I Jornada CEJFE / EDO (UAB) Organitzacions líders pel coneixement i l'aprenentatge. Barcelona, 12 de maig de 2011

1. I Jornada CEJFE / EDO (UAB)
Organitzacions líders pel coneixement i
l’aprenentatge
El Modelo de Gestión del Conocimiento en Enagas
Javier Perera - Director de Organización y RSC
Jose Miguel Tudela - Responsable Proyectos
Excelencia y Sostenibilidad
Barcelona
12 de maig de 2011
1

2. Índice
1. ¿Por qué la Gestión del Conocimiento
en Enagas?
2. Nuestro Modelo de Gestión de
Conocimiento
3. Claves del Modelo para la Creación de
Valor
2

3. 1. ¿Por qué la Gestión del Conocimiento en Enagas?
... El Escenario actual está marcado por la globalización, el CAMBIO continuo y la
INCERTIDUMBRE.
• Evolución acelerada de TECNOLOGÍAS emergentes.
• Aparición de NUEVOS COMPETIDORES y NUEVOS CANALES de distribución
• SOFISTICACIÓN de los nuevos productos y servicios.
• Dramática reducción de sus CICLOS DE VIDA.
• Presión constante sobre los MÁRGENES.
• Cliente más y mejor informado, más exigente e INFIEL.
• Transformación de los HÁBITOS DE COMPRA.
La clave está en…
La capacidad de adaptación al cambio de las empresas y su habilidad para
mejorar de forma continua, depende en gran medida de su CAPACIDAD DE
GESTIONAR EL CONOCIMIENTO INTERNO.
3

4. 1. ¿Por qué la Gestión del Conocimiento en Enagas?
... El Escenario actual está marcado por la globalización, el CAMBIO continuo y la
INCERTIDUMBRE.
El 79% de los CEOs prevén que la complejidad del entorno
empresarial será mucho mayor en el futuro y más de la mitad dudan
de la capacidad para gestionarla. (*)
El entorno de trabajo es cada vez más volátil, incierto y complejo,
con niveles sin precedentes de interconexión e interdependencias,
soportado por sistemas globales.
Las empresas con mejor rendimiento gestionan esta complejidad a
favor de sus organizaciones, clientes y socios (Grupos de Interés).
(*) Conclusiones del Global CEO Study bianual de Institute for Business Value e IBM Strategy & Change realizado en las 1500 empresas más
relevantes de 60 países
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5. 1. ¿Por qué la Gestión del Conocimiento en Enagas?
MARCO DE ACTUACIÓN
• La actividad principal de Enagas se concentra en tres bloques de actividad:
CONSTRUCCIÓN DE
INFRAESTRUCTURAS
MANTENIMIENTO Y
OPERACIÓN DE LA
RED DE GAS
GESTIÓN GLOBAL DEL
SISTEMA
5

6. 1. ¿Por qué la Gestión del Conocimiento en Enagas?
MARCO DE ACTUACIÓN
• Desde el punto de vista de Instalaciones y Centros de Trabajo Enagas presenta una importante
dispersión geográfica.
• 44 Centros de Transporte
• 3 Plantas de Regasificación
• 15 Estaciones de Compresión
• 2 Almacenamientos Subterráneos
• 14 Gasoductos
6

7. 1. ¿Por qué la Gestión del Conocimiento en Enagas?
ANTECEDENTES
• Durante los últimos años, en Enagas se han realizado varias iniciativas relacionadas con el
ámbito de gestión del conocimiento:
Registro de lecciones aprendidas en proyectos de construcción
Mejora de la Gestión Documental y de Proyectos a través de KM.
Representación conjunta del Mapa de Procesos e Indicadores.
Implantación y Mejora de la Intranet Corporativa, etc.
• Si bien este conjunto de iniciativas ha servido para ir adoptando progresivamente una “Cultura
de Gestión del Conocimiento”, todas ellas se han abordado de forma local en algunas de las
Direcciones de la Compañía sin que existiese un enfoque conjunto y coordinado.
PROYECTO GLOBAL DE GESTIÓN DE CONOCIMIENTO
7

