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PRESUPUESTO DE EMPRESAS/ PLANIFICACION Y PRESUPUESTO I
UNIDAD I: ASPECTOS GENERALES Y FUNDAMENTOS DEL
PRESUPUESTO
CONTENIDO:
FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO. PLANIFICACIÓN Y CONTROL
ADMINISTRATIVO.
FUNDAMENTOS DEL PRESUPUESTO:
Definición
Propósito y Naturaleza.
Funciones
Objetivos
Importancia
Clasificación
Principios.
Elementos principales
PROCESO DE PLANIFICACIÓN PRESUPUESTARIA
ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
PRESUPUESTO BASE CERO.
PRESUPUESTO POR PROGRAMAS Y PROYECTOS.
CONTROL PRESUPUESTARIO
SISTEMA PRESUPUESTARIO EMPRESARIAL
PRESUPUESTO MAESTRO
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PRESUPUESTO DE EMPRESAS/ PLANIFICACION Y PRESUPUESTO I
FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO. PLANIFICACIÓN Y CONTROL
ADMINISTRATIVO
La función de los buenos presupuestos en la administración de un negocio se comprende mejor
cuando éstos se relacionan con los fundamentos de la administración misma, o sea, como parte
de las funciones administrativas: Planeación, Organización Coordinación, Dirección y Control.
La Planeación y el Control como funciones de las gestiones administrativas se materializan en
el proceso de elaboración de un presupuesto. Además, la organización, la coordinación y la
dirección permiten asignar recursos y poner en marcha los planes con el fin de alcanzar los
objetivos.
El Control Presupuestario es el medio de mantener el plan de operaciones dentro de los límites
preestablecidos. Mediante él se comparan los resultados reales frente a los presupuestos, se
determina las variaciones y se suministran a la administración elementos de juicio para la
aplicación de acciones correctivas.
ORGANIZACIÓN: Estructurar técnicamente las funciones y actividades de los recursos
humanos y materiales buscando eficiencia y productividad.
COORDINACIÓN: Buscar equilibrio entre las diferentes áreas departamentos y secciones de la
empresa.
DIRECCIÓN: Guiar las acciones de los subordinados según los planes que están de acuerdo
con las necesidades y requerimientos del mercado.
CONTROL: Medir si los propósitos, planes y programas se cumplen y buscar correctivos en las
variaciones.: Monitoreo, Seguimiento, Acompañamiento.
PREVISIÓN Y PLANEACIÓN: Anticipar lo que ha de suceder en diferentes escenarios.
Conocer el camino a seguir, interrelacionar actividades, establecer objetivos y dar una
adecuada organizada.
Sin presupuesto, la dirección de una empresa no se sabe hacia cuál meta debe dirigirse, no
puede precisar los campos de la inversión que merecen financiarse, puede incurrir en la
administración incorrecta de los recursos económicos, no tiene bases sólidas para emplear la
capacidad instalada de producción de los objetivos. La ausencia de presupuestos imposibilita
cuestionar los resultados conseguidos en cuanto a ventas, abastecimientos, producción y/o
utilidades.
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PRESUPUESTO DE EMPRESAS/ PLANIFICACION Y PRESUPUESTO I
DETERMINACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS EMPRESARIALES
El diagnóstico interno representa un factor fundamental del planeamiento, el cual adquiere
expresión monetaria mediante el presupuesto. En efecto, las variables relacionadas a
continuación son importantes en el trabajo desarrollado para que los planes tengan
dimensiones cuantitativas y monetarias:
• Situación Financiera: El estado financiero de las empresas con respecto al
endeudamiento, la liquidez, la valorización de las propiedades y los índices de
rentabilidad, repercuten sobre las posibilidades de captar capitales, conseguir créditos o
gestionar la concesión de plazos por parte de los proveedores de bienes o servicios.
• Eficiencia y productividad: La eficiencia comprende las acciones puestas en práctica
para minimizar el tiempo invertido entre la adquisición de insumos y la comercialización
de productos, en tanto que la productividad se expresa como la producción por hora-
hombre y hora-máquina. Estos resultados dependen de elementos como la
actualización tecnológica, la distribución funcional de la planta y la destreza de la mano
de obra. Los índices de eficiencia, que guardan estrecha relación con el sistema
logístico y la naturaleza de los procedimientos administrativos, y los coeficientes de
productividad tienen influencia notable sobre los costos y, por ende, sobre la fijación de
los precios.
• Actualización tecnológica: En virtud de la influencia ejercida por el desarrollo
tecnológico industrial sobre los cortos, la intensidad del reproceso y la capacidad de los
productos, es comprensible su influencia en los presupuestos comerciales, sujetos a la
competitividad en precios y calidades.
• Políticas gerenciales: En el financiamiento, el camino seleccionado para respaldar la
operación normal o la expansión de actividades afectará en el presupuesto, dada la
influencia de los diversos canales de financiamiento sobre la amortización de capitales,
el reconocimiento de los dividendos y la cancelación de los intereses.
En cuanto a la evaluación del entorno, en vista que ninguna empresa puede abstenerse del
medio en que se desenvuelve, en los planes y los presupuestos se deben tener en cuenta
aspectos del entorno, como las ejecuciones de los competidores nacionales e internacionales,
las prácticas comerciales impuestas por los canales de abastecimiento, las condiciones
crediticias instauradas por las instituciones financieras, el comportamiento de la inflación y la
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devaluación y las tasas de interés, y las políticas establecidas por el gobierno en las áreas
tributaria, salarial, de seguridad social y de comercio exterior.
