PROCEDIMIENTO

1. Company
LOGO
Organización de Procesos y
Procedimiento
GRUPO 4

2. PROCEDIMIENTO
Es el modo de ejecutar
determinadas acciones que
suelen realizarse de la
misma forma, con una serie
común de pasos claramente
definidos en un tiempo
(sucesión cronológica), que
permiten realizar una
actividad o un trabajo
correctamente.
PROCESO
Es un desarrollo ordenando
y secuencial de una serie
de actividades que, a partir
de unas entradas, van
añadiendo valor para
satisfacer las necesidades y
expectativas del cliente.

3. IDENTIFICACIÓN DE MACRO PROCESOS
CLAVE
La identificación de los
macroprocesos y procesos
dependerá, en gran medida, de
los objetivos de la institución y de
sus mandos.
• Un ministro, un directivo o
cualquier funcionario de cargo
similar tendrán una visión
macro.
• los cargos
intermedios y
empleados operativos
(base) optarán por
una visión
micro, identificando
procesos más
sencillos en el ámbito
de su actividad diaria.
• 1. Macroprocesos
• 2. Procesos
• 3. Procedimientos

4. MACROPROCESOS Y
PROCESOS
PROCESOS CLAVE
B) PROCESOS DE APOYO
MACROPROCESO 4: AUTOMATIZACIÓN Y
SISTEMAS INFORMATICOS
31.42 RECURSOS ELECTRÓNICOS
31.43 GESTIÓN DE APLICACIONES
MACROPROCESO 5: INFRAESTRUCTURAS
31.51 EQUIPAMIENTO
31.52 INSTALACIONES
MACROPROCESO 6: RECURSOS HUMANOS
31.61 GESTIÓN DE PERSONAL
31.62 FORMACIÓN
MACROPROCESO 7: GESTIÓN ECONÓMICO-
ADMINISTRATIVA
31.71 GESTIÓN DEL PRESUPUESTO
31.72 INGRESOS
31.73 GASTOS
31.74 CONTRATOS Y LICENCIAS
MACROPROCESO 8: DOCUMENTACIÓN
31.81 RECOGIDA Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN
MACROPROCESO 1: GESTIÓN
DE RECURSOS DE
INFORMACIÓN
31.11 SELECCIÓN Y
ADQUISICIÓN
31.12 PROCESO TÉCNICO
31.13 MANTENIMIENTO DE
RECURSOS DE INFORMACIÓN
31.14 EVALUACIÓN DE
RECURSOS DE INFORMACIÓN
MACROPROCESO 2: ACCESO A
ESPACIOS Y RECURSOS
31.21 PRÉSTAMO
31.22 OBTENCIÓN DE
DOCUMENTOS
31.23 USO DE EQUIPOS E
INSTALACIONES
MACROPROCESO 3:
COMUNICACIÓN Y MARKETING
31.32 COMUNICACIÓN
31.33 FORMACIÓN DE
USUARIOS

5. En toda esta tarea de
reorganización, cumple un papel
importante la identificación de los
procesos clave, en el cual señala
que un “Procesos Clave”, es todo
aquel que contribuye en gran
medida en los siguientes aspectos:
• Elaboración e implementación
de la estrategia
• Desarrollo de nuevos productos
o servicios
• Entrega de productos o servicio
a los clientes
• Gestión de las relaciones con
los clientes

6. RESPONSABILIDADES Y
COMPETENCIAS DE
MACRO PROCESOS
CLAVE
MACROPROCESO GOBERNADOR.
Gestión directiva
MACROPROCESO GENERADOR DE VALOR.
Producción.
Comercialización.
MACROPROCESO APOYO.
Administración.
Financiero – contable.
RESPONSABILIDADES Y COMPETENCIAS.
Denominación del cargo: Gerente General.
Personal a su Cargo:
Jefe de producción de calzado.
Jefe de producción de las confecciones de ropa.
Jefe de producción del equipo de camping.
Secretaria.
Jefe de comercialización.
Jefe de contabilidad y finanzas.
Jefe administrativo – logístico.
Una vez determinado el
organigrama, se establecerá a
cada uno de los
macroprocesos, las
responsabilidades que les
conciernen para cumplir con las
metas y objetivos de la Empresa de
forma eficiente

7. CADENA DE VALOR Y
FACTORES DE ÉXITO
CADENA DE VALOR
La cadena de valor es un modelo
teórico que describe cómo se
desarrollan las actividades de una
empresa. Está compuesta por
distintos eslabones que forman un
proceso económico: comienza con
la materia prima y llega hasta la
distribución del producto terminado.

8. La cadena de valor despliega el valor total, y consiste:
ACTIVIDADES DE VALOR.-actividades distintas físicas y
tecnológicamente que desempeña una empresa. Estos son los
tabiques por medio de los cuales una empresa crea un producto
valioso para sus compradores.
MARGEN.- es la diferencia entre el valor total y el costo
colectivo de desempeñar actividades de valor. El margen puede
ser medido en una variedad de formas.
Las actividades de valor pueden dividirse en dos amplios tipos:
ACTIVIDADES PRIMARIAS: Un grupo de acciones enfocadas
en la elaboración física de cada producto y su transferencia al
comprador.
Hay cinco categóricas genéricas de actividades primarias
relacionadas con la competencia en cualquier industria
 Logística interna
 Operaciones
 Logística externa
 Mercadotécnica y ventas
 Servicio
ACTIVIDADES DE APOYO: en cambio, sustentan a las
primarias y suponen la participación de los recursos
humanos, los insumos y la tecnología; el apoyo implicado en la
competencia en cualquier sector industrial pueden dividirse en
cuatro categóricas genéricas.
 Abastecimiento
 Desarrollo de tecnología
 Administración de recursos humanos
 Infraestructura de la empresa
TIPOS DE ACTIVIDADES
Dentro de cada categoría de actividades primarias y de
apoyo, hay tres tipos de actividades que juegan un papel
diferente en la ventaja competitiva:
 Directas
 Indirectas
 Aseguramiento de calidad

9. FACTORES CLAVE DE ÉXITO
Los factores claves del éxito
de la estrategia de la
empresa son aquellos
que, en última instancia, le
permiten sobrevivir y
prosperar en un mercado
tan competitivo.
Y para lograr este
objetivo, la empresa debe
cumplir dos condiciones:
1. Suministrar a los
consumidores lo que
necesitan (lo que
desean adquirir)
2. Sobrevivir a la
competencia.

10. EL PROCESO DE DISEÑO O REDISEÑO
DE ORGANIZACIONES
LA DIVISIÓN DEL TRABAJO Y
LA COORDINACIÓN:
Para diseñar una organización
hay dos requerimientos básicos a
considerar:
• La división del trabajo en
tareas.
• La coordinación de
dichas tareas.
Desde ese punto de vista, la
estructura de una organización es
la suma total de las formas en
que el trabajo es dividido en
tareas, y de las formas usadas
para lograr su coordinación.
Para diseñar esas estructuras hay
que partir de dos criterios básicos:
• El criterio de consistencia
interna, o sea de armonía
o congruencia entre los
diversos parámetros de
diseño elegidos.
• El criterio de consistencia
de la organización con su
situación externa:
dimensión, edad, ambient
e, tecnología.

11. LOS MECANISMOS DE
COORDINACIÓN
Coordinación: Cumplimiento en tiempo y forma
de las diversas tareas como etapas de procesos
orientados a un fin; asegurar la disponibilidad de
los insumos, evitar reiteraciones y actividades
sin destinatario.
Comunicación: Trazado y habilitación de todos
los circuitos de circulación de la información
entre etapas de los procesos y entre procesos.
Control: Facilitan la recolección y el
procesamiento de los datos que permiten
comparar lo hecho con lo planificado, para
tomar medidas correctivas si fueran necesarias.
Los principales mecanismos de coordinación
son los siguientes:
 El ajuste mutuo.
 La supervisión directa.
 La estandarización de los procesos de
trabajo.
 La estandarización de las producciones de
trabajo.
 La estandarización de las destrezas de los
trabajadores.
Los mecanismos coordinadores
son elementos básicos de la
estructura de toda organización.

12. TIPOS DE ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
• Estructura simple: Basada en ajuste
mutuo y en supervisión directa. La parte
clave es la cumbre estratégica.
• Burocracia mecánica: Basada en la
estandarización de procesos de trabajo.
La parte clave es la tecno-estructura.
• Burocracia profesional: Basada en la
estandarización de las destrezas. La
parte clave es el núcleo operativo.
• Forma divisional: Basada en la
estandarización de las producciones. La
parte clave es la línea media.
• Adhocracia: Basada en el ajuste mutuo.
La parte clave es el staff de apoyo.

13. TIPOS DE PARÁMETROS PARA EL DISEÑO
DE ORGANIZACIONES
Parámetros y los factores de la situación: Los parámetros de
diseño deben ser adaptados al contexto de la situación real, que
puede sintetizarse en los siguientes ítems:
• Antigüedad y dimensión organizacional.
• Sistema técnico de la organización.
• Ambiente en que opera la organización.
• Relaciones de poder interno y externo
Parámetros básicos de especialización y polivalencia: Hay
tres
1. parámetros básicos de diseño respecto de la
especialización:
2. Hay tres parámetros básicos de diseño respecto de la
ampliación de tareas y polivalencia:
3. La especialización horizontal produce aumento de la productividad

14. MAPEO DE
PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Ejemplo:
Es una metodología que permite elaborar
una representación gráfica de un
proceso, mostrando las secuencias de
tareas que se ejecutan.
OBJETIVOS
Entender cómo mapear procesos para el
análisis y diagnóstico de procesos, así
como las herramientas de ingeniería de
procesos y mejora continua para la
identificación de áreas de oportunidad en
costos, tiempos, productividad, operación
, recursos y servicio.
IMPORTANCIA
El Mapeo de los Procesos permite
obtener:
• Un medio para que los Equipos
examinen los Procesos
Interfuncionales
• Un enfoque sobre las conexiones y
relaciones entre las unidades de
trabajo.
• Un panorama de todos los
pases, actividades, tareas, pasos y
medidas de un proceso.
• La comprensión de cómo varias
actividades están interconectadas y
donde podrían estar fallando las

16. MAPEO DE PROCESOS
• Tiene la capacidad de
presentar a los
procesos involucrados
en subprocesos y
actividades ligadas al
día a día de la
organización
• Identifica todos los
usos de los recursos y
todas la pérdidas de
recursos
• Cada pérdida de un
recurso representa una
oportunidad de evitarla

17. HERRAMIENTAS PARA EL MAPEO DE
PROCESOS
Las Principales
herramientas son:
• Diagramas de flujo
simples
• Software para el
mapeo de procesos
• Simulaciones

18. NIVELES DEL MAPEO DE PROCESOS
• Nivel 1.- Proporciona una
forma sistemática de examinar
la cadena de valor y como sus
elementos cubren la meta de
la organización, en el
diagrama cada caja representa
un proceso de la cadena de
valor.
• Nivel 2.- Este mapa
representa la descomposición
de una de las cajas del nivel 1.
• Nivel 3.- Este mapa presenta
una descomposición de cada
uno de las cajas o procesos
del nivel 2.

21. BENEFICIOS DEL MAPEO DE PROCESOS
• Provee una visión general de
los procesos
• Muestra las relaciones y los
roles de los participantes en
los procesos
• Ayuda a explicar el proceso
• Permite identificar los
procedimientos e instrucciones
de trabajo que se requiere
documentar
• Ayuda a simplificar las
actividades del proceso, pues
facilita la identificación de
complejidades innecesarias o
repetición de tareas
• Permite una estandarización
de los productos

22. PASOS PARA EL MAPEO DE PROCESOS
1. Identificar las salidas que presenta la
organización o el proceso
2. Identificar a los clientes sean estos
internos o externos
3. Identificar los insumos que requiere la
organización para la generación de
resultados
4. Identificar la procedencia de los insumos
(suministradores).
5. Identificar las principales etapas del
proceso
6. Gestionar las etapas del proceso
7. Identificar las relaciones entre cada etapa
8. Identificar cada uno de los documentos a
ser utilizados en cada proceso
9. Establecer objetivos para cada proceso e
indicadores numéricos que indiquen lo
lejos o lo cerca de cumplir con los
objetivos.
10. Definir al dueño del proceso como de
cada etapa para asegurar su correcta
implementación

23. VENTAJAS
• Mostrar una visión global de la
empresa.
• Mostrar las relaciones y sus
funciones.
• Facilitar la explicación del
proceso.
• Reducir las fallas en la
integración de procesos.
• Permite identificar los
procedimientos que se
requiere documentar.
• Ayuda a simplificar las
actividades del proceso.
• Ayuda a estandarizar el
proceso Incremento en la
productividad y logro de los
resultados esperados de los
procesos.

24. MAPA DE PROCESOS
Es una representación gráfica que
define y refleja la estructura y relación
de los diferentes procesos del sistema
de gestión de una organización, para
lo cual debemos identificar los
procesos que intervienen.
PROCESOS ESTRATÉGICOS
Procesos que están relacionados con
la dirección, Se refieren a la
política, estrategia, planes de
mejora, etc., que consiguen armonizar
los procesos operativos con los de
apoyo.
PROCESOS OPERATIVOS
Procesos implicados directamente
con la prestación del servicio.
PROCESOS DE APOYO O
SOPORTE
Procesos que dan apoyo a los
procesos operativos, aportándoles los
recursos necesarios. Son procesos en
los que el cliente es interno.

25. ORGANIZACIÓN POR
PROCESOS
JERARQUÍA DE LOS PROCESOS
MACROPROCESO
Conjunto de procesos
interrelacionados de la organización
que facilita el logro de la misión
PROCESO
Conjunto de actividades
interrelacionadas que transforman
entradas en salidas con valor
agregado para los usuarios
ACTIVIDAD
Conjunto de tareas interrelacionadas
que garantizan el resultado esperado
del proceso
TAREA
Conjunto de acciones simples
interrelacionadas para lograr una
actividad

27. Macroprocesos Prestacionales
Son las adiciones a los sueldos y salarios de los
trabajadores, pagadas por los empleadores y pueden ser en
dinero o en especie. Incluye: aportaciones a la seguridad
social, primas de antigüedad, cajas privadas de
pensiones, despensas, ayudas para renta, etc., excepto los
reembolsos a los empleados por viajes, dietas y otros gastos
Macroprocesos Gerenciales
Estos procesos son responsabilidad de la alta gerencia y se
ejecutan con su guía y liderazgo.
Macroprocesos de Apoyo
Son el conjunto de los procesos que no están directamente
relacionados con la generación de los productos o servicios
propios de la función y la misión de la entidad, pero otorgan el
soporte para que los Misionales y Estratégicos se desarrollen
Procesos
Un proceso es un conjunto de actividades o eventos
(coordinados u organizados) que se realizan
o suceden (alternativa o simultáneamente) bajo ciertas
circunstancias con un fin determinado.

28. DIAGRAMA DE
PROCESOS
Es una representación gráfica
de los pasos que se siguen en
toda una secuencia de
actividades, dentro de un
proceso o un
procedimiento, identificándolos
mediante símbolos de acuerdo
con su naturaleza
De igual manera que un plano
o dibujo de taller presenta en
conjunto detalles de diseño
como ajustes tolerancia y
especificaciones, todos los
detalles de fabricación o
administración se aprecian
globalmente en un diagrama
de operaciones de proceso.

29. MATRIZ FLUJO DE
PROCESOS
PROCESO DE
SELECCIÓN
El proceso de selección suele constar de
dos fases diferenciadas: las pruebas y las
entrevistas..

30. ACTIVIDADES
FLUJO
Es el estudio de los aspectos
operacionales de una actividad de
trabajo.
ENTRADAS
Es el comienzo de alguna
producción
SALIDAS
Es los pasos para llegar a un
producto terminado
Es el conjunto de acciones que
se llevan a cabo para cumplir
las metas de un programa o
subprograma de
operación, que consiste en la
ejecución de ciertos procesos
o tareas (mediante la
utilización de los recursos
humanos, materiales, técnicos,
y financieros asignados a la
actividad con un costo
determinado),

31. CAMBIO DE PARADIGMA
“La representación del todo el Sistema de
Gestión de Calidad se realiza en una sola
página, que lo llamaremos Mapa de
Procesos”.