8. 1. ¿Por qué la Gestión del Conocimiento en Enagas?
FACTORES CLAVE PARA LA IMPLANTACIÓN DEL MODELO
• Existen dos Factores que han sido fundamentales de cara a favorecer la correcta implantación
de un modelo global de Gestión de Conocimiento:
Durante la última autoevaluación
IMPULSADO POR LA
respecto al modelo EFQM se DIRECCIÓN
M.C.D
identificó la necesidad de abordar
un proyecto global de gestión de
Directores
conocimiento en toda la
compañía:
J. Unidad Este proyecto ha tenido el respaldo
• Equipo Evaluador: 34 personas de de la Dirección incluyéndose en el
distintas áreas de la organización. T.A.E. Plan Director de Calidad,
Excelencia y Sostenibilidad:
• Uno de sus objetivos estratégicos
Técnicos
es “el establecimiento de los
mecanismos necesarios para
DEMANDADO POR LAS conservar el conocimiento crítico de
ÁREAS la organización y transmitirlo y
(Administrativos) (Operarios) (Auxiliares) difundirlo eficazmente para su
aplicación”.
8

9. 2. Nuestro Modelo de Gestión de Conocimiento
• El Modelo de Gestión del Conocimiento de Enagás persigue el aseguramiento de la mejora y la
innovación a través de la identificación, almacenamiento, transferencia y generación del
conocimiento asegurando la correcta interrelación de los procesos en los que se estructura, las
personas que lo poseen y los sistemas de información en los que se gestiona:
Mapa del
Gestionar el
Mapa del conocimiento conocimiento
conocimiento
Plan de
transferencia
Identificar y de conocimiento
mantener el y sucesiones
conocimiento Formación
Formación
PROCESOS PERSONAS Ptos.Críticos
Asegurar la
mejora e
innovación
SISTEMAS
Compartir el
Innovación Compartir el
conocimiento
conocimiento
Generar el Entornos
conocimiento colaborativos
9

10. 2. Nuestro Modelo de Gestión de Conocimiento
Mapa del
conocimiento
Identificar y
mantener el
conocimiento
Mapa de Conocimiento Integrado con el Mapa de Procesos y el Organigrama
de la Compañía
Mapa de Disciplinas de la Compañía definido a dos Niveles: Disciplinas y
Subdisciplinas de Conocimiento
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11. 2. Nuestro Modelo de Gestión de Conocimiento
Mapa de Conocimiento Integrado con el Mapa de Procesos y el Organigrama de
Mapa del
conocimiento la Compañía
Identificar y
mantener el
conocimiento
Nivel 1 y 2: A partir del
mapa de procesos o bien
del organigrama (unidad
Nivel 1 organizativa), identificar las
disciplinas asociadas.
Dirección 1 Unidad 1 Dirección 1 Unidad 2 Dirección 1 Unidad 2
PN - 04 PN – 04 - 1 PN - 04 PN – 04 - 2
Disciplina 1 Disciplina 1 Disciplina 2
Disciplina 1 Disciplina 4
Disciplina 1
Nivel 2 Disciplina 2 Disciplina 2
Disciplina 3
Disciplina 2 Disciplina 5
Disciplina 2
Disciplina 3
Disciplina 3 Disciplina 6
Disciplina 3
Disciplina 1
Nivel 3: A partir del mapa
PROCESOS PERSONAS SISTEMAS
Indicador nivel
conocimiento
de disciplinas ir a:
Conocimiento Conocimiento Conocimiento
PN - 04 PN – 04 - 1 Nombre Puesto generado almacenado compartido
Nivel 3 Indicador
nivel
riesgo
Manuales ARIS Red Procesos
PN - 04 Nombre Puesto Planos SLM
PN – 04 - 1
Personas
Nombre Puesto
PN - 04 PN – 04 - 1
Sistemas
Nombre Puesto
11