En cuanto al aspecto mercantil, las expectativas se centran en el estudio detallado de las
fortalezas y debilidades que tiene la empresa para enfrentar las compañías rivales y, por tanto,
se impone la evaluación de parámetros como la imagen de la marca, los gustos y preferencias
de los consumidores, las habilidades de la fuerza de ventas, las calidades y los precios, el
prestigio de la empresa y las tendencias de participación en el mercado donde se actúa.
Cuando se hace el diagnóstico del entorno, incorpora dos clases de variables que afectan de
manera significativa el comportamiento de la empresa: las que dependen de la administración,
denominada controlables, y las que no, denominadas no controlables (estas últimas
representan graves riesgos o amenazas para la empresa).
TECNOLOGICO
DEMOGRAFICO
JURIDICO COMPRAS PERSONAL
PRODUCCION Gerencia: FINANZAS
• Prevé CULTURAL
POLITICO • Planea
• Organiza
VENTAS • Integra
• Dirige INVERSION
• Controla
ECONOMICO
Y DEL ECOLOGICO
MERCADO
DIAGNÓSTICO INTERNO
FORTALEZAS Y BEBILIDADES
DIAGNÓSTICO EXTERNO
OPORTUNIDADES Y
AMENAZAS
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Variables Controlables Variables No Controlables
Objetivos Gustos del consumidor
Estrategias competitivas Disposiciones gubernamentales
Políticas gerenciales Inflación y devaluación
Proyectos de inversión Tasas de interés
Calidad del producto Estabilidad política
Canales de distribución Ingreso per cápita del consumidor
Campañas publicitarias Acciones de la competencia
Sistemas de producción Tendencias demográficas
DEFINICIÓN DE PRESUPUESTO
Antes de poder definir lo que es un presupuesto, es necesario tener una idea de cuál es su
papel y su relación con el proceso gerencial. Pocas veces (y nunca con éxito) un presupuesto
es algo aislado más bien es un resultado del proceso gerencial que consiste en establecer
objetivos y estrategias y en elaborar planes. En especial, se encuentra íntimamente
relacionado con la planeación financiera.
Por lo tanto, el presupuesto puede considerarse una parte importante del clásico ciclo
administrativo de planear, actuar y controlar o, más específicamente, como parte de un sistema
total de administración que incluye:
Formulación y puesta en práctica de estrategias.
Sistemas de Planeación.
Sistemas Presupuestales.
Organización.
Sistemas de Producción y Mercadotecnia.
Sistemas de Información y Control.
Con base en lo anterior y de manera muy amplia, un presupuesto puede definirse como la
presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o una
estrategia. A propósito, esta definición hace una distinción entre la contabilidad tradicional y los
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presupuestos, en el sentido de que estos últimos están orientados hacia el futuro y no hacia el
pasado, aún cuando en su función de control, el presupuesto para un período anterior pueda
compararse con los resultados reales (pasados).
Con toda intención, esta definición tampoco establece límite de tiempo si bien por costumbre los
presupuestos se elaboran por meses, años o algún otro lapso. Pueden, sin embargo, referirse
fácilmente a un solo artículo o proyecto; a propósito, esta definición no implica que el
presupuesto deba establecerse en términos financieros, a pesar de que esa es la costumbre.
En este sentido cabe mencionar que los sistemas presupuestales completos pueden incluir, y
de hecho lo hacen, renglones como la mano de obra, materiales, tiempo y otras informaciones.
En la práctica, los sistemas administrativos no se encuentran tan claramente definidos y a
menudo se entrelazan con mayor o menor grado. En empresas pequeñas no es raro que el
mismo grupo maneje tanto la contabilidad como los presupuestos. Pocas veces se lleva a cabo
la tarea gerencial como ese paquete limpio y ordenado que teóricamente se presenta. Por lo
general los directivos y gerentes se enfrentan a una actividad de equilibrio complejo para la cual
el juicio es un factor crítico.
Es evidente la íntima relación entre la planeación y el presupuesto y no es raro encontrar que
utilizan indistintamente términos como presupuesto, plan anual de la empresa. Como se dijo, el
presupuesto es resultado de algún tipo de plan o está basado en él, sea éste explícito o bien
algo que se encuentra en las mentes de los directivos.
PROPÓSITO Y NATURALEZA DE LOS PRESUPUESTOS
En la búsqueda de estabilizar las actividades de las empresas públicas y privadas se han
venido desarrollando desde finales del siglo XIX, normas y principios para administrar los
esfuerzos colectivos y alcanzar mejores logros.
Toda empresa, con o sin ánimo de lucro, está siempre interesada en conseguir un fin
determinado por unas metas y unos objetivos. Para poner en claro estos objetivos y metas se
desarrollaron unas mecánicas, unas técnicas y unos fundamentos que integrados en una sola
cosa dieron por resultado lo que se conoce como Presupuestos. Hay quienes desdeñan esta
herramienta utilizada en el manejo de la administración empresarial argumentando que
depende del pronóstico de acontecimientos futuros que no pueden preverse con exactitud, pero
a mayoría de los administradores modernos consideran los presupuestos como una de las
principales armas con que cuentan para el manejo eficaz de sus negocios.
