ELEMENTOS DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS Y PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO TIC Informe de la actividad No. 2 Ensayo de Plan de Gestión y su importancia en proyectos educativos

1. ELEMENTOS DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS Y PLANIFICACIÓN DE UN
PROYECTO TIC
Informe de la actividad No. 2 Ensayo de Plan de Gestión y su importancia en
proyectos educativos
LUZ DELIA OSORIO
Docente del sector público en básica secundaria
- Tutora Fundación Universitaria del Área Andina
- Tutora virtual Universidad de Santander
Autora
LUZ ADRIANA GIRALDO SOLARTE
UNIVERSIDAD SANTANDER
MAESTRÍA EN GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA EDUCATIVA
AULA VIRTUAL
2018

2. PLAN DE GESTIÓN Y SU IMPORTANCIA EN PROYECTOS EDUCATIVOS
El proyecto es un reto definido para crear un único producto o servicio
. (Hernández y Rodríguez, 2006, pág. 513)
En el presente ensayo entiéndase Proyectos educativos direccionado a un Proyecto Educativo
Institucional que es desarrollado en un establecimiento que ofrece educación formal. En
analogía con el caso de las instituciones Educativas aquel Gerente es el Directivo Docente
representante legal; anteriormente cualquier docente podría aspirar ocupar el cargo; sin
embargo a partir del Decreto 490 de 2016 se especificó nuevos requisitos para ocupar el
cargo de directivo docente, dejando por fuera la posibilidad que un docente sin experiencia
en administración ocupe el cargo de directivo docente. El Artículo 2.4.6.3.8. Expone que
“Para valorar la reconocida trayectoria educativa de los cargos de directivo docente que exige
artículo 1 de la 115 1994, el manual indicado en este artículo dispondrá los criterios
valoración de la formación académica y la experiencia adicional que deberán guardar
afinidad con las funciones de cada cargo, en con las relacionadas con pedagogía y la gestión,
administración o planeación educativa…”. (MEN, 2018, pág. 5) Lo que muestra la
estandarización por parte del MEN para las Instituciones Educativas.
En los elementos que integran el crecimiento de una empresa (figura 1) (Romano, 2011, pág.
5) se propone la analogía con las instituciones educativas de la siguiente forma: (1) la
estandarización las delimita el MEN con sus políticas educativas. (2) La mejora continua se
establece en la Guía 34 de la autoevaluación al plan de mejoramiento del PEI. (3) Los
proyectos, propios del Proyecto Educativo Institucional que enriquecen los resultados de
calidad. Para llevar a cabo Una adecuada gestión de proyectos en las Instituciones
Educativas, es necesario implementar un plan de gestión que contenga las áreas de
conocimiento aplicable en los proyectos: Integración, alcance, tiempo y costos. En el
presente ensayo se relacionan la importancia de su aplicación en las Instituciones Educativas
en referencia a la Guía 34 de mejoramiento institucional.
PLAN DE GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN
La integración trae implícito tener que tomar decisiones acerca de dónde concentrar recursos
y esfuerzos, anticipando inconvenientes o manejándolos cuando aparecen. También implica
priorizar objetivos concurrentes y diferentes alternativas. Un buen gerente de proyecto
deberá mantener en su mente un enfoque integrador siempre que ejecute, controle o cierre un
proyecto, y evalúe el impacto de cada acción sobre el todo. (Romano, 2011, pág. 8)
El plan de gestión de la integración se encarga de mantener el proyecto como un todo
coherente, existen distintos procesos y herramientas, como la redacción de un acta de
constitución que refleje claramente los lineamientos básicos del patrocinador del proyecto y
el motivo por el cual se generó (Romano, 2011, pág. 8) En este aspecto de integración es

