documento de asistencia admnistrativa

1. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
REGIONAL SANTANDER
CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS
INSTITUTO EMPRESARIAL GABRIELA MISTRAL
Programa De FLORIDABLANCA Instituto Empresarial Gabriela
Articulación Mistral
GUÍA PRÁCTICA PD – 02
1. DATOS GENERALES
Programa de formación: ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Competencia: Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la norma
técnica y la legislación vigente.
Resultados de Aprendizaje: Identificar las funciones, procedimientos, ubicación orgánico-funcional y dependencias asociadas a la unidad
administrativa, dentro de la organización y su entorno.
Duración del taller: Tiempo 120 minutos
LA EMPRESA
Cuentan que un día, en plena Edad Media, un viajero se acercó a
unos trabajadores que construían una catedral.
Le preguntó al primero en qué consistía su trabajo y éste le
contestó: “gano dinero que buena falta me hace”. Volvió a
preguntar lo mismo a los otros dos trabajadores, uno le respondió:
“tallo piedras”, mientras que el tercero manifestó: “edifico
catedrales”.
Como podemos comprobar cada trabajador hacia una lectura
distinta de su tarea.
Con este planteamiento, basado en el desarrollo de su oficio, la
empresa actúa en una línea de coherencia con lo que sabe y puede hacer especialmente bien.
La empresa es la unidad económico-social en la que el capital, el trabajo y la dirección se coordinan
para realizar una producción socialmente útil, de acuerdo con las exigencias del bien común. Los
elementos necesarios para formar una empresa son: capital, trabajo y recursos materiales.
En economía, la empresa es la unidad económica básica encargada de satisfacer las necesidades
del mercado mediante la utilización de recursos materiales y humanos. Se encarga, por tanto, de la
organización de los factores de producción, capital y trabajo.
La administración fija sus funciones en "planeación, organización, control y evaluación", por tanto
una empresa debe tener un horizonte en el cual guiarse, es decir establecerse metas y objetivos,
pero para poder cumplir con éstos, es necesario que la empresa se trace lineamientos a seguir,
establezca estrategias y planes de contingencia, evalué proyectos y mecanismos de control tanto
del uso de recursos económicos así como también de personal, equipos, materiales, etc.
Toda empresa necesita administración y el gerente es la persona encargada de guiar a la misma.
Toda empresa sin una administración eficaz y eficiente puede caer en bancarrota al desperdiciar
sus recursos.
Además de ello la administración de cualquier empresa siempre debe pensar de manera
progresista, buscando nuevas oportunidades para que la empresa crezca, pero igual como antes
mencione, cuidando el correcto uso de sus recursos.

2. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
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Articulación Mistral
TIPOS DE EMPRESA
Actualmente las empresas se enfrentan a una realidad compleja y cambiante, como lo indica la
famosa frase de Toffler: "la característica de hoy es el cambio y más aún, la velocidad con
que se sucede".
Esta realidad es una en la cual la competitividad se ha incrementado, la globalización plantea
nuevas condiciones a los negocios, el entorno político y económico varía con mayor rapidez, y en
general a nivel mundial se han dado una serie de transformaciones que obligan a las empresas a
replantear sus modos de administrar las políticas de mercadeo, recursos humanos, finanzas, etc., a
fin de poder adaptarse rápidamente, poder subsistir, tener éxito y alcanzar sus objetivos y metas
bajo estas difíciles circunstancias.
ESTRUCTURA ORGÁNICO - FUNCIONAL
Es el esquema de la jerarquización y división de las funciones componentes de ella. Jerarquizar es
establecer líneas de autoridad, de arriba hacia abajo a través de los diversos niveles y delimitar la
responsabilidad de cada empleado ante sólo un supervisor inmediato. Esto permite ubicar a las
necesidades administrativas en relación con las que le son subordinadas en el proceso de
autoridad.
Sirve para reducir la confusión respecto a quién da las órdenes y quién las obedece. Define como
se dividen, agrupan y coordina formalmente las tareas en los puestos. Apoya al cumplimiento del
plan estratégico y facilita la coordinación institucional.
Muestra, en forma esquemática, la posición de la áreas que la integran, sus líneas de autoridad,
relaciones de personal, comités permanentes, líneas de comunicación y de asesoría".