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El interés creciente en sistemas presupuestarios modernos se explica en parte por los cambios
constantes que se dan en las situaciones políticas y económicas nacionales y mundiales. Una
manera segura de disminuir el riesgo generado en lo anterior, es utilizar programas de
planeación y control de utilidades (presupuestos) formalmente establecidos. Un plan
presupuestal bien establecido proporciona a las administraciones programas eficientes basados
en los estudios de toda la organización.
FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS
Las funciones que desempeñan los presupuestos dependen en gran parte de la propia dirección
de la empresa. Las necesidades y expectativas de los directivos y el uso que hagan de los
presupuestos, están fuertemente influidos por una serie de factores relacionados con los
antecedentes gerenciales y con el sistema empresarial. Este tema se tratará en la siguiente
sección, una vez que hayamos considerado lo que la dirección espera de la actividad
presupuestal.
De manera ideal la dirección espera que la función presupuestal proporcione:
1. Una herramienta analítica, precisa y oportuna.
2. La capacidad para pretender el desempeño.
3. El soporte para la asignación de recursos.
4. La capacidad para controlar el desempeño real en curso.
5. Advertencias de las desviaciones respecto a los pronósticos.
6. Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros.
7. Capacidad para emplear el desempeño pasado como guía o instrumento de aprendizaje.
8. Concepción comprensible, que conduzca a un consenso y al respaldo del presupuesto
anual.
OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO
Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.
Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.
Coordinar y relacionar las actividades de la organización.
Lograr los resultados de las operaciones periódicas.
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IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS
Las organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre,
por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el mercado competitivo,
puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir.
Es decir, cuanto menor sea el grado de acierto de predicción o de acierto, mayor será la
investigación que debe realizarse sobre la influencia que ejercerá los factores no controlables
por la gerencia sobre los resultados finales de un negocio. El presupuesto surge como
herramienta moderna del planteamiento y control al reflejar el comportamiento de indicadores
económicos como los enunciados y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos
administrativos contables y financieros de la empresa.
Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de
la organización, además de:
Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en
unos límites razonables.
Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y
direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.
Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de
personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación
una vez que se hayan completado los planes y programas.
Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades
totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los
varios componentes y alternativas la importancia necesaria.
Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado
nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones
presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior
análisis.
CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS
Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. El orden de prioridades que
se les dé depende de las necesidades del usuario.
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Ver el cuadro sinóptico siguiente:
1. Según la Flexibilidad.
− Rígidos, Estáticos, Fijos o Asignados
− Flexibles o Variables.
2. Según el período que cubran
− A Corto Plazo.
CLASIFICACIÓN − A Largo plazo.
DEL 3. Según el campo de aplicabilidad en la
empresa
PRESUPUESTO − De Operación o Económicos.
− Financieros (tesorería y capital).
4. Según el sector en el cual se utilicen
− Público.
− Privado.
− Tercer Sector
SEGÚN SU FLEXIBILIDAD
RÍGIDOS, ESTÁTICOS, FIJOS O ASIGNADOS
Por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado éste, no se
permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efectúa un
control anticipado sin considerar el comportamiento económico, cultural, político, demográfico o
jurídico de la región donde actúa la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al
presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector público.
FLEXIBLES O VARIABLES
Los presupuestos flexibles o variables se elaboran para diferentes de actividad y pueden
adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos, costos
y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia
aplicación en el campo de la presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación,
administrativos y ventas.
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SEGÚN EL PERIODO QUE CUBRAN
A CORTO PLAZO
Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un año.
A LARGO PLAZO
En este campo se ubican los planes de desarrollo del Estado y de las grandes empresas. En el
caso de los planes del Gobierno el horizonte de planteamiento consulta el período presidencial
establecido por normas constitucionales en cada país. Los lineamientos generales de cada plan
suelen sustentarse en consideraciones económicas, como generación de empleo, creación de
infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento
del ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales, capitalización del sistema financiero o,
como ha ocurrido recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales.
SEGÚN EL CAMPO DE APLICABILIDAD EN LA EMPRESA
DE OPERACIÓN O ECONÓMICOS
Incluye la presupuestación de todas las actividades para el período siguiente al cual se elabora
y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de pérdidas y ganancias proyectado. Entre
éstos podrían incluirse:
• Ventas.
• Producción.
• Compras.
• Uso de Materiales.
• Mano de Obra.
• Gastos Operacionales.
FINANCIEROS
Incluye el cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance.
Convienen en este caso destacar el de la caja o tesorería y el de capital también conocido como
de erogaciones capitalizables.
• Presupuesto de Tesorería: Se formula con las estimaciones previstas de fondos
disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización. También se denomina
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presupuesto de caja o efectivo porque consolida las diversas transacciones relacionadas
con las entradas de fondos monetarios o con la salida de fondos líquidos ocasionada por
la congelación de deudas, amortización u otros.
• Presupuesto de Erogaciones Capitalizables: Controla las diferentes inversiones en
activos fijos. Contendrá el importe de las inversiones particulares a la adquisición de
terrenos, la construcción o ampliación de edificios y la compra de maquinaria y equipos.
Sirve para evaluar alternativas de inversión posibles y conocer el monto de los fondos
requeridos y su disponibilidad de tiempo.
SEGÚN EL SECTOR EN DONDE SE UTILICEN
PRESUPUESTOS DEL SECTOR PRIVADO
Los presupuestos del sector público cuantifican los recursos que requieren la operación normal,
la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales. Al
efectuar los estimativos presupuestales se contemplan variables como la remuneración de los
funcionarios que laboran en instituciones del gobierno, los gastos de funcionamiento de las
entidades estatales, la inversión de proyectos de apoyo a la iniciativa privada, la realización de
obras de interés social y la amortización de compromisos ante la banca internacional.
