Comportamiento Organizacional

1. Universidad Panamericana
Facultad de Ciencias Económicas
Maestría en Gestión del Talento Humanos
Comportamiento Organizacional
Caso Práctico
Semana 1
Karina Gabriela Velásquez Pérez
Carné 201502836
Guatemala, mayo de 2016

2. 2 ComportamientoOrganizacional
CASO – COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL
NOMBRE DEL PUESTO: Encargado de Contratos
ÁREA: Unidad de Mantenimiento
Departamento de Servicios Administrativos
DECRIPCIÓN DEL PUESTO
Descripción Genérica
Encargado de realizar las gestiones de control y pago de procesos de contratación de prestación de servicios y
desarrollo de proyectos para la Sección de Mantenimiento de la organización.
Funciones Específicas
 Elaborar y dar seguimiento al cronograma anual de proyectos y contrataciones.
 Gestión a través de las solicitudes que correspondan los pagos provenientes de la prestación de servicios.
 Mantener canales de comunicación con los proveedores y supervisores.
 Revisión de minutas para la elaboración de contratos.
 Gestión de pago de impuestos por pago de servicios o proyectos.
 Control de expedientes de proyectos.
 Procesamiento de facturas e historial de pagos.

Requisitos Académicos
 Curriculum cerrado en Administración de Empresas.
COMPETENCIAS
- Análisis Numérico y de Problemas
Eficacia para identificas problemas con proveedores así como la realización del análisis de impacto financiero
dentro de las funciones de la empresa.
- Atención al Cliente
Identificar expectativas y relaciones asertivas con los clientes internos y proveedores.
- Control
Capacidad de tomar decisiones que aseguren el buen funcionamiento de los equipos a través de los calendarios de
mantenimiento.
- Comunicación
Capacidad de expresarse claramente y asertivamente.
- Integridad
Capacidad de llevar a cabo sus actividades con apego al programa de valores institucional.
- Planificación y Organización
Capacidad de elaborar y llevar a cabo un plan detallado de cumplimiento de los objetivos.

3. 3 ComportamientoOrganizacional
Para la Unidad de Mantenimiento, el puesto de Encargado de Contratos,
representa uno de los puestos principales, ya que de acuerdo a la naturaleza de
sus funciones, éste es el principal contacto con clientes tanto internos como
externos. Dentro de las competencias principales que debe poseer su ocupante
esta la planificación y organización, no realizar un pago o realizarlo fuera de la
fecha de contrato implica riesgos tanto operacionales como reputacionales, ya que
se posee un documento legal que determina la relación.
Durante el último año, se ha llevado a cabo un análisis de los resultados en
en la evaluación del desempeño, encuestas realizadas a proveedores y clientes
internos y observación. Como resultado de este análisis, se determinó que el
desempeño del empleado Jorge Robledo Gómez, ha sido por debajo del nivel
esperado, ya que no ha desarrollado las competencias necesarias.
COMPETENCIA NIVEL DE
CUMPLIMIENTO
Análisis Numérico y de
Problemas
90%
Atención al Cliente 75%
Control 65%
Comunicación 90%
Integridad 100%
Planificación y Organización 68.5%
Tomando en consideración, que todas las personas poseen diferentes
capacidades, se ha realizado una revisión de su comportamiento a lo largo de su
trabajo desde que inició labores con la organización, para lo que se concluyó que
el bajo nivel de control, planificación y organización puede corregirse a través de
capacitación, ya que para el volumen de contratos que se maneja es necesario
conocer nuevas herramientas y diseñar nuevos formatos de control, así como
hacer uso de la tecnología.
Por otro lado, con relación a la atención al cliente se considera que el
motivo del comportamiento inadecuado se debe a la falta de orden al momento de
atender a cada uno de los proveedores, situación que hace que se haga largas
filas para el pago y se retrase el proceso, ya que no se tiene un control de
atención y lo que provoca descontento por parte del proveedor y del colaborador,
situación para la que en ocasiones él no es cordial.

4. 4 ComportamientoOrganizacional
Oportunidades de Mejora y Procesos de Capacitación
OPORTUNIDADES DE
MEJORA
PROCESO DE
CAPACITACIÓN
 Establecer prioridades en las
actividades del puesto.
 Evaluación de competencias.
 Capacitación anual sobre
competencias.
 Existen herramientas
disponibles en la organización.
 Hay personal disponible como
apoyo.
 Asertividad en atención al cliente.
 Revisión de procesos de pago.  Manejo del tiempo.
Para llevar a cabo el proceso de capacitación el jefe inmediato deberá
solicitar los cursos sugeridos al área de Capacitación de la organización, cada uno
de ellos se ha evaluado y serán de forma presencial, se ha evaluado el
presupuesto disponible y debido que éstos pueden ser de gran ayuda para
muchos de los colaboradores, la inversión es adecuada.
Conclusiones
Para la organización de se suma importancia tomar las medidas necesarias
para mejorar y aprovechas las oportunidades de mejora que surgen de éste
análisis, de no ser así puede surgir un problema que trascienda a lo legal,
tomando en cuenta que los pagos que se realizas deben realizarse de acuerdo a
lo estipulado en los contratos, así mismo puede que se realicen pagos para los
cuales no se ha prestado el servicio contratado y esto representa pérdidas
económicas para la organización. Por otro lado, la imagen de la organización y el
trato con los clientes es un elemento de impacto para permanecer vigente dentro
del mercado y debilita la competitividad de la empresa. Mientras que el
aprovechamiento de las oportunidades y la buena aplicación de los procesos de
capacitación en ésta área ayudarán a fortalecer las competencias de nuestro
colaborador dando como resultado un mejor desempeño y aportando a la
organización un mejor nivel de competitividad.