3. sumamente importante que el Gerente maneje con experiencia la gestión de proyectos; es
decir que logre integrar todos los estamentos y gestiones de la comunidad educativa en un
proyecto que fortalezca la calidad de la educación. De igual forma que se logre prever a
tiempo un control integrado a las circunstancias cambiantes del entorno como lo expresa “un
proceso de control integrado de cambios, en base al cual se definirá un esquema para la
detección temprana, y consecuente aceptación o rechazo de cada cambio acontecido”
(Romano, 2011, pág. 10)
El Plan de Gestión de integración es importante porque de esta integración depende la
cosmovisión del Proyecto. En la Guía 34 el punto 1.2 de establecimientos educativos
integrados el MEN propone primero la integración física que forme una secuencia de
preescolar, básica y media y en segundo la integración los PEI, los enfoques pedagógicos y
las formas de trabajar. El MEN expresa “El liderazgo de los rectores o directores y sus
equipos, además de la construcción de canales de comunicación apropiados, son esenciales
para consolidar la identidad institucional, de manera que todos los integrantes de la
comunidad educativa puedan trabajar en un proyecto común” (MEN, 2018, pág. 14) Por lo
anterior, el plan de Gestión de integración lo relacionaría con la Gestión directiva porque se
centra en el direccionamiento estratégico, la cultura institucional, el clima y el gobierno
escolar, además de las relaciones con el entorno. De esta forma es posible que el rector o
director y su equipo de gestión organicen, desarrollen y evalúen el funcionamiento general
de la institución.
PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE
El alcance de un proyecto es el que delimita la definición y gestión de las expectativas del
cliente del proyecto. Para definir adecuadamente el alcance, el primer paso es la recopilación
de requisitos de los distintos interesados en el proyecto (Romano, 2011, pág. 10). Equiparado
con las instituciones Educativas se relaciona en la Guía 34 La autonomía escolar y la
integración institucional trae consigo la necesidad de organizar muy bien las actividades, de
manera que se cumplan todos los objetivos y las metas establecidas. Por ello, la planeación,
el seguimiento y la evaluación se convierten en herramientas básicas para garantizar que lo
que haga cada integrante de la institución tenga sentido y pertenencia dentro de un proyecto
común.
El plan de gestión de alcance es consecuente uno de otro El alcance debe ser controlado a fin
de evitar desvíos; para esto se utiliza el control integrado de cambios definido cuando se
habló de los esfuerzos de integración. También debe ser verificado; esto implica la aceptación
formal por parte de los interesados, para la concreción del alcance del proyecto y sus
entregables. (Romano, 2011, pág. 11) En otras palabras, es fundamental lograr que todos
“remen hacia el mismo lado”, bajo el liderazgo del rector o director y su equipo. Conocer la
dinámica escolar, los estudiantes y sus familias, los problemas y los desafíos del entorno
permite seleccionar las estrategias más apropiadas. (MEN, 2018, pág. 15)

