesión 06:
Respuesta del Proyecto a los cambios
CURSO TALLER DE
MS PROJECT 2010

Objetivo de la sesión
 Monitorear y ajustar la programación y los
costos del proyecto.

Contenido de la Sesión 06
6.1 Respuesta del Proyecto a los cambios.
6.1.1 Monitoreo y ajuste de la programación.
6.1.2 Monitoreo y ajuste de costos.

6.1 RESPUESTA DEL
PROYECTO A LOS
CAMBIOS

6.1.1 MONITOREO Y
AJUSTE DE LA
PROGRAMACIÓN

Monitoreo y ajuste de la programación
Si estamos gestionando un proyecto dependiente del tiempo,
tenemos que tener presente lo siguiente:
• La fecha límite del proyecto.
• Ruta crítica.
• Las fechas de comienzo y de fin de las tareas críticas.
• El progreso actual de las tareas críticas.
Si los valores reales han cambiado la programación de las
tareas hasta el punto en que la fecha límite del proyecto no
sería satisfecha, tendrá que ajustar la programación para
alinearla con la fecha objetivo.

Monitoreo del progreso de la
programación

Monitoreo y ajuste de la programación
Para facilitar el monitoreo del progreso y hacer todos los
ajustes para alcanzar la fecha límite utilizará una u otra
técnica de entre las siguientes:
 Revisar las fechas límite y la ruta crítica.
 Comprobar y ajustar las delimitaciones de las tareas,
dependencias y duraciones.
 Agregar recursos a las tareas.

1. Revisión del progreso de la programación general
Se revisa las estadísticas del proyecto.

2. Revisión de la Ruta Crítica

3. Revisión del progreso de las tareas
Revisar el progreso de las tareas críticas es la forma más
efectiva de descubrir rápidamente si un proyecto va bien en
cuánto a alcanzar su fecha límite. Los filtros siguientes lo
pueden ayudar a centrarse en los problemas potenciales del
progreso de las tareas:
•Tareas con retraso o presupuesto sobrepasado asignadas a.
•Deberían comenzar el.
•Deberían comenzar y finalizar el.
•Progreso retrasado o pospuesto.
•Tareas pospuestas.
•Tareas con datos adjuntos.
•Tareas con fechas fijas.

También se puede usar los siguientes informes.

4. Visualización de las líneas de progreso
Las Líneas de Progreso proporcionan una forma gráfica de ver si las
tareas se han completado, están en progreso o retrasadas. No se
muestran para las tareas futuras.
Los tipos de Líneas de Progreso se muestra a continuación:

En la pestaña Tarea visualice el Diagrama de Gantt, el Gantt de Seguimiento o
cualquier otra vista de tareas. En la pestaña Formato » dé clic en cuadrícula
» luego “Líneas de Progreso”, de forma que aparece el cuadro de diálogo
correspondiente.
4. Visualización de líneas de progreso
En “Mostrar líneas
de progreso en
relación con el”,
seleccionaremos si
queremos que las
líneas reflejen el
plan real o el
previsto.
En la pestaña Fechas e
intervalos, seleccione la
opción “Mostrar”.
Después, seleccione si
quiere que la línea de
progreso se muestre “en
la fecha del estado del
proyecto” o como “fecha
actual”.

5. Corrección de la programación
Si tenemos que tomar Acciones Correctivas con respecto a la
programación en el plan del proyecto, puede hacer lo siguiente:
Comprobar los campos que han dado por supuestos en la
programación como la duración, las delimitaciones o las
dependencias de las tareas para ver qué ajustes se pueden
hacer.
Agregar recursos para recuperar el tiempo perdido (esto
redundará en el costo).
Recortar el alcance del proyecto para recuperar la
programación (esto necesitará de la aprobación de los
miembros del equipo).

6.1.2 MONITOREO Y
AJUSTE DE COSTOS

Monitoreo y ajuste de costos
Si el proyecto está delimitado principalmente por el
costo, se debe tener mucho cuidado con el costo de los
recursos, de las tareas y con los costos estimados del
proyecto completo.

Seguimiento de los
costos del proyecto

Monitoreo y ajuste de costos
Existen varias técnicas para hacer el seguimiento y ajustar
los costos de forma que se pueda mantener el
presupuesto inicial, algunas de estas técnicas se muestran
a continuación:
Visualizar las vistas concretas y las tablas para revisar
los costos.
Ajustar la programación para reducir los costos.
Ajustar las asignaciones para reducir los costos.

1. Revisión de los costos totales generales
Hay dos formas de revisar los costos generales del
proyecto, son las siguientes:
Revisar las estadísticas del Proyecto.
Agregar la tarea resumen del Proyecto.

2. Revisión de la variación de costos
Utilizar la tabla
Costo para revisar
las diferencias entre
los costos previstos
y los costos reales.
Esta tabla incluye
campos para los
costos previstos, los
costos programados
totales, los reales,
los restantes y las
variaciones de
costos.

3. Revisión de los costos fuera del presupuesto
Se puede aplicar un filtro a una tarea o a un recurso para ver sólo las tareas o
recursos asociados con costos fuera del presupuesto.
Para revisar los costos fuera del presupuesto, se deberá seguir los siguientes
pasos:
Haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos » diríjase a Filtro
y aparecerá una lista » haga clic en Más filtros.
En el cuadro de diálogo Más filtros, haga clic en “Costo mayor que el
presupuestado” » y después clic en Aplicar.

Revisión de los costos fuera del presupuesto

4. Revisión del rendimiento del costo utilizando el análisis de
Valor Ganado
Project contiene 4 tablas de Valor Ganado que puede usar para
comparar sus costos esperados con sus costos reales y son:
Valor Acumulado para las tareas.
Valor Acumulado para los recursos.
Indicadores de costo de Valor Acumulado.
Indicadores de programación del Valor Acumulado.

4. Revisión de rendimiento del costo utilizando el análisis de Valor
Ganado
Para generar información de Valor Ganado, tendrá que tener los
siguientes elementos:
Una Línea Base guardada.
Recursos asignados a las tareas.
Los costos asociados con los recursos asignados.
La información de progreso real.

4. Revisión de rendimiento del costo utilizando el análisis de valor
ganado
1. Visualice el diagrama de
Gantt o cualquier otra vista
de tareas, luego haga clic en
la pestaña Vista » grupo
Datos »Tablas » “Más
tablas”.
2. Haga clic en Valor
Acumulado, Indicadores
de costo de Valor
Acumulado o en
Indicadores de
programación del Valor
Acumulado dependiendo
de la información del Valor
Ganado que desee revisar.

5. Revisión del Estado del Presupuesto
Las tablas de los Indicadores de costo del Valor Acumulado e
Indicadores de Cronograma del Valor Acumulado son similares
a la tabla de Valor Acumulado para tareas. La tabla Indicadores
de Costo del Valor Acumulado le permite comparar varios
factores de costo relacionados a tareas en su proyecto. La tabla
Indicadores de Programación del Valor Acumulado le permite
enfocar los efectos de las variaciones de efectos de la
programación en el costo de su proyecto.

Alineación del
Presupuesto del proyecto

Alineación del proyecto con el presupuesto
Si necesita tomar Acciones Correctivas en el plan de proyecto para
reducir los costos, puede hacer lo siguiente:
Volver a comprobar los supuestos de costos.
Ajustar la programación.
Modificar la asignación.
Recortar el alcance.

Caso Práctico Nº 06

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