12. 2. Nuestro Modelo de Gestión de Conocimiento
Mapa de Disciplinas de la Compañía definido a dos Niveles: Disciplinas y
Mapa del
conocimiento Subdisciplinas de Conocimiento
Identificar y
mantener el
conocimiento
Diseño y Diseño, Medición de
Gestión de Legislación y Gestión Gestión
operación del construcción energía y Gestión social
activos regulación ambiental económica
sistema gasista infraestructuras calidad de gas
Ingeniería Tecnologías/si
Criterios de Tipologías de Gestión Contabilidad Prevención de
(conceptual, stemas de
planificación mantenimient Retribución ambiental de financiera y riesgos
básica y de medición y
del sistema o Proyectos analítica laborales
detalle) calidad
Sistemas
predictivos de Obra Civil y Verificación y Operación y Legislación Cambio Igualdad y
Facturación
demanda y de Trazados calibración mantenimient europea Climático conciliación
simulación o de equipos
e
Operaciones Equipos y Determinació instalaciones Legislación Eficiencia Presupuestaci Gestión del
normales y materiales n parámetros del sistema nacional energética ón talento
especiales (I+D, físico-
funcionamient químicos
o, inspección (odorización, Buques y Análisis y
Relaciones
y activación, cromatógrafo sistemas de control de
laborales
adquisición...) s, ...) amarre Aspectos costes
Operación
ambientales
comercial
Electricidad y relevantes (
Balance y Fiscalidad y Entorno social
Protección
facturación tesorería local
catódica
Instrumentaci
Biodiversidad Financiación
ón y control
Telecomunica
ciones y
telemática
Tanques GNL
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13. 2. Nuestro Modelo de Gestión de Conocimiento
Gestionar el
conocimiento
Plan
transferencia
conocimiento
y sucesiones
Formación
y Puestos
Críticos
Identificación y Gestión de Puestos Críticos
Escuela de Formación
Planes de Transferencia de Conocimiento y Planes de sucesiones.
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14. 2. Nuestro Modelo de Gestión de Conocimiento
Identificación y Gestión de Puestos Críticos Gestionar el
conocimiento
Plan
transferencia
conocimiento
y sucesiones
Formación
Enagas ha realizado en el y Puestos
Críticos
año 2009 un proyecto
específico en el cual se
ha abordado el análisis
e identificación de
puestos críticos.
Este proceso se ha
abordado de forma
conjunta y coordinada
con una iniciativa de
Evaluación de
potenciales de cara a
realizar en base a los dos
ejercicios un Plan de
Sucesiones y un Plan de
Desarrollo individual y
colectivo.
14

15. 2. Nuestro Modelo de Gestión de Conocimiento
Identificación y Gestión de Puestos Críticos Gestionar el
conocimiento
Plan
transferencia
conocimiento
y sucesiones
Criterios Formación
y Puestos
A. Aplicación de criterios Críticos
1. Impacto estratégico
1.1 - Proceso estratégico - negocio: Interviene en el proceso de definición de la estrategia a seguir
1.2 - Impacto en resultados a medio/largo plazo: Sus decisiones impactan a medio/largo plazo en los resultados de Enagás
1.3 - Misión, valores y Plan estratégico/sostenibilidad: Importante para cumplir con la misión, afianzar los valores y garantizar los hitos estratégicos a futuro
2. Impacto operacional
2.1 - Impacto en Resultados a corto (eficiencia, costes)
2.2 - Impacto Medio Ambiental 39 Puestos Críticos
2.3 - Impacto en la seguridad de las operaciones
2.4 - Impacto en la garantía de sumistro
2.5 - Gestión recursos (financieros, técnicos, humanos)
• 21 asociados a Procesos de Negocio.
3. Coste de reposición
3.1 Conocimiento propio del negocio
3.2 Dificultad de adquisición en el mercado laboral
• 9 asociados a Procesos Estratégicos
3.3 Curva de aprendizaje
Puestos Claves
• 9 asociados a Procesos de Soporte
Total Puestos Evaluados: 94
Puestos Potenciales
Total Puestos:135
Plantilla:1067
Matriz: Puestos Potenciales Vs
Puestos Claves
15

16. 2. Nuestro Modelo de Gestión de Conocimiento
Escuela de Formación Gestionar el
conocimiento
Plan
transferencia
conocimiento
y sucesiones
En 2009 Enagás puso en marcha su Escuela de Formación, habiendo obtenido resultados
Formación
muy positivos en sus dos años de existencia: y Puestos
Críticos
El Número de Formadores internos también se ha incrementado en un 19%
llegando a 43 formadores, lo que demuestra el elevado grado de involucración interna
con la iniciativa.
Se han incrementado sustancialmente tanto el número de cursos realizados
como el número de horas de formación.
Escuela de Formación 2010
2009 (3 meses) 2010
EF Enagás
Enagá Total EF
10/09
(San Fernando) Enagás
Enagá
Nº de cursos
realizados
21 81 +286%
Nº de horas de
formación
2.493 11.164 +114%
Nº Formadores
Internos
36 43 +19%
16

