Este documento describe los procedimientos relacionados con la caja menor de una cooperativa. Explica qué es la caja menor, los gastos administrativos que se pueden pagar con ella, y quién debe autorizarlos. También detalla los requisitos de los documentos soporte y cómo ingresar la información de la caja menor en el sistema EasySoft.

1. PROCEDIMIENTOS CAJA MENOR
QUE ES CAJA MENOR?:
Es el fondo con el que cuenta la cooperativa,
para cumplir con los pagos de menores cuantías,
y los cuales son para realizar actividades
administrativas

2. PROCEDIMIENTO CAJA GASTOS
ADMINISTRATIVOS
 Que son gastos administrativo:
Son aquellos en los que debe incurrir la oficina
para su funcionamiento .
 Que gastos se pueden cancelar con esta caja:
Arrendamientos, servicios públicos, servicio de
volanteo, servicio de aseo y cafetería,
papeleria,transportes,fotocopias.
 Quien debe autorizar los gastos:
El Gerente de Oficina mediante la firma en los
documentos soportes

3. PROCEDIMIENTO CAJA GASTOS
ADMINISTRATIVOS
 ¿Cuándo se debe solicitar el reembolso de caja.
Una vez se consuma el 70% del valor autorizado,
igualmente a más tardar el último día hábil del
mes, se debe realizar la solicitud sin importar el
porcentaje de consumo
 ¿Qué pagos no están permitidos?
Gastos personales de algún funcionario de la
oficina o de cualquier otra persona.
Honorarios y/o conceptos inherentes a la nómina.
Compra de activos fijos.
Prestamos, capacitaciones,correrias,cambio de
cheque

4. REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS
SOPORTES DE LAS CAJAS
FACTURA DE VENTA:
 Estar denomina expresamente como factura de venta.
 Apellidos y nombres o razón social y nit del vendedor o de
quien presta el servicio.
 Apellidos y nombres o razón del adquiriente de los bienes y
servicios.
 Llevar un número que corresponda a un sistema de
numeración consecutiva de factura de venta.
 Fecha de su expedición
 El nombre o razón social y el nit del impresor de la factura.
 Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
 Discriminación del impuesto sobre las ventas.

5. REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS
SOPORTES DE LAS CAJAS
DOCUMENTOS EQUIVALENTES EN OPERACIONES
REALIZADAS CON NO OBLIGADOS A FACTURAR.
 Fotocopia del Rut.
 Apellidos y nombres o razón social y nit de la persona o
entidad beneficiaria del pago o abono.
 Dirección y teléfono de la persona o entidad beneficiaria del
pago o abono.
 Apellidos y nombres o razón social y nit del adquiriente del
servicio.
 Fecha de la transacción.
 Concepto y descripción del articulo o servicio prestado.
 Discriminación del impuesto generado en la operación( para
el caso de impuesto sobre las ventas.

6. INGRESO DE LA CAJA MENOR EN
EASYSOFT

7. INGRESO DE LA CAJA MENOR EN
EASYSOFT

8. INGRESO DE LA CAJA MENOR EN
EASYSOFT
 Código de caja: se selecciona la caja de la oficina.
 Número: el sistema trae automáticamente el consecutivo de la caja a
tramitar.
 Localidad: Este dato lo trae el sistema .
 Desde. Hasta: es el rango de fechas que corresponde a los Soportes
que se van a ingresar al sistema y deben corresponder al mes de
trabajo..
 Responsable: Este dato lo trae el sistema, de acuerdo con la
información registrada al momento de creación de la caja.
 Valor Fondo: Es el valor autorizado, para los gastos
 Valor Soportes: Corresponde a la sumatoria de los soportes
ingresados al sistema.
 Valor Efectivo: Corresponde a la diferencia entre el valor del fondo
menos la sumatoria de los soportes ingresados.

9. INGRESO DE LA CAJA MENOR EN
EASYSOFT
 CONCEPTOS : para el ingreso de la información al
sistema, no se digitan cuentas contables, se
escogen
 conceptos, los cuales están debidamente
relacionados con las cuentas contables.
PRINCIPALES CONCEPTOS IMPUESTOS
PRINCIPALES CONCEPTOS GASTOS DE ADMINISTRACION
PRINCIPALES CONCEPTOS GASTOS DE VENTAS

