Presentación del trabajo final de la asignatura Gerencia de la Comunicación, cursada en el primer semestre de 2009 como parte del programa profesional universitario en Comunicación Social, culminado en diciembre de 2010.

1. Plan Estratégico de
Comunicaciones Escuela
Superior Tecnológica de Artes
Débora Arango

3. Juan Esteban Quintero Galeano
Maribel Montoya Pérez

4. PRESENTACIÓN
Este documento es la guía en la cual deben apoyarse todas las acciones de
comunicación que la ESCUELA SUPERIOR TECNOLÓGICA DE ARTES
DÉBORA ARANGO, dirija hacia sus públicos con fines específicos.

5. Su elaboración responde a un análisis del entorno, tanto interno como externo
de la institución, que permitió formular objetivos, estrategias y actividades
coherentes con los objetivos institucionales expuestos en el PLAN DE
DESARROLLO INSTITUCIONAL de la ESCUELA SUPERIOR
TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO, para el periodo 2007 –
20010.

6. Este texto encuentra asidero más exactamente en el tercer reto del plan
mencionado que se refiere al fortalecimiento de la cultura corporativa, y que en
el componente 3.4.4. acerca de la comunicación interna y externa, plantea como
indicador objetivamente verificable que “para enero de 2009, la Escuela contará
con una unidad organizacional estructurada y con recursos para administrar las
políticas y los procesos de comunicación”.

7. Lo anterior entonces se refiere a la implementación de una oficina de
comunicaciones, la cual para su correcto funcionamiento necesita de un
documento guía elaborado por un profesional de la comunicación, en el que se
establezcan los lineamientos de trabajo para el accionar diario de esta unidad
organizacional. Así nace el presente texto.

8. PÚBLICOS
Todo lo expuesto en el PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIONES de la
ESCUELA SUPERIOR TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO, está
pensado para impactar a los públicos de interés de la institución con acciones
comunicativas, cuya única finalidad sea el posicionamiento de la imagen
institucional. Así, los siguientes son los públicos a los cuales el plan se dirige.

9. PÚBLICO INTERNO
Administrativo: Directores de departamentos, áreas u oficinas. Auxiliares de
departamentos, áreas u oficinas.
Académico: Coordinadores de áreas. Personal docente. Comunidad
estudiantil. Egresados.
Servicios generales: Personal de aseo. Personal de mantenimiento.
Encargados de biblioteca. Encargados de vigilancia. Encargados de cafetería.

10. PÚBLICO EXTERNO
Comunidad del área metropolitana del Valle de Aburrá. Instituciones de
educación media. Medios de comunicación. Gobierno municipal de Envigado.

11. ANÁLISIS DEL ENTORNO
Fortalezas:
La institución cuenta con docentes profesionales capacitados en todas las
disciplinas artísticas.
Existe receptividad por parte de la rectoría de la institución hacia la
implementación de acciones estratégicas para el mejoramiento de la
comunicación en la ESCUELA.

12. Los empleados están comprometidos en el mejoramiento continuo de la
institución.
Existe compromiso por parte de los alumnos para sacar adelante a la institución.
La institución ofrece una excelente formación artística por ciclos propedéuticos.
La institución ha logrado posicionarse en el medio a través de la oferta de cursos
de extensión, proyección cultural y servicios a la comunidad.

13. La Formación Artística Escolar con la cual se muestra a la comunidad los
talentos artísticos de niños, niñas y jóvenes de las instituciones educativas
oficiales del municipio de Envigado.
La comunicación interpersonal establecida entre los diferentes niveles jerárquicos
es muy efectiva.
Apoyo del gobierno municipal.
Proyectos de bienestar institucional.

14. Oportunidades:
Inversión en campañas efectivas de publicidad a través de la prensa, la radio y
televisión, que ayuden al posicionamiento de la imagen institucional.
Creación un medio de comunicación interna, como lo es una emisora o un
boletín institucional.
Trayectoria y experiencia de la
institución en la formación artística por ciclos propedéuticos.

15. Contar con un equipo de trabajo idóneo en el área de comunicaciones.
Organización de eventos que promueven el arte en todas sus expresiones.
Aumento de convenios insterinstitucionales con universidades el inicio del ciclo
de profesionalización de los técnicos y tecnólogos que egresen de la ESCUELA.
Actualización de la página web institucional.

16. Intención de rescatar los valores culturales colombianos a través de la formación
académica.
Son la única institución en ofrecer programas técnicos y tecnológicos
relacionados con las artes a nivel local.
Celebración mensual de la cátedra institucional DÉBORA ARANGO.

