Ponencia impartida en el II Congreso de Dirección de Proyectos: Nuevas y Futuras Tendencias de PMI en Guayaquil, Ecuador

1. Técnicas de Auditoría para una
Gestión Efectiva de Proyectos
Alfredo Armijos De La Cruz, M.Sc., PMP®, PMI-RMP®
alarmijo@espol.edu.ec
Guayaquil, Ecuador

2. Agenda de la Conferencia
◦ 1 Realidad de la Gestión de Proyectos
◦ 2 Importancia de la Auditoría de Proyectos
◦ 3 Ciclo de Vida de la Auditoría de Proyectos
◦ 4 Tipos de Auditoría de Proyectos
◦ 5 Data Analytics en Auditoría de Proyectos
◦ 6 Recomendaciones en la Práctica
◦ 7 FAQs y Referencias Bibliográficas
Técnicas de Auditoría para una Gestión Efectiva de Proyectos IICongresodeDireccióndeProyectos

3. Acerca del Conferencista
Técnicas de Auditoría para una Gestión Efectiva de Proyectos IICongresodeDireccióndeProyectos
AlfredoArmijosDe LaCruz
 Consultor y Auditor de Proyectos, SGS (2017)
 Entrenador y Consultor de Riesgos, Palisade Corporation (2017)
 Auditor - Contador Público Autorizado, ESPOL (2010)
 Ingeniero en Auditoría y Control de Gestión con Especialización en
Calidad de Procesos, ESPOL (2011)
 Master en Ciencias de la Ingeniería y Planificación del Transporte
Universidad de Southampton, Hampshire, Inglaterra (2015)
 Docente Investigador de Optimización I-II, Simulación Matemática,
Transporte Terrestre, Transporte Aéreo, Ingeniería Económica I-II y
Auditoría y Control de Proyectos en la Facultad de Ciencias Naturales
y Matematicas, ESPOL (2016 - Presente)
 Instructor de Gestión de Riesgos e Interesados en Proyectos, Gestión
de Calidad y Adquisiciones en Proyectos, Certificación Internacional
en Proyectos PMP® y Riesgos en Proyectos PMI-RMP® en ESPAE
Graduate School of Management (2016 - Presente)
 Experiencia aproximada de 10 años en tópicos relacionados a la
Administración de la Cadena de Suministros, Dirección de Proyectos,
Gobierno, Riesgo y Cumplimiento, Análisis de Negocios y Gestión
Integral de Procesos.
alfarm1101
@alfarm1101
alfredo.armijos

4. Realidad de la Gestión de Proyectos
#CPMG2017
 Encuesta anual de PMI realizada a 3234 profesionales y
líderes de la dirección de proyectos institucionales.
 Incluye la opinión de 200 ejecutivos senior y más de 500
directores de PMO.
 Investigación que se esfuerza para fomentar la discusión
sobre el valor de la dirección de proyectos
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PMI,2017

5. Realidad de la Gestión de Proyectos
Salud
$112M por $1B
Telecomunicaciones
$106M por $1B
Energía
$101M por $1B
Manufactura
$98M por $1B
Gobierno
$97M por $1B
Servicios Financieros
$97M por $1B
Construcción
$94M por $1B
TI
$78M por $1B
“A nivel general, las organizaciones desperdician en promedio $97M por cada $1B
invertido en proyectos y programas ($122M por cada $1B en el 2016)”
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PMI,2017

6. Realidad de la Gestión de Proyectos
#CPMG2017
El fracaso de los
proyectos se
debe gran parte
a la “corrupción
del alcance”
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PMI,2017

7. Realidad de la Gestión de Proyectos
#CPMG2017
Aprox. el 43% no terminó dentro de
su presupuesto, el 49% no terminó
dentro de su fecha y el 49% cambió
su alcance.
Todas las categorías han subido
ligeramente salvo la última, que ha
bajado ligeramente (2 puntos), con
lo cual la situación se parece al 2016
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PMI,2017