10. PRINCIPALES CONCEPTOS
IMPUESTOS
CONCEPTO NOMBRE CONCEPTO EQUIVALE A
110 RETEFUENTE SERVICIOS GENERALES 6% P NATURAL IMPUESTOS
112 RETEFUENTE SERV. ASEO Y VIGILANCIA 2% IMPUESTOS
114 RETEFUENTE SERV. RESTAURANTE Y HOSPEDAJE 3.5% IMPUESTOS
115 RTEFUENTE SERVICIOS P JURIDICA 4% IMPUESTOS
130 RETEFUENTE ARRENDAMIENNTOS B. INMUEBLES 3.5% IMPUESTOS
131 RETEFUENTE ARRENDAMIENTOS BS. MUEBLES IMPUESTOS
150 RETEFUENTE COMPRAS 3.5% IMPUESTOS
190 IVA RETENIDO REGIMEN SIMPLIFICADO IMPUESTOS
191 IVA RETENIDO 5% IMPUESTOS
201 RETENCION DE ICA BOGOTA SERVICIOS 9.66 * MIL IMPUESTOS
202 RETENCION DE ICA BOGOTA CONSULTORIA 6.9 * MIL IMPUESTOS
203 RETENCION DE ICA BOGOTA PERSONAS JURIDICAS 9.66 *MIL IMPUESTOS
310 IVA DESCOANTABLE COMPRAS 16% IMPUESTOS
312 IVA DESCONTABLE SERVICIOS 16% IMPUESTOS
313 IVA DESCONTABLE ARRIENDOS 10% IMPUESTOS
314 IVA DESCONTABLE COMPRAS 10% IMPUESTOS
315 IVA DESCONTABLE SERVICIOS 10% IMPUESTOS
318 IVA DESCONTABLE VIGILANCIA 1.6% IMPUESTOS
320 IVA RETENIDO REG. SIMPLI. 8% IMPUESTOS
321 IVA RET. REG. SIMPL. 5% IMPUESTOS
322 IVA RET. REG. SIMPL. 5% IMPUESTOS

11. PRINCIPALES CONCEPTOS
GASTOS DE ADMINISTRACION
CONCEPTO NOMBRE CONCEPTO EQUIVALE A
403 CAFETERIA Y ELEMENTOS DE CAFETERIA GASTOS DE ADMINISTRACION
404 PORTES CABLES FAX Y TELES GASTOS DE ADMINISTRACION
405 TRANSPORTES URBANOS GASTOS DE ADMINISTRACION
408 PAPELERIA Y UTILES DE OFICINA GASTOS DE ADMINISTRACION
409 FOTOCOPIAS GASTOS DE ADMINISTRACION
410 CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONES GASTOS DE ADMINISTRACION
411 REGISTRO MERCANTIL GASTOS DE ADMINISTRACION
412 CERTIFICADOS DE CONSTITUCION GASTOS DE ADMINISTRACION
413 AUTENTICACIONES Y OTROS GASTOS DE ADMINISTRACION
415 SERVICIO DE ENERGIA GASTOS DE ADMINISTRACION
416 SERVICIOS DE AGUA GASTOS DE ADMINISTRACION
417 SERVICIOS TELEFONO GASTOS DE ADMINISTRACION
418 SERVICIOS GAS GASTOS DE ADMINISTRACION
419 SERVICIO TELEFONIA CELULAR GASTOS DE ADMINISTRACION
420 SERVICIO DE INTERNET GASTOS DE ADMINISTRACION
421 SERVICIO DE CABLECENTRO GASTOS DE ADMINISTRACION
423 REPARACIONES LOCATIVAS GASTOS DE ADMINISTRACION
425 GASTOS LEGALES GASTOS DE ADMINISTRACION
426 PUBLICIDAD GASTOS DE ADMINISTRACION
427 PARQUEADEROS GASTOS DE ADMINISTRACION
430 ATENCION AL PERSONAL GASTOS DE ADMINISTRACION
431 ARRENDAMIENTOS DE BIENES INMUEBLES GASTOS DE ADMINISTRACION
432 ACTIVOS FIJOS CTA CONTROL GASTOS DE ADMINISTRACION

12. PRINCIPALES CONCEPTOS
CONCEPTO
GASTOS DE VENTAS
NOMBRE CONCEPTO EQUIVALE A
700 ARRENDAMIENTOS GASTOS DE VENTAS
701 ADMINISTRACION DE OFICINAS GASTOS DE VENTAS
702 ACUADUCTO Y ALCANTARILLADO GASTOS DE VENTAS
703 ENERGIA GASTOS DE VENTAS
704 TELEFONO GASTOS DE VENTAS
705 TELEFONO CELULAR GASTOS DE VENTAS
706 SERVICIO GAS NATURAL GASTOS DE VENTAS
707 ASEO Y VIGILANCIA GASTOS DE VENTAS
708 SERVICIO INTERNET GASTOS DE VENTAS
709 CORREOS PORTES Y TELEGRAMAS GASTOS DE VENTAS
710 SERVICIO FAX GASTOS DE VENTAS
711 PUBLICIDAD Y PROPAGANDA GASTOS DE VENTAS
712 CERTIFICADOS DE CAMARA Y COMERCIO GASTOS DE VENTAS
713 MATRICULA MERCANTIL GASTOS DE VENTAS
714 TRAMITES Y LICENCIAS GASTOS DE VENTAS
715 ADECUACIONES E INSTALACIONES ELECTRICAS GASTOS DE VENTAS
716 REPARACIONES LOCATIVAS GASTOS DE VENTAS
717 HOTELES Y RESTAURANTES GASTOS DE VENTAS
718 PASAJES TERRESTRES GASTOS DE VENTAS
719 PASAJES AEREOS GASTOS DE VENTAS
720 PEAJES GASTOS DE VENTAS
721 ALMUERZOS Y COMIDAS GASTOS DE VENTAS
722 ATENCION AL PERSONAL GASTOS DE VENTAS
723 ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA GASTOS DE VENTAS
724 UTILES PAPELERIA Y FOTOCOPIAS GASTOS DE VENTAS
725 COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES GASTOS DE VENTAS
726 TAXIS Y BUSES GASTOS DE VENTAS
727 DESPLAZAMINETO VENDEDORES GASTOS DE VENTAS
728 CASINO Y RESTAURANTE GASTOS DE VENTAS
730 ALCANTARILLADO GASTOS DE VENTAS

13. INGRESO DE LA CAJA MENOR EN
EASYSOFT
 DOCUMENTO: En este campo se debe digitar el
número de la factura.
 FECHA: Se debe digitar la fecha del documento
soporte.
 IDENTIFICACION: Se debe digitar el nit registrado en
la factura sin el digito de verificación. Si corresponde a
un proveedor nuevo se debe enviar a contabilidad el
Rut para que sea creado el tercero. El sistema identifica
si el nit es régimen común © o régimen simplificado (s)

14. INGRESO DE LA CAJA MENOR EN
EASYSOFT
NOMBRE: El dato lo trae el sistema se avanza con
enter en cada campo.
DIRECCION: El dato lo trae el sistema se avanza con
enter en cada campo.
TELEFONO: El dato lo trae el sistema se avanza con
enter en cada campo.
DESCRIPCION: En este campo se debe detallar el
gasto, (compra, transporte, servicio etc)
CENTRO DE COSTO: Se debe digitar el centro de
costo de la oficina.

15. INGRESO DE LA CAJA MENOR EN
EASYSOFT
 VALOR GASTO: En este campo se debe digitar el
valor registrado en la factura antes de iva. Si la compra
o el servicio se le realizo a un régimen simplificado, el
valor del gasto es lo relacionado en la cuenta de cobro.
 Compras o servicios al régimen común: En estos
casos se debe discriminar el iva, en el campo iva 1 se
digita el concepto 310 (compras) o 312 (servicios) si
es tarifa del 16%.Concepto 314(compras)
315(servicios) para tarifa del 10%

16. INGRESO DE INFORMACION DEL
REGIMEN SIMPLIFICADO

17. INGRESO DE INFORMACION DEL
REGIMEN SIMPLIFICADO
Para las personas pertenecientes al régimen
simplificado, se les debe practicar reteiva, reteica
si aplica a la ciudad, y retención en la fuente si
cumplen con la base, de acuerdo con el servicio
prestado:
Valor del gasto es igual al discriminado en la
cuenta de cobro.
Reteiva :se debe escoger el concepto 320 IVA
RETENIDO REG. SIMPLI. 8% . En el campo base se debe
digitar el mismo valor del campo valor gasto.

18. INGRESO DE INFORMACION DEL
REGIMEN SIMPLIFICADO
 Retención en la fuente: se escoge el concepto
110 Retefuente para servicios generales 6%
persona natural. Se debe desmarcar la casilla
ubicada a la izquierda, y en el campo base es igual
al valor del campo gasto.
 Reteica: se debe escoger el concepto de reteica
de la oficina, en el campo base es igual al valor del
campo gasto y de igual manera debe estar
desmarcada la casilla ubicada a la izquierda.