03 planeación de personas

Gestión de Personas
PLANIFICACION DE
PERSONAS

¿Qué es la Planificación
de Personas?
La Planificación de Personas (PP)
es el proceso que consiste en
revisar sistemáticamente las
necesidades de personas en una
empresa para asegurarse de
que tiene el número requerido de
personas, con las competencias
requeridas, y que esté disponible
cuando se necesite.

Objetivos de la PP

1. Estimar cuántos colaboradores necesitará la
empresa a futuro, o sea demanda de trabajo.
2. Preveer la disponibilidad de profesionales
y otras personas con las capacidades y
competencias requeridas para satisfacer la
demanda de colaboradores. (oferta de trabajo)

Objetivos de la PGP

3. Identificar las oportunidades y
amenazas que surjan en el futuro,
proporcionan la base para que
una empresa tome mejores
decisiones.
4. Ajustar las competencias de los
colaboradores a las necesidades de
la empresa subrayando el futuro
en vez del presente.

Funciones de la PGP
1. Planificar el reclutamiento, la selección
y la capacitación.
2. Suministrar el personal adecuado en el
momento justo.
3. Construir los planes de personas sobre
supuestos acerca del futuro.

¿Qué es la Planificación
de Personas
 La planeación de personas es una función
del proceso de gestión que no todas las
organizaciones realizan en la práctica.
 Ésta no puede ser ejecutada de
manera aislada por la unidad o
departamento de Gestión de
Personas.

¿Qué es la Planificación de
Personas?
La planeación de personas implica hacer
proyecciones a futuro respecto:
a. De la dotación de personas.
b. Prever las acciones necesarias para
contar siempre con las personas
requeridas.

Personas?
La proyección se realiza en
función de los planes
estratégicos de la
organización y de los planes
que de allí derivan para las
distintas unidades
organizacionales.

Personas?
Para que la planificación de
personas se pueda realizar es
necesario:

Personas?
1. Que la empresa disponga de
planes y objetivos claramente
definidos, derivados de un
proceso de planificación
estratégica.

Personas?
2. Que la función de GP este realmente
integrada en el conjunto de la empresa:
2.1 Que la GP no sea considerada una
actividad subalterna.
2.2 Que disponga de información de calidad
para poder colaborar de manera significativa en la
elaboración de las estimaciones, dado un
determinado horizonte temporal.

Personas?
Objetivos y Estrategias Corporativos
Objetivos y Estrategias de GP
1. Evaluar las
Personas Actuales
2. Prever las Necesidades
de Personas
Comparación
3.Desarrollar Planes de Personas
Corregir y Evitar
Exceso de Personal
Corregir y Evitar Falta
de Personal

Personas?
ESCASEZ DE TRABAJADORES
 Entrenamiento o capacitación
 Planeación de sucesiones internas
 Promociones dentro de la organización
 Reclutamiento externo o mixto
 Subcontratación de trabajadores independientes
 Utilización de personal de tiempo parcial
 Utilización de horas extras

¿Qué es la Planificación de la
Gestión de Personas?
Decisiones a tomar con respecto a la
Escasez de Personas
Dependerá de los Costos y el Tiempo.
Cuando hay escasez moderada de personas y
transitoria, el pago de horas extraordinarias
puede ser menos caro que la contratación de
nuevo personal.

Personas?
EXCESO DE TRABAJADORES
 Reducción de salarios
 Reducción de horario de trabajo
 Trabajo compartido
 Jubilación anticipada
 Desvinculación por iniciativa del colaborador
 Contratación restringida
 Desvinculación por iniciativa de la empresa

Personas?
Decisiones a tomar con respecto al
Exceso de Personas
Dependerá de los Costos y el Tiempo.
En el caso, que el exceso de personas sea
moderado, quizás, a la empresa le resulte mejor
reducir el número de horas de trabajo en lugar
de despedir a sus colaboradores competentes.

Personas?
 La base de la planificación de personas son la
demanda de trabajo y la oferta de trabajo
Demanda de
producción
Nivel de
productividad
Mcdo interno de
trabajo
Mcdo externo de
trabajo
DEMANDA DE TRABAJO OFERTA DE TRABAJO

Las Etapas del Proceso de PP
I. La primera etapa:
Proyecta la calidad como en
cantidad personas.
En esta etapa priman
básicamente los intereses
organizacionales.