8. Realidad de la Gestión de Proyectos
#CPMG2017
¿Cómo se
cambia esta
realidad?
Técnicas de Auditoría para una Gestión Efectiva de Proyectos IICongresodeDireccióndeProyectos

9. Realidad de la Gestión de Proyectos
“Un proyecto está completo cuando empieza a trabajar para ti, más que tú trabajar para él”
--- Scott Allen
¿Y si hago
auditoría a mis
proyectos?
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10. Definición de Auditoría de Proyectos
Técnicas de Auditoría para una Gestión Efectiva de Proyectos IICongresodeDireccióndeProyectos
“Es un proceso estructurado e independiente usado para verificar si actividades del proyecto
cumplen con las políticas, los procesos y los procedimientos del proyecto y de la organización”.
Por desgracia se calcula que cerca del 90% de todos los proyectos no se revisan o auditan de
forma estricta. Estamos tan ocupados para detenernos y evaluar que tan bien los manejamos.

11. Importancia de la Auditoría de Proyectos
 Es un proceso clave de verificación del grado en que la realización del proyecto cumple con
las reglas y principios de la gestión de proyectos para un proyecto concreto.
 Es un instrumento que respalda la mejora continua y el aseguramiento del alcance de los
beneficios del proyecto. Aprendemos de los errores pasados y de lo que hicimos bien.
 Revisan por qué se eligió el proyecto e incluyen una reevaluación del papel del proyecto en
las prioridades de la organización.
 Emplean mediciones de desempeño y datos de pronóstico y son más inclusivas. Incluye 3
tareas importantes:
❖ Evaluar si el proyecto entregó los beneficios esperados a todos los interesados. ¿Se
manejó bien el proyecto? ¿El cliente quedó satisfecho?.
❖ Analizar lo que se hizo mal y lo que contribuyó a los éxitos. Identificar los cambios
para mejorar la entrega de los proyectos futuros.
❖ Incluir una revisión de la cultura organizacional para asegurar que ésta facilite el tipo
de proyecto que se realiza.
❖ Evaluar si el equipo del proyecto funciona bien y si cuenta con el personal apropiado
para la administración del proyecto.
Técnicas de Auditoría para una Gestión Efectiva de Proyectos IICongresodeDireccióndeProyectos
Grayetal.,2009

12. ¿Qué NO es una Auditoría de Proyectos?
Espionaje Desconfianza
Culpabilidad Impedimento
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13. La Auditoría en el PMI (PMBOK®)
#CPMG2017
 Palabra que en 762 páginas aparece únicamente en 57
ocasiones
 Generalmente visualizada en procesos de monitoreo y
cierre de proyectos
 Técnica de apoyo para un director del proyecto para el
monitoreo de cumplimiento de APOs
 Herramienta mencionada en áreas de conocimiento de
integración, alcance, calidad, riesgos y adquisiciones.
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PMI,2017

14. La Auditoría en la OGC (PRINCE2®)
#CPMG2017
 Palabra que en 425 páginas aparece únicamente en
31 ocasiones
 Ilustrada inicialmente en la fase de pre-proyecto en
los niveles de dirección y gestión
 Generalmente visualizada en el proceso de puesta en
marcha de un proyecto
 Actividad que se complementa con la verificación de
las estrategias en un proyecto
 Acción mencionada sobre temáticas de organización,
calidad y cambio.
 Tarea asignada en R&Rs como parte de las funciones
del Project Manager y Apoyo al Proyecto
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OGC,2017

15. Ciclo de Vida de una Auditoría de Proyectos
Técnicas de Auditoría para una Gestión Efectiva de Proyectos IICongresodeDireccióndeProyectos
• Determinar necesidades de
auditoría de proyectos
• Identificar recursos de la
auditoría de proyectos
• Definir hitos de rendimiento
de auditoría del proyecto
Establecer una estructura de
auditoría de proyectos
• Preparar las actividades de
revisión y auditoría
• Conducir de principio a fin la
auditoría de proyectos
• Elaborar el informe de la
auditoría de proyectos
Conducir la auditoría de
proyectos
• Revisar los resultados de la
auditoría de proyectos
• Analizar resultados de una
auditoría de forma sistémica
• Monitorear toda acción de
seguimiento de la auditoría
Administrar los resultados de
la auditoría de proyectos
Nash,2015