17. 2. Nuestro Modelo de Gestión de Conocimiento
Planes de Transferencia de Conocimiento Gestionar el
conocimiento
Plan
transferencia
conocimiento
y sucesiones
1 Formación
A.1 Analizar si algunas actividades
y Puestos
Electricidad
relativas a obra civil se pueden
descentralizar de Sede Críticos
A.2 Identificar un back-up de
Gregorio Parra a nivel técnico en
8 sede
A3. Identificar potenciales back up
Protección
catódica
Definir un plan de formación dentro o fuera de Transporte
sobre protección catódica
A1. Analizar la idoneidad de que la
Transferir el
5 gestión de este conocimiento se
1
Obra civil
conocimiento desarrolle fuera del ámbito de sede
crítico a otras
personas dentro de A2. Elaborar un plan de formación
la Dirección de para el técnico de este ámbito
Transporte.
A3. Identificar posibles backup dentro
2 o fuera de la Dir. de Transporte.
y calidad
Gasoducto Integridad Instrument. Medición
Potenciar el soporte
técnico en las zonas
3 Reforzar el soporte técnico desde sede central o zonal a las zonas en el ámbito de
submarino gasoducto y control
instrumentación y control, en la actualidad estas actividades se desarrollan desde la
zona. Definir tareas y asignar recurso a esta disciplina 2 A1. Analizar la adecuación del
técnico E.Horta a las necesidades
requeridas en el puesto
4 A2. Establecer un plan de formación
Necesidad de integrar y consolidar todas las áreas de conocimiento del sobre el técnico actual para mejorar
gasoducto bajo una visión global dentro de la unidad sur el nivel técnico de conocimiento
sobre los equipos de medición y
5 calidad de gas (condicionado al
Reforzar el conocimiento en el área de gasoducto submarino: Analizar la idoneidad resultado de la E.1)
A3. Necesidad de establecer un
de que la gestión de este conocimiento se desarrolle fuera del ámbito de sede backup dentro de los técnicos de
Sede con conocimiento en el ámbito
de medición y calidad
A4. Elaborar un plan de transferencia
de conocimiento para que el técnico
6
Definir posibles funciones que tendría 6 responsable de medición y calidad de
este soporte. Analizar la necesidad de definir un soporte a los técnicos de sede dentro del gas, disponga de conocimientos de
Analizar si este soporte debe estar
ámbito de gasoducto . instrumentación y control.
ubicado en sede o a nivel zonal. 7
A5. Mejorar la coordinación en sede
Analizar si dentro de las funciones de
entre el técnico de Transporte y los
este soporte se pueden integrar Fomentar la polivalencia y el back-up entre los técnicos de la unidad sur técnicos de la Unidad de Medición y
determinadas funciones de los jefes
de zona. (*) Acceso a Red.
17

