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 Es un proceso sistemático porque requiere
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Dentro de la Familia de las Normas ISO, encontramos
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 se adecua a las disposiciones de la
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 Integridad: el fundamento del profesionalismo.
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 Presentación ecuánime: obligación de reportar con
veracidad y exactitud
Los hallazgos, ...
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 Debido cuidado profesional: la aplicación de diligencia
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Los auditores deberían proceder con el de...
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Los auditores deberían ejercitar la discreción en el uso y
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 Independencia: la base para la imparcialidad de la
auditoría y la objetividad de las conclusiones de la
auditoría
Los...
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 Enfoque basado en la evidencia: el método racional
para alcanzar conclusiones de auditoría fiables y
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¿CÓMO COMENZAR A PLANIFICAR LAS
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Determinación
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¿QUÉ ES EL PROGRAMA DE AUDITORÍAS?
 Estado e importancia de la actividad
 Resultados auditorías previas
 Circunstancias...
PROGRAMA DE AUDITORÍA
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Contenido
 Objetivo del programa
 Cronograma de procesos y áreas a auditar
 Criterios de audit...
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Autoridad
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Objetivos
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Programa de auditoría
Implementación de...
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EN LA VERSIÓN 2011 DE LA NORMA ISO19011
SURGE UN NUEVO CONCEPTO:
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¿CUÁNDO HACER UNA AUDITORÍA?
 Programa de auditorías periódicas
 Cambios en el sistema
 Cambios en la organización o mé...
PARTES IMPLICADAS
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¿CÓMO LOGRAR LA COMPETENCIA DE LOS
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requisitos:
 Haber re...
UN POCO DE HUMOR…
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cada faena, pero al menos
luego los aplauden.
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Ser autoritario.
Tener perjuicios.
No tener atención ni observar.
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Ventajas
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CONTACTO CON EL AUDITADO
 Establecer comunicación, confirmar la autoridad para la
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EXAMEN DE DOCUMENTACIÓN
 Reunir información para preparar actividades de
auditoria y documentos de trabajo aplicables por...
PREPARACIÓN DE ACTIVIDADES
• El auditor líder en función del análisis documental realiza el
Plan de auditoría que contiene...
AUDITORÍA IN SITU
• Reunión inicial. Su propósito es:
• confirmar que todas las partes están de acuerdo
con el plan de aud...
AUDITORÍA IN SITU
• Recopilación y verificación de la información
• Solo información verificable debería ser aceptada como...
AUDITORÍA IN SITU
• Preparación de conclusiones. El equipo auditor debe:
• revisar los hallazgos de la auditoría y toda in...
INFORME DE AUDITORÍA Y FIN
• El reporte de auditoría debería proveer un registro
complete, exacto, conciso y claro debería...
MÉTODOS DE AUDITORÍA
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IMPLEMENTACIÓN ACCIONES CORRECTIVAS
 La auditoría ya terminó, ahora queda en el auditado proponer e
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TAREA DEL AUDITADO
 Análisis del alcance
 ¿Es solamente este problema puntual o abarca otros
puntos u otros sectores?
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Tema 4 auditoría del sistema de gestión de la calidad

  1. 1. AUDITORÍA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 1 GESTION INTEGRADA DE LA SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO Ing. Mariela Ambrústolo
  2. 2. ¿QUÉ ES UNA AUDITORÍA?  Es un proceso sistemático porque requiere planificación, implementación, verificación y mejora aplicando el ciclo PDCA  Independiente porque es realizado por personas ajenas al proceso o área auditada  Documentado porque se trabaja con documentos y se realiza un registro del resultado de la misma 2 Es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios acordados.
  3. 3. ¿CUÁL ES EL OBJETIVO DE UNA AUDITORÍA? 3 Conformidad No Conformidad Generar Hallazgos de: Permite identificar oportunidades de mejora y el registro de las mejores prácticas
  4. 4. LOS HALLAZGOS SE OBTIENEN CON LA SIGUIENTE COMPARACIÓN: 4 Criterios: conjunto de políticas, procedimientos o requisitos determinados como referencia. Evidencia: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información relevante para los criterios de la auditoria y verificable HALLAZGO
  5. 5. 5 ISO 19011: Directrices para la Auditoría de Sistema de Gestión Dentro de la Familia de las Normas ISO, encontramos una Guía que desarrolla los lineamientos para la realización de Auditorías Internas en las organizaciones
  6. 6. TIPOS DE AUDITORIA 6 CLIENTE ORGANIZACIÓN PROVEEDOR Interna – 1º Parte Ud. mirándose a sí mismo Externa – 2º Parte Ud. mirando a su proveedor Externa – 3º Parte ( ej. Certificadora ) mirándolo a Ud. Externa – 2º Parte Su cliente mirándolo a Ud.
  7. 7. ESQUEMA NORMATIVO 7 ISO 19011
  8. 8. PODEMOS DEFINIR OTROS DOS TIPOS DE AUDITORÍA 8 AUDITORÍA COMBINADA: cuando se auditan juntos dos o más sistemas de gestión de diferentes disciplinas (ej. calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional). AUDITORÍA CONJUNTA: cuando dos o más organizaciones cooperan para auditar a un único auditado . La ISO 19011 también permite la planificación de este tipo de auditorías
  9. 9. OBJETIVOS 9  Determinar si el sistema:  se adecua a las disposiciones de la organización y la norma  ha sido implementado y mantenido eficazmente  Proveer información a la dirección  Necesidad de introducir mejoras  Necesidad de introducir acciones correctivas  No es una actividad de vigilancia con el sólo propósito del control Herramienta Positiva de Mejora
  10. 10. PRINCIPIOS DE LA AUDITORÍA 10 Principios Integridad Presentación Ecuánime Confidencialidad Independencia Enfoque basado en evidencias Cuidado Profesional Auditores Auditoría
  11. 11. DESARROLLEMOS LOS PRINCIPIOS…  Integridad: el fundamento del profesionalismo. Los auditores y la persona que maneja el programa de auditoría deberían:  llevar a cabo su trabajo con honestidad, diligencia y responsabilidad;  observar y cumplir con todos los requisitos legales aplicables;  demostrar su competencia durante el desarrollo del trabajo;  llevar a cabo su trabajo de manera imparcial; es decir, ser justo e imparcial en todos sus negocios;  ser sensible a cualquier influencia ejercida sobre su juicio durante el curso de una auditoría. 11
  12. 12. DESARROLLEMOS LOS PRINCIPIOS… 12  Presentación ecuánime: obligación de reportar con veracidad y exactitud Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría deberían reflejar con veracidad y exactitud las actividades de la auditoría. Se informa de los obstáculos significativos encontrados durante la auditoría y de las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado. La comunicación debería ser sincera, exacta, objetiva, clara y completa.
  13. 13. 13  Debido cuidado profesional: la aplicación de diligencia y juicio al auditar Los auditores deberían proceder con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempeñan y la confianza depositada en ellos por el cliente de la auditoría y por otras partes interesadas. Un factor importante en el desempeño de su trabajo con el debido cuidado profesional es tener la habilidad de hacer juicios razonables en toda situación de auditoría. DESARROLLEMOS LOS PRINCIPIOS…
  14. 14. 14  Confidencialidad: seguridad de la información Los auditores deberían ejercitar la discreción en el uso y protección de la información adquirida en el curso de sus labores. La información de auditoría no debería ser usada de manera inapropiada para ganancia personal del auditor o del cliente de auditoría ni de manera tal que vaya en detrimento de los intereses legítimos del auditado. Este concepto incluye el adecuado manejo de información confidencial sensible. DESARROLLEMOS LOS PRINCIPIOS…
  15. 15. 15  Independencia: la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría Los auditores deberían ser independientes de la actividad que es auditada mientras esto sea posible, y en todo caso actuarán de manera tal que estén libres de sesgo y conflicto de intereses. Para auditorías internas, deberían ser independientes de los gerentes operativos de las funciones a ser auditadas. Los auditores deberían mantener una actitud objetiva a lo largo del proceso. Para organizaciones pequeñas, es posible que los auditores no puedan ser completamente independientes de la actividad a auditor, pero se debería hacer todo esfuerzo para quitar los sesgos y animar la objetividad. DESARROLLEMOS LOS PRINCIPIOS…
  16. 16. 16  Enfoque basado en la evidencia: el método racional para alcanzar conclusiones de auditoría fiables y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático La evidencia de la auditoría debería ser verificable. En general, está basada en muestras de la información disponible, ya que una auditoría se lleva a cabo durante un período de tiempo delimitado y con recursos finitos. Se debería aplicar un uso adecuado del muestreo, ya que éste está estrechamente relacionado con la confianza que puede depositarse en las conclusiones de la auditoría. DESARROLLEMOS LOS PRINCIPIOS…