16. Profundidad de una Auditoría de Proyectos
Tamaño de la organización
Importancia del proyecto
Tipo del proyecto
Riesgo del proyecto
Tamaño del proyecto
Problemas del proyecto
Técnicas de Auditoría para una Gestión Efectiva de Proyectos IICongresodeDireccióndeProyectos
Grayetal.,2009

17. Áreas de una Auditoría de Proyectos
Técnicas de Auditoría para una Gestión Efectiva de Proyectos IICongresodeDireccióndeProyectos
IIA,2017

18. Tipos de Auditoría en Proyectos
Planificación del Proyecto (APPs): Esta auditoría evalúa la disponibilidad del proyecto previo a
su inicialización. Supone que las actividades para selección de proyectos han sido cumplidas.
 Es una auditoría formal que puede requerir un auditor calificado y su duración se estima
entre 1 a 3 días.
 Usualmente es llevada a cabo por el Gerente del Proyecto, pero puede ser realizada por la
Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) o algún tercero.
 Normalmente incluye una revisión práctica y examen de la siguiente información y
materiales:
❖ Documentación del proyecto y sus actividades como autorización del financiamiento
del proyecto, preparación del acta de constitución del proyecto, entre otros aspectos.
❖ Documentación técnica y sus actividades como revisión de requerimientos del cliente,
especificaciones técnicas y otros planes de soporte técnico requeridos por el proyecto.
❖ Documentación de la planificación de la gestión del proyecto y sus actividades como
preparación del plan de gestión del cambio, riesgos, comunicaciones, calidad, etc.
❖ Documentación de los clientes, proveedores y contratistas del proyecto, así como
todas las actividades relacionadas con las partes
Técnicas de Auditoría para una Gestión Efectiva de Proyectos IICongresodeDireccióndeProyectos
Hill,2013

19. Tipos de Auditoría en Proyectos
Gestión del Proyecto (AGPs): A pesar de ser de amplio alcance, esta auditoría proporciona un
examen bastante completo del rendimiento de la gestión del proyecto.
 Es una auditoría formal que puede requerir uno o más auditores calificados y su duración
oscila normalmente entre 3 a 5 días.
 Esta auditoría se lleva a cabo a través de conversaciones con el Gerente del Proyecto, los
Líderes Técnicos y al menos una muestra de los miembros del Equipo del Proyecto.
 Normalmente incluye una revisión práctica y una evaluación de la siguiente información y
materiales:
❖ Preparación del plan de gestión del proyecto, planes subsidiarios u otro documento
requerido que guie el esfuerzo en la gestión del proyecto
❖ Efectividad y uso del plan de gestión del proyecto, así como otros planes subsidiarios
que avalen su cumplimiento
❖ Supervisión de la gestión de recursos del proyecto, desempeño de tareas, gestión de
proveedores y contratistas
❖ Cumplimiento de obligaciones con el cliente, con la administración (PMO de existir),
así como del patrocinio con el proyecto y el gerente del proyecto
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Hill,2013

20. Tipos de Auditoría en Proyectos
Desempeño del Proyecto (ADPs): Esta auditoría representa una evaluación detallada de los
aspectos financieros y de negocio del proyecto.
 Es una auditoría formal que puede requerir uno o más auditores totalmente calificados y
su duración oscila normalmente entre 3 a 5 días.
 Se lleva a cabo independientemente o con una auditoría de gestión del proyecto. Análisis
del valor/cronograma ganado, o algún otro método de evaluación financiera es aplicado.
 Normalmente incluye una revisión práctica y examen de la siguiente información y
materiales:
❖ Preparación del caso de negocio/social adoptado para administración de la selección y
continuidad del proyecto en evaluación
❖ Identificación y evaluación del desempeño del presupuesto del proyecto, métodos y
reportes de trazabilidad, procesos de estimación de costos y variabilidad
❖ Identificación y evaluación del desempeño del cronograma del proyecto, métodos y
reportes de trazabilidad, procesos de estimación de tiempos y variabilidad
❖ Utilización de los recursos físicos, tecnológicos y humanos en el proyecto, así como el
plan/estrategia de gestión de amenazas y oportunidades del proyecto
Técnicas de Auditoría para una Gestión Efectiva de Proyectos IICongresodeDireccióndeProyectos
Hill,2013

21. Tipos de Auditoría en Proyectos
Finalización del Proyecto (AFPs): Esta auditoría evalúa la disponibilidad del proyecto previo a
su cierre.
 Es una auditoría formal que puede requerir uno o más auditores totalmente calificados y
su duración es no más de 7 a 14 días.
 Usualmente es llevada a cabo por el Gerente del Proyecto y el Equipo del Proyecto, pero
puede ser realizada por la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) o algún tercero.
 Normalmente incluye una revisión práctica y examen de la siguiente información y
materiales:
❖ Actividades de cierre con el cliente, como finiquito de los contratos o acuerdos con el
cliente, notificación de la finalización del proyecto, recepción de facturas, etc.
❖ Actividades de cierre con el proveedor, como finiquito de los contratos o acuerdos con
el proveedor, notificación de la finalización del proyecto, recepción de facturas, etc.
❖ Actividades de cierre del desempeño del proyecto, como retorno de materiales,
equipos e instalaciones, notificación a la administración del cierre del proyecto, etc.
❖ Actividades de cierre del personal del proyecto, como evaluación de desempeño del
equipo del proyecto, reasignación de los miembros del equipo del proyecto, etc.
Técnicas de Auditoría para una Gestión Efectiva de Proyectos IICongresodeDireccióndeProyectos

22. Tipos de Auditoría en Proyectos
Metodología del Proyecto (AMPs): Esta auditoría examina el uso y la validez del contenido y la
efectividad de la metodología de gestión de proyectos adoptada.
 Es una auditoría formal que puede requerir un auditor totalmente calificado y su duración
se estima entre 1 a 3 días.
 Usualmente es llevada a cabo por la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) o algún
Auditor Externo avalado para dichos fines.
 Normalmente incluye una revisión práctica y examen de la siguiente información y
materiales:
❖ Contenido general de la metodología de gestión de proyectos, como descripción de
sus procesos, designación de roles y responsabilidades, herramientas y técnicas, etc.
❖ Contenido de procesos de la metodología de gestión de proyectos, como flujos y
mapas para conducir la gestión del proyecto dentro de cada fase del ciclo de vida, etc.
❖ Contenido de la practicidad de la metodología de proyectos, como cobertura en temas
críticos relacionados a planificación y trazabilidad, gestión de riesgos y el cambio, etc.
❖ Grado de utilización de la metodología por los gerentes y equipos de proyectos, como
gobierno de proyectos, evaluación de la retroalimentación recibida por el usuario, etc.
Técnicas de Auditoría para una Gestión Efectiva de Proyectos IICongresodeDireccióndeProyectos

23. Tipos de Auditoría en Proyectos
Áreas Técnicas (ATPs): Esta auditoría está alineada con la naturaleza del producto o servicio
entregado al cliente y con competencias y habilidades técnicas en el entorno del proyecto.
 Es una auditoría formal que puede requerir un auditor totalmente calificado y su duración
se estima entre 1 a 3 días.
 Es realizada por la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) o algún Auditor Externo avalado
para dichos fines.
 La siguiente lista presenta algunos tipos genéricos de auditorías técnicas que son aplicadas
en diferentes entornos de gestión de proyectos:
❖ Auditorías de Riesgos: Utilizadas para considerar la efectividad del proceso de gestión
de riesgos en un proyecto.
❖ Auditorías de Adquisiciones: Utilizadas para revisar y evaluar los contratos y procesos
contractuales en cuanto a su completitud, exactitud y efectividad.
❖ Auditorías de Calidad: Adoptadas para evaluar los procedimientos de aseguramiento
y control de la calidad, planes de pruebas y aceptación de entregables, etc.
❖ Pruebas de Recorrido (Walk-throughs): Adoptadas para validar un diseño, enfoque,
proceso o procedimiento técnico normalmente asociado a un entregable del proyecto.
Técnicas de Auditoría para una Gestión Efectiva de Proyectos IICongresodeDireccióndeProyectos

24. Otras Auditorías en Proyectos
Técnicas de Auditoría para una Gestión Efectiva de Proyectos IICongresodeDireccióndeProyectos
Auditoría de Satisfacción del Cliente
Auditoría de Rescate de Proyectos
Auditoría de Planes Subsidiarios
Auditoría de Utilización de Recursos del Proyecto
Auditoría de Desempeño del Equipo del Proyecto
Auditoría de Proveedores y Contratistas del Proyecto
Hill,2013

25. Data Analytics en Auditoría de Proyectos
Técnicas de Auditoría para una Gestión Efectiva de Proyectos IICongresodeDireccióndeProyectos

26. Data Analytics en Presupuestos de Proyectos
Técnicas de Auditoría para una Gestión Efectiva de Proyectos IICongresodeDireccióndeProyectos

27. Data Analytics en Cronogramas de Proyectos
Técnicas de Auditoría para una Gestión Efectiva de Proyectos IICongresodeDireccióndeProyectos

28. Recomendaciones en la Práctica
Técnicas de Auditoría para una Gestión Efectiva de Proyectos IICongresodeDireccióndeProyectos
 Primero y más importante, la filosofía debe ser que la auditoría del proyecto no es para
nada una cacería de brujas.
 Los comentarios sobre los individuos o grupos que participan dentro de un proyecto no son
recomendables. Manténgase en el proyecto, no en qué sucedió o quien lo hizo.
 Las actividades deben ser muy sensibles a las emociones y a las reacciones humanas. Toda
amenaza inherente a las personas que se evalúan debe reducirse tanto como sea posible
 La precisión de los datos debe ser verificable o ser señalada como subjetiva, de juicio o
rumores.
 La administración superior debe anunciar respaldo para la auditoría del proyecto y ver que
el grupo de auditoría tenga acceso a toda la información.
 La actitud hacia la auditoría del proyecto y sus consecuencias depende del modus operandi
del liderazgo del auditor y del grupo.
 La auditoría debe terminar tan pronto como sea razonable, y su líder debe recibir acceso a
la administración superior por encima del administrador del proyecto.

29. Referencias Bibliográficas
Técnicas de Auditoría para una Gestión Efectiva de Proyectos IICongresodeDireccióndeProyectos
 Gray, C., Larson, E. (2009). Administración de Proyectos. Auditoría y Cierre de los Proyectos.
Cuarta Edición. McGraw Hill.
 Hill, G. (2013). The Complete Project Management Office Handbook. Third Edition. CRC
Press Taylor & Francis Group.
 IIA (2017). Auditing Business Functions: Projects. Chartered Institute of Internal Auditors
Recuperado de: https://www.iia.org.uk/resources/auditing-business-functions/projects/
 Nash, L (2015) No-nonsense Project Auditing: A Practical Guide for the Project Management
Office. LMN Associates LTD
 OGC (2017). Managing Succesful Projects with Projects IN Controlled Environments
(PRINCE2). Sixth Edition. Axelos Global Best Practice
 PMI (2017). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide). Sixth
Edition. PMI Global Standard.
 PMI (2017). PMI Pulse of the Profession. Aumento de las Tasas de Éxito . La Transformación
del Alto Costo de un Bajo Desempeño. IX Encuesta Mundial sobre Dirección de Proyectos.

30. GRACIAS
#CPMG2017
Técnicas de Auditoría para una Gestión Efectiva de Proyectos IICongresodeDireccióndeProyectos

31. Técnicas de Auditoría para una
Gestión Efectiva de Proyectos
Alfredo Armijos De La Cruz, M.Sc., PMP®, PMI-RMP®
alarmijo@espol.edu.ec
Guayaquil, Ecuador