17. Debilidades:
La institución no cuenta con un manual de identidad corporativa en el que se
establezcan los parámetros para la utilización del logosímbolo institucional en las
diferentes piezas gráficas que se produzcan con fines comunicativos para los
distintos públicos.
No se optimiza la comunicación y gestión dirigida hacia los usuarios,
proveedores y empleados de la institución.

18. No hay una persona encargada de coordinar los sistemas de comunicación.
Pocos eventos artísticos y culturales organizados por la institución para la
comunidad.

19. Amenazas:
Existencia de otras instituciones dedicadas a la misma actividad económica a
nivel local.
Negación en cuatro oportunidades del registro calificado para los programas
académicos por parte del M.E.N.

20. OBJETIVOS, ESTRATEGIAS Y
ACCIONES
Objetivo General:
Fortalecer la comunicación interna y externa de la ESCUELA SUPERIOR
TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO, mediante el diseño de un
Plan estratégico de comunicaciones que contribuya al cumplimiento de los
propósitos y objetivos institucionales.

21. Objetivo 1: Promover el fortalecimiento de una comunicación horizontal, fluida,
oportuna y clara entre los miembros de la organización, orientada a un
cumplimiento eficiente de sus funciones.
Estrategia: Concientizar a los empleados la importancia de trabajar en equipo y
de crear comunicación interpersonal para obtener buenos resultados en sus
puestos de trabajo.

22. Acción: Generación de una cultura de los “Rituales” corporativos a través de la
celebración de una fecha especial cada mes, en torno a la cual se promoverá la
emisión de mensajes y una decoración innovadora del área de trabajo. Así
mismo, se establecerán dos fechas anuales que contarán con una celebración
especial que integre a toda la organización.

23. Objetivo 2: Estimular día a día el sentido de pertenencia hacia la organización
entre quienes la conforman, además de incentivar el conocimiento de los
diferentes valores de la misma en los empleados y estudiantes, como la misión, la
visión y los objetivos institucionales.
Estrategia: Enseñar de diferentes formas las políticas y filosofías de la ESCUELA
SUPERIOR TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO, a través de una
campaña de mercadeo y publicidad que sensibilice el sentido de pertenencia
hacia la institución.

24. Acciones:
Elaborar encuestas para establecer el grado de conocimiento que sobre la
institución tienen los empleados, docentes y estudiantes. Preguntar por ejemplo
sobre la misión, la visión y otros tópicos.
Fortalecimiento de una identidad institucional de los empleados, docentes y
estudiantes, a través del desarrollo de un programa de comunicación encaminado
a ellos.

25. Objetivo 3: Concientizar a todos los miembros de la ESCUELA SUPERIOR
TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO, sobre la importancia de
comunicar las acciones que cada uno desarrolla, para favorecer así el intercambio
de ideas y la participación.
Estrategia: Enseñar a los miembros de la institución la importancia de la
comunicación en diferentes ámbitos.

26. Acciones:
Invitar a los empleados de la ESCUELA SUPERIOR TECNOLÓGICA DE
ARTES DÉBORA ARANGO, a que se vinculen a la Oficina de Comunicaciones
informando sobre los diferentes acontecimientos de sus compañeros de trabajo.
Igualmente a las secretarias encargadas de las bases de datos del personal.
Enviar por todos los medios existentes en la institución información que sea de
interés general, para así evitar rumores al no enterarsen los empleados de
acontecimientos venideros.

27. Realizar un monitoreo permanente y una evaluación trimestral de las diferentes
acciones formuladas en el PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIONES.

28. Objetivo 4: Generar una cultura de la planeación a futuro y de la previsión
acorde con la visión institucional (teniendo en cuenta el tiempo en que debe
realizarse la actividad y el presupuesto con que se cuenta para dicha acción,
agilizando así la logística de la misma).
Estrategia: Planear con anticipación los eventos teniendo siempre presente un
plan de contingencia.

29. Acciones:
Tener presente las diferentes actividades que deben realizarse en el mes, así si
hay una fecha especial diseñar la tarjeta de felicitación a tiempo, al igual que con
otros eventos.
Con un buen cronograma los diferentes eventos tendrán buenos resultados. En
los congresos, encuentros, simposios, entre otros, planear con bastante tiempo las
diferentes funciones y los diferentes comités que harán parte de la organización,
para así no tener problemas de última hora como contactos con conferencistas,
locaciones para su desarrollo, presupuesto y otros tantos.

30. Objetivo 5: Ampliar el contacto con los diferentes medios de comunicación, tanto
a nivel interno como externo.
Estrategia: Realizar contacto directo con los diferentes medios de comunicación
con el fin de dar a conocer públicamente las actividades organizadas y realizadas
por la institución.

