La preservación y conservación de documentos digitales implica procesos sistemáticos para garantizar la durabilidad de la información a largo plazo. Estos procesos protegen tanto el contenido como el formato de almacenamiento de los documentos. Se deben conservar documentos valiosos mediante su digitalización para preservar y difundir su información. Las estrategias de conservación a corto, mediano y largo plazo incluyen actualizar formatos, realizar copias de seguridad y almacenar documentos en varios soportes. Se

1. Por una Universidad
PERTINENTE CREATIVA INTEGRADORA
Programa Ciencia de la Informació n, la
Documentació n, Bibliotecología y Archivística
Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes
DOCUMENTOS DIGITALES

2. Por una Universidad
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PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS DIGITALES
Presentado por:
MARIA YENNI IJAJI DIAZ
DOCENTE
RICARDO A. BOTERO RIOS
CALI, 21DE SEPTIEMBRE DE 2018

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CONTENIDO
1. Concepto sobre Conservación y Preservación digital
2. Documentos que se deben conservar
3. Objetivos de la Conservación
4. Estrategias aplicadas a corto, mediano y largo plazo.
5. Pautas para realizar la digitalización.
6. Características para preservar la información.
7. Dificultades presentadas con la conservación
8. Patrimonio Digital
9. Conclusión
10. Bibliografía

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1. ¿QUÉ ES LA CONSERVACIÓN Y PREVENCIÓN DIGITAL?
(Según Castro L. Giraldo, L., Hernández, F, Hernández, f. )
Son proceso que hace parte de la gestión documental y deben ser aplicados de
forma regulada y sistemática para garantizar la durabilidad de la información a largo
plazo.
se encarga de proteger el documento tanto en su contenido como en la forma en
que ha sido almacenado.
Se debe protege de los daños, deterioro, del abandono.

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1. PREVENCIÓN Y CONSERVACIÓN DIGITAL
(Según Voutssás (2009))
PRESERVACION DIGITAL: Actividad
realizada para proteger un
documento anticipadamente, con el
fin de asegurar su permanencia en el
tiempo. Por lo cual en caso de
presentar daño o deterior se debe
restaurar.
CONSERVACIÓN DIGITAL: Actividad
realizada a corto plazo para prevenir
o retardar el deterioro de los
documentos digitales, garantizando
su usabilidad de manera permanente.
Esto incluye pensar en el medio tecnológico,
nuevos soportes, sistemas y formatos digitales.

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2. ¿QUÉ DOCUMENTOS SE DEBEN CONSERVAR
Y PARA QUÉ?
Se debe conservar todo
documento que posee
valor:
Se digitalizan para preservar
y difundir su contenido.
BENEFICIOS
Permite nuevas formas de acceso a más usuarios.
Al ser digitalizado retarda el daño que sufre con el tiempo.
Disminuye la manipulación del documento físico y original,
a través de la copia de seguridad.

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3. ¿CUÁLES SON SUS OBJETIVOS?
Según Castro, L., Giraldo, L., Hernández, F. (2016):
Facilitar su uso y la lectura, al
ser legibles.
. Garantizar la
integridad de su
contenido.
Conservar su
autenticidad al
preservar la
información tal
como fue
almacenada
inicialmente.

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4. ESTRATEGIAS PARA CONSERVAR A CORTO
MEDIANO Y LARGO PLAZO.
Dentro de las estrategias se evalúa el formato de los documentos, su uso y la capacidad
técnica de la institución, definiendo con ello su permanencia así:
A CORTO PLAZO
 Conservar Software y Hardware.
 Convertir documentos digitales
a formatos actualizados.
 Guardar copias en
papel o microfilm.
 Renovar los soportes

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4. ESTRATEGIAS PARA CONSERVAR A MEDIANO
PLAZO
Se debe migrar la información a formatos
actualizados buscando:
Interoperabilidad entre empresas que
compartan el mismo formato.
Compatibilidad retroactiva, con
programas que permite leer documentos en
formatos antiguos y migrar a nuevas
versiones del programas.
Emulación a través de programas
originales con los que fueron creados, para
acceder a la información anteriormente
almacenada.

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4. ESTRATEGIAS PARA CONSERVAR A
LARGO PLAZO
Como alternativa se tiene la conservación
en soportes diferentes:
Impreso en papel.
Combinando la digitalización con la
microfilmación es decir, en formatos
híbridos.
Conservando su contenido en Red.

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5. PAUTAS PARA DEFINIR EL FORMATO A USAR EN LA
DIGITALIZACIÓN
Para definir el formato a usar en la digitalización se tiene en cuenta:
Los metadatos: facilitan el acceso y posterior recuperación.
El formato: Según el tipo de contenido
El tipo de documento, tipo de imagen, formato del audio, formato de video.

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6. CARACTERÍSTICAS PARA PRESERVAR LA
INFORMACIÓN
Establecer políticas de
seguridad con la
información para
proteger las
características de los
documentos digitales
que requieren ser
preservados.
Entre ellas esta la
Norma internacional
ISO 27001:2013.
Garantizar la seguridad de la información de forma preventiva, incluye:

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7. DIFICULTADES PRESENTADAS CON LA
CONSERVACIÓN DIGITAL
Al Conservar documentos en formatos digitales, las organizaciones se enfrentan a:
REQUISITO MÍNIMO AMENAZAS
vulnerabilidad a sufrir
modificaciones.
Daño por factores
medioambientales.
Riesgo biológico.
Desastres naturales.
Daños ocasionados por el
hombre.
Obsolescencia tecnológica
|
Contar con herramientas
tecnológica para su consulta.

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8. PATRIMONIO DIGITAL
El patrimonio digital lo conforman todos aquellos recursos que hacen su aporte a la
historia, la ciencia, la cultura, entre otros. Por lo tanto, merecen un trato especial al poseer
valor perdurable.
CARACTERISTICAS
Se generan directamente en
formato digital o se convierten a éste a
partir del material análogo.
Requieren ser protegidos y
conservados para beneficio de las
generaciones actuales y futuras.
Gracias a las Tics, permiten ser
compartidos con otros sin restricción
de tiempo ni espacio.

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9. CONCLUSIÓN
Al conocer los beneficios que nos ofrecen los documentos digitales, se concluye
que por ser considerados fuentes de información confiable, a los cuales se accede
de manera oportuna, debemos velar para garantizar su integridad, fiabilidad,
legalidad entre otras características, todo esto lo conseguimos aplicando reglas,
estableciendo políticas, asignando responsabilidades, con el fin de evitar que la
información sea vulnerada.
Finalmente puedo decir que para nosotros como profesionales en información se
hace importante entender que como la tecnología es cambiante, tenemos la
responsabilidad de velar porque la información sea migrada hacia formatos
actualizados, creando estrategias encaminadas a preservar y conservar estas
fuentes de información en el tiempo para que siga cumpliendo su función
creadora.

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BIBLIOGRAFÍA
Unidad 2: Preservación y Conservación de los Documentos Digitales
https://cidba.uniquindio.edu.co/pluginfile.php/71363/mod_resource/content/3/2018_2_

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