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TIPOS DE ORGANIGRAMA:
 Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba a abajo.
 Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.
 Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.
 Circular: La autoridad máxima está en el centro, alrededor de él se forman círculos
concéntricos donde se nombran a los jefes inmediatos.
 Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanta mayor es la sangría, menor es
la autoridad de ese cargo.
 Tabular: Es prácticamente escalar, solo que mientras el escalar lleva líneas que unen los
mandos de autoridad el tabular no.
COMO SE DISEÑA UN ORGANIGRAMA
Los organigramas deben ser claros y por ello se recomienda que no contengan un número excesivo
de cuadros y de puestos, ya que en vez de ayudar a la estructura administrativa, puede producir
mayores confusiones. De esta manera dichos cuadros deben de tener una separación considerable.
Los organigramas son el cuerpo administrativo, y lo más frecuente es comenzar por el Director, o
Gerente General y terminar con los Jefe o Supervisores del último nivel. Cabe destacar que en
ocasiones se incluye a la asamblea de Accionistas y el Consejo de Administración.
Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas. Cuando se desea que
aparezcan los nombres, es conveniente colocarlo dentro del mismo cuadro pero con una letra
mayor el nombre del puesto y con una letra menor el nombre de la persona que lo ocupe.
Los organigramas no pueden representar un número muy grande de elementos de una
organización. Únicamente sirven para indicar el nivel jerárquico de una empresa.
CONVENCIONES DE MAYOR USO EN UN ORGANIGRAMA
 Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales señalan especialización
y correlación.
 Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.
 Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.
 Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de
línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.
 Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y
relaciones funcionales.
 Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma.
 Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio recuadro,
bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.
 Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura.
 Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un número en
su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el
mismo número.

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CENTRALIZACIÓN Y DESCENTRALIZACIÓN DE AUTORIDAD
Decimos que una organización es centralizada cuando prácticamente no existe delegación de
autoridad para tomar decisiones.
No es posible que una organización pueda alcanzar sus objetivos sin una delegación de autoridad,
pues su cuerpo de ejecutivos superiores se encuentra físicamente imposibilitado para llevar a cabo
todas las actividades.
Sin embargo, la "cantidad" de autoridad delegada (en otras palabras, la cantidad y calidad de
decisiones delegadas) puede oscilar y podemos decir que la organización es centralizada cuando se
delega un mínimo de decisiones y se conservan en la gerencia u organismos superiores las
decisiones más importantes.
Una organización es descentralizada cuando la delegación de decisiones, tanto en cantidad como
en calidad, es amplia. Para llevar a cabo la descentralización es preciso decidir qué tipo de
autoridad hay que delegar a cada subordinado.
La delegación es la principal finalidad de la estructura de la organización y la forma en que se
diseña ésta será parte del carácter esencial de la organización.
VALORES CORPORATIVOS
Los valores corporativos son elementos de la cultura empresarial,
propios de cada compañía. Son enunciados que guían el
pensamiento y la acción de la gente en una Empresa, que se
convierten en creencias arraigadas que definen comportamientos
de las personas y les indica claramente pautas para la toma de
decisiones.
Hablamos de conceptos, costumbres, actuaciones, actitudes,
comportamientos o pensamientos que la empresa asume como
normas o principios de conducta y que se propone tener como
característica distintiva de posicionamiento y/o sus variables
competitivas.
Estos valores agrupan posiciones éticas, de calidad y de seguridad, las cuales deben acompañarnos
en el día a día de nuestro trabajo, entendiendo que éstos aseguran el éxito de la Empresa según la
intensidad con que se vivan.

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Teniendo en cuenta lo anterior, los valores que enmarcan la cultura de la compañía, son:
ÉTICA: Actuar con profesionalismo bajo los principios de legalidad, la moral y la buena conducta
en todas nuestras actividades y labores.
Esto implica: Hablar y actuar en términos que se honre
nuestra fidelidad, confianza y convicción por los valores y
principios de la compañía.
Ser cumplido, diligente, sincero y actuar de forma que no se
afecte la integridad de las demás personas, la propia o de la
compañía.
Mantener buena disposición para asumir y desarrollar los roles
y objetivos de los procesos en que se participa.
Unir esfuerzos para el logro de los objetivos de la compañía, en un ambiente de confianza y
comunicación permanente.
RESPETO: El respeto implica la comprensión, aceptación y valoración de las cualidades y la
condición inherente a las personas, con derechos y deberes.
Entendiendo que nuestra libertad llega hasta donde inicia la de
los demás.
Esto implica: Brindar un trato amable, considerado y digno a
todos los grupos de interés de la compañía (Accionistas,
administradores, compañeros, clientes y proveedores).
Acoger y realizar con objetividad las críticas y sugerencias.
Ser tolerantes y mantener una adecuada actitud frente a los
demás.
Promover el fortalecimiento de la comunicación interna y externa, asegurando que el mensaje o
información que se brinda sea entendido a cabalidad por los demás sin vicios de forma o excepción.
RESPONSABILIDAD: Asumir y cumplir nuestros deberes y obligaciones consientes de las
consecuencias que ocasionará aquello que hagamos o dejemos de
hacer para alcanzar los propósitos de la Organización.
Esto implica: Conocer, cumplir y hacer cumplir las normas internas
y externas que rigen la actividad de la compañía.
Aceptar las consecuencias de cada una de nuestras acciones,
decisiones u omisiones.
Dar buen uso de los recursos de información a la cual se tiene
acceso en virtud de la labor que se desempeña.
Identificar los riesgos a los cuales se encuentra expuesta la compañía y que puedan afectar el
cumplimiento de los objetivos estratégicos de la compañía y los específicos de los procesos.
Aplicar los controles adoptados para prevenir situaciones de riesgo que puedan afectar el
desempeño de la compañía y diseñar los planes de mejoramiento que permitan fortalecer y
desarrollar el sistema de control interno.

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HONESTIDAD: Es actuar con rectitud, honorabilidad, transparencia y decoro, en concordancia con
la verdad y la justicia entre lo que se piensa, se expresa y se hace.
Esto implica: Dar adecuado uso a las herramientas tecnológicas y
demás elementos de trabajo dispuestos para hacer más eficiente
nuestras labores.
Brindar información sobre posibles infracciones y/o hechos
susceptibles de ser investigados o que puedan generar conflictos de
interés.
Desarrollar diligentemente las funciones y actividades inherentes al
cargo desempeñado generando valor para la compañía.
Aplicar y compartir nuestros conocimientos profesionales con los demás, en beneficio del
mejoramiento continuo de la compañía.
INTEGRIDAD: Una persona íntegra es aquella que piensa, dice y hace una sola cosa bajo un
enfoque de justicia y transparencia, para cumplir a cabalidad los
compromisos adquiridos con la compañía.
Esto implica: Fomentar el trabajo en equipo, con el fin de
asegurar la eficiencia y la efectividad de las actividades que
desarrolladas en la compañía.
Realizar nuestro trabajo con la calidad y oportunidad necesaria para
garantizar la eficiencia de la compañía.
Actuar de manera objetiva según el interés colectivo de manera
armónica y solidaria, y no según el interés particular.
Estar dispuestos a ayudar a los compañeros cuando necesiten de nuestro apoyo. Los esfuerzos
colectivos suponen la participación de todos para lograr los objetivos de la compañía.
Conocer y cumplir con empeño, profesionalismo y sentido de pertenencia los deberes y
obligaciones inherentes al cargo desempeñado.

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GUÍA CP – 02. EL CLIENTE
CRITERIOS DE EVALUACION DE LA ACTIVIDAD: Se considera logrado si desarrolla:
ACTIVIDAD Nº 01:
1) De los conceptos de empresa, defina el que más se acomode a su conocimiento previo.
2) Cuáles son las funciones en las que se fija especialmente la administración. Conceptualice
cada una de ellas.
3) Porqué es importante el administrador en una empresa. Explique su respuesta
4) Elabore un gráfico donde clasifique los tipos de empresa que existen. Escoja uno de ellos y
consulte lo correspondiente a su tipo.
5) A qué realidad se enfrentan las empresas de hoy y de su parecer al respecto.
ACTIVIDAD Nº 02:
6) Qué es la estructura orgánico-funcional de una empresa y para que se utiliza
7) Qué es jerarquizar y cuál es su fin. De un ejemplo práctico, teniendo en cuenta el colegio
donde Ud. Estudia.
8) Cuáles tipos de organigramas existen. Hable de cada uno de ellos.
9) Qué recomendaciones se dan para organizar exitosamente un organigrama.
10) En general, cuáles son las normas para organizar organigramas.
11) Explique las diferentes convenciones que se utilizan en la elaboración de un organigrama
12) Presente un organigrama y muestre en él 2 normas y tres convenciones.
13) Explique cuando una organización es centralizada y cuando descentralizada. De un
ejemplo de cada una.
ACTIVIDAD Nº 03:
14) Qué son valores corporativos y cuáles de ellos identifica en su colegio. Explique la
respuesta.
15) Elabore un paralelo comparativo sobre los diferentes valores que enmarcan la cultura de
una compañía.
16) Prepárese para un juego de roles, con cada una de esas situaciones.
AMBIENTES DE APRENDIZAJE, MEDIOS Y RECURSOS DIDACTICOS:
Aula convencional; Guía de práctica, Silla tipo universitario
OBSERVACIONES:
"Invierte primero en ti mismo, a no ser que tú seas un mala inversión...”
Tom Schreiter
RECOMENDACIONES:
JUICIO DE VALOR:
OBSERVACIONES DEL EVALUADO:
Ciudad - Fecha Firmas:
Evaluador (s):
Alumno (a):