Inducción proceso seguridad social

Coordinación nacional de seguridad social
Gerencia de operaciones
SEGURIDAD SOCIAL

OBJETIVO
Liquidar correcta y oportunamente los pagos a la seguridad social de todos lo
colaboradores garantizando el cumplimiento del marco legal vigente, concilia
periódicamente las carteras con las diferentes entidades EPS, Fondos, Cajas y AR
manteniendo los estados de cartera de la empresa corrientes, recaudar en el meno
tiempo posible las incapacidades en las diferentes entidades para evitar perdidas po
este concepto.
Coordinación Nal de seguridad social

•Acción preventiva
•Acción Correctiva
•Acciones de Mejora
•Auditorias internas
•Revisión y Validación de
objetivos, metas y
procedimientos.
•Planificar la elaboración de la
seguridad social a nivel nacional
de acuerdo al tiempo
prestablecido, las visitas a las
entidades para la conciliación de
las carteras, y el recobro de
incapacidades.
• Verificar la entrega oportuna de
la liquidación de seguridad
social para pago.
• comprobar la disminución de la
cartera real.
• Conciliar los cobros realizados
de incapacidades con los
depósitos de las entidades de
salud por estos conceptos.
• Medición y reporte de la gestión
del proceso.
• Liquidar seguridad social y
habilitar las planillas en el
operador de PILA.
• Conciliar Cartera con las
entidades prestadoras de salud.
• Recobro y seguimiento de
Incapacidades.
• Liquidar en el Operador PILA, las
cesantías de los colaboradores y
autorización de retiro de las
mismas

OPORTUNIDAD EN EL PAGO DE LA SEGURIDAD SOCIAL
PAGOS EXTEMPORÀNEOS
CONCILIACIÒN DE ENTIDADES DE SEGURIDAD SOCIAL
COBRO DE INCAPACIDADES

Fue instituido por la Ley 100 de 1993, fin principal de garantizar una calidad de vida que esté acorde
con la dignidad humana; el sistema de seguridad social esta compuesto de 4 componentes:
1. Salud
2. Pensión
3. Riesgos
4. Servicios sociales complementarios (auxilios a los Ancianos indigentes)
Uno de los principios fundamentales de la seguridad social es la «Universalidad», donde crea dos
regímenes en salud para que todo el mundo pueda tener acceso a este servicio.
Igualmente esta el concepto de «Integralidad» donde cada quien contribuirá según su capacidad y
recibirá lo necesario para atender las contingencias.

LIQUIDACIÓN Y PAGO
DE SEGURIDAD SOCIAL
•Garantiza el pago de aportes
de seguridad social dentro de
las fechas establecidas por Ley.
•Garantiza cobertura al 100%
de los colaboradores de la
organización.
•Gestiona anticipo de cesantías
para los colaboradores que lo
requieran.
•Realiza la consulta de Historias
Laborales y entrega soportes al
colaborador que requiera
datos para trámite de pensión
CONCILIACIÓN DE
CARTERA ENTIDADES DE
SGS
•Revisa las moras que se
pueden presentar en las
diferentes entidades,
entregando los soportes para
subsanar dichos valores
pendientes.
•Subproceso que con su labor
verifica la correcta ejecución
de afiliaciones desde la
contratación
INCAPACIDADES
•Recepciona y registra las
incapacidades en SYANET
•Gestiona la radicación de
incapacidades para el
cobro a las diferentes
entidades.
SUBPROCESO:
LIQUIDACIÓN Y PAGO SGS
SUBPROCESO:
CONCILIACIONES
SUBPROCESO:
INCAPACIDADES

¿Qué procesos interactúan?

