El documento describe la importancia de constituir un centro de información con los documentos de una empresa disponible en todo momento, asegurar la conservación de los documentos mediante medidas de seguridad para protegerlos de daños y satisfacer las necesidades de consulta de manera eficaz al mantenerlos bien archivados. También recomienda mantener documentos legales y de constitución bajo seguridades especiales.

1.  Constituir un centro de información disponible en todo
momento. La documentación de una empresa frecuentemente es
consultada como base de nuevas transacciones; por esto debe
guardarse en un lugar determinado, con el fin de proporcionar
oportunamente cualquier información que se requiera.
 Asegurar una perfecta conservación de los documentos. Toda
documentación debe permanecer dentro de las máximas medidas
de seguridad para que no se deteriore por la acción de la
humedad, fuego, aire y evitar su pérdida.
 Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta e
información. Si los documentos están bien archivados, no
se pierde tiempo al buscar el documento solicitado, y se
proporcionan los datos en forma oportuna.
 Mantener en reserva, bajo seguridades especiales los
documentos legales como contratos, escrituras, etc. Y los
de constitución y funcionamiento de la empresa.