  17. 17. ¿CÓMO COMENZAR A PLANIFICAR LAS AUDITORÍAS INTERNAS EN UNA ORGANIZACIÓN? 17 Determinación del responsable de las auditorías internas Programa de Auditorías Formación de Auditores Internos Planes de auditorías Auditorías Internas El programa de auditorías lo puede gestionar el representante de la dirección o una persona designada específicamente a esta tarea. Esto dependerá del tamaño de la organización y de su estructura
  18. 18. ¿QUÉ ES EL PROGRAMA DE AUDITORÍAS?  Estado e importancia de la actividad  Resultados auditorías previas  Circunstancias especiales  Partes interesadas 18 Conjunto de una o más Auditorias planificadas para un periodo de tiempo específico y dirigidas hacia un propósito específico. Para armar el programa se tienen en cuenta…
  19. 19. PROGRAMA DE AUDITORÍA 19 Contenido  Objetivo del programa  Cronograma de procesos y áreas a auditar  Criterios de auditoría  Personal calificado  Procedimientos documentados: metodología, registro e informe de resultados de una auditoría  Recursos  Procesos para manejo de confidencialidad y seguridad de la información
  20. 20. GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA 20 Autoridad del programa Objetivos Definir el Programa de auditoría Implementación del Programa de auditoría •Evaluación auditores •Atribuciones de los equipos •Dirección de las act. de la auditoría •Registro Control y examen del Programa de auditoría Mejora Competencia Auditores Actividades Planificación P Ejecución D Comprobación C Acción A
  21. 21. 21
  22. 22. EN LA VERSIÓN 2011 DE LA NORMA ISO19011 SURGE UN NUEVO CONCEPTO: 22 Identificación y evaluación de los riesgos del programa de auditoría RIESGO EVALUACION MEDIDA DE CONTROL Comunicación ineficaz del programa Riesgo mediano Envío temprano y verificación de recibo No logro de los objetivos del programa Riesgo crítico •Entrenamiento apropiado de auditores •Elaboración oportuna y adecuada de planes de auditoria •Listas de verificación revisadas por el auditor líder Interferencia con las actividades productivas Riesgo mediano •Coordinación previas con los responsables de los procesos operacionales Riesgo físico para los auditores Riesgo alto •Capacitación previa en control de riesgos •Evaluación competencias en seguridad
  23. 23. ¿CUÁNDO HACER UNA AUDITORÍA?  Programa de auditorías periódicas  Cambios en el sistema  Cambios en la organización o método de trabajo  Cambios en la calidad de los procesos, productos o servicios  Sospechas de mal funcionamiento del SGC  Para el seguimiento de acciones correctivas  Por existencia de problemas  Requerimiento contractual o futuro contrato  Y cualquier otra situación que la organización considere necesaria 23
  24. 24. PARTES IMPLICADAS 24 Auditado Cliente Gestión del Programa Auditor jefe Brindar acceso, datos Información, etc. Determinar objetivos, alcance y criterios Equipo auditor (incluyendo expertos, técnicos y auditores en entrenamiento Conducción Informe
  25. 25. 25 EQUIPO AUDITOR  Ético  De actitud abierta  Diplomático  Observador.  Perspicaz  Versátil  Tenaz. C U A L I D A D E S AUDITOR AUDITOR JEFE • Persona calificada para realizar auditorías internas • Grupo de Auditores o auditor único designado • Persona calificada para dirigir y realizar auditorías internas
  26. 26. COMPETENCIA DE LOS AUDITORES 26 CALIDAD Conocimientos y habilidades especificas de calidad Conocimientos y habilidades GENERICOS Formación Académica Formación auditor Experiencia laboral Experiencia Atributos Personales AMBIENTAL Conocimientos y habilidades ambientales especificas. SEG. Y SALUD Conocimientos y habilidades especificas. Requisitos legales
  27. 27. ¿CÓMO LOGRAR LA COMPETENCIA DE LOS AUDITORES?  La calificación la obtendrá mediante los siguientes requisitos:  Haber realizado un curso para tal fin. Poseer conocimientos de procedimientos y técnicas de auditoría  Tener conocimientos de la norma a aplicar  Conocer los procesos de la empresa basada en la experiencia del trabajo  Tener una educación que permita expresarse fluida y claramente en forma oral y escrita  Poseer atributos personales para desempeñarse en éstas situaciones que le permitan obtener y evaluar claramente evidencias objetivas, ser persistente, mantener el objetivo, arribar a conclusiones aceptables y mantener su firmeza. 27
  28. 28. UN POCO DE HUMOR… 28 AUDITORES -Estos también se la juegan en cada faena, pero al menos luego los aplauden.
  29. 29. CARACTERÍSTICAS NO DESEADAS….. Ser autoritario. Tener perjuicios. No tener atención ni observar. No hacer preguntas adecuadas. No usar habilidades de comunicación. Distraerse fácilmente. No hacer notas con precisión. Expresar opiniones. 29
  30. 30. MÉTODOS DE EVALUACIÓN DE AUDITORES 30
  31. 31. PENSEMOS EN LAS AUDITORIAS INTERNAS… 31 Desventajas Ventajas • Mejor conocimiento de la actividad • Mayor capacidad de acción • Mayor efectividad • Mayor posibilidad de detectar Oportunidades de mejora •Necesidad de capacitación especial •Falta conocimiento de la Normativa •Posible falta de objetividad •Resultados tendenciosos
  32. 32. ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA 32 Inicio de la Auditoría Examen documentación Preparación de Actividades Conducción in situ Informe Fin de la Auditoría Seguimiento de la Auditoría
  33. 33. INICIO DE LA AUDITORÍA El Responsable del equipo auditor determinará: • Objetivos, criterios y campo de aplicación de la auditoría • Establecerá la Viabilidad en función de: • información suficiente y apropiada para la planeación y realización de la auditoría; • cooperación adecuada por parte del auditado; • tiempo y recursos adecuados para la realización de la auditoría. • Contactará al Equipo auditor • Realizará los contactos iniciales con el auditado 33
  34. 34. CONFORMACIÓN DEL EQUIPO AUDITOR  El equipo auditor puede estar compuesto por un Auditor Líder o Jefe o un grupo cuyo tamaño dependerá del tamaño del área a auditar y puede tenerlas siguientes figuras: 34 Equipo Auditor Auditor Jefe Auditor Observador Auditor Experto Técnico
  35. 35. CONTACTO CON EL AUDITADO  Establecer comunicación, confirmar la autoridad para la realización de la auditoría y necesidad de guías u observadores  Proveer información sobre los objetivos, alcance, métodos de auditoría, así como la composición del equipo auditor  Solicitar acceso a documentos y registros relevantes para propósitos de planeación  Determinar requisitos legales y contractuales aplicables  Confirmar el acuerdo del auditado en lo referente al tratamiento de la información confidencial  Hacer arreglos para la auditoría, incluyendo la programación de fechas 35
  36. 36. EXAMEN DE DOCUMENTACIÓN  Reunir información para preparar actividades de auditoria y documentos de trabajo aplicables por ej. sobre los procesos, funciones, etc.  Establecer una visión general del grado de documentación del sistema de gestión para detectar posibles vacíos.  Determinar la adecuación a los requisitos de la norma o sistema que se esté evaluando 36
  37. 37. PREPARACIÓN DE ACTIVIDADES • El auditor líder en función del análisis documental realiza el Plan de auditoría que contiene: • los objetivos de la auditoría; • el alcance de auditoría (unidades organizacionales y funcionales y los procesos a ser auditados) • los criterios de auditoría • la ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría • los métodos de auditoría a utilizar • los roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor, así como de los guías y observadores • recursos necesarios • Distribución de Tareas en el equipo • Diseño de Documentos de trabajo (lista de chequeo, formularios) 37
  38. 38. AUDITORÍA IN SITU • Reunión inicial. Su propósito es: • confirmar que todas las partes están de acuerdo con el plan de auditoría (auditado, equipo auditor) • confirmar objetivos y criterios • presentar al equipo auditor • asegurar que se pueden llevar a cabo todas las actividades de auditoría planeadas. • Comunicación en la auditoría. Se deben establecer canales y responsables del auditado (guías) para la comunicación así como espacios para intercambio del equipo auditor • Responsabilidades de guías y observadores • 38
  39. 39. AUDITORÍA IN SITU • Recopilación y verificación de la información • Solo información verificable debería ser aceptada como evidencia de auditoría • Los métodos para recolectar información incluyen — entrevistas; — observaciones; — revisión de documentos y registros. • Hallazgos • Pueden ser de conformidad o no conformidad y deben registrarse • Se deben resolver opiniones divergentes relacionadas con la evidencia o hallazgos de auditoría y cualquier punto sin resolver, documentarse 39
  40. 40. AUDITORÍA IN SITU • Preparación de conclusiones. El equipo auditor debe: • revisar los hallazgos de la auditoría y toda información recopilada • llegar a un acuerdo respecto a las conclusiones • preparar recomendaciones, si esto está especificado en el plan • Se debe contestar: 40 • Reunión final • Presentar hallazgos y conclusiones de la auditoría • Si los objetivos lo explicitan, pueden presentarse recomendaciones • Agradecer la colaboración del auditado Existe un sistema? Está implementado? Es eficaz?
  41. 41. INFORME DE AUDITORÍA Y FIN • El reporte de auditoría debería proveer un registro complete, exacto, conciso y claro debería incluir : • los objetivos y alcance de la auditoría; • identificación del equipo auditor y los participantes del auditado; • las fechas y los lugares donde se realizaron las actividades • los criterios de auditoría; • los hallazgos de la auditoría y la evidencia relacionada; • las conclusiones de la auditoría; • una declaración sobre el grado en que se han cumplido los criterios de la auditoría. • Aprobación y distribución del Informe 41
  42. 42. MÉTODOS DE AUDITORÍA 42
  43. 43. IMPLEMENTACIÓN ACCIONES CORRECTIVAS  La auditoría ya terminó, ahora queda en el auditado proponer e implementar acciones 43 No Conformidad u Oportunidad de mejora ALCANCE DISPOSICIÓN ANÁLISIS EFECTIVIDAD ACCIONES CORRECTIVAS CAUSA ACCIÓN CORRECTIVA VERIFICACIÓN Auditado Según Programa
  44. 44. TAREA DEL AUDITADO  Análisis del alcance  ¿Es solamente este problema puntual o abarca otros puntos u otros sectores?  Analizo todas las NC similares que pueda tener  ¿Qué hago con la NC encontrada?  Corregir: Resolver el problema puntual  Análisis de la Causa raíz  ¿Qué paso para que se genere la NC?  Analizo todas las causas posibles, distinguiendo cuál es la causa raíz del problema  ¿Qué Acción correctiva puedo aplicar?  En algunos casos se pude solucionar la NC, en otros, sólo voy a poder controlarla.  En este punto debo definir: Acciones a seguir, Responsables y plazos 44 Veamos en el archivo eliminación del incumplimiento una pequeña historia de cuales pueden ser los problemas cuando no se realiza un buen análisis de la causa raíz
  45. 45. SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA El seguimiento lo define el programa de auditoría, puede ser realizado por encargado del programa, del sistema, por el auditor líder, en la auditoría siguiente o como lo defina la organización. Debe responder:  ¿Desapareció la NC? ¿Fue efectiva la AC?  Este punto es de seguimiento del problema.  A raíz del análisis el auditado puede proponer acciones preventivas  Se debe realizar un Análisis crítico  El último paso es evaluar qué tan efectivas fueron las acciones que se propusieron e implementaron para eliminar las acciones correctivas.  Este punto debe analizarse dejando un lapso de tiempo respecto de la auditoría necesario para verificar que no se repitieron las no conformidades. 45
  46. 46. RECUERDE, UNA AUDITORÍA DEBE PODER ESTABLECER EN CADA PROCESO O ÁREA AUDITADA 46 Es eficaz? Está implementado? Existe un sistema?

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