18. 2. Nuestro Modelo de Gestión de Conocimiento
Funcionalidades Comunidad de Conocimiento
Biblioteca de Colecciones de archivos compartidos, con sistema
documentos de búsqueda de contenidos
Listado de mejores Casos prácticos resueltos. Acceso a la biblioteca
prácticas y lecciones de documentos o al documento que explique la
aprendidas solución
Consultas al grupo, propuestas y mantener
Foro de discusión
conversaciones sobre la materia objeto de interés
Se ha definido una estructura común a Propuesta de ideas (proceso gestionado por un
Gestor de ideas
todas las Comunidades de práctica. Coordinador)
Cursos
Formación
Plan de Formación
Noticias Artículos de interés
Listado de vínculos Hipervínculos a otras páginas web de interés
Conferencias
Piloto: Comunidad de Medición Calendarios de eventos
Seminarios
Listado de proyectos en curso
Área de reuniones: acceso de los participantes del
proyecto a la agenda de la reunión, lista de
asistentes, documentos de consulta, acta de la
reunión...
Calendario con los eventos programados dentro
Listado de proyectos del proyecto
Lista de tareas a realizar dentro del proyecto
Área de documentos: posibilidad de que los
integrantes del proyecto puedan trabajar de forma
conjunta con las últimas versiones (herramienta
workflow)
Notificaciones por correo electrónico sobre
Alertas
modificaciones en el contenido de la Comunidad
Vínculo a Mapa de Procesos de ARIS:
Personas: Contactos (expertos), coordinador
grupos de mejora
Mapa del conocimiento
Procesos: Documentación de Procesos asociados
Sistemas: Vínculo a comunidades de prácticas,
aplicaciones relacionadas
Compartir el
Miembros de la
Directorio de personas que están trabajando en la
disciplina de conocimiento (grupos de correo
conocimiento
comunidad
electrónico predefinidos...)
Entornos
colaborativos
Comunidades de Práctica (Entornos Colaborativos)
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19. 2. Nuestro Modelo de Gestión de Conocimiento
Proceso de recepción y
evaluación de ideas
innovadoras definido
Formulario para la
propuesta de ideas
disponible en la
intranet
Buzón Corporativo y
BdD de análisis
Innovación
Generar el
conocimient
o
Generación de Ideas Innovadoras
19

