El documento analiza los requisitos de comunicación para un proyecto de construcción de una vía en Colombia. Identifica a los interesados, los canales de comunicación y la información que debe compartirse, como datos sobre el progreso del proyecto, presupuesto, impacto ambiental y cierres de vías. El análisis busca asegurar una comunicación efectiva para gestionar las expectativas de todos los involucrados.

1. ANÁLISIS DE REQUISITOS DE COMUNICACIÓN
El análisis de los requisitos de comunicación determina las necesidades de información de los
interesados del proyecto. Estos requisitos se definen combinando el tipo y el formato de la
información necesaria con un análisis del valor de dicha información. Los recursos del proyecto se
deben utilizar únicamente para comunicar información que contribuya al éxito del proyecto o
cuando una falta de comunicación pueda conducir al fracaso.
El director de proyecto también debe considerar la cantidad de canales o vías de comunicación
potenciales como un indicador de la complejidad de las comunicaciones de un proyecto. El
número total de canales de comunicación potenciales es igual a n(n-1)/2, donde n representa el
número de interesados. Por ejemplo, un proyecto con 12 interesados tiene 12(12-1)/2 = 66
canales de comunicación potenciales. Por lo tanto, un componente clave de la planificación de las
comunicaciones reales del proyecto es la determinación y delimitación de quién se comunicará
con quién, y de quién recibirá qué información.
Las fuentes de información normalmente utilizadas para identificar y definir los requisitos de
comunicación del proyecto incluyen, entre otras:
• Organigramas;
• Relaciones de responsabilidad de la organización del proyecto y de los interesados;
• Disciplinas, departamentos y especialidades involucradas en el proyecto;
• Logística del número de personas que participarán en el proyecto y en qué ubicaciones;
• Necesidades de información interna (p.ej., comunicaciones dentro del ámbito de las
organizaciones);
• Necesidades de información externa (p.ej., comunicaciones con los medios, el público o los
contratistas); y
• Requisitos de información y comunicación de los interesados provenientes del registro de
interesados.
A continuación nombramos el Análisis de Requisitos de comunicaciones para un proyecto de 12
interesados y canales de comunicación potenciales para el Proyecto de: Proyecto Tercer Carril
Doble Calzada Vía Bogotá D.C. – Girardot

2. 1. PLAN DE GESTION DE LAS COMUNICACIONES
NOMBRE DEL PROYECTO: PROYECTO TERCER CARRIL DOBLE CALZADA VIA BOGOTA D.C. – GIRARDOT
Información Contenido Formato Nivel de
detalle
responsable receptor Metodología frecuencia recursos
Iniciación del
proyecto
Datos y
comunicación
sobre el proyecto
Acta de
constitución
medio Director del
proyecto
Sponsor
y
gerentes
generales
Documento
digital y
correo
Una vez Computad
or, internet
Planificación
del proyecto
Dato sobre los
métodos para la
realización del
proyecto y su plan
de trabajo
Presentación
informe
detallado Gerente y
administrad
or del
proyecto
Patrocina
dores y
empresa
ejecutora
Documento
físico, correo,
reunión, base
de datos del
proyecto y
sistemas de
control SGR,
gobierno en
línea,
llamadas,
mensajería
interna,
sistemas de
información,
periódico,
radio, tv
Una vez y
cuando se
solicite
por un
interesado
Papelería,
video bean
muebles,
computad
or,
insumos
de
cafetería,
Alcance,
objetivos, y
Datos sobre las
intenciones e
Presentación,
articulo
detallado Gerente del
proyecto,
Todos
los
folletaria,
páginas web
5 veces a
inicio de
Papelería,
video bean

3. área de
influencia al
proyecto
influencia del
proyecto
informativo administrad
or e
ingenieros
interesad
os
del proyecto,
via40express.
com, correo
electrónico,
reunión,
folletos,
radio,
periódico,
visitas,
llamadas,
mensajería
interna,
sistemas de
información,
periódico,
radio, tv
los años
laborales
muebles,
computad
or,
insumos
de
cafetería,
internet
Inversión del
presupuesto y
legalidad del
mismo
Datos contables de
los costos y gastos
del proyecto
informe detallado Gerente del
proyecto,
administrad
or y
contador
Patrocina
dores y
ejecutor
Documentos
digital y
físico en
sistemas de
información
como SGR
gobierno en
línea,
reuniones
Cada
trimestre o
según se
solicite
Internet,
papelería,
muebles,
computad
or,
impresora
Avance y
estado del
Datos que
evidencien el
estado actual de la
Informe,
carta,
articulo,
detallado
y medio
según se
Gerente del
proyecto,
administrad
Patrocina
dores,
ejecutor,
Documentos
digitales y
Cada 15
dias o
cuando se
Internet,
papelería,
muebles,