LEYES QUE LE COMPLEMENTAN
 Ley 100 de 1993: Crea el sistema de seguridad social integral
 Ley 21 de 1982, con el cual se define el pago de los parafiscales
 Decreto 2236 de 1999, define el pago anticipado de salud
 Ley 50 de 1990, Regula el pago de las cesantías
 Resolución 3336 de 2013, valida la afiliación de los fondos de pensión y los obliga a actualizar la plataforma de
ASONFODOS.
 Resolución 1015 de 2015, valida la afiliación de EPS y las obliga a actualizar la plataforma de FOSYGA y BDUA
 Decreto 3047 de 2013: movilidad entre regímenes, SISBEN I y II
 Ley 1393 de 2010 – “Concepto 147921 Ministerio de Trabajo de 2013”, estable
topes de bonificación para volverse prestacional.
CONCEPTO VALOR
Salario 2.000.000$
Pagos no salariales 1.400.000$
Total de ingresos 3.400.000$ *
Límite del 40% 1.360.000$
Valor que supera el 40% 40.000$
IBC seguridad social 2.040.000$
Nota: El auxilio legal de transporte también hace
parte del total de la remuneración (Acuerdo No.
1035 de 2015)

Decreto 1828 de 2013:
 FASE 1, estable la exoneración del pago de parafiscales, rige a partir de mayo de 2013.
 FASE 2, se establece que a partir del 1 de enero de 2014 comienza a operar la exención de los aportes al
sistema de salud, de la participación del empleador.
 CONDICIONES: los trabajadores que
devenguen, individualmente
considerados, menos de diez (10) salarios
mínimos mensuales legales vigentes.
LEYES QUE LE COMPLEMENTAN
Decreto 1670 del 14 de mayo de 2007: establece las días hábiles límites para
el pago de la seguridad social, varían dependiendo el NIT y del número de
empleados
NIT o CC Día hábil
00 al 10 1º
11 al 23 2º
24 al 36 3º
37 al 49 4º
50 al 62 5º
63 al 75 6º
76 al 88 7º
89 al 99 8º

La consignación de las cesantías se hace una vez al año (regulado por la ley 50 de 1990, artículo 99).
Sin embargo, el anticipo de las mismas se hace cada vez que se presente en el año:
 Compra de vivienda: contrato firmado por las partes, copia de la cédula de ciudadanía y carta de
solicitud.
 Remodelación de vivienda: certificado de tradición, donde se evidencie el nombre del solicitante o
del conyugue, cotización de los materiales y mano de obra, contrato del ingeniero o “maestro” y
copia de ambas cédulas.
 Por educación no esta permitido
Cesantías

se hace la revisión de la historia laboral cada vez que los trabajadores presenten
inconsistencias, para lo cual deben traer:
 Historia laboral actualizada
 Copia de la cédula de ciudadanía
PAGO AFC (Ahorro y el Fomento a la Construcción) Y APORTE
VOLUNTARIO:
 AFC: deberán operar en las entidades bancarias que realicen préstamos
hipotecarios.
 Aporte voluntario: Más que una obligación, el ahorro que usted construye a lo
largo de la vida laboral es una garantía de tranquilidad para su retiro.
TRÁMITES DE PENSIÓN

LIQUIDACIÓN Y PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL
•Garantiza el pago de aportes de seguridad social dentro de las fechas establecidas
por Ley.
•Garantiza cobertura al 100% de los colaboradores de la organización.
•Gestiona anticipo de cesantías para los colaboradores que lo requieran.
•Realiza la consulta de Historias Laborales y entrega soportes al colaborador que
requiera datos para trámite de pensión
CONCILIACIÓN DE CARTERA ENTIDADES DE SGS
• Revisa las moras que se pueden presentar en las diferentes entidades, entregando
los soportes para subsanar dichos valores pendientes.
• Subproceso que con su labor verifica la correcta ejecución de afiliaciones desde la
contratación
INCAPACIDADES
• Recepciona y registra las incapacidades en
SYANET
• Gestiona la radicación de incapacidades para el
cobro a las diferentes entidades.
SUBPROCESO:
LIQUIDACIÓN Y PAGO SGS
SUBPROCESO:
CONCILIACIONES
SUBPR
INCAPA

Es el proceso mediante el cual se realiza la depuración de cartera que la
empresa presenta, con las diferentes entidades de seguridad social.
Decreto 1804 de 1999 Nivel Nacional, “Artículo 21.
Reconocimiento y pago de licencias. Los empleadores o
trabajadores independientes, y personas con capacidad de
pago, tendrán derecho a solicitar el reembolso o pago de
la incapacidad por enfermedad general o licencia de
maternidad, siempre que al momento de la solicitud y
durante la incapacidad o licencia, se encuentren
cumpliendo con las siguientes reglas: […] 2. No tener
deuda pendiente con las Entidades Promotoras de Salud o
Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud por
concepto de reembolsos que deba efectuar a dichas
entidades, y conforme a las disposiciones vigentes sobre
restricción de acceso a los servicios asistenciales en caso
de mora”

