El documento proporciona recomendaciones sobre el uso del teléfono en el trabajo y las relaciones públicas. Sugiere mantener un tono cortés y afable al hablar por teléfono, identificarse adecuadamente y ser breve. También recomienda definir objetivos, públicos, estrategias y tácticas clave como eventos y contactos con medios para lograr una imagen positiva a través de las relaciones públicas.

1. 1El uso del teléfono en el trabajoEs frecuente que el primer contacto establecido con una empresa sea telefónico, por tanto quien atiende las llamadas proyecta la imagen empresarial

2. No responda nunca de una manera brusca o descortés. Lo correcto es usar un tono afable y no alzar la voz, ni hablar tan bajo2El uso del teléfono en el trabajoVigile la dicción para expresarse con claridad al hablar

3. La persona que recibe llamadas debe atenderlas mencionando el nombre de la empresa y saludando cortésmente

4. Al comunicarse con colegas o clientes pregunte si dispone de algunos minutos para atenderlo3El uso del teléfono en el trabajoNo se extienda interminablemente en su conversación pues los asuntos profesionales se tratan con precisión y brevedad

5. Quien efectúe la llamada debe identificarse con su nombre y el de la empresa que representa

6. Si no podemos atender en cierto momento a una persona, disculpémonos brevemente y propongámosles devolverle la llamada en cuanto podamos4El uso del teléfono en el trabajoLas llamadas personales en el trabajo deben ser breves

7. Si ha concedido una cita no debe atender constantemente llamadas telefónicas durante esa entrevista

8. Ya sea usted quien recibe o llama, no tutee a las personas que recién conoce5Partes del saludo telefónicoCortesía. Ya sean los buenos días o las buenas tardes, éstas deben anteceder al nombre de la institución

9. Nombre de la firma o departamento. Cuando una persona habla de una empresa o institución, debe tener la seguridad de que está hablando a ella, así como al departamento correcto6Partes del saludo telefónicoNombre de quien contesta. El cliente debe de conocer con quién habla, por lo cual es importante hacérselo saber. Además de la cortesía elemental, servirá para que pueda identificarnos en caso de que se cortara la llamada, retomarla posteriormente o servir para cualquier aclaración futura

10. Ofrecer nuestra ayuda. Esto, sin mayor explicación, pudiera lograrse con una sencilla frase: “¿En qué puedo ayudarte?”7El recado telefónicoUn buen mensaje debe incluir:Nombre completo de la persona que llamóNombre de la compañíaNúmero telefónicoAsuntoFecha y horaPersona que lo tomó

11. 8Protocolo celular del prestador de serviciosCuando este con otros póngalo en alerta vibratoria o luminosa y téngalo cerca del cuerpo

12. Limite el tiempo de cada llamada al mínimo posible

13. Cuando tome una llamada, aíslese y hable en voz baja, nadie tiene porqué enterarse de sus asuntos personales

14. Nunca interrumpa una cita personal por una llamada celular9Protocolo celular del prestador de serviciosResista la tentación de contestar cuando sea inadecuado. Mejor programe que el teléfono conteste rápido, tome mensajes

15. Cuando sea muy necesario contestar una llamada frente a los demás, pida autorización para hacerlo10Auditoría gráfica de nuestra institución La variedad de los escritos hace conveniente realizar un estudio de los diferentes tipos:

16. El estilo debe ser breve, concreto y persuasivo

17. A pesar de los avances tecnológicos, las empresas siguen utilizando sobre todo el papel para su correspondencia11Auditoría gráfica de nuestra institución La impresión que tengan los demás de nosotros dependerá de:

18. El tamaño de la papelería

19. El logotipo

20. El papel

21. La letra

22. Los colores12Auditoría gráfica de nuestra institución Las organizaciones usan papelería con su membrete, nombre, logotipo, dirección que permite saber a que se dedica la empresa o institución.

23. El color del papel deberá ser blanco o crema para las cartas.

24. No conviene ahorrar en la calidad del papel, pero sí en función del uso que se le vaya a dar.13Auditoría gráfica de nuestra institución El sobreEs lo último que se escribe y lo primero que lee, éstos deben de llevar:

25. Nombre y apellidos (destinatario o empresa)

26. Calle, número, piso, etc.

27. Ciudad, código postal, Estado, país14Auditoría gráfica de nuestra institución El uso correcto de las tarjetas de presentaciónPara el uso eficiente de este recurso, debe saber que:La tarjeta debe estar actualizada y en perfectas condiciones

28. Nunca debe darse con tachaduras o con el nombre escrito con bolígrafo

29. El diseño, entre más sencillo, mejor

30. Debe contener sólo la información necesaria

31. Cualquier mención promocional adicional le hace perder presencia profesional15Auditoría gráfica de nuestra institución No es correcto utilizar Sr. o Sra. antes del nombre

32. Los altos niveles jerárquicos deberán imprimirlas en relieve. Los niveles menores en impresión estándar

33. Siempre llévela consigo

34. No la reparta indiscriminadamente