4. proyecto triple restricción en
relaciona a la fecha
de presentación y
lo planeado en el
proyecto
respuesta de
solicitud,
PQR, visitas,
carteleras,
pendones
requiera or, jefe de
archivo
usuarios
del
proyecto,
usuarios
físicos solicite
por el
interesado
computad
or,
impresora,
uniformes,
combustib
le,
energía,
insumos
de
cafetería,
folletos
Relaciones y
expectativas
de los
interesados
Expectativas y
opiniones de los
interesados en el
proyecto
PQR,
encuestas,
informes
medio Administrad
or,
trabajadores
sociales y
psicólogo
Patrocina
dores,
ejecutor,
Documentos
digitales y
físicos
Cada 15
dias o
cuando se
solicite
por el
interesado
Internet,
papelería,
muebles,
computad
or,
impresora,
uniformes,
combustib
le,
energía,
insumos
de
cafetería.
Planes de
trabajo y
Métodos de trabajo
para la ejecución
Informes,
estadísticas,
detallado Administrad
or, gerente
Patrocina
dores,
Documentos
digitales y
Cada mes
o cuando
Internet,
papelería,

5. relaciones
internas
del proyecto,
relaciones laborales
y estrategias para la
gestión del trabajo
encuestas,
imágenes,
presentacione
s
del
proyecto,
equipo
profesional
del mismo
ejecutor,
usuarios
del
proyecto
físicos,
llamadas,
mensajería
interna,
sistemas de
información,
periódico,
radio, tv
se solicite
por el
interesado
y
diariament
e entro de
los
equipos de
trabajo
muebles,
computad
or,
impresora,
uniformes,
combustib
le,
energía,
insumos
de
cafetería
Cumplimient
o y tramite de
requisitos
ambientales
Evaluación y
caracterización
ambiental, plan de
manejo de los
recursos naturales
Informes,
resultados de
laboratorio
detallado Equipo
ambiental
del proyecto
y
administrad
or
Ministeri
o de
ambiente
Documentos
digitales y
físicos
Al inicio
del
proyecto
una vez o
según el
interesado
lo requiera
Internet,
papelería,
implement
o de
laboratorio
, muebles,
reactivos,
equipos de
muestreo
Estado,
evaluación y
control de los
recursos
naturales
Caracterización,
análisis, estado y
disponibilidad de
los recursos
naturales
Informes,
resultados de
laboratorio,
artículos
comunicativo
, volantes
detallado Equipo
ambiental
del proyecto
y
administrad
or
Corporac
ión
ambienta
l regional
CAS y
ONG
ambienta
Documentos
digitales y
físicos
páginas web,
correos, redes
sociales,
volantes,
Cada 3
meses o
según lo
solicite el
interesado
Internet,
papelería,
implement
o de
laboratorio
, muebles,
reactivos,
equipos de

6. les periódicos, muestreo,
computad
or,
software,
muebles
Intervención
en las vías
nacionales
Plan y programas
de intervención en
la vía Bucaramanga
y Girón detallando
su alcance y triple
restricción
Proyecto,
contratos,
planes,
informes
detallado Administrad
or y
gerente del
proyecto,
topógrafo,
ingeniero
civil,
arquitecto
Ministeri
o de
transport
e,
represent
ante y
ejecutor
del
proyecto
Documentos
digitales y
físicos
páginas web,
correos
Cada que
se solicite
durante el
periodo de
intervenci
ón
Internet,
papelería,
muebles,
computad
or,
impresora,
uniformes,
combustib
le,
energía,
insumos
de
cafetería
Estado las
vías
Fechas, kilómetros
y métodos de
intervención en la
vía
Artículos,
pagina web,
cartas,
correos,
carteles,
artículos
informativos,
mensajes
internos
detallado Administrad
or y
gerente del
proyecto,
topógrafo,
ingeniero
civil,
arquitecto
Usuarios
de la vía
nacional
Documentos
digitales y
físicos
páginas web,
correos,
llamadas,
redes
sociales,
blogs
Cada que
se solicite
durante el
periodo de
intervenci
ón
Internet,
papelería,
muebles,
computad
or,
impresora,
uniformes,
combustib
le,
energía,

7. insumos
de
cafetería
Requisitos y
lineamientos
de
adquisiciones
Detalles de
adquisiciones,
características,
cantidades,
lineamientos de
entrega y compra
Contratos,
solicitudes,
reglamentos,
lineamientos,
visitas,
reuniones
detallado Jefe de
adquisicion
es y
contratación
proveedo
res
Documentos
digitales y
físicos
páginas web,
correos,
llamadas,
redes
sociales,
blogs
Cada que
se solicite
durante el
periodo de
compras
Internet,
papelería,
muebles,
computad
or,
impresora,
Lineamientos
y estado de la
prestación
del servicio
de transporte
Lineamientos para
la prestación de
servicio de
transporte,
contratos, plan de
servicio,
satisfacción del
servicio
Contratos,
reglamentos,
encuestas,
informes,
reuniones
detallado Administrad
o, gerente y
jefe de
adquisicion
es y
contratación
del proyecto
Conalvia
s y
estelar
exprés
Documentos
digitales y
físicos
páginas web,
correos,
llamadas,
redes
sociales,
blogs
Cada mes
o que se
solicite
por las
partes
durante la
prestación
del
servicio
Internet,
papelería,
muebles,
computad
or,
impresora,