Procesos, flujogramas y procedimientos

1. ©_mta
Procesos, cursograma y procedimientos
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Objetivos Procesos y Procedimientos
 Identificar los procesos y diagramarlos
 Definir los procedimientos
 Comprender la importancia de los procesos
en los sistemas administrativos

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 Procesos
Cada sistema plantea requerimientos específicos de
conocimientos, recursos, materiales, personal y
tecnología, que conforman actividades especializadas
y secuenciales en torno a un objetivo generando
procesos.
Un proceso es un conjunto de tareas dispuestas en un
flujo de trabajo especializado que reciben una serie de
inputs para producir un bien o servicio con valor al
cliente
La ejecución de un proceso es apoyada
administrativamente mediante procedimientos
normalizados para su coordinación y control

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Ejemplo: Proceso de Comercialización y Ventas
Entradas
- Solicitud
pedido
- Remite
conformidad
P. Comercialización/Ventas
- Verificar existencia
- Valorizar pedido
- Verificar límite de crédito
- Preparar pedido y remitir
- Entregar
- Emitir factura
- Registrar ventas
Salidas
- Remite nota pedido
- Factura
- Registro de ventas
Archivos
- Nota de pedido
- Stock de productos
- Cuenta corriente cliente
- Remite conformidad
- Facturas

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Procesos, cursograma y procedimientos
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Ejemplo: Procesos Sistema de Transformación
Entradas
- Orden de
producción
P. Transformación
- Requerir materia prima
- Elaborar productos
- Controlar calidad
- Emitir parte de la producción
- Entregar productos a distribuidor
- Registrar producción
Salidas
- Pedido de materiales
- Parte de producción
- Registro de productos
terminados
Archivos
- Stock productos en proceso
- Stock productos terminados
- Órdenes de producción
- Pedido de materiales
- Parte de producción

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 Diagrama de proceso
• Constituye la forma más elemental de representar
las tareas que siguen un curso, desplazamiento
de documentos, productos, recursos, etc.
• Construir un cuadro sintético y de fácil lectura
donde se aprecie el funcionamiento de un
determinado proceso
• La representación es una gráfica de símbolos,
líneas y anotaciones mínimas mediante las
normas de simbología (ASME; ANSI; ISO) para
representar el proceso (operaciones, transporte,
espera, inspección, almacenamiento, etc.)

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Procesos, cursograma y procedimientos
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OPERACIÓN Pintar; cortar; ensamblar; digitar; registrar
INSPECCIÓN Calidad; cantidad; Tº; presión; humedad; peso
Envío de datos; facturas; OT; NV; OC
Facturas; boletas; OT; NV; OC;NC
Documentos físicos; materiales; m.p.; PT
TRANSPORTE
DOCUMENTOS
ESPERA
ALMACENAMIENTO
Demora en el desarrollo del método o procedimiento
Verificación o supervisión durante la operación
OPERACIÓN e
INSPECCIÓN
ENTRADA Producto o material que ingresa a la operación
DECISIÓN Decisión antes caminos alternativos del flujo
si/no
si/no
SIMBOLOGÍA ISO 9000

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Vende y
Factura
Cliente Vendedor Cajero Empaquetador Contador
Cobra y
Timbra
Suma y
Arquea
Suma
Controla y
Registra
Controla,
Timbra y
Entrega
Ejemplo: Cursograma de Proceso de Ventas
Controla y
Empaca
Factura
Factura
Factura
Factura
Factura
Factura
Factura
Factura
Factura
Solicitud
de pedido
Factura

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 Procedimientos
• La formalización de los procesos requiere
establecer procedimientos y normas que regirán el
sistema administrativo
• Son documentos cuyo propósito es asegurar que
las operaciones se realicen con efectividad,
eficiencia, calidad y requisitos de control interno
• Lograr consistencia mecánica para una producción
eficiente
• Asegurar a los clientes y empleados la
imparcialidad en los procedimientos

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 Manuales de procedimientos
• Son cuerpos integrados de normas con las
instrucciones necesarias para la realización de
las tareas. Proporciona el hilo conductor de la
gestión
• Para cada sistema se incluye un resumen de la
normativa vigente y una descripción de los pasos
a seguir indicando formularios, archivos y
registros a emplear
• La formalización de los sistemas administrativos
emplea “el manual de procedimientos” o “normas
y procedimientos”

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Ejemplo: Manual de Procedimiento de Ventas
Vendedor
1. Atiende al cliente y concreta la venta, confecciona factura
en cuadruplicado
2. Distribuye facturas: original y duplicado al cliente para que
efectúe el pago; el triplicado a Empaque junto con la
mercadería; y el cuadruplicado queda adherido al talonario
Cajero
3. Cobra al cliente, coloca el timbre de cancelado en el
original y el duplicado de la factura
4. Distribuye facturas: entrega el original al cliente da vuelto, y
retiene el duplicado hasta el fin de la jornada

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Empaquetador
5. Chequea la mercadería con el triplicado de la factura y
empaca.
6. Contra presentación de la factura original pagada, timbra el
original y el triplicado con el timbre de “entregado”
7. Entrega la mercadería al cliente junto con la factura original
y retiene el triplicado hasta el fin de la jornada
Cajero y Empaquetador
8. Al fin de la jornada suman facturas cobradas (duplicados) y
entregadas (triplicados) y las remiten a Contabilidad
Contador
9. Controla los totales de facturas cobradas y entregadas
10.Hace el registro contable y archiva la documentación

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¿Qué aprendiste sobre?
 Las diferencias y similitudes entre los
sistemas operativos y administrativos
 Cómo se relacionan con los procesos
 Cuál es la utilidad de los procesos y cómo se
pueden representar
 Cual es la importancia de los procedimientos
en estos sistemas