20. 2. Nuestro Modelo de Gestión de Conocimiento
Diseño y
Dise ño,
con stru cció n y M ed ición de
Mapa de conocimiento
o pera ció n del p uesta e n ene rgía y Gestión de Legislaci ón y Gesti ón Gest ión
Gestión social
sistema servicio d e cali dad d e a ctivo s reg ulació n am bie nt al económ i ca
Ahorro y eficiencia
Disciplina
ga sista inf raestructur gas
as
energética y
económica de
Criterio s
de
Ing enie r
ía
(co ncep
Te cno lo
gí as/sist T ipolo gí Gest ión
a mbi ent
C ont abili
da d
Prev enci
ón de
infraestructuras
em as de as d e R etrib uc
pla nifica tu al, al d e f inan cier riesgos
m edició m ante ni ión
ció n d el básica y n y m ien to P roye cto a y labo rale
sistem a de s a nalí tica s
calida d
det alle)
Sistem a
Procesos PN – 04
Gestión de
s C am bio Infraestructuras
pre dict iv
o s de
Obra
Ci vil y
Ve rifica ci
ón y
Le gisla ci
C limá tic
o F actu rac
Igua ldad
y
y del ATR
ón ió n
de man d Tra zado ca libra ci ( Emision conciliaci
a y de s ón eu rop ea es de ón
sim ula ci Opera ció GE I)
ón n y
m ante ni
m ien to
de
e quip os
e
in stala ci
on es d el
sistem a
PN - 03
Op eraci
o nes E ficie nci Desarrollo de
Le gisla ci Gestión
no rmal e
s y
ón
a
e nerg éti
P resupu
e sta ción d el Infraestructuras
especia l Equ ipos na cion al ca tale nto
es y De term i
ma teria l n ació n
es pa rám et
(I+D, ros
fun ciona f ísico -
mie nto , qu ímicos
insp ecci (o dori za
ón y ción ,
act ivaci croma tó
Personas
ó n, g rafo s,
adq uisici ...) Buqu es
Op eraci ón ...) Anál isis Rela cion
y
ón Aspectos y con trol es
si stem as
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(C ontra t
de
a marre
a mbi ent
ale s
relev ant
costes s Experto
a ción , es
pro gram ( consum
a ción , o de
rep arto s agu a y
, m ate rias
Puesto: Tco.
ba lance
s,
a uxili are
s, rui do, Nombre
m erca d
os
Ele ctrici
v ertid os,
d erra me
Especializado
secund a Ba lance s y
rios, da d y resid uos F isca lida Ento rno
y
factura ci Pro tecci ) d y so cial
fa ctura ci
ón) ón t esorería lo cal
ón
cató dica
Riesgo
alto
Instrum
ent ació n Biodi ver F ina ncia
y sida d ció n
Sistemas
co ntrol
Almacenado y
compartido en
red
I:01_Infraestructuras03_Manuales
Comunidad de
prácticas de
Eficiencia
Comunidad de
Energética en
Intranet
conocimiento
https://www.intranet.enagas.eng/irj/intranet
Gestionar el
Mapa del conocimiento conocimiento
Funcionalidades Comunidad de Conocimiento
Biblioteca de Colecciones de archivos compartidos, con sistema
documentos de búsqueda de contenidos
Datos identificativos
Plan de Listado de mejores
prácticas y lecciones
Casos prácticos resueltos. Acceso a la biblioteca
de documentos o al documento que explique la
Correo
Nombre y
Apellidos
Nº Empleado electrónico Identificar y transferencia aprendidas solución
Dirección Puesto Teléfono
mantener el de conocimiento Foro de discusión
Consultas al grupo, propuestas y mantener
conversaciones sobre la materia objeto de interés
Plan de
Datos de la Idea
conocimiento Gestor de ideas
Propuesta de ideas (proceso gestionado por un
Coordinador)
sucesiones
Temática
PROCESOS PERSONAS Cursos
Descripción de la idea (Número máximo de caracteres: X) Formación Formación
Plan de Formación
Noticias Artículos de interés
Asegurar la Listado de vínculos Hipervínculos a otras páginas web de interés
Documentación adicional Ad juntar Archivo
mejora e Calendarios de eventos
Conferencias
Seminarios
Impacto organizativo de la idea (Señale el número aproximado de personas afectadas)
innovación Listado de proyectos en curso
Área de reuniones: acceso de los participantes del
proyecto a la agenda de la reunión, lista de
de 0 a 10 de 100 a 500 Toda la Organización asistentes, documentos de consulta, acta de la
de 10 a 100 más de 500 reunión...
Calendario con los eventos programados dentro
Recursos necesarios para la implantación de la idea
(económicos, humanos, materiales...). Especifique.
(Número máximo de caracteres: X)
Innovación SISTEMAS Compartir el Listado de proyectos del proyecto
Lista de tareas a realizar dentro del proyecto
conocimiento Área de documentos: posibilidad de que los
integrantes del proyecto puedan trabajar de forma
Beneficios esperados (en términos económicos o de eficiencia) conjunta con las últimas versiones (herramienta
(Número máximo de caracteres: X) workflow)
Notificaciones por correo electrónico sobre
Alertas
modificaciones en el contenido de la Comunidad
Generar el Entornos Vínculo a Mapa de Procesos de ARIS:
conocimiento colaborativos
Personas: Contactos (expertos), coordinador
grupos de mejora
Mapa del conocimiento
Procesos: Documentación de Procesos asociados
Sistemas: Vínculo a comunidades de prácticas,
aplicaciones relacionadas
Directorio de personas que están trabajando en la
Miembros de la
disciplina de conocimiento (grupos de correo
comunidad
electrónico predefinidos...)
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21. 2. Nuestro Modelo de Gestión de Conocimiento
BENEFICIOS ESPERADOS
Visión global de las fuentes de conocimiento críticas de la
Asegurar la adecuada dotación de recursos
Compañía
Identificación de expertos y grupos de trabajo en Evitar riesgos de paralización de actividades por
los distintos ámbitos de conocimiento críticos falta de recursos específicos y contingencias
Mejora de la comunicación interna y de la Gestionar el
formación Mapa del conocimiento conocimiento Transferencia eficaz de conocimientos críticos
Optimización y selección de Identificar y
Plan de
transferencia de
herramientas y sistemas de información mantener el conocimiento
Incrementar el capital intelectual
Plan de
conocimiento sucesiones
PROCESOS PERSONAS
Formación
Asegurar la
mejora e
innovación
Innovación SISTEMAS Compartir el Facilitar el acceso a información
conocimiento
segmentada
Incremento de la eficiencia
Generar el Entornos Facilitar la comunicación, adquisición e
conocimiento colaborativos
intercambio de conocimientos en temas
Identificación de ahorros
determinados
Inicio de nuevas líneas de negocio Resolución rápida de problemas operativos
Transferencia de las mejores prácticas: generación de nuevas y
Incremento de la motivación y satisfacción de empleados mejores formas de ejecutar procesos confiriendo ventajas
competitivas
Potenciación de la Innovación y la Mejora
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