PRESUPUESTOS DEL SECTOR PÚBLICO
Cuando son realizados por el sector público se denominan Presupuestos Públicos, los cuales
son un documentos que tiene forma de Ley Especial y en el cual se estiman los ingresos de que
dispondrá un ente público durante un período de tiempo determinado, que generalmente es un
año, y se autorizan los gastos que esa entidad pública puede efectuar para cumplir con las
metas fijadas.
El Presupuesto Público persigue fines socio-económicos a favor de la colectividad, por lo tanto,
debe estar inspirado en la función social del Estado.
En este sentido, se puede decir que la importancia del Presupuesto Público se enfoca a través
de tres aspectos:
1. Aspecto Económico: refleja el Plan de Gobierno, por lo tanto, la tendencia del mismo
está determinada por la autoridad que lo elabora (PODER EJECUTIVO) y la que lo
aprueba (PODER LEGISLATIVO).
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2. Aspecto Económico: del presupuesto depende, fundamentalmente la Economía del país,
especialmente por la gran dependencia que ejerce el gasto público sobre ella y sobre el
gasto público.
3. Aspecto Jurídico: el presupuesto público debe estar contenido en una Ley, la cual
constituye una ley formal, porque para su aprobación deben cumplirse los requisitos que
la Constitución exige para las Leyes Ordinarias.
Cuando los presupuestos son elaborados por el sector privado se les denominan Presupuestos
Privados o Sistemas Presupuestario Empresarial.
Los utilizan las empresas particulares como base de planificación de las actividades
empresariales.
PRESUPUESTOS DEL TERCER SECTOR
Una organización del tercer sector en una asociación u organización sin ánimo de lucro
constituida para prestar un servicio que mejora o mantiene la calidad de vida de la sociedad;
está conformada por un grupo de personas que aportan trabajo voluntario para liderar y orientar
la entidad; no busca el lucro personal de ninguno de sus miembros, socios y fundadores y
tienen un carácter no gubernamental.
PRINCIPIOS PRESUPUESTARIOS
Se denomina “principios” a una serie de requisitos esenciales que debe contener un
presupuesto para ser considerado como tal.
Estos principios o requisitos que debe cumplir un presupuesto son:
• Universalidad: señala que un presupuesto deberá contener todos los ingresos y los
gastos del ente o nivel al que se este aplicando.
• Unidad: expresa que los presupuestos de los diferentes sectores dentro de un mismo
ente, deben estar perfectamente armonizados y compatibilizados entre si, de tal suerte
de que pueda presentarse un documento unitario que englobe la acción del conjunto.
• Periodicidad: señala de que un presupuesto debe considerar de tiempo bien definido,
sea este un día, una semana n un mes, un año, etc.
• Previsión: contenido en el concepto mismo de presupuesto, señala que este debe
confeccionarse por anticipado.
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• Flexibilidad: señala que un presupuesto debe ser confeccionado y aprobado de tal
forma que permita incorporarse enmiendas, sin que por ello todo el sistema quede
dañado
• Contenido programático: esta íntimamente vinculado a la concepción moderna del
presupuesto, esto es, que este no represente una simple nomina de ingresos y gastos,
sino que además, todo un plan de acción adecuadamente concebido.
• Claridad: Expresa que el presupuesto debe ser presentado en términos tales que no
dejen margen alguno para dudas o interpretaciones personales.
• Detalle (o especificidad): señala que un presupuesto debe contener un cierto grado de
desagregamiento o desglose que permita, por un lado, que el responsable de su
aplicación pueda visualizar rápidamente que les corresponde, y por otro lado, que
permita formarse una idea clara de la naturaleza de las transacciones que se efectuaran.
ELEMENTOS PRINCIPALES DEL PRESUPUESTO
El presupuesto es un plan, lo cual significa que expresa lo que la administración tratará de
realizar.
INTEGRADOR
Indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. Dirigido a cada una de
las áreas de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es indiscutible que el plan o
presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si no se identifica con el
objetivo total de la organización, a este proceso se le conoce como presupuesto maestro,
formado por las diferentes áreas que lo integran.
COORDINADOR
Significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados
conjuntamente y en armonía. En términos monetarios: significa que debe ser expresado en
unidades monetarias.
OPERACIONES
Uno de los objetivos primordiales del presupuesto es el de la determinación de los ingresos que
se pretenden obtener, así como los gastos que se van a producir. Esta información debe
elaborarse en la forma más detallada posible.
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RECURSOS
No es suficiente con conocer los ingresos y gastos del futuro, la empresa debe planear los
recursos necesarios para realizar sus planes de operación, lo cual se logra, con la planeación
financiera que incluya:
Presupuesto de efectivo.
Presupuesto de adiciones de activos.
Dentro de un periodo futuro determinado.
PROCESO DE PLANIFICACIÓN PRESUPUESTARIA
El proceso de planificación presupuestaria de la empresa varía mucho dependiendo del tipo de
organización de que se trate, sin embargo, con carácter general, se puede afirmar que consiste
en un proceso secuencial integrado por las siguientes etapas:
Definición y transmisión de las directrices generales a los responsables de la
preparación de los presupuestos: La dirección general, o la dirección estratégica, es
la responsable de transmitir a cada área de actividad las instrucciones generales, para
que éstas puedan diseñar sus planes, programas, y presupuestos; ello es debido a que
las directrices fijadas a cada área de responsabilidad, o área de actividad, dependen de
la planificación estratégica y de las políticas generales de la empresa fijadas a largo
plazo.
