Todas las sociedades mercantiles están obligadas a llevar libros contables, mercantiles y fiscales de acuerdo a la legislación. Los libros contables obligatorios son el libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales. Los libros mercantiles obligatorios son los libros de actas y el libro de registro de socios. Los libros fiscales obligatorios son los libros de IVA si corresponde.

2. EN EL MOMENTO EN EL QUE CONSTITUYES
UNA SOCIEDAD MERCANTIL ESTÁS OBLIGADO
A PRESENTAR UN CONJUNTO DE LIBROS
TANTO CONTABLES COMO MERCANTILES EN
EL REGISTRO MERCANTIL.

3. HAY VARIAS LEGISLACIONES (MERCANTIL, CONTABLE
Y FISCAL) QUE REGULAN LOS DISTINTOS TIPOS DE
LIBROS Y SUS REQUISITOS FORMALES, Y ESTO, EN
MUCHOS CASOS, GENERA DUDAS PARA MUCHOS
EMPRESARIOS.

4. TODAS LAS SOCIEDADES MERCANTILES ESTÁN
OBLIGADAS A PRESENTAR LO SIGUIENTE:
1) LIBROS CONTABLES OBLIGATORIOS: LIBRO DIARIO
Y LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES.
2) LIBROS MERCANTILES OBLIGATORIOS: LIBRO O
LIBROS DE ACTAS Y LIBRO REGISTRO DE SOCIOS.
3) LIBROS FISCALES OBLIGATORIOS: LIBROS DE IVA
(SI CORRESPONDE).

5. LIBROS CONTABLES OBLIGATORIOS
LIBRO DIARIO
EN ESTE TIPO DE LIBROS SE REGISTRAN TODAS
LAS OPERACIONES DE LA ACTIVIDAD
ECONÓMICA DE FORMA DIARIA O CRONOLÓGICA.

6. EL REGISTRO DE ESTAS OPERACIONES ES EN
UN FORMATO Y NOMENCLATURA CONTABLE,
POR LO QUE SE REQUIERE CIERTO GRADO DE
CONOCIMIENTO DE CONTABILIDAD PARA PODER
LLEVARLO A CABO Y PARA SABER
INTERPRETARLO.

7. EL LIBRO DIARIO SE ELABORA POR CADA EJERCICIO
ECONÓMICO, QUE NORMALMENTE COINCIDE CON EL
AÑO NATURAL. SE INICIA CON EL REGISTRO DE LA
SITUACIÓN INICIAL DE LA EMPRESA (ASIENTO DE
APERTURA), RECOGE LAS OPERACIONES DEL AÑO, Y
FINALMENTE SE CIERRA CON UN REGISTRO DE LA
SITUACIÓN FINAL DEL AÑO (ASIENTO DE CIERRE).

8. LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES
ESTE LIBRO RECOGE LA SITUACIÓN INICIAL DE LA
EMPRESA, SU EVOLUCIÓN (AL MENOS TRIMESTRAL)
MEDIANTE BALANCES DE SUMAS Y SALDOS, EL
INVENTARIO FINAL DE LA EMPRESA Y, ADEMÁS, UN
CONJUNTO DE INFORMES CONTABLES QUE SE
LLAMAN “CUENTAS ANUALES”.

9. LAS CUENTAS ANUALES RECOGEN LOS SIGUIENTES INFORMES CONTABLES:
• BALANCE DE SITUACIÓN: INFORME SOBRE EL PATRIMONIO EMPRESARIAL.
• CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS: INFORME DE INGRESO, GASTOS Y
RESULTADO FINAL.
• ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO: INFORME DE VARIACIÓN DEL
PATRIMONIO.
• MEMORIA DEL EJERCICIO: EXPLICACIÓN Y DETALLE DE LOS ANTERIORES.
• ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO (SÓLO PARA ALGUNAS EMPRESAS).

10. UNA CONTABILIDAD AJUSTADA AL CÓDIGO DE
COMERCIO Y AL PLAN GENERAL CONTABLE REQUIERE
QUE ADEMÁS DE ESTOS LIBROS SE LLEVE TAMBIÉN UN
LIBRO MAYOR, SI BIEN ESTE LIBRO NO ES
OBLIGATORIO LEGALIZARLO PUESTO QUE RECOGE LA
MISMA INFORMACIÓN QUE EL LIBRO DIARIO PERO EN
DISTINTO FORMATO.

11. LIBROS MERCANTILES OBLIGATORIOS.
LIBROS DE ACTAS
EL EMPRESARIO TIENE LA OBLIGACIÓN DE
DOCUMENTAR TODOS LOS ACUERDOS QUE SE HAYAN
ALCANZADO EN JUNTAS DE ACCIONISTAS Y CONSEJOS
DE ADMINISTRACIÓN. ESTOS LIBROS DEBEN HABER
SIDO LEGALIZADOS POR EL REGISTRADOR MERCANTIL
PARA PERMITIR SU USO.

12. CADA UNA DE LAS ACTAS RECOGIDAS EN EL LIBRO
HAN CONTENER LOS SIGUIENTES DATOS: FECHA Y
LUGAR DE LA CELEBRACIÓN DEL ENCUENTRO,
FECHA Y MODO DE LA CONVOCATORIA PREVIA Y
PUNTOS DEL ORDEN DEL DÍA, NÚMERO DE SOCIOS Y
REPRESENTANTES, RESUMEN DE LOS ASUNTOS
TRATADOS, ACUERDOS ALCANZADOS Y RESULTADO
DE LAS VOTACIONES Y APROBACIÓN DEL ACTA.

13. •LIBRO DE REGISTRO DE SOCIOS, DE LA SOCIEDAD O
DE ACCIONES
SON LOS LIBROS DONDE SE REGISTRA LA IDENTIDAD
DE LOS SOCIOS PROPIETARIOS DE LAS
PARTICIPACIONES EN LA SOCIEDAD Y LA EVOLUCIÓN O
TRANSFERENCIA DE ÉSTAS.

14. DEPENDIENDO DEL TIPO DE SOCIEDAD, EL LIBRO QUE
LE CORRESPONDE ES:
•LIBRO DE REGISTRO DE LOS SOCIOS: PARA LAS
SOCIEDADES DE RESPONSABILIDAD LIMITADA (SRL).

15. •LIBRO DE REGISTRO DE LA SOCIEDAD: PARA LAS SOCIEDADES
DE RESPONSABILIDAD LIMITADA DEBE REGISTRAR LOS
ACUERDOS CON ÉSTE.
•LIBRO DE REGISTRO DE ACCIONES NOMINATIVAS: PARA LAS
SOCIEDADES ANÓNIMAS (SA).

16. LIBROS FISCALES OBLIGATORIOS
TODAS LAS EMPRESAS QUE ESTÁN SUJETAS
AL IVA ESTÁN OBLIGADAS A EMITIR LIBRO DE
FACTURAS EMITIDAS, LIBRO DE FACTURAS
RECIBIDAS, LIBRO DE BIENES DE INVERSIÓN Y
LIBRO DE OPERACIONES
INTRACOMUNITARIAS.

17. LEGALIZACIÓN DE LIBROS
•PARA LEGALIZAR CUALQUIER LIBRO ES NECESARIO HACERLO
EN FORMATO ELECTRÓNICO.
•LA LEGISLACIÓN ESTABLECE UNOS PLAZOS CONCRETOS PARA
LA ELABORACIÓN, LA LEGALIZACIÓN Y EL DEPOSITO DE LOS
LIBROS CONTABLES OBLIGATORIOS:

18. •ELABORACIÓN DE LIBROS CONTABLES: HAY
UN PLAZO DE TRES MESES DESPUÉS DEL
CIERRE DEL EJERCICIO PARA EL CIERRE DE LA
CONTABILIDAD Y LA ELABORACIÓN DE LOS
LIBROS CONTABLES.

19. •LEGALIZACIÓN DE LIBROS OFICIALES: HASTA CUATRO
MESES DESDE EL CIERRE DEL EJERCICIO(30 DE
ABRIL EN CASO DE AÑO NATURAL). SI SE PRESENTA
DESPUÉS DE ESTA FECHA, FIGURARÁ LA EXPRESIÓN
“FUERA DE PLAZO” PERO NO CONLLEVA SANCIÓN
ALGUNA.

20. •DEPÓSITO DE LAS CUENTAS ANUALES: HASTA UN MES DESDE
SU APROBACIÓN EN LA JUNTA GENERAL ORDINARIA DE
SOCIOS. ESTA JUNTA DEBE CELEBRARSE EN LOS SEIS MESES
SIGUIENTES AL CIERRE DEL EJERCICIO, POR LO QUE,
APURANDO PLAZOS EL DEPÓSITO SE PUEDE EFECTUAR HASTA
EL 30 DE JULIO PARA LOS EJERCICIOS QUE COINCIDEN CON EL
AÑO NATURAL.