4. El éxito del proyecto se ve altamente influenciado por el cuidado dedicado a la captura y
gestión de requisitos del proyecto y del producto. La recopilación de requisitos sirve como
guía para los principales esfuerzos de planificación durante la vida del proyecto. En base a
los distintos requisitos, se puede llegar a construir una definición del alcance lo
suficientemente enfocada como para guiar los próximos pasos del equipo del proyecto. Esta
definición de alcance deberá descomponerse en distintos paquetes de trabajo, que serán
asignados a los distintos responsables de la ejecución del proyecto (EDT); aplicado a las
instituciones educativas, cada establecimiento educativo debe asegurar la participación
organizada y responsable de los integrantes de la comunidad educativa en los diferentes
ámbitos de decisión de la institución.
PLAN DE GESTIÓN DEL TIEMPO
Lograr la concreción de los objetivos del proyecto dentro del plazo especificado es un punto
obligatorio para considerar a un proyecto como exitoso. Con las actividades definidas,
secuenciadas y sus recursos y duraciones estimadas, se estará en condiciones de construir el
cronograma del proyecto. Esto implica un proceso para determinar las fechas de inicio y fin
planificadas para las actividades del proyecto.
En aplicación a las Instituciones Educativas, la Guía 34 del MEN define a un Establecimiento
educativo como buenos resultados a aquella que usa el tiempo adecuadamente, que hace una
rigurosa programación de todas las actividades que realizará durante el año lectivo, pues sabe
que el tiempo debe ser aprovechado de la mejor manera posible para lograr todos los
objetivos previstos en el PEI. Prevé el uso del tiempo en cada jornada y se encarga de que
éste sea respetado. (MEN, 2018, pág. 23)
Una vez secuenciadas las actividades, se deberán estimar los recursos necesarios para su
ejecución (personas, materiales y equipamiento). El proceso de estimación de recursos
guarda una estrecha relación con el proceso de estimación de costos (el cuál se analizará más
adelante). Para los recursos estimados se debe prever: disponibilidad, capacidad de
producción y necesidades de administración. Posteriormente, se debe estimar el número de
períodos de trabajo que serán necesarios para completar las actividades definidas con los
recursos estimados (Romano, 2011, pág. 15)
En la elaboración del plan de mejoramiento para las Instituciones Educativa se recomienda
que éste tenga un horizonte de tres años para los cuales se definirán objetivos, actividades,
tiempos y responsables de cada tarea, de manera que se logren los propósitos acordados para
cada una de las áreas de gestión. (MEN, 2018, pág. 32).
En relación al plan de gestión del alcance y del tiempo se relaciona con la Gestión académica
que se encarga de los procesos de diseño curricular, prácticas pedagógicas institucionales,
gestión de clases y seguimiento académico, definiendo alcances y tiempos.

5. PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS
La administración financiera de proyectos incluye los procesos necesarios para planificar,
estimar y controlar los costos, a fin de que el proyecto pueda ser concluido con el presupuesto
acordado. Se enfoca en el costo de los recursos necesarios para completar las actividades del
proyecto y en el impacto de las decisiones tomadas en el costo de uso, mantenimiento y
soporte de su producto final. (Romano, 2011, pág. 16)
En las instituciones educativas este plan lo cumple la Gestión administrativa y financiera,
esta gestión Tiene a su cargo todos los procesos de apoyo a la gestión académica, la
administración de la planta física, los recursos y los servicios, el manejo del talento humano,
y el apoyo financiero y contable (MEN, 2018) sin la gestión de costos los proyectos no se
podrían ejecutar de ahí que radica la importancia de establecer claramente Un control de
costos “Implica monitorear la situación del proyecto con el fin de mantener el presupuesto
actualizado y gestionar cualquier cambio que pudiera ocurrir” (Romano, 2011)
En conclusión Para llevar a cabo Una adecuada gestión de proyectos educativos en las
Instituciones Educativas, es necesario implementar un plan de gestión que contenga las áreas
de conocimiento aplicable en los proyectos: Integración, alcance, tiempo y costos.
Relacionando estas áreas del conocimiento y por lo anteriormente sustentado considero que
lo que se denomina en la Guía 34 Gestión Directiva es la que se relacionaría con el Plan de
Gestión de Integración; lo que refiere sobre Gestión académica se equipara a la gestión de
alcance y tiempo y lo que confiere a la Gestión administrativa y financiera sería equivalente
a la gestión de costos.
Referencias
Hernández y Rodríguez, S. (2006). Introducción a la Administración. Teoría General Administrativa:
origen, evolución y vanguardia. México : Hernández y Rodríguez, Sergio (2006)
Introducción a la Administración. Teoría GeEditorial Mc Graw Hill cuarta edición.
MEN. (junio de 2018). mineducacion. Obtenido de
https://www.mineducacion.gov.co/1759/articles-356713_recurso_1.pdf
Romano, G. y. (2011). Elementos de la Gestión de Proyectos. Buenos Aires (Argentina) : Valeria
Dowding.
Servicios de información para las Secretarías de Educación. (s.f.). Obtenido de
https://www.gestionsecretariasdeeducacion.gov.co/