Webinar realizado por BeiNN Project Management donde se trata como un project manager puede aprender a gestionar su tiempo. para ser más productivo.

1. Como project
manager aprende a
gestionar tu tiempo.
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2. “Un hombre que se
permite malgastar una
hora de su tiempo no ha
descubierto el valor de
la vida.”
-Charles Darwin (1809-1882)
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3. Personas tan ocupadas como Obama tienen
el mismo tiempo que tú y que yo, es decir....
60 segundos en un minuto.
60 minutos en una hora.
24 horas en un día.
y 168 horas en una semana.
El tiempo ni se
ahorra ni se
almacena. No sé trata
de cuánto tenemos
si no de cómo lo
utilizamos
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4. Características
del tiempo.
- Es inelástico (no se puede estirar)
- Es igualitario (el mismo para todo el mundo)
- Es indispensable (es necesaria su existencia)
- Es lineal (fluye en una sola dirección)
- Es insustituible
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5. Gestionar el tiempo
Es la gestión de nuestras propias actividades,
para asegurarnos que se desarrollan en el
tiempo disponible o determinado, ya que el
tiempo es un bien escaso y continuo.
“Gestionar” el tiempo significa
dominar nuestro propio tiempo y
trabajo en lugar de ser dominado
por ellos.
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6. Los mitos sobre el tiempo.
1.- Manejar bien el tiempo NO es trabajar deprisa.
2.- La mayoría de personas NO pueden resolver sus
problemas de tiempo trabajando más horas.
3.- Los que se concentran en trabajar eficientemente
NO son los más eficaces. La eficacia, más que hacer las
cosas bien, exige hacer lo que hay que hacer.
4.- Hacer varias cosas a la vez NO es un uso eficaz del
tiempo. Resulta más eficaz concentrar tiempo y
esfuerzo en una cosa, terminarla y abordar otra con
igual concentración.
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7. Los mitos sobre el tiempo.
5.- La mayoría de las personas NO tienen exceso de
trabajo por las propias exigencias de su puesto. El
tiempo nunca es suficiente para realizar todo cuanto se
desearía hacer, y es necesario elegir.
6.- Siempre se puede elegir en función de las
prioridades. Siempre hay cosas más importantes que
otras, por conducir más directamente a los objetivos. Y
son éstas las que requieren prioridad.
7.- Todas las actividades diarias pueden ser planificadas.
Aunque no es necesario respetar ciegamente esta
planificación si luego surge una actividad alternativa de
mayor interés.
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8. ¿Por qué organizar mi
tiempo si soy
project manager?
Principales razones:
1.- Ganar tiempo (optimizarlo).
2.- Permite hacer previsiones.
3.- Reduce la ansiedad (estres).
4.- Mejoras en la eficacia de tu trabajo.
5.- Incremento de tu productividad.
6.- Desarrollo personal (trabajo + ocio).
7.- Como respuesta a un incremento de responsabilidades.
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9. Factores que hacen que no nos
cunda el tiempo.
- Inexistencia de objetivos o la teoría “a salto de mata”.
- No distinguir entre lo importante y urgente.
- Incorrecta gestión de la agenda del trabajo.
- Negación de la propia evidencia, nosotros no podemos hacerlo todo.
- La insuficiente delegación de tareas en el equipo.
- Exceso de información para analizar o información desordenada.
- Miedo a cambiar los propios hábitos.
- Incertidumbre sobre cómo y por donde empezar.
- Presión del tiempo, ya que para ahorrar tiempo en el futuro debes
invertir tiempo presente (y el día a día ya sabemos como es).
- Falta de voluntad
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10. Decálogo del
uso de tiempo
1.- DECIDE A DONDE QUIERES IR, es decir, tus
objetivos.
2.- PLANIFICA TUS ACTIVIDADES para llegar allí.
3.- ASIGNA A CADA TAREA SOLO EL TIEMPO JUSTO.
4.- COMIENZA POR LA TAREA MÁS IMPORTANTE.
5.- SIGUE TU PROGRAMA, salvo que surja algo más importante.
6.- HAZLO YA, no lo dejes para luego.
7.- CONCENTRATE EN UN SOLO ASUNTO.
8.- ACABA LO QUE COMIENCES.
9.- HAZ EL MEJOR USO DE TU PRÓXIMO MINUTO.
10.- TOMATE TIEMPO PARA TI MISMO; desarróllate, disfruta y vive.
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11. Importancia de
marcar objetivos
- Saber qué es lo que queremos hacer es muy
importante para conseguirlo.
- Sin este dato claro, trabajaremos sin rumbo, y por
mucho que corramos, lo más probable es que no
lleguemos a ningún sitio.
- Invertir tiempo en pensar qué vamos a hacer y
cómo, nos ahorrará mucho tiempo y muchos
disgustos.
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12. La regla del 80/20
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13. Urgente frente
Importante
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14. Urgente frente
Importante
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15. Urgente frente
Importante
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16. Plan personal
de uso eficaz del
tiempo.
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17. Los enemigos de la
gestión del tiempo.
- No presupuestar bien el
tiempo.
- Confusión en las prioridades.
- El desorden.
- Los ladrones del tiempo.
- La falta de concentración.
- La impuntualidad.
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18. Los ladrones
del tiempo.
"Nuestro tiempo en
parte nos lo roban. en
parte nos lo quitan. y
el que nos queda lo
perdemos sin darnos
cuenta". (Séneca)
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19. Las interrupciones
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20. Las interrupciones
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21. Trampas en el control
de nuestro tiempo
- El excesivo perfeccionismo.
- No saber decir NO.
- Estar muy ocupado.
- Dejar las cosas importantes para luego.
- La adicción al trabajo.
- La “excitación del riesgo”: “la prisa suele servir
para ahorrar minutos... después de haber
malgastado horas”
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22. Herramientas y
recursos de
gestión del
tiempo

23. Herramientas y
recursos de control
del tiempo
- Evitar postponer las tareas.
- Reducción de interrupciones.
- Aprender a delegar.
- Gestionar adecuadamente
nuestro estrés.
- Ser asertivos.
- Optimizar nuestras reuniones.
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24. GTD
“Get Things Done es un sistema para
organizar tu flujo de trabajo. Permite
controlar tus tareas, compromisos y
responsabilidades, descargando tu
mente de detalles innecesarios para
alejar el estrés de tu rutina.”
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25. GTD Conceptos
básicos
Allen propone estructurar
nuestras tareas en un
sistema de listas.
- Entrada de tareas.
- Siguiente.
- Algún día.
- Proyectos.
- En espera.
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26. GTD
Funciona por su simplicidad a la hora
de indicarnos que debemos hacer, y
como organizar nuestro trabajo, sin
esta cualidad perderemos todo el
dinamismo que nos aporta.
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27. HAZ EL MEJOR USO DE TU PRÓXIMO MINUTO. HAZ EL MEJOR
USO DE TU PRÓXIMO MINUTO. HAZ EL MEJOR USO DE TU
PRÓXIMO MINUTO.
HAZ EL MEJOR USO DE TU PRÓXIMO
MINUTO.
¡Gracias!
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