La institución implementó un sistema de gestión de calidad siguiendo los siguientes pasos: 1) Conformó un equipo de trabajo para planificar la implementación. 2) Contrató asesoría externa para orientar el proceso. 3) Sensibilizó a la organización, realizó diagnósticos y definió la política, objetivos y propósitos de calidad.

1. PASOS DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ¿CÓMO HIZO LA INSTITUCIÓN LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD? CELIA LEÓN CANTILLO RECTORA COLEGIO DISTRITAL DE EDUCACIÓN COOPERATIVA Y PARA EL TRABAJO BARRANQUILLA, ENERO DE 2008 CAROLYN PEÑARANDA ASESORA

2. Decisión del Proyecto Se hizo con base en los requisitos del cliente (Padres de Familia), la ley y el Proyecto Educativo Institucional; tomando como referencia la Norma ISO 9001, versión 2005 y utilizando estrategias de participación, capacitación, compromiso, seguimiento, recursos e implementación con el fin de generar una cultura de la calidad en toda la organización.

3. Equipo de Trabajo con Autoridad Una vez tomada la decisión se conformó un equipo de trabajo para planificar métodos para la implementación y adopción de criterios para desarrollar grupos de trabajo, horarios, responsabilidades, cronogramas de actividades, plan operativo, etc.

4. Apoyo Externo Se contrataron asesorías profesionales para orientar el proceso, seleccionando a una profesional en Ingeniería Industrial con Diplomado en Gestión de la Calidad ISO 9000 y experiencia en estandarización de procesos, quien preparó con el equipo la Documentación: Manual de Calidad, Manual de Procedimientos, Descripciones de Cargo y Registros.

5. Sensibilización a la Organización Este proceso se inició en el año 2005 con la comunicación de la decisión y la motivación a formar parte del proyecto, se retroalimentó en el año 2007 modificando el Mapa de Procesos, de acuerdo a los ajustes realizados en el Diseño Curricular y el Perfil de los Bachilleres y se actualizó en Enero del 2008 modificando el procedimiento de Matrículas y creando los procedimientos para control de riesgos entre otros cambios.

6. Diagnóstico Se trabajó de acuerdo a los resultados de la matriz DOFA, al resultado de la Evaluación Institucional 2005-2006 y se tuvieron en cuenta las necesidades y expectativas, quejas y reclamos de los padres de familia, estudiantes y comunidad para la formulación del Plan de Mejoramiento .

7. Política de Calidad, Objetivos de Calidad y Propósitos Se redefinieron la Política de Calidad, los Objetivos de Calidad y los Propósitos de acuerdo a la norma ISO 9001:2005. La redefinición de la Política de Calidad tuvo como intención la formación integral del estudiante y como requerimiento del cliente , la satisfacción de las necesidades.

8. Direccionamiento Estratégico Política de Calidad: Proporcionar una educación integral que satisfaga razonablemente las necesidades educativas y expectativas de nuestros estudiantes, padres de familia y comunidad. Que se expresa en la calidad de los procesos, la calidad del ambiente laboral, la calidad de las decisiones, en una constante búsqueda del mejoramiento continuo de la institución.

9. Direccionamiento Estratégico Objetivos de Calidad: Aumentar el promedio académico de los estudiantes de Básica en los niveles de comprensión lectora de sobresaliente a excelente en el año 2008 y sostenerlo en el tiempo. Elevar el promedio de pruebas ICFES pasando del nivel medio-bajo al nivel medio en el año 2008 y sostenerlo en el tiempo. Elevar el promedio de estudiantes que van al mercado laboral y a realizar estudios tecnológicos y universitarios.

10. Direccionamiento Estratégico Propósitos: Formación integral de los estudiantes. Desarrollo de competencias básicas: interpretativa, argumentativa y propositiva. Formación en valores cooperativos. Formación para el trabajo.

11. Direccionamiento Estratégico Forman parte del direccionamiento estratégico además: Misión y Visión Principios y Valores Filosofía

12. Planificación de los Procesos Caracterización de los Procesos de Direccionamiento, Misionales y de Soporte (Mapa de Procesos). Matriz de Relación.

13. Matriz de Relación

14. Interpretación Matriz de Relación Puntaje: 1 = No hay relación 3 = Algún tipo de relación 5 = La mejor respuesta al cliente En el cruce de las dos variables de la matriz la suma de las filas horizontales nos prueba que tanta coherencia hay entre propósitos y lo que quiere el cliente. Lo máximo en la suma debe ser 30, por debajo de 15 estamos mal, por encima de 15 nos estamos acercando al cliente. La suma de las columnas verticales muestra que tan cerca está la institución a la intención de calidad ya que la política de calidad se forma con los propósitos que son coherentes con lo que quiere el cliente.

15. Capacitación Esta se inició con el Diplomado en Gestión de la Calidad en el Sector Educativo realizado por la Rectora con el ICONTEC en el año 2006. Durante el 2007 y el 2008 se realizó la multiplicación a la Coordinadora y a los Profesores. En el 2009 se profundizará la información a los profesores y se realizó la Revisión por la Dirección.

16. Documentación Preparación de los Documentos Planificados: Procedimientos, Instructivos, Registros, Manual de Calidad, Disponibilidad y Control de los mismos en los puntos de uso y almacenamiento y protección de registros.

17. Implementación Desarrollo de los procesos, divulgación y entrega de documentos de calidad a la Coordinadora de Aseguramiento de la Calidad quien administra el S.G.C. y distribuye los Procedimientos que le corresponden a cada uno de los usuarios del sistema: Docentes, Personal Administrativo y de Servicios, Coordinadora, Portero, Celador, Asistente, Aseadora, Secretaria y Auxiliar Administrativa.

18. Revisión por la Dirección Reajustar para evaluar oportunidades de mejora en la eficacia y cambios en el Sistema de Gestión de la Calidad.

19. Mejoramiento Continuo Para la mejora continua se usa la metodología P.H.V.A. (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) para cada uno de los procesos. Esta metodología conduce a detectar aún sin auditorías las No Conformidades que a su vez permiten realizar Acciones Correctivas y Preventivas para mejorar el direccionamiento y funcionamiento de todos los procesos institucionales, administrativos, académicos o misionales y los que tienen que ver con el entorno comunitario. Las No Conformidades en este caso tienen que ver con las quejas, reclamos y sugerencias de padres de familia, estudiantes y comunidad.

20. Metodología PHVA Esta metodología conocida como “Planificar-Hacer-Verificar-Actuar” (PHVA) se aplica a todos los procesos descritos en el mapa de procesos. PHVA puede describirse brevemente como: Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos de los estudiantes y padres de familia y las políticas de la organización. Hacer: Implementar los procesos. Verificar: Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados. Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos. Legislación Educativa M.E.N. Ley 715. Ley 115, Resoluciones y Decretos.

21. Metodología PHVA La metodología del PHVA se utiliza desde el punto de vista educativo teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Quién es el Cliente del proceso educativo? : La sociedad, el estado, los padres de familia, los estudiantes. Cuáles son los requisitos del producto? : Los que establece el PEI y el Manual de Convivencia de la institución.

22. Pre - auditorías Se realizarán internamente por la Coordinadora de Aseguramiento de la Calidad y el Equipo de Gestión de la Calidad.

23. Primer Ciclo de Auditorías Internas Lo realizará la Asesora Externa quien formulará las Acciones Correctivas y Preventivas basada en los hallazgos que encuentre o No Conformidades .

24. Auditoría Externa A largo plazo para la certificación la realizará la entidad asignada por el M.E.N y/o la Secretaría Distrital.