1. Planeación 3. Revisión
5. Envío de soportes4. Causales 6. Ajuste novedades
2. Estados de cuenta

¿Qué se hace en este subproceso?
 Se elabora el “Plan anual de conciliación con entidades de seguridad social”, en el cual
registramos las fechas en las cuales solicitamos estados de cuenta, depuramos, y enviamos
soportes.
 Se revisan los estados de cuenta que se reciben de las entidades: aquí se presentan cédulas
con los periodos correspondientes a la mora o a la inconsistencia.
 Se identifican las causales, con sus respectivas observaciones: Las causales fueron
determinadas por el proceso de SGS, donde se determinan responsables y se aplican
acciones correctivas.
 Se pagan las moras correspondientes y las penalidades a las que haya lugar: Cada entidad
tiene una forma de responder novedades, muchas aplican la normatividad y exige el pago de
penalidades.

LIQUIDACIÓN Y PAGO DE
SEGURIDAD SOCIAL
•Garantiza el pago de aportes de
seguridad social dentro de las
fechas establecidas por Ley.
•Garantiza cobertura al 100% de
los colaboradores de la
organización.
•Gestiona anticipo de cesantías
para los colaboradores que lo
requieran.
•Realiza la consulta de Historias
Laborales y entrega soportes al
colaborador que requiera datos
para trámite de pensión
CONCILIACIÓN DE
CARTERA ENTIDADES
DE SGS
•Revisa las moras que se
pueden presentar en
las diferentes
entidades, entregando
los soportes para
subsanar dichos valores
pendientes.
•Subproceso que con su
labor verifica la
correcta ejecución de
afiliaciones desde la
contratación
MANEJO DE
INCAPACIDADES
• Recepciona y
registra las
incapacidades en
SYANET
• Gestiona la
radicación de
incapacidades para
el cobro a las
diferentes
entidades.
SUBPROCESO:
LIQUIDACIÓN Y PAGO
SGS
SUBPROCESO:
CONCILIACIONES
SUBPROCESO:
INCAPACIDADES

DOCUMENTOS POR CADA TIPO DE INCAPACIDAD
«El auxilio por incapacidad se define como el
reconocimiento de la prestación de tipo económico
por todo el tiempo en que estén inhabilitados física o
mentalmente para desempeñar en forma temporal su
profesión u oficio habitual»
Mintrabajo
Tipo Incapacidad
Incapacidad
original
Historia
clínica
Croquis y
documentos
del vehículo
Registro
Civil
Nacido
vivo
Enfermedad general X X
Accidente de trabajo X X
Accidente de transito - SOAT X X X
Licencia de maternidad X X X X X
Licencia de paternidad X X
De 1 a 2
Se pagan al 100%, son aumidos por el
empleador
De 3 a 90
Se pagan al 66,67%, son reconocidas
por la EPS
De 91 a 180
Se pagan al 50%, son reconocidas por
la EPS
De 181 a 540
Se pagan al 50%, son reconocidas por
el fondo de pensión
Enfermedad
general *
De 541 a
Pendiente
Se pagan al 66,67%, son reconocidas
por la EPS
Tipo
Incapacidad
Observaciones
Enfermedad
general
Días
Decreto 2463 de 2001 , *Plan de desarrollo territorial , Decreto 2943
Decreto 806 de 1998
Nota: Durante los
periodos de incapacidad,
los colaboradores no
tienen derecho a pago
de auxilio legal de
transporte

1. Reportar a mi jefe inmediato, por cualquier
medio, los días de incapacidad
2. Enviar la incapacidad original y con la
documentación completa y enviarla a la
oficina más cercana
3. Si la incapacidad es enviada después del
corte de la nómina, la incapacidad será
pagada en la nómina siguiente

1. Recibir la incapacidad con la
documentación completa
2. Grabar la incapacidad en el
sistema
3. Efectuar el pago al colaborador
4. Radiar la incapacidad para le
cobro la EPS o ARL respectiva
5. Cobrar las incapacidades ante la
administradora correspondiente

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