Elaboración de planes, programas y presupuestos: A partir de las directrices
recibidas, y ya aceptadas, cada responsable elaborará el presupuesto considerando las
distintas acciones que deben emprender para poder cumplir los objetivos marcados. Sin
embargo, conviene que al preparar los planes correspondientes a cada área de
actividad, se planteen distintas alternativas que contemplen las posibles variaciones que
puedan producirse en el comportamiento del entorno, o de las variables que vayan a
configurar dichos planes.
Negociación de los presupuestos: La negociación es un proceso que va de abajo
hacia arriba, en donde, a través de fases iterativas sucesivas, cada uno de los niveles
jerárquicos consolida los distintos planes, programas y presupuestos aceptados en los
niveles anteriores.
Coordinación de los presupuestos: A través de este proceso se comprueba la
coherencia de cada uno de los planes y programas, con el fin de introducir, si fuera
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necesario, las modificaciones necesarias y así alcanzar el adecuado equilibrio entre las
distintas áreas.
Aprobación de los presupuestos: La aprobación, por parte de la dirección general, de
las previsiones que han ido realizando los distintos responsables supone evaluar los
objetivos que pretende alcanzar la entidad a corto plazo, así como los resultados
previstos en base de la actividad que se va a desarrollar.
Seguimiento y actualización de los presupuestos: Una vez aprobado el presupuesto
es necesario llevar a cabo un seguimiento o un control de la evolución de cada una de
las variables que lo han configurado y proceder a compararlo con las previsiones. Este
seguimiento permitirá corregir las situaciones y actuaciones desfavorables, y fijar las
nuevas previsiones que pudieran derivarse del nuevo contexto.
ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
Si se busca que el empresario recurra al presupuesto como herramienta de planeamiento y
control, deben considerarse las etapas siguientes en su preparación, cuando se tenga
implantado el sistema o cuando se trate de implementarlo.
1. Pre iniciación: En esta etapa se evalúan los resultados obtenidos en vigencias
anteriores, se analizan las tendencias de los principales indicadores empleados para
calificar la gestión gerencial (ventas, costos, precios de las acciones en el mercado,
márgenes de utilidad, rentabilidad, participación en el mercado, etc), se efectúa la
evaluación de los factores ambientales no controlados por la dirección y se estudia el
comportamiento de las empresa. Este diagnóstico contribuirá a sentar los fundamentos
del planeamiento, estratégico y táctico, de manera que exista objetividad al tomar
decisiones en los campos siguientes:
Selección de las estrategias competitivas: liderazgo en costos y/o diferenciación.
Selección de las operaciones de crecimiento: intensivo, integrado o diversificado.
2. Elaboración del presupuesto: Con base en los planes aprobados para cada nivel
funcional por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual los mismos
adquieren dimensión monetaria en términos presupuestales; se procede según las
pautas siguientes:
En el campo de las ventas: su valor dependerá de las perspectivas de los
volúmenes a comercializar previstos y de los precios. Para garantizar el alcance de
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los objetivos mercantiles se tomarán decisiones inherentes a los medios de
distribución, los canales promocionales y la política crediticia
En el frente productivo: se programarán las cantidades a fabricar o ensamblar,
según los estimativos de ventas y las políticas sobre inventarios.
Con base en los programas de producción y en las políticas que regulan los
niveles de inventarios: de materias primas, insumos o componentes, se calculan
las compras en términos cuantitativos y monetarios.
Con base en los requerimientos del personal planteados por cada jefatura:
según los criterios de la remuneración y las disposiciones gubernamentales que
gravitan sobre ella, la jefatura de relaciones industriales o de recursos humanos
debe preparar el presupuesto de la nómina en todos los órdenes administrativos y
operativos.
Los proyectos de inversión especiales: demandarán un tratamiento especial
relacionado con la cuantificación de recursos.
En competencia de los encargados de la función presupuestal: recopilar la
información de la operación normal y los programas que ameriten inversiones
adicionales. El presupuestado consolidado se remitirá a la gerencia o presidencia
con los comentarios y las recomendaciones pertinentes.
Analizado el presupuesto y discutidas sus conveniencias financieras, se procede a ajustarlos,
publicarlo y difundirlo.
3. Ejecución: Se relaciona con la “puesta en marcha de los planes” y con el consecuente
interés de alcanzar los objetivos trazados, con el comité de presupuestados como el
principal impulsor, debido a que si sus miembros no escatiman los esfuerzos cuando se
busca el empleo eficiente de los recursos físicos, financieros y humanos colocados a su
disposición, es factible el cumplimiento cabal de las metas y propuestas.
4. Control: monitoreo, seguimiento y acompañamiento en tiempo real: Esta etapa se
utiliza para determinar hasta que punto puede marchar la empresa con el presupuesto
como patrón de medida. Por ello, mediante el ejercicio cotidiano del control se enfrentan
los pronósticos con la realidad.
5. Evaluación: Al culminar el período para el cual se elaboró el presupuesto, se prepara
un informe crítico de los resultados obtenidos que contendrá no sólo las variaciones sino
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el comportamiento de todas y cada una de las funciones y actividades empresariales.
