Este documento presenta un resumen de un curso sobre el análisis de riesgos en el cronograma de proyectos. Explica conceptos como la incertidumbre en la duración de las actividades, el riesgo en cronogramas de un solo camino y de múltiples caminos, la correlación entre actividades, bifurcaciones probabilísticas y el efecto de recursos y restricciones. También describe herramientas como @Risk para Microsoft Project que permiten simulaciones de Monte Carlo para cuantificar el riesgo en el cronograma.

1. Riesgo en el Schedule del Proyecto Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el PMI para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.

2. Contenido de la Sesión Riesgo en el Schedule del Proyecto. Herramientas para analizar el Riesgo del Schedule.

3. Riesgo en el Schedule del Proyecto

4. Incertidumbre en la duración de las actividades. Riesgo en un schedule simple de un solo camino. Riesgo en los puntos de convergencia. Control sobre el camino crítico. Correlación entre duraciones inciertas. Bifurcaciones probabilísticas. Recursos y restricciones.

5. 1. Incertidumbre en la duración de las actividades.

6. Riesgo en la duración de la actividad ¿Cuánto toma esta actividad? 30 días, ¿ok? El personal de proyecto estima la duración más probable para cada actividad pero no nos da una idea del riesgo de la duración de dicha tarea. Unidad de Diseño 1 30d

7. Unidad de Diseño 1, duracion incierta Opt=20d, Más probable=30d, Pes =60d

8. Riesgo en la duración de la actividad Primero se debe verificar el schedule. Luego se identifican los riesgos utilizando checklists y brainstorming. Se cuantifican los riesgos en las actividades usando reuniones de equipo y entrevistas de profundidad. Un análisis de riesgo del schedule es una instantánea en el tiempo de los riesgos, antes de las mitigaciones.

9. 2. Riesgo en un Schedule de un solo camino.

10. Schedule original de camino simple El schedule CPM termina el 4 de diciembre. Pero ...¿cuál es la probabilidad de terminar en esa fecha? Para eso utilizamos la Simulación de Monte Carlo....

11. Riesgo en el camino Fin Inicio Unidad Diseño 1 Unidad Construcción 1

12. Simulación Monte Carlo Una Simulación explora todas las combinaciones de duracion de las actividades inciertas (y ciertas). Las duraciones se escogen aleatoriamente de las distribuciones de input. Se calcula el proyecto (presionando una tecla). Las fechas de término se computan muchas veces. Se construye la distribucion de las fechas de termino. Se proporciona resultados de la probabilidad acumulada.

13. Fechas de término de la Simulación Fecha CPM Fecha de termino mas probable

14. La falacia de las duraciones más probables La gente dice: “ Bueno, si estamos usando los mejores estimados en nuestro schedule entonces la fecha de termino CPM es la fecha mas probable, ¿no es así?” ¡ No, de ninguna manera! En este caso, CPM dice Diciembre 4 ¡Pero la fecha de término mas probable es Diciembre 15 !

15. Distribucion Acumulada -- Diciembre 10 tiene solamente un 10% de probabilidad Fecha CPM 4/12 80% Probabilidad Schedule 3/1

16. Resultados para un schedule de camino simple: CPM = 10% Prob.=80% fecha 3/1 Fecha CPM prob. =10% Solo tenemos un 10% de probabilidad de cumplir el schedule CPM !

17. 3. Riesgo en los puntos de convergencia: la “desviación de la convergencia”

18. Riesgo en los puntos de convergencia Inicio Unidad Diseño 1 Unidad Diseño 2 Fin Unidad Construcción 1 Unidad Construcción 2

19. Proyecto simple de dos caminos CPM dice que este proyecto también se termina en Diciembre 4. Pero, ¡el riesgo es mayor que para el proyecto de un solo camino!

20. Efecto de la desviación de convergencia Schedule de un camino Schedule de dos caminos Fecha CPM 4 dic

21. Comparación de los dos schedules: probabilidad del CPM < 5% Prob. 80% fecha 8 ene Fecha CPM 4 dic Prob. < 5% Fecha CPM 4 dic. Prob. 10% Dos caminos críticos aumentan el riesgo !

