Este documento describe la importancia de las relaciones públicas con los proveedores y ofrece lineamientos para establecer dichas relaciones. Explica que los proveedores son socios de negocio clave y que la calidad de una organización depende de la calidad de los insumos que recibe. Además, recomienda clasificar y jerarquizar a los proveedores, revisar las políticas de compras, establecer comunicación para comprender sus necesidades, y tratarlos de manera justa y ética basándose en la reciprocidad.

1. José Antonio Rodríguez Gámez
Arturo Félix Hernández

2. Los Proveedores
Se clasifican dentro de los públicos externos. Son
aquellas empresas que proveen de insumos y recursos
necesarios para la producción y el rendimiento de una
organización.
Los proveedores son auténticos socios de negocio de
las empresas y en algunos casos forman parte de la
vida cotidiana de éstas.

3. Importancia de las RP con los
Proveedores
Los esfuerzos de las relaciones públicas, como actividad sistemática
para elevar el nivel de entendimiento, solidaridad y colaboración entre
una empresa y los grupos que conforman su entorno, generalmente
se enfocan a los públicos tradicionales, pero dificilmente se dirigen a
lograr un acercamiento con grupos como los proveedores.
En un análisis simplista de la importancia con este público, se podría
considerar que los más interesados en llevar a cabo actividades de
RP, son los propios proveedores, pues para ellos la empresa es su
cliente, sin embargo debe haber retroalimentación.

4. Los proveedores, importantes
socios de negocio
En la relación entre las empresas y algunos de sus proveedores existe
gran interdependencia, hay casos en que se torna simbiótica. No
olvidemos que la calidad de un producto depende de insumos de
calidad.
La interdependencia entre las empresas y sus proveedores se hace
evidente en la formalidad de entrega y los altos estándares de calidad
en los insumos, fundamentales para que las empresas cumplan con
sus programas de producción, ya que de ello depende que satisfagan
eficientemente las necesidades de sus clientes.

5. Para cumplir con el abastecimiento oportuno que cumpla con los
estándares de calidad, servicio eficiente y precio competitivo, los
proveedores requieren información sobre las necesidades específicas
que deben satisfacer sus productos, sobre la gama de productos que
fabrica su cliente, y sobre las características de la empresa a la cual
abastece. Esto con la finalidad de que comprendan la importancia de la
empresa y del papel que desempeñan como protagonistas en sus
procesos productivos.
Además, los proveedores ayudan a la organización en sugerencias en
precios,
críticas
constructivas
sobre
productos
y/o
servicios, tendencias de la moda, estadísticas y estudios de
mercado, ideas para publicidad, asesoría técnica, etc.

6. La mayoría de las empresas tienen un sin número de
proveedores, tanto de insumos como de servicios. Esta gran
diversidad obliga, como primer paso para iniciar un esfuerzo
sistemático de relación con los proveedores, a elaborar un
inventario de ellos y clasificarlos, con el fin de jerarquizarlos en
función de la importancia que tengan para la empresa como
socios de negocio.
Por ejemplo, para una empresa fabricante de automóviles, sus
proveedores de lápices no tienen la misma importancia que los de
acero o pintura.

7. Se deben elaborar y revisar las políticas corporativas de compras y
de pago a los proveedores, sin perder de vista los intereses y
situación económica de la empresa, ni las condiciones del mercado
en este rubro y las necesidades de los proveedores.
Una política de compras burocrática o poco competitiva puede
redundar en malas actitudes de los proveedores, impactando
negativamente a la empresa en situaciones extremas como escasez
de materias primas, caso en el que el apoyo de los proveedores
resulta vital.

8. Una vez clasificados los proveedores y revisadas las políticas de
compras y pagos, se debe iniciar una labor de acercamiento con ellos
para detectar las necesidades de información que tienen en relación
con la empresa, sus productos, políticas corporativas y requerimientos
vinculados con las capacidades de abasto de los propios proveedores.
Un buen medio para incrementar el conocimiento de la empresa en los
proveedores es la política de puertas abiertas. La visita de proveedores
seleccionados a las instalaciones de producción, sirve para estrechar
vínculos y detectar sus necesidades de información.
Un nivel de conocimiento mutuo, dará la pauta para acciones más
sofisticadas, como proveer insumos especializados y lograr así
estándares
de
calidad
y
servicio
requerido,
mediante
capacitación, transferencia de tecnología, trabajo conjunto de técnicos
especializados de ambas empresas, etcétera.

9. Preceptos básicos
Las relaciones públicas con los proveedores deben basarse en los los
siguientes preceptos:
 Los proveedores deben ser tratados de la misma manera en que la
organización desearía ser tratada por sus propios clientes, teniendo
en cuenta que las negociaciones con ellos no sólo son necesarias y
benéficas para los mismos, sino tambien para la organización.
“No se les hace un favor al comprarles, y por tanto pensar que se deben
atener a las condiciones que se les impongan”

10.  Es recomendable promover la concurrencia de diversos proveedores
para un mismo producto o servicio, a fin de elegir el mejor de ellos.
No solo se deben mantener relaciones públicas con las fuentes
actuales, sino tambien con otros proveedores potenciales, lo cual es
además una buena medida para preveer posibles urgencias.
 Nunca se debe pedir a un proveedor una cotización o presupuesto, a
menos que en realidad se piense considerar seriamente su oferta.
No hace falta pedirla para evitar la insistencia de los vendedores o
para tener una cotización más.