Será necesario analizar las fallas en cada una de las etapas iniciales y reconocer los
éxitos, al juzgarse que esta clase de acciones son importantes como plataforma para
vencer la resistencia al planteamiento materializado en presupuestos.
TIPOS DE PRESUPUESTO
Con la finalidad de abordar los aspectos que se consideran básicos dentro de cada una de
las técnicas empleadas se describen a continuación las características más resaltantes de los
sistemas de Presupuesto Tradicional, Presupuesto por Programas, Planeamiento-
Programación-Presupuestación (PPBS), y Presupuesto Base Cero.
1. Presupuesto Tradicional: el fundamento del presupuesto tradicional es la asignación
de los recursos tomando en cuenta, básicamente, la adquisición de los bienes y servicios según
su naturaleza o destino, sin ofrecer la posibilidad de correlacionar tales bienes con las metas u
objetivos que se pretenden alcanzar. Es sólo un instrumento financiero y de control. Por otra
parte, la metodología de análisis que emplea es muy rudimentaria, fundamentándose más en la
intuición que en la razón, es decir, que las acciones que realizan las diferentes instituciones no
están vinculadas a un proceso consciente y racional de planificación.
Otra desventaja que ofrece el método tradicional es que los usuarios del documento
presupuestario, no dispone de la información suficiente que le permita observar en que se
utilizan los ingresos que se recaudan por los diversos conceptos.
2. Presupuesto por Programas: aparece para dar respuesta a las contradicciones
implícitas en el Presupuesto Tradicional y en especial para que el Estado y las instituciones que
lo integran dispongan de un instrumento programático que vincule la producción de los bienes y
servicios a alcanzar con los objetivos y metas previstas en los planes de desarrollo.
3. Sistema de Planeamiento-Programación-Presupuestación (PPBS) La otra forma que
se ha utilizado para presupuestar dentro del sector público, ha sido la conocida como
"Planeación-Programación-Presupuestación (PPBS)", empleada originalmente por los Estados
Unidos de Norteamérica como una manera de disponer criterios efectivos para la toma de
decisiones, en la asignación y distribución de los recursos tanto físicos como financieros en los
diferentes organismos públicos.
4. Presupuesto Base Cero: Esta técnica presupuestaria es de reciente data. Comienza a
utilizarse a partir de 1973 en algunas entidades federales del gobierno Norteamericano, la
nueva metodología pretende determinar si las acciones que desarrollan los diferentes órganos
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que conforman el Estado son eficientes. Si se deben suprimir o reducir ciertas acciones con el
fin de propiciar la atención de otras que se consideran más prioritarias
PRESUPUESTO BASE CERO
El presupuesto base cero es un proceso presupuestario aplicado tanto en el gestión empresarial
como en los programas presupuestarios públicos que exige a cada gestor justificar
detalladamente la totalidad de sus peticiones presupuestarias, debiendo justificarse la
necesidad de cada importe a gastar. El procedimiento debe identificar todas las actividades en
grupos de decisión que son evaluados y ordenados según su prioridad.
Se realiza sin tomar en consideración las experiencias habidas. Este presupuesto es
especialmente útil ante la desmedida y continua elevación de los precios, las exigencias de
actualización, de cambio y por el aumento continuo de costes en todos los niveles. Resulta muy
costoso y con información extemporánea, pero que sirve para evitar vicios, repeticiones y
obsolescencia.
VENTAJAS E INCONVENIENTES
VENTAJAS
1. Mientras que el Presupuesto base cero analiza los todos los gastos, incluidos los ya
existentes, el resto de los sistemas realiza un análisis sólo de las nuevas decisiones de
gasto.
2. El horizonte temporal del PPBC es más amplio que el anual.
3. Se trata de partir de cero cada año, de modo que se vuelva a justificar todas las partidas
del nuevo presupuesto y no se negocie el incremento sobre el presupuesto del año
anterior sin más. En el caso del sector público, esto conlleva la ordenación por
prioridades de las actividades del Sector Público, con un detalle analítico de las distintas
formas de alcanzar cada objetivo.
INCONVENIENTES
1. Necesidad de una planificación adecuada antes de su puesta en marcha.
2. Su aplicación estricta y sin planificación absorbe una enorme utilización de tiempo.
3. En su aplicación se ha detectado la utilización de datos inútiles y la duplicidad de
esfuerzos en distintos niveles del proceso.
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PRESUPUESTO POR PROGRAMAS Y PROYECTOS
Se conoce como Presupuesto al sistema mediante el cual se elabora, aprueba, coordina la
ejecución, controla y evalúa la producción pública (Bien o Servicio) de una institución, sector o
región, en función de las políticas de desarrollo previstas en los Planes.
El Presupuesto por Programas es un conjunto de técnicas y procedimientos que
sistemáticamente ordenados en forma de programas y proyectos, muestran las tareas a
efectuar, señalando objetivos específicos y sus costos de ejecución, además de racionalizar el
gasto público, mejorando la selección de las actividades gubernamentales.
El Presupuesto por Programas es el instrumento que cumple el propósito de combinar los
recursos disponibles en el futuro inmediato, con metas a corto plazo, creadas para la ejecución
de los objetivos de largo y mediano plazos.
La técnica debe incluir además, en forma expresa, todos los elementos de la programación
(objetivos, metas, volúmenes de trabajo, recursos reales y financieros) que justifiquen y
garanticen el logro de los objetivos previstos.
Así concebido el presupuesto se constituye en un excelente instrumento de gobierno,
administración y planificación.
