Conceptos de procesos, su representación gráfica y los procedimientos

1. Objetivos Procesos y Procedimientos

Diferenciar los sistemas operativos
administrativos en la empresa
y

Identificar los procesos y diagramarlos

Definir los procedimientos

Comprender la importancia de los procesos
en los sistemas administrativos
Procesos, cursograma y procedimientos
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2. 
Procesos
Cada sistema plantea requerimientos específicos de
conocimientos, recursos, materiales, personal y
tecnología, que conforman actividades especializadas
y secuenciales en torno a un objetivo constituyendo
los procesos.
Un proceso es un conjunto de tareas dispuestas en un
flujo de trabajo especializado que reciben una serie de
insumos para producir un valor al cliente
La ejecución de un proceso es apoyada
administrativamente
mediante
procedimientos
normalizados para su coordinación y control
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Procesos, cursograma y procedimientos
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3. Ejemplo: Procesos Sist. de Comercialización y Ventas
Procesos
Entradas
- Nota de
pedido
- Remite
conformidad
- Verificar existencia
- Valorizar pedido
- Verificar límite de crédito
- Preparar pedido y remitir
- Entregar
- Emitir factura
- Registrar
Salidas
- Remite pedido
- Factura
- Registro de ventas
Archivos
- Nota de pedido
- Stock de productos
- Cuenta corriente cliente
- Remite
- Facturas
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4. Ejemplo: Procesos Sistema de Transformación
Procesos
Entradas
- Orden de
producción
- Requerir materia prima
- Elaborar productos
- Controlar calidad
- Emitir parte de la producción
- Entregar productos a distribuidor
- Registrar
Salidas
- Pedido de materiales
- Parte de producción
- Registro de productos
terminados
Archivos
- Stock
- Órdenes de producción
- Pedido de materiales
- Parte de producción
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5. 
Diagrama de proceso
•
•
Construir un cuadro sintético y de fácil lectura
donde se aprecie el funcionamiento de un
determinado proceso
•
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Constituye la forma más elemental de representar
las tareas que siguen un curso, desplazamiento
de documentos, productos, recursos, etc.
La representación es una gráfica de símbolos,
líneas y anotaciones mínimas mediante las
normas de simbología (ASME; ANSI; ISO) para
representar el proceso (operaciones, transporte,
espera, inspección, almacenamiento, etc.)
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6. SIMBOLOGÍA ISO 9000
OPERACIÓN
Pintar; cortar; ensamblar; digitar; registrar
INSPECCIÓN
Calidad; cantidad; Tº; presión; humedad; peso
OPERACIÓN e
INSPECCIÓN
Verificación o supervisión durante la operación
si/no
DECISIÓN
Decisión antes caminos alternativos del flujo
TRANSPORTE
Envío de datos; facturas; OT; NV; OC
DOCUMENTOS
Facturas; boletas; OT; NV; OC;NC
si/no
ESPERA
Demora en el desarrollo del método o procedimiento
ENTRADA
ALMACENAMIENTO
Producto o material que ingresa a la operación
Documentos físicos; materiales; m.p.; PT
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7. Ejemplo: Diagrama de bloques del proceso de Ventas
Lista de
Precios
Solicitud
Clientes
1.
Atender
al
Cliente
Factura
2.
Cobrar
Factura
Facturas
Factura
3.
Entregar
Mercaderías
Cupones
Tarjeta de
Crédito
Facturas
Factura
Mercaderías
Clientes
4.
Registrar
Ventas
Planillas de
Ingreso
Contabilidad
Procesos, cursograma y procedimientos
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8. Ejemplo: Mapa de Procesos
Cliente
Vendedor
Cajero
Empaquetador
Contador
VENDE Y
FACTURA
PRESENTA
FACTURA
CONTROLA
Y EMPACA
COBRA Y
TIMBRA
FACTURA
PRESENTA
FACTURA
VERIFICA PAGO,
TIMBRA FACTURAS
Y ENTREGA
SUMA
FACTURAS Y
CONTROLA
ARQUEO
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Procesos, cursograma y procedimientos
SUMA
FACTURAS
CONTROLA
Y
REGISTRA
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9. Ejemplo: Cursograma Proceso Ventas
Cliente
Solicitud
Vendedor
Cajero
Empaquetador
Contador
Controla y
Empaca
Vende y
Factura
Factura
Cobra y
Timbra
Factura
Factura
Controla,
Timbra y
Entrega
Factura
Factura
Controla y
Registra
Factura
Factura
Suma y
Arquea
Suma
Factura
Factura
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Procesos, cursograma y procedimientos
Factura
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10. 
Procedimientos de procesos
•
•
Son documentos cuyo propósito es asegurar que
las operaciones se realicen con efectividad,
eficiencia, calidad y requisitos de control interno
•
Lograr consistencia mecánica para una producción
eficiente
•
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La formalización de los procesos requiere
establecer procedimientos y normas que regirán el
sistema administrativo
Asegurar a los clientes y empleados
imparcialidad en los procedimientos
Procesos, cursograma y procedimientos
la
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11. 
Manuales de procedimientos
•
•
•
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Son cuerpos integrados de normas con las
instrucciones necesarias para la realización de
las tareas. Proporciona el hilo conductor de la
gestión
Para cada sistema se incluye un resumen de la
normativa vigente y una descripción de los pasos
a seguir indicando formularios, archivos y
registros a emplear
La formalización de los sistemas administrativos
emplea “el manual de procedimientos” o “normas
y procedimientos”
Procesos, cursograma y procedimientos
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12. Ejemplo: Manual de Procedimiento de Ventas
Vendedor
1.
Atiende al cliente y concreta la venta, confecciona factura
en cuadruplicado
2.
Distribuye facturas: original y duplicado al cliente para que
efectúe el pago; el triplicado a Empaque junto con la
mercadería; y el cuadruplicado queda adherido al talonario
Cajero
3. Cobra al cliente, coloca el timbre de cancelado en el
original y el duplicado de la factura
4. Distribuye facturas: entrega el original al cliente da vuelto, y
retiene el duplicado hasta el fin de la jornada
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Procesos, cursograma y procedimientos
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13. Empaquetador
5. Chequea la mercadería con el triplicado de la factura y
empaca.
6.
Contra presentación de la factura original pagada, timbra el
original y el triplicado con el timbre de “entregado”
7.
Entrega la mercadería al cliente junto con la factura original
y retiene el triplicado hasta el fin de la jornada
Cajero y Empaquetador
8. Al fin de la jornada suman facturas cobradas (duplicados) y
entregadas (triplicados) y las remiten a Contabilidad
Contador
9. Controla los totales de facturas cobradas y entregadas
10.Hace el registro contable y archiva la documentación
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14. ¿Qué aprendiste sobre?

Las diferencias y similitudes entre
sistemas operativos y administrativos

Cómo se relacionan con los procesos

Cuál es la utilidad de los procesos y cómo se
pueden representar

Cual es la importancia de los procedimientos
en estos sistemas
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Procesos, cursograma y procedimientos
los
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