El documento proporciona instrucciones sobre cómo elaborar correspondencia profesional de manera efectiva. Recomienda usar formato y estilo simple, como márgenes y espaciado consistentes, párrafos cortos y claros, y evitar frases redundantes o en desuso. También cubre temas como el uso apropiado de números, porcentajes, abreviaturas y saludos formales.

1. ALGUNOS ASPECTOS QUE SE DEBEN TOMAR EN CUENTA AL MOMENTO DE ELABORAR UNA CORRESPONDENCIA <br />1.- Toda carta deberá ir escrita a espacio sencillo, independientemente del tamaño del texto (con letra tipo Arial No. 11)<br />2.- Los márgenes dentro de la página, para el área de texto serán. 4 cm. a la izquierda y 3 cm. a la derecha; en el margen superior 4 cm. y margen inferior será de 3 cm.<br />3.- Un buen personal de oficina domina las reglas básicas de la ortografía.<br />4.- Se deben redactar párrafos cortos (máximo 8 líneas), que irán precedidos o no de sangría, dependiendo del estilo o tipo de la carta.<br />5.- Es norma pulcra dejar una línea en blanco entre párrafos.<br />6.- Cuando la despedida consiste en una sola palabra, ésta va seguida de coma (,) Ejemplo: Atentamente, Cordialmente, Muy atentamente, <br />7.- La firma se hará de puño y letra, inmediatamente después de la despedida, sobre la antefirma, con TINTA AZUL. Evite el uso de bolígrafos o tintas de otro color.<br />8.- Evite expresiones como: quot;
cien aniversarioquot;
o quot;
quinientos aniversarioquot;
. Elija correctamente los números:<br />Cardinales: Uno, dos, tres, cuatro, cinco, etc.Ordinales: Primero, segundo, tercero, cuarto, quinto, etc.Partitivos: Mitad, tercio, cuarto, etc.<br />Conviene conocer lo signos matemáticos más frecuentes, cuando el ordinal acompaña directamente al nombre, evite las cifras a favor de las letras. Los ordinales primero y tercero del masculino pierden la quot;
oquot;
final.<br />9.- La numeración romana se utiliza principalmente para señalar siglos, el orden de sucesión de los reyes o capítulos, departamentos, partes de una cosa, etc.<br />Estos números deben escribirse siempre en letras versales o mayúsculas. <br />Ejemplo: Siglo XIX Rey V Capítulo ISiglo XX Enrique VIII Capítulo VIISiglo XXI Juan Pablo II Título III<br />Además de la uniformidad debe mantenerse un criterio lógico. Y así cuando las cantidades sean muy abundantes, debe recurrirse a las cifras; pero si solo se refiere a una cantidad dentro del texto, hay que preferir las letras.<br />10.- La escritura de los porcentajes. El error más frecuente consiste en escribir quot;
cien por cienquot;
o quot;
cien por cientoquot;
, lo correcto es escribir: ciento por ciento. En estas expresiones no debe mezclar cifras y letras.<br />11.- Se debe dejar un espacio entre 100 y el signo tanto por ciento %, pues son dos elementos diferentes; pero el signo tanto por mil es con dos ceros en el divisor 0/00. <br />12.- Un principio básico en relación con las abreviaturas es no abusar de ellas. Utilice solo las necesarias y sobre todo las obligatorias, como: Sr., Sra., Srta., en las direcciones. Sin embargo estas mismas abreviaturas no deben utilizarse en el saludo ni dentro del texto, éstas ocupan un lugar importantísimo en la correspondencia comercial.<br />13.- En los documentos que requieran de parrafeado, se utilizan los siguientes esque- mas (viñetas):<br />CAPÍTULO I TITULO I CAPÍTULO II TÍTULO II CAPÍTULO III TÍTULO III <br />14.- Hay que suprimir todo lo que sea superfluo, sea información u adjetivos. Las muletillas carecen de significado real; pero hay manera de erradicarlas.<br />15.- El uso endémico del GERUNDIO (ando, endo...) es otro fallo del quot;
lenguaje comercialquot;
.<br />16.- Evitar las REDUNDANCIAS o las llamadas quot;
frases con doble refuerzoquot;
, estas consisten en usar dos vocablos con igual significado o en unir adjetivos con significados similares; por otra parte la redacción es confusa y repetitiva.<br />17.- No deben aparecer en sus cartas las siguientes frases o términos en desuso: Agradeciéndole por anticipado En respuesta a Les anticipamos las gracias Prontas noticias Aprovechamos la ocasión Aprovechamos la oportunidad Quedamos a su disposición En espera de Quedo de usted Muy señores nuestros Muy señor mío De nuestra consideración Espero verme honrado Quedamos a sus órdenes Nos complace Ponemos en su conocimiento Con el agrado de siempre Nos es grato Q.e.s.m. (que estrecha su mano) Quedamos a la espera Tener el gusto de Deseando Se hace del conocimiento de Sin más por el momento Quedo atento y seguro servidor Esperando su pronta respuesta Su muy afecto amigo Su affmo. S.s. /su afectísimo y seguro servidor) A su órdenes La presente tiene por objeto Confirmándole Le suplicamos Se sirva notificaciones A la mayor brevedad posible De orden del señor<br />Damos respuesta<br />Se reitera de Ud. Su atto. y affmo. (se reitera de usted su atento y afectísimo) Rogándoles Les anunciamos Les informamos Nos reiteramos gustosos Nos permitimos A la espera Habiendo tenido conocimiento Cumplimentando Acuse recibo Adjunto a la presente Agradeciéndole de antemano Aprovecho la oportunidad De los corrientes Debidamente firmada Deseo por este medio Deseo por este medio explicarle El objetivo de la presente En contestación a su carta Es para mí un honor dirigirme Hemos recibido Me despido Me dirijo a usted Me suscribo No omito manifestarle Por medio de la presente Quisiera expresarle Mis agradecimientos Su atento y seguro servidor<br />18.- Algunas frases o términos sustitutos a emplear son: Esperamos que Muchas gracias Anexo Le agradeceré Firmada Me es grato manifestarle que Expreso a usted atentamente Le comunico En relación con Agradezco su Apreciamos su comunicación del Atentamente Cordialmente Me es grato referirme a Respetuosamente Estimados señores Creo oportuno manifestarle Expreso a usted atentamente Le agradezco... gracias por Afectuosamente Hago referencia a su<br />19.- Es preciso despojar a la carta comercial de la pomposidad y la verborrea (charlatanería, cháchara, palabrería). No utilice abreviaturas en la despedida.<br />20.- Tratamientos especiales a personas cuyos cargos signifiquen dignidad, poder o cargos importantes:<br />