BASE TEÓRICA DEL PRESUPUESTO POR PROGRAMAS:
El presupuesto es un medio para prever y decidir la producción que se va a realizar en un
período determinado, así como para asignar formalmente los recursos que esa producción
exige en la praxis de una institución, Sector o Región. Este carácter práctico del presupuesto
implica que debe concebírselo como un sistema administrativo que se materializa por etapas:
formulación, discusión y sanción, ejecución, control y evaluación.
Bajo este enfoque, el presupuesto debe cumplir con los siguientes requisitos:
Primero: El presupuesto debe ser agregable y des-agregable en centros de producción, donde
el producto de cada centro debe ser excluyente de cualquier otro producto, de cualquier otro
centro de producción de su mismo ámbito. De no ser así, el total de asignación de recursos que
se exprese el nivel del gasto presupuestario no tendría significado y encerraría duplicaciones y
confusiones.
Segundo: Las relaciones entre los recursos asignados y los productos resultantes de esa
asignación deben ser perfectamente definidas; no puede haber dudas sobre el producto que se
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persigue con determinada asignación de recursos y un mismo recurso o parte fraccionable del
mismo no puede ser requisito presupuestario de dos o más productos.
Tercero: La asignación de recursos para obtener los productos, que directamente requieren los
objetivos de las políticas (productos terminales) exige también de la asignación de recursos
para lograr otros productos que permitan o apoyen la producción de los productos terminales
(productos intermedios). De manera que, una parte de la producción expresada en el
presupuesto es un requisito directo de las políticas y otra parte sólo es un requisito indirecto de
tales políticas.
Cuarto: El presupuesto debe expresar la red de producción donde cada producto es
condicionado y, a la vez, condiciona a otros productos de la red, existiendo así unas
determinadas relaciones de coherencia entre las diversas producciones que se presupuestan.
CONTROL PRESUPUESTARIO
El control presupuestario, es un proceso que permite evaluar la actuación y el rendimiento o
resultado obtenido en cada centro; para ello se establecen las comparaciones entre las
realizaciones y los objetivos iniciales recogidos en los presupuestos, a las que suele
denominarse variaciones o desviaciones.
La presupuestación y el control son por tanto procesos complementarios dado que la
presupuestación define objetivos previstos, los cuales tienen valor cuando exista un plan que
facilite su consecución (medios), mientras que la característica definitoria del control
presupuestario es la comparación entre la programación y la ejecución, debiéndose realizar de
forma metódica y regular.
El eje fundamental del control presupuestario se centra en la información necesaria acerca del
nivel deseado de rendimiento, el nivel real y la desviación. Además es necesaria la acción para
poner en marcha los planes y modificar las actividades futuras. El control presupuestario, por
tanto, va mucho más allá de la mera localización de una variación.
La implantación de un mecanismo de control a través del presupuesto supone comparar los
resultados con los correspondientes programas, y si no coinciden deberán analizarse las
causas de tales diferencias. En este contexto, pues, para ejercer un control eficaz deben
realizarse las siguientes consideraciones:
Todo lo que ha sido objeto de una programación debe ser objeto de control.
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Toda desviación entre programas y ejecución del presupuesto tiene un motivo que hay
que analizar y que puede deberse a un fallo en la programación, un defecto en la
ejecución o a ambas razones.
Toda desviación debe ser asignada a un responsable concreto, lo que requerirá llevar a
cabo un análisis minucioso de dicha desviación.
Las desviaciones pueden exigir medidas de corrección; es decir, el fin último del control
presupuestario no es transmitir temor a los directivos, sino hacerles ver las deficiencias
que se han producido y sugerirles las acciones correctoras a emprender.
SISTEMA PRESUPUESTARIO EMPRESARIAL
En términos generales, podemos definir el Presupuesto como una expresión cuantitativa de las
actividades que debe realizar una organización para alcanzar determinadas metas.
Los presupuestos son realizados tanto en el sector público como en el sector privado. Como se
ha estudiado hasta ahora cuando son realizados por el sector público se denominan
Presupuestos Públicos, mientras que los elaborados por el sector privado se les llama
Presupuestos Privados o Sistema Presupuestario Empresarial.
DEFINICIÓN
Es un plan cuidadosamente elaborado de las condiciones futuras de un negocio, el cual debe
abarcar las coordinaciones de todas las funciones de la empresa, así como también, un estudio
y comparación de los resultados reales con las cifras presupuestadas para interpretar las
causas de las discrepancias.
OBJETIVOS
El Sistema Presupuestario Empresarial tiene como objetivos optimizar las ganancias de la
empresa ya que está orientado por la fusión de lucro de ésta a favor de sus dueños.
IMPORTANCIA
Constituye una herramienta de incalculable valor para la toma de decisiones y para la
evaluación y control de las actividades de la empresa ya que permite:
1. La Planificación: implica el establecimiento de las metas de la empresa y las estrategias
a seguir para alcanzarlas.
2. La Coordinación: se refiere a la sincronización de las estrategias individuales de cada
departamento con la finalidad de alcanzar las metas de la empresa.
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3. El Control: implica el seguimiento de los resultados reales para compararlos con los
presupuestados de manera que si existen diferencias se tomen las medidas correctivas
oportunamente.