31. Acciones:
Desarrollo de una campaña de presentación, motivación y divulgación de las
actividades que la ESCUELA SUPEIOR TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA
ARANGO, dirija a la comunidad académica de otras instituciones de educación
superior.
Concientizar a todos los integrantes de la ESCUELA SUPEIOR
TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO, sobre la importancia de
comunicar las acciones que cada uno desarrolle, para así favorecer el intercambio
de ideas y la participación.

32. Promoción de la participación de cada departamento o dependencia de la
institución en el boletín informativo DEBORIANAS, conformándose así un
adecuado comité editorial para éste en el cual cada dependencia participativa se
haga responsable de la información que se publique. Así mismo en los demás
medios de comunicación interna y externa existentes, y en los que se generen.
Todo lo anterior será gestionado directamente desde la oficina de
comunicaciones.

33. Uso de los medios masivos de comunicación.
Diseño de una base de datos de los diferentes medios de comunicación a nivel
interno y externo para hacer buen uso de ellos en cuanto a divulgación y
promoción.
Seguimiento de las informaciones que los medios de comunicación emitan sobre
la gestión de la institución, con el fin de evaluar el nivel de participación de
éstos en la difusión y posicionamiento de los eventos y programas.

34. Objetivo 6: Lograr un mayor posicionamiento y reconocimiento de la institución
a nivel departamental a través de la implementación de este PLAN
ESTRATÉGICO DE COMUNICACIONES.
Estrategia: Para lograr un mejor posicionamiento de la ESCUELA SUPERIOR
TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO, realizar contacto directo con
otras instituciones de educación superior haciéndolas participes de las diferentes
actividades programadas por la misma; de igual forma hacerse presente en fechas
especiales.

35. Acción: Elaborar una base de datos de todos las instituciones de educación
superior a nivel local, regional, nacional e internacional que ofrezcan programas
académicos similares a los de la ESCUELA SUPERIOR TECNOLÓGICA DE
ARTES DÉBORA ARANGO, con el fin de establecer contactos para eventos
futuros. Igualmente organizar la base de datos interna de nuestra Institución
(datos del personal) para así evitar el desorden, los contratiempos, la
improvisación y los retrasos en el envío de información a los diferentes públicos
(este punto puede trabajarse conjuntamente con el área de sistemas).

36. Objetivo 7: Desarrollar un adecuado plan de mercadeo que ayude a la institución
a un mejor posicionamiento y reconocimiento en el mercado.
Estrategia: Desarrollar estrategias de mercadeo que ayuden al reconocimiento
total de la en diferentes zonas, teniendo presente que debe realizarse una
investigación profunda, la cual hará advertencia sobre la posición que ocupa
actualmente la institución en el mercado y su futuro. Su proyección dependerá
del conocimiento de la competencia, el mercado y sus condiciones.

37. Acciones:
Desarrollar un adecuado plan de mercadeo que ayude a la institución a un mejor
posicionamiento y reconocimiento en el mercado de los servicios en las diferentes
disciplinas artísticas que ésta oferta, para contribuir así a elevar el nivel cultural y
desarrollo municipal, regional y nacional.
Promover mediante estrategias comunicacionales y de mercadeo el acceso a la
educación superior de las poblaciones de escasos recursos económicos, en los
diferentes programas que la ESCUELA SUPERIOR TECNOLÓGICA DE
ARTES DÉBORA ARANGO oferta.

38. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL
PLAN
El cumplimiento de los objetivos expuestos, es una meta que podrá verificarse en
el análisis comparativo de los resultados de cada acción comunicativa reflejados
en las actitudes de los diferentes públicos impactados por la ejecución del plan,
con las expectativas de los administrativos de la institución manifestadas ante la
lectura de este documento, al igual que las de los autores y todo las promesas
que en el texto se expresan.

39. Para ello será necesaria entonces la elaboración y presentación de informes
semanales y mensuales, al igual que balances que den cuenta semestral y
anualmente de la gestión de comunicación llevada a cabo con el fin de ejecutar
las estrategias comunicativas formuladas en este plan.

40. Estos documentos responderán a los requerimientos del personal administrativo a
través de la presentación de los resultados parciales o totales de los procesos de
comunicación llevados a cabo, por medio de datos cualitativos y cuantitativos que
permitan relacionar de forma integral objetivos, estrategias y acciones. De igual
forma serán respaldados por otros documentos físicos y digitales tales como
recibos, diseños gráficos de piezas publicitarias, registros audibles, fotográficos o
audiovisuales de eventos, etcétera, que serán entregados junto con los informes o
balances.

42. GRACIAS