Unidades administrativas en la organización (Henry Mintzberg) y mecanismos de coordinación

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Objetivos Unidades Administrativas y
Coordinación en la Organización
 Comprender la organización a través de las
unidades administrativas y sus funciones
 Comprender los fundamentos de la
coordinación en la organización
 Diferenciar los mecanismos de coordinación
en la organización (H. Mintzberg)
 Proponer modalidades para coordinar
efectivamente
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Componentes Administrativas de la Organización
(Henry Mintzberg)
La organización está estructurada para captar y dirigir
sistemas de flujos (autoridad, material de trabajo,
información y procesos de decisión) a través de la
interrelación de cinco unidades administrativas básicas.
Ápice Estratégico
Tecno-
estructura
StaffLínea Media
Núcleo de Operaciones

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1. El Ápice Estratégico
 Director y gerencias de responsabilidad
estratégica con apoyo de asistentes y
secretarios
 Roles interpersonales, informativos y decisorios
 Asegurar cumplimiento de la misión de manera
efectiva y satisfacer las necesidades de quienes
la controlan y tienen algún tipo de poder sobre
ella (accionistas, dueños, sindicatos,
dependencias gubernamentales, etc.)
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Funciones del ápice estratégico
• Desarrollar las estrategias de la organización e interpretar el
ambiente
• Diseñar los sistemas de decisión organizacional y autorizar
decisiones estratégicas
• Administrar las condiciones fronterizas de la organización e
informar a accionistas
• Establecer negociaciones con agentes externos, relaciones
públicas y de representación
• Asignar recursos y resolver conflictos
• Diseñar cargos, nombrar al personal y evaluar desempeños
• Fomentar la motivación y recompensas
• Emitir órdenes de trabajo
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2. El Núcleo de Operaciones
 Son las personas que realizan el trabajo básico
(operarios u operadores) relacionado directamente
con la fabricación de los productos y/o la prestación
de los servicios que la entidad entrega a la
comunidad
 Funciones principales:
• Aseguran los insumos para la producción
• Transforman los insumos en producto o servicio
• Distribuyen los productos y servicios
• Proveen apoyo directo a las funciones de entrada,
transformación y salida
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3. La Línea Media
 Es la cadena de directivos provistos de
autoridad formal que vincula al ápice estratégico
con el núcleo de operaciones para ejercer la
supervisión directa
 Capataces que van desde la cumbre estratégica
hasta el núcleo operativo, formando la cadena
de autoridad
 Se forma a medida que la organización crece y
aumenta la necesidad de ejercer supervisión
directa sobre un límite de personas o ámbito de
control
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Funciones de la línea media
• Recopilar información de feedback respecto al
rendimiento de su unidad
• Comunicar y transmitir la información a superiores
• Influir en las decisiones (propuestas de cambios,
anomalías en la unidad, autorización de decisiones,
etc.)
• Informar y asignar recursos en su unidad, definir
reglas, poner en práctica proyectos y planes de acción
• Gestionar actividades de coordinación horizontal y
establecer red de contactos de enlace con otros
directivos, analistas, miembros del staff de apoyo y
personas externas que interactúan con su unidad
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4. La Tecnoestructura
 Son los analistas que estudian la adaptación de la
organización al entorno y dan pautas para
estandarizar o normalizar los procesos de trabajo
 A medida que la organización continua en su
proceso de elaboración tiende a buscar más la
“estandarización” para coordinar el trabajo, y se
generan las asesorías o staff
 Sirven a la organización afectando el trabajo de
otros, pero están fuera de la jerarquía y la corriente
de trabajo operacional
 Pueden diseñar, planear, cambiar, o entrenar al
personal para que lo haga, pero no ejecutan ellos
mismos
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Funciones de los analistas de la tecnoestructura
 Colaborar en la planeación estratégica
 Diseño del control de gestión
 Aseguramiento de calidad
 Estudios de métodos de trabajo
• Ingeniería industrial
• Organización y métodos
 Planificación y control
• Programación y control de calidad
 Gestión de personal
 Estandarizaciones
• Generación de normas, reglas y reglamentos
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5. El Staff de Apoyo
 Son unidades especializadas que proporcionan
servicios indirectos a toda la organización, se
encuentran fuera de la corriente operacional
 Funciones:
• Consejería o asesoría legal
• Personal y remuneraciones
• Central telefónica
• Seguridad
• Servicios generales
• Cafetería y alimentación casino
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Ejemplo: empresa industrial
P. Estratégica
Controlador
Capacitación de Personal
Investigación Operativa
Programación Producción
Estudio de trabajo
Staff de empleados
Tecnocráticos
Consejo Legal
Relaciones públicas
Relaciones industriales
Investigación y desarrollo
Evaluación
Nómina de pagos
Recepción
Correspondencia
Cafetería
Directorio, Presidente
Comité
Ejecutivo
Staff del
Presidente
Gerentes
de Planta
Gerentes Regionales
de Ventas
Capataces Gerentes de distrito
de ventas
Agentes
compradores
Operarios
de máquina
Armadores TransportadoresVendedores
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 Fundamentos de la Coordinación
La división de tareas y especialización requiere un
aglutinante que integre el trabajo de las unidades
organizacionales
 Síntomas de coordinación deficiente
• Pérdida de control
• Conflictos excesivos
• Separación de autoridad y competencia
• Descuido de las responsabilidades
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 Principios de organización y coordinación
• Cadena de mando
Conjunto interconectado e indivisible de relación
superior subordinado del nivel superior al inferior
• Unidad de mando
Un subordinado es responsable ante un solo superior
• Tramo de control o esfera de competencia
Número de personas o unidades que el administrador
puede supervisar efectivamente
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 Poder (P)
Capacidad de ejercer influencia cambiar conductas,
opiniones, decisiones
• Poder de premio
Expectativas de satisfacción de necesidades
• Poder coercitivo
Bloquea expectativas, inflige castigos y amenazas
• Poder legítimo
Propio de su posición, exigencias del trabajo, directrices
• Poder de referencia
Virtudes equidad, transparencia, competencia, modelo
• Poder de experto
Fuente de crecimiento y desarrolloComponentes Administrativas y Coordinación en la Organización

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 Empowerment
Los empleados, administradores o equipos de trabajo
poseen el poder para tomar decisiones sin requerir la
autorización de sus superiores.
Deben aceptar la responsabilidad de sus acciones y
tareas
• Responsabilidad (R): deber sobre el que se debe
responder, no se delega
• P = R equilibrio
• Si P > R autocracia sin responsabilidad
• Si P < R frustración, carecen del poder para
desempeñar las tareas de las que son
responsable
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 Autoridad de línea
Relación de supervisión directa superior/subordinado
 Staff
Asesoría especializada y calificada a los administradores de
línea. Relaciones de servicio; asesoría control; inspección
 Autoridad funcional
Derecho que se delega a un individuo o unidad para
controlar procesos, prácticas, políticas, o labores relativas a
otros departamentos
 Delegación de autoridad funcional
Una pequeña parte de la autoridad de un superior de línea
se le asigna a otra unidad para instruir algo específico
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 Modalidades de Coordinación
H. Mintzberg distingue cinco mecanismos de
coordinación:
1. Adaptación o ajuste mutuo
2. Supervisión directa
3. Estandarización de los procesos de trabajo
4. Normalización de los productos u output
5. Normalización de las habilidades o destrezas
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1. Adaptación o ajuste mutuo
 La integración de las tareas se logra por el simple
proceso de la comunicación informal entre dos
empleados no siendo determinante un eventual
supervisor para que se logre el desempeño
Ápice Estratégico
Tecno-
estructura StaffLínea Media
Núcleo de Operaciones
Cultura Cultura
Cultura
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2. Supervisión directa
 La integración se logra a través de la supervisión
que ejerce el superior mediante su responsabilidad
por el trabajo que ejecutan otros
 Emite órdenes e instrucciones, supervisa las
acciones, solicita informes, resultados y
sugerencias Ápice Estratégico
Tecno-
estructura
StaffLínea Media
Núcleo de Operaciones
Cultura
Cultura
Cultura
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3. Estandarización de los procesos de trabajo
 La integración se logra a través de especificar o
programar los contenidos de los trabajos.
 Se establece el “cómo” deben realizarse las labores
(procedimientos, métodos, normas y reglas)
Ápice Estratégico
Tecno-
estructura
StaffLínea Media
Núcleo de Operaciones
Cultura
Cultura
Cultura
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4. Normalización de los productos (output)
 La integración se logra al definir los resultados del
trabajo y sus especificaciones: dimensiones,
desempeños, tiempos, costos, etc. (“qué debe
hacerse”)
 Evaluar el desempeño a través de esos resultados
Ápice Estratégico
Tecno-
estructura
StaffLínea Media
Núcleo de Operaciones
Cultura
Cultura
Cultura
Componentes Administrativas y Coordinación en la Organización

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5. Normalización de las habilidades o destrezas
 La integración se logra al precisar las habilidades o
destrezas requeridas para desarrollar el trabajo
 Lo importante es determinar “quién” es el más apto
(perfil) para desempeñar una tarea
Ápice Estratégico
Tecno-
estructura
StaffLínea Media
Núcleo de Operaciones
Cultura
Cultura
Cultura
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Tres formas de normalización en las organizaciones
Ápice Estratégico
Tecno-
estructura
Staff
Línea Media
Núcleo de Operaciones
Procesos
de Trabajo
Habilidades
(inputs)
Resultados
(outputs)
Adaptación
mutua
Adaptación
mutua
Supervisión
directa
N. del Trabajo
N. de Resultados
N. de Habilidades
Mecanismos de coordinación: continuum de complejidad
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¿Qué aprendiste sobre?
 Las diferencias de funciones de las unidades
administrativas de la organización
 Los impactos de la coordinación en el proceso
administrativo
 El uso de los principios de organización en la
coordinación
 Los distintos mecanismos para ejercer una
buena coordinación
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