REQUISITOS PARA SU INSTALACIÓN
Para el Sistema Presupuestario Empresarial funcione adecuadamente es necesario que la
empresa cumpla como mínimo con los siguientes requisitos:
a. Contar con un Comité Presupuestario: éste es un cuerpo integrado por los ejecutivos de
alto nivel jerárquico y por los jefes de departamentos, quienes serán responsables de
que las cifras presupuestadas sean determinadas y coordinadas de una manera realista.
Entre sus principales funciones, tenemos:
• Recibir y revisar todas las estimaciones presupuestarias de los departamentos a
quienes asesorará y les propondrá las modificaciones y sugerencias pertinentes.
• Aprobar los presupuestos y las últimas revisiones.
b. Establecer los períodos que conformarán el presupuesto: En este sentido, los
presupuestos pueden cubrir diferentes períodos. Por ejemplo, los presupuestos de
Operación cubren, normalmente, el período de un año o menos, mientras que los
presupuestos para cambios de planta o productos pueden cubrir períodos de dos o más
años.
c. Contar con un sistema contable adecuado: esto es de suma importancias a la hora de
implementar el Sistema Presupuestario Empresarial, porque:
• La contabilidad es la que va a proporcionar los datos históricos que serán
requeridos para hacer las predicciones;
• El plan financiero del Sistema Presupuestario Empresarial está estructurado en
un formato contable y;
• Los datos reales utilizados en la medición de los resultados son proporcionados,
en gran parte por el sistema contable.
ETAPAS PARA SU PREPARACIÓN
Comprende dos etapas:
a. La primera, denominada PLAN SUSTANTIVO, consiste en:
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I. Establecimiento de los objetivos, es decir, de las metas que espera alcanzar la
empresa en el período presupuestado
II. Análisis de los factores o circunstancias que puedan afectar las metas que se ha
propuesto la empresa, en este sentido, hay que analizar los:
• Factores Externos: Son los que se encuentran fuera del ámbito de la
empresa y, por tanto, no los puede modificar sino controlar o adaptarse a
ellos. Entre ellos tenemos: las preferencias de los consumidores, la
competencia, las leyes y decretos del Gobierno Nacional, Regional y
Municipal, la inflación y la devaluación, la temporada.
• Factores Internos: se encuentran dentro del ámbito de la empresa, por lo
tanto, pueden ser modificados o controlados. Como ejemplo, tenemos: la
capacidad de producción, la calidad, los recursos humanos, y financieros,
etc.
III. Desarrollo de las estrategias o actividades que ha de llevar a cabo la empresa
para alcanzar los objetivos fijados.
IV. Coordinación de los objetivos y estrategias, para ellos es necesario que exista
comunicación entre cada uno de de los departamentos involucrados en el
proceso para que los objetivos de cada departamento estén en concordancia con
los de los otros departamentos. Por ejemplo, el departamento de ventas no
puede fijar sus metas sin tomar en consideración la opinión del departamento de
producción; asimismo, el departamento de producción no puede fijar sus metas
sin considerar al departamento de compras, al de personal, etc.
b. La segunda etapa, denominada PLAN FINANCIERO, comprende:
I. La formulación: aquí se expresan, cuantitativamente, los objetivos y estrategias
que ha fijado la empresa para cada una de sus funciones y es lo que se conoce
con el nombre de “Elaboración del Presupuesto Maestro”.
II. El control: aquí se le hace el seguimiento a las cifras reales y se comparan con
las presupuestadas de manera que, si existen discrepancias, se tomen las
medidas correctivas oportunamente.
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PRESUPUESTO MAESTRO
De acuerdo a lo dicho anteriormente se puede decir, que el PRESUPUESTO MAESTRO es la
expresión cuantitativamente de todos los objetivos y estrategias que ha fijado la empresa, por lo
tanto, está formado por un conjunto de presupuestos A continuación se muestran los diferentes
presupuestos que, normalmente, debe incluir un Presupuesto Maestro de una empresa
manufacturera:
I. PRESUPUESTOS OPERACIONALES:
Son estimados que en forma directa en proceso tiene que ver con la parte Neurológica
de la Empresa, desde la producción misma hasta los gastos que conlleve ofertar el
producto o servicio.
PRESUPUESTO DE VENTAS
PRESUPUESTO DE PRESUPUESTO DE
PRODUCCIÓN MATERIAL DIRECTO
PRESUPUESTO DEL COSTO PRESUPUESTO DE MANO DE
DE VENTAS OBRA DIRECTA
PRESUPUESTO DE GASTOS PRESUPUESTO DE COSTOS
OPERATIVOS (VENTA Y INDIRECTOS
ADMINISTRACIÓN)
II. PRESUPUESTOS FINANCIEROS:
Consiste en fijar los estimados de inversión de venta, ingresos varios para elaborar al
final un flujo de caja que mida el estado económico y real de la empresa
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PRESUPUESTO DE
EFECTIVO
ESTADO DE RESULTADOS
PROYECTADO
PROYECCIÓN DE ESTADOS
FINANCIEROS
ESTADO DE SITUACIÓN
PROYECTADO
III. PRESUPUESTOS DE INVERSIÓN
Comprende todo el cuadro de renovación de máquina y equipo que se han depreciado
por su uso constante y los medios intangibles orientados a proteger las inversiones
realizadas, ya sea por altos costos o por razones que permitan asegurar el proceso
productivo y ampliar la cobertura de otros mercados.
Comprende:
- Compra activo tangible.
- Compra activo intangible.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS:
Burbano, J. (2005) PRESUPUESTOS. Enfoque de gestión, planeación y control de recursos.
Colombia: Mc Graw Hill.
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