11.  Se debe comprar al precio justo del mercado considerando las
características del producto o servicio y las condiciones ofrecidas por
el proveedor. No presionar al proveedor para obtener un precio menor
a la cotización normal, de lo contrario no cumpliría con las
condiciones
acordadas,
por
ejemplo,
calidad
de
los
productos, cantidad, tamaño y empaque de las mercancías, los
tiempos de entrega. Otro factor es que al verse imposibilitado para
cumplir los pedidos, el proveedor dará prioridad a los clientes que le
pagan el precio justo.
 Sólo excepcionalmente se debe permitir a los compradores hacer
contraofertas a los precios cotizados por los vendedores. Es posible
que haya otro proveedor que ofrezca el mismo producto o servicio
más barato y en las mismas condiciones; entonces, a ese debería
comprársele.

12.  Se debe procurar la concentración de compras de un mismo producto
con un solo proveedor. Diversificar a los proveedores no suele tener
ventaja y si en cambio puede originar problemas como mayor trabajo
en la recepción de mercancías, mayor papeleo administrativo.
Además es bien sabido que a mayor volumen de compras se
obtienen mejores precios y mejores condiciones de adquisición.
 Los términos de los pedidos o contratos convenidos, deben ser claros
y concisos, que no haya lugar a la menor duda respecto a las
condiciones aceptadas por ambas partes. Es necesario especificar
servicio, calidad, precio, fechas y condiciones de pago y de
entrega, descuentos y demás condiciones convenidas.

13.  Cuando un proveedor se encuentre en dificultades y esté dentro de
las posibilidades de la empresa ayudarlo, se debe hacer. Por
ejemplo, si el proveedor no dispone temporalmente de equipo de
reparto y la empresa puede enviar quien recoja la mercancía sin
menores problemas, debe hacerlo. Esto creará vínculos positivos.
 Se debe evitar cancelar los pedidos o devolver las mercancías sin
razones bien fundadas. A menudo se abusa de los privilegios de
devolución como medio engañoso para lograr descuentos, esto solo
perjudica las relaciones con los proveedores.

14.  Todos los compradores deben conocer bien tanto las políticas de su
departamento como las generales de la organización y normar su
actuación con apego a ellas. Por su parte la dirección deberá revisar
periódicamente dichas políticas y actualizarlas de acuerdo con las
circunstancias reinantes.
 Es necesario poner especial atención en evitar el soborno a los
compradores. Generalmente los proveedores empiezan haciendo
regalos que finalmente acaban siendo sobornos disfrazados. Se
deben crear normas estrictas para evitar estas situaciones y tomar
en cuenta que un comprador bien remunerado dificilmente acepta
tales situaciones.

15.  Es recomendable que los compradores visiten a los proveedores de
vez en cuando. Estas visitas constituyen un excelente medio de
comunicación para mejorar las relaciones con este tipo de público;
pueden aliviar pequeñas desavenencias que pudieran existir más
fácilmente que otros medios más impersonales.
Los proveedores pueden ver con buenos ojos estas visitas, ya que
es posible que los compradores hagan observaciones interesantes o
sugerencias de valor al ver los procesos de producción, de
empaque, de distribución, etcétera.

16.  Hay que evitar la práctica de comprar a una organización por el
hecho de que también sea nuestro cliente. Puede ser acertado
comprar a estas organizaciones, pero hay que considerar siempre
que las compras deben realizarse sobre la base de libre
competencia donde se consideran factores como el precio, la
calidad y otras condiciones ofrecidas por el proveedor. Comprarle
a las empresas por ser nuestros clientes también puede llevarnos
a una mala selección.

17. En conclusión
Ninguna organización podrá subsistir y mucho menos desarrollarse si no
mantiene relaciones armónicas con aquellas otras organizaciones que le
suministren materiales, productos o servicios para el desarrollo normal de
sus actividades
Actualmente el ritmo de las transacciones comerciales es de tal índole
que ninguna organización, tanto grande como pequeña, puede predecir
cuándo necesitará de los servicios de un proveedor determinado, de ahí
la importancia de que se mantengan relaciones con los otros públicos.
Además es necesario establecer contacto con proveedores potenciales.

18. Referencias
RELACIONES PÚBLICAS, Su Administración en las Organizaciones
Jorge Ríos Szalay, 1990, reimpr. 2006
Trillas
Págs. 69-73
RELACIONES PÚBLICAS, Factor de Competitividad para Empresas
e Instituciones
Carlos Bonilla Gutiérrez, 2002
Grupo Patria Cultural, S.A. de C.V.
Págs. 90-92