II. La segunda etapa tiene que ver con
la planificación de carrera.
Esto implica diseñar una posible carrera de
las personas al interior de la organización,
que le permita a cada uno ponerse objetivos
personales que sean compatibles con las
exigencias de la empresa.

En esta II etapa se trata de
compatibilizar los objetivos
individuales con los de la
organización.

Proceso de Planeación de
Personas
1) Estudiar el plan estratégico de
la organización
Se debe recoger las proyecciones
realizadas en el proceso de
planificación estratégica, con
énfasis a mediano y largo plazo.

Personas
2) Inferir la dotación de personal
necesaria a futuro
Significa definir número y
calidad de los cargos. Ello
determinará la cantidad de
personas requeridas y su calidad.

Personas
2) Inferir la dotación de personal necesaria
a futuro
Hay técnicas de naturaleza cuantitativa y
cualitativa.
La elección de una u otra dependerá de
factores tales como: características de la
empresa, su estructura o el horizonte
temporal elegido.

Proceso de planeación de
personas
3) Diseñar líneas de carrera por categorías
de cargos.
Esto significa que, se indicará a las
personas las posibles
direcciones y oportunidades
profesionales disponibles en la
organización.

Personas
de cargos.
El diseño de las trayectorias profesionales
supone que se deberá definir:
a. Las competencias y características de los cargos.
b. Determinar el lugar que ocupará cada uno de
ellos dentro de la jerarquía organizacional.

Proceso de planeación de
personas
de cargos.
c. Determinar el perfil del puesto por
competencias para cada uno de ellos.
d. Programar actividades de entrenamiento
necesaria para que se realice el cambio.
Y todo ello minimizando el costo y el
tiempo de adaptación de la persona.

Personas
4) Análisis interno de competencias
disponibles.
Una vez definidas el número de personas
necesarias para un escenario futuro.
Es importante censar las personas
existentes en su interior para planificar
posibles movimientos de rotación de
personal a futuro, teniendo presente las
competencias de las personas.

Personas
disponibles.
La identificación de las competencias pueden
ser tomados de la entrevista de
evaluación de desempeño anual, si es
que ésta está institucionalizada.
El inventario de competencias constituye
un instrumento útil , pues describe el nivel
de conocimientos y habilidades disponibles
en la organización.

Personas
disponibles.
Siempre resultará ventajoso para la
organización, recurrir a personal ya existente
para satisfacer las necesidades de personal:
a. Resulta menos costoso económicamente.
b. Se puede contar con personal en el cual la
organización ya ha invertido en su
entrenamiento.

Personas
disponibles.
Especial importancia juegan los
ascensos del personal, porque estos
constituyen una de las modalidades
que más contribuye a lograr la
satisfacción laboral de las personas
y a un clima laboral positivo.

Personas
5) Análisis del mercado de trabajo
El departamento de GP debe
realizar con frecuencia estudio del
mercado externo de trabajo, para
determinar fuentes de
reclutamiento para después
realizar la selección de personal.

Personas
Con el objeto de conocer aspectos tales como:
 El grado de envejecimiento de la población activa.
 Corrientes migratorias.
 Nivel de desempleo

Personas
 Incorporación de la mujer al trabajo.
 Nivel de formación
Son aspectos de obligada consideración
para la planificación de personas.

Planificación de Personas
SI LA EMPRESA NO CUENTA CON EL NUMERO
ADECUADO DE PERSONAS QUE REUNAN
LAS COMPETENCIAS NECESARIAS NO
PODRA LOGRAR SUS OBJETIVOS ESTRATEGICOS.

 Los gerentes o jefes de una empresa
no necesariamente planifican una
expansión de la organización;
 También, deben considerar una
reducción en la escala de
actividades o incluso una
terminación total.

 Lo ideal sería que todas las
organizaciones identificarán
sus planes de personas
de corto, mediano y
largo plazo.

Factores que intervienen en
la planeación de personas
Es muy común que los
especialistas de GP y jefes de
línea hagan cálculos
matemáticos sencillos
relacionados con la fuerza
laboral de la organización.

Si la jornada semanal de trabajo
equivale a 40 horas semanales y
si el número de personas de una
organización es de 1.000, se
supone que 40 mil es el número
de horas/personas trabajadas en
la semana.

Pero las personas no siempre
trabajan exactamente lo que se
espera de ellas, porque:
1. Se atrasan
2. Faltan al trabajo
3. Se enferman
4. Toman vacaciones

Factores que Intervienen en
 Por consiguiente, es necesario tener en
cuenta para elaborar la planificación
de personas:
1. Ausentismo
2. Desvinculación de personas
3. Cambios en las competencias de la
fuerza laboral.

Ausentismo
 Las ausencias de las personas provocan ciertas
distorsiones del volumen y la disponibilidad
de la fuerza laboral.
 Las ausencias son faltas o retrasos en llegar al
lugar físico del trabajo.
 El ausentismo se ve afectado por: la capacidad
profesional de la persona y la motivación de la
persona en el trabajo.

Ausentismo
 La cantidad y duración de las ausencias están
muy relacionadas con la satisfacción en el
trabajo.
 Administrar el problema de la ausencia trae
beneficios, cada reducción del índice de
ausentismo puede presentar ahorros
significativos.

Desvinculación
La desvinculación de personas
es el resultado de la salida de
algunas personas y la
entrada de otras para
sustituirlos en el trabajo.

Desvinculación
Existen dos tipos de
desvinculación una por iniciativa
de la persona y otra por
iniciativa de la organización.

Desvinculación
 La desvinculación por iniciativa de la persona
depende de dos percepciones:
(1) Del nivel de insatisfacción de la persona con
el trabajo.
(2) De alternativas atractivas que ve fuera de la
organización.

Desvinculación
La desvinculación por iniciativa de la
organización, ocurre cuando la
organización decide despedir
personas, sea para sustituirlos por
otros más adecuados a sus
necesidades o para reducir su fuerza
laboral.

Desvinculación
Cuando el despido es
INDISPENSABLE, las
organizaciones utilizan criterios
discutidos y negociados con las
personas y sindicatos, para evitar
problemas de reducción de la
moral y lealtad.

Cambios en las competencias de
la fuerza laboral
 Los factores que modifican radicalmente las
competencias de la fuerza laboral son:
a. Los cambios mundiales.
b. El impacto del desarrollo tecnológico.
c. Las nuevas formas de organización
d. Los nuevos productos y servicios.
e. Los nuevos procesos de trabajo.

Cambios en las competencias de
la fuerza laboral
Debido a los cambios, muchos
segmentos de la fuerza laboral
presentan deficiencias en las
competencias necesarias para
desempeñar las actividades
requeridas en el nuevo siglo.

Cambios en las competencia de la
fuerza laboral
 La falta de competencias provocan pérdidas
considerables para la organización por:
a. Trabajos de calidad inferior
b. Baja productividad
c. Aumento de accidentes de trabajo
d. Quejas constantes de los clientes.

Cambios en los competencias de
la fuerza laboral
Para remediar este problema y
comenzar a corregir las faltas de
competencias, son necesarios
enormes recursos de las
organizaciones y del estado, en
formación de las personas.

EL PROCESO DE PLANIFICACION DE PERSONAS
DEBE SER CONTINUO, YA QUE LAS CONDICIONES
EN LOS AMBIENTES EXTERNO E INTERNO
CAMBIAN CON RAPIDEZ.

fundamental en la
planificación de personas?
Una decisión fundamental de la
planificación de personas será si los
cargos proyectados se ocuparán
con personas del interior de la
empresa o del exterior de la
empresa.

Aspectos a considerar antes de
determinar las necesidades de
personal
Antes de determinar las necesidades de
personas, se debe tomar en cuenta:
1.La demanda esperada para un producto o
servicios.
2. La desvinculación, ausentismo de personal
proyectada.

Aspectos a considerar antes de
determinar las necesidades de
personal
Antes de determinar las necesidades de
personal, se debe tomar en cuenta:
3.La calidad y competencias de sus
colaboradores.
4.Las decisiones para mejorar la calidad o
entrar nuevos mercados.
5.Los recursos financieros disponibles.

Definición de pronóstico de necesidades
y disponibilidad de trabajadores
Pronóstico de Necesidades de Personal
Es un cálculo del número y tipo
de personas que la organización
necesitará en el futuro para lograr sus
objetivos establecidos.

Definición de pronóstico de necesidades
y disponibilidad de trabajadores
Pronóstico de Disponibilidad de Personal
Es la determinación si una empresa tendrá la
capacidad de proporcionar a las
personas las competencias
necesarias y de que fuentes
provendrán.

Demanda o Necesidades de
Personas
La determinación de las
necesidades de personas de la
organización se puede hacer
aplicando varios métodos, unos
simples y otros complejos, pero su
estimación no es ciento por ciento
precisa ya que los valores obtenidos
son aproximados.

Técnicas para pronosticar la
Demanda de Personