El documento describe un portafolio digital creado para centralizar y facilitar el proceso de actualización, auditoría y seguimiento de los portafolios de instructores del SENA. El portafolio digital almacena la información en la nube para permitir el acceso desde cualquier lugar y evitar la pérdida de datos. El sistema también busca incentivar el trabajo colaborativo entre instructores y directivos.

1. Portafolio Digital
SENA Somos Todos
Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander

2. Situación Actual
• Proceso de datos no centralizado.
• Volumen de Información muy alto.
• Proceso de Seguimiento y Auditoría dispendioso
• Pérdida de información entre Periodos Académicos
• Proceso de actualización de las guías, actividades de
aprendizaje y material de apoyo es dispendioso
• Redundancia de información.
Portafolio Digital
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3. Objetivo General
Crear una herramienta informática, utilizando los
servicios de la Nube, que permita centralizar el proceso
de actualización, auditoría y seguimiento de los
Portafolios de Instructores, incentivando el trabajo
colaborativo y la centralización de la información
resultante de los procesos de ejecución de la
Formación Profesional.
Portafolio Digital
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4. Objetivos Específicos
1 Analizar la información en portafolios.
2 Estructurar y crear el medio de almacenamiento
en la nube.
3 Diseñar la interfaz del usuario de acuerdo a la
carga de asignación de responsabilidades.
4 Capacitar a los instructores y directivos sobre el
uso de la herramienta informática
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5. Analizar la Información en Portafolios
Distribución de Programas y Fichas
PROGRAMAS FICHAS
CONTABILIZACION DE OPERACIONES
COMERCIALES Y FINANCIERAS 103
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA 53
VENTA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS 39
SEGURIDAD OCUPACIONAL 15
LOGISTICA EMPRESARIAL 7
ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS 6
ANIMACION TURISTICA 7
COCINA 4
SISTEMAS 3
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6. 01 Programa de Formación
02 Listado de Aprendices
03 Horario del Instructor
04 Proyecto Formativo
05 Planeación Pedagógica
06 Guías de aprendizaje e Instr. De Evaluación
07 Plan de Evaluación Etapa Lectiva
08 Plan de Evaluación Etapa Productiva
09 Plan de Mejoramiento
10 Registro de Inasistencia
Portafolio Digital
Caracterización
General del Programa
Caracterización
Específica de la Ficha
Estructura Básica
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7. Estructurar y Crear el Medio de Almacenamiento
en la Nube.
1
Guardar Cualquier Archivo2
Compartir Información como Ud. quiera
3 Seguridad y Protección
4 Historial de Edición
Edición – Lectura – Comentario
Texto – Video – Imagen – Audio
Encriptación SSL – Protección Gmail
¿Quién Edita el Documento? – Restaurar
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8. Portafolio Digital
Nuestra Herramienta
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9. Rol de Usuarios
Portafolio Digital
Root Coordinador Instructor Calidad
Diseño
Desarrollo
Implementación
Mantenimiento
Acceso Solo
Lectura
Ver Todos los
Portafolios
Acceso Lectura
y Escritura
Solo Fichas a su
Cargo
Acceso Lectura y
Comentar
Ver Todos los
Portafolios
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10. Como Ingresar?
Portafolio Digital
Ingrese con su
usuario y contraseña
asignado al Correo
@misena
1 2
Parte superior Derecha
Clic en Aplicaciones de
Google
Clic en el Icono Drive
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11. Como Ingresar?
Portafolio Digital
3
Parte Izquierda
Menú Principal
Clic en la Opción
Compartido Conmigo
4
Ubica en el contenido, la
carpeta “Portafolio” y el
nombre del Instructor
Solo el Instructor Tiene
Acceso a esta carpeta
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12. Como Ingresar?
Portafolio Digital
5
El contenido de la
carpeta muestra
todas las fichas bajo
la responsabilidad
del instructor
6
Cuando ingresas a
una ficha, muestra el
contenido del
portafolio para esa
ficha determinada.
También el índice
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13. Índice de la Ficha?
Portafolio Digital
Acceso al contenido
en el Repositorio
SOLO LECTURA Y
DESCARGA
Acceso a carpetas
de la ficha
Lectura – Escritura y
descarga
Solo el instructor
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14. Como Subir Archivos
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1 Ubicarse en la carpeta destino – Puede hacerlo de dos formas
• Doble Clic en la carpeta destino • Clic en la opción del menú

15. Como Subir Archivos
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2
Clic Derecho y aparece el Menú Contextual.
Seleccionar Archivo o Carpeta a Subir
Clic en la opción
que desee realizar.
La opción Subir
Carpeta solo está
disponible si
utilizas google
Chrome como
navegador de
Internet.

16. Como Subir Archivos
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3 Seleccione el archivo a subir. (doble clic)
Terminado el proceso de subir el archivo se
muestra en el recuadro y se despliega el
mensaje del proceso

17. Como Editar Documentos
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1 Clic Derecho sobre el Archivo a Editar.
En el menú Contextual, seleccione la opción
Abrir con
En el Menú que aparece seleccione la
aplicación respectiva.. En el caso del ejemplo
Hojas de cálculo de Google

18. Como Eliminar Documentos
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1 Clic Derecho sobre el Archivo a Eliminar.
En el menú Contextual, seleccione
la opción Eliminar
Aparece el mensaje de
confirmación de la Eliminación del
Documento

19. Como Crear Carpetas
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1 Ubicarse donde va a crear la carpeta
2 Hacer Clic sobre la Opción Nuevo
3 Escriba el nombre de la carpeta y Haga
clic sobre el botón Crear

20. Cómo Registrar Trámites
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Los Trámites son las gestiones de eventos y sucesos, que hacemos de
cada una de las fichas que tenemos bajo nuestra responsabilidad,
Retiros, Traslados, Actas de cierre, Actas generales. Son unas de las
documentaciones que sufre mas pérdida de datos y se hace muy
dispendioso su seguimiento.
Nuestra herramienta de Portafolio Digital nos permite realizar un registro
y seguimiento adecuado de cada uno de los trámites asociados a una
ficha.
Estos registros al igual que los otros componentes del portafolio del
Instructor, alimentan la información referente al Portafolio del
Coordinador.

21. Registro de Trámite
Portafolio Digital
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Para registrar un Trámite de un proceso, ubíquese en la ficha.
Se muestran las carpetas asociadas a la ficha.
Doble clic sobre la carpeta Trámites .
1
2
3

22. Registro de Trámite
Portafolio Digital
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La carpeta Trámites contiene una hoja de Registro y una
carpeta de evidencias.
Doble Clic sobre Registro de Trámites para abrir el
documento.
4
5

23. Registro de Trámite
Portafolio Digital
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Número de
secuencia de
los Trámites
Seleccione el tipo
de Trámite de la
Lista Desplegable
Escriba una breve
descripción del
Trámite
Escriba la Fecha
de iniciación de
proceso
Seleccione el nivel de
ejecución en que se
encuentra el trámite
Relacione los datos referentes al trámite – La Serie de secuencia la diligencia el
instructor.
6

24. Registro de Trámite
Portafolio Digital
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Utilice las listas desplegables en las columnas Tipo y Estado, doble clic en la celda Fecha
para mostrar el calendario.7

25. Registro de Trámite
Portafolio Digital
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Ejemplo de Registro de dos trámites.8

26. Guardar Evidencias del trámite
Portafolio Digital
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Después de registrar el Evento, recopile toda la información
de soporte, digitalizando y almacenando en un solo archivo
Pdf, Zip o Rar..y guárdelo en la carpeta Evidencias
El nombre del archivo de Evidencias, debe ser igual al
numero de serie del trámite - Ejemplo: 001-tramite.rar – 002-
tramite.pdf
10
9

27. Beneficios
Portafolio Digital
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1 Portafolio en línea – Múltiples formas de acceso (Celular – Tablet – PC)
2 Trabajo Distribuido – Resultados Multiplicados
3 Fácil Acceso a Revisión y Actualización de Información
4 Aporto mejoras al medio ambiente – Optimizar el uso de papel.
5 Evita la repetición de Información.

28. Gracias por su
Colaboración
Portafolio Digital
Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA – Regional Santander
“Trabajar en equipo
divide el trabajo y
multiplica los
resultados”

29. GRACIASIng. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander