Situaciones por las cuales se debe implantar un Programa de Gesttión Documental

1. Programa de Gestión
Documental

2. CAOS en las organizaciones (Una imagen dice más que mil
palabras)

3. Situaciones de CAOS en las organizaciones
(Una imagen dice más que mil palabras)

5. Gestión Documental
Resultados de la inexistencia de un programa de
administración de documentos
No hay protección para la información importante
La organización se arriesga a perder posibles demandas
Se asigna demasiado tiempo a buscar documentos
Se extravían temporal y definitivamente los documentos
importantes
Se duplican documentos innecesariamente
Sistema de Información y Servicios - Sysfotec

6. Gestión Documental
Resultados de la inexistencia de un programa de
administración de documentos
Los usuarios solicitan documentos y vuelven a pedirlo por que lo han
extraviado. Poca conciencia e indisciplina organizacional
No hay políticas para la creación, retención y disposición del
documento. Se desconoce el costo
Se desconocen cuales son los equipos,
suministros y tecnologías apropiadas
Personal del archivo carece de
entrenamiento (método ineficiente de
trabajo)
Se dedica muy poco espacio para mantener y almacenar los
documentos

7. Gestión Documental
Porque PASA
Carencia de procesos definidos. diseñados, publicados, entrenados y
aplicados
Incumplimiento de normas internas y externas. Seguimiento y control
inadecuado (registros de control del Sistema de Gestión de Calidad)
Actitud negativa de los funcionarios. Gran problema
Carencia de conocimiento. Capacitación
permanente
Inexistencia de un Programa de Gestión Documental.
- Existir un Líder
- La alta Gerencia lo considere norma interna de
obligatorio cumplimiento
- Cultura

8. Gestión Documental
Elementos Básicos de un Sistema de GD
INFORMACION
COMPONENTES EQUIPOS
DE ENTRADA RECURSOS ECONOMICOS
RECURSOS HUMANOS
APLICA A LOS META
DOCUMENTOS
PRINCIPAL
Producción
Recepción HABILIDAD para garantizar
COMPON ENTES Distribución el acceso al documento
DE PROCESO solicitado, en el momento
Trámite
preciso y a los costos más
Organización
bajos posibles
Consulta
Conservación
Disposición
COMPONENTES INFORMACION
DE SALIDA

9. Gestión Documental
Programa de Gestión Documental. Definición
Producción
Conjunto de
instrucciones….. en las Recepción
que se detallan las
operaciones para
desarrollar los procesos Distribución
Tema de
(de la gestión documental)
al interior de cada entidad: Trámite CICLO
estudio
Organización VITAL
Consulta
Conservación
Disposición Final