22. 4. Control sobre el camino crítico.

23. Control sobre actividades del camino crítico Axioma : Se debe ejercer un control especial sobre las actividades del camino critico pues son estas las que determinarán la duración del proyecto. Por lo tanto se hace incidencia en estas actividades y se Gestiona el Riesgo con mucho mayor cuidado e intensidad. Pero....si las duraciones individuales pueden cambiar durante una simulación...entonces en cada iteración tambien podra cambiar el camino crítico..... ¿Entonces...si el camino crítico puede cambiar aleatoriamente... sobre que actividades debo ejercer un control especial... además de aquellas del camino crítico nominal?

24. Definiendo las actividades riesgosas ... ¿Con cientos o miles de actividades, cuales son aquellas que con mayor probabilidad retardaran el proyecto? Depende del riesgo de cada actividad (probabilidad individual) y de la estructura del proyecto (flotaciones u holguras). Los programas de simulación registran en cada iteración si una actividad fue crítica. Porcentaje de iteraciones en que la actividad fue crítica = Indice de Criticidad

25. Schedule con Gestión del Riesgo para el camino crítico = componente B Camino A con Holgura sin Gestion del Riesgo Camino Crítico B con Gestión del Riesgo Actividades con diferentes niveles de riesgo

26. Indice de Criticidad o % de iteraciones en el camino crítico No se aplicó Gestión del Riesgo a actividades con mayor criticidad Solo se aplicó Gestión del Riesgo a actividades con menor criticidad

27. 5. Correlación entre duraciones inciertas.

28. Correlación entre duraciones de actividades Existe correlación cuando algún factor de riesgo (“driver”) afecta las duraciones de dos actividades en forma conjunta. Por ejemplo : Dificultades tecnológicas hacen que el diseño y la construcción se demoren más. Condiciones de trabajo severas afectan el diseño y la construccion a la vez. Incertidumbre en el otorgamiento de licencias afectan el diseño y la construcción a la vez...etc. Riesgo Tecnológico Drives Desarrollo Sw Prueba Sw

29. Correlación La correlación hace que las duraciones se muevan juntas. Si una actividad toma más de lo estimado la otra tambien lo hara. Ambas actividades tomarán más (o menos) tiempo juntas. La correlacion incrementa el riesgo de obtener resultados extremos.

30. Adicionando correlación significativa a un schedule de camino simple

31. La correlación incrementa la amplitud de la distribución de los resultados No Correlacionados Correlacionados

32. La correlacion incrementa la amplitud de la distribución de los resultados No Correlacionado Correlacionado Mayor Riesgo !

33. 6. Bifurcaciones Probabilísticas.

34. Bifurcación Probabilística Ocurre cuando el resultado de una actividad es incierto. No es seguro que el entregable pase la prueba a la primera vez. El sucesor de la actividad puede ser una u otra actividad. ¿Pasó la prueba ? ==> certificar ¿Falló la prueba ? ==> arreglar, probar Cada una de estas es una rama o bifurcación y tiene su propia probabilidad.

35. Bifurcación Probabilística Se recomienda indicar la probabilidad de falla en el Schedule CPM e incluir el valor esperado de la duración más probable

36. Lógica de red de la bifurcación Probabilística de Integration & Test

37. Histograma de la Bifurcación Probabilística Rama de Éxito Rama de Falla

38. Distribución acumulada de la Bifurcación Probabilística “ Hombro” al 70% de probabilidad Zona de alto riesgo

39. 7. Recursos y Restricciones.

40. Recursos y restricciones Si existen recursos escasos, ellos no deben estar en conflicto en el schedule. En CPM los paquetes de scheduling “nivelarán” los recursos esto significa que algunas actividades se diferirán. Debido a que cada iteración de la simulación es una corrida CPM, el software debe nivelar cada corrida. Los paquetes de scheduling utilizan frecuentemente restricciones. Se deben eliminar las restricciones - es mejor que el proyecto culmine tarde en el computador que en la vida real. La restricciones “Must Finish On” y “Finish No Later Than” ocultarán el riesgo del proyecto.

41. Nivelación de Recursos No Nivelado Nivelado

42. Efecto de las restricciones Restringido No Restringido

43. Herramientas para analizar el Riesgos del Schedule

44. ¿Que herramientas existen para el Análisis de Riesgos del Schedule? Hay varias alternativas disponibles en el mercado, entre estas podemos mencionar : 1. @Risk 4.1 for Microsoft Project, de Palisade. 2. Risk+ 2.0 for Microsoft Project, de C/S Solutions. 3. Primavera P3. 4. Pertmaster. 5. Open Plan Professional.

45. @Risk 4.1 for Microsoft Project Es un software de Simulación y Análisis de Riesgos que se ejecuta sobre MS Project, y adiciona la potencia de la simulación Monte Carlo a los modelos de Project. Se reemplazan los valores con incertidumbre del proyecto, con funciones @Risk, las cuales representan un rango de valores. Se seleccionan respuestas finales deseadas tales como: Fechas de Termino, Duración del Proyecto, o Costo Total. El @Risk recalcula el proyecto cientos o miles de veces, seleccionando cada vez números aleatorios de las funciones @Risk. El output es la distribución de probabilidad del resultado.

46. @Risk 4.1 for Microsoft Project El método de análisis cuantitativo de riesgos aplicado por @Risk, que busca determinar los resultados de una decisión como distribución de probabilidad, comprende cuatro pasos : 1. Desarrollar un Modelo. 2. Identificar Incertidumbres. 3. Analizar el modelo con la Simulación. 4. Tomar una Decisión.

47. @Risk 4.1 for Microsoft Project 1. Desarrollar un Modelo : El primer paso es construir un modelo en Project que representa la situación. Debido a que se usa una base general como el Project, se puede analizar una base muy amplia de tipos de proyecto. Trabaja con Project 2000 o superior.

48. @Risk 4.1 for Microsoft Project 2. Identificar Incertidumbres : Se necesita identificar y representar las incertidumbres en el modelo de Project. Se utilizan funciones de distribución de probabilidad para representar un rango de valores posibles. Soporta hasta 38 distribuciones de probabilidad diferentes.

49. @Risk 4.1 for Microsoft Project 3. Analizar el modelo con la Simulación : Se puede personalizar los parámetros de la simulación. El modelo recalcula cientos o miles de veces. Al final se obtiene un rango completo de resultados posibles. Tiene cientos de formatos diferentes de presentación de resultados para análisis con diferentes enfoques.

50. @Risk 4.1 for Microsoft Project 4. Tomar decisiones : Usando los amplios y detallados resultados obtenidos así como los umbrales de riesgo propios, se toman las decisiones. Mediante el cálculo y contabilización de todos los posibles resultados, obtenemos la mayor información posible para tomar la mejor decisión posible.

51. Información Adicional…

52. Información Adicional

53. GESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y PORTAFOLIOS Gestión de Proyectos (Guía del PMBOK ® ). Estándares para la Gestión de Proyectos. Taller Práctico de Gestión de Proyectos. Taller de Preparación para la Certificación PMP ® Gestión de Programas (PPgM). Gestión de Portafolios (PPfM). CONSULTORÍA Y CAPACITACIÓN EN… GESTIÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS Gestión Organizacional de Proyectos (EPM). Oficina de Proyectos (PMO). Modelo de Madurez de la Gestión Organizacional de Proyectos (OPM3) ® . SOFT SKILLS Habilidades Blandas para la Gestión de Proyectos. Habilidades de Team Building y Team Work para el Gestor de Proyectos. Habilidades de Gestión de Equipos para el Gestor de Proyectos. Habilidades de Facilitación para el Gestor de Proyectos. Habilidades de Liderazgo para el Gestor de Proyectos. Gestión del Cambio Organizacional e Individual. HERRAMIENTAS Curso Taller de MS Project 2003. Curso Taller de MS Project 2007. Curso Taller de MS Project 2010. MS Project Server 2007. Herramientas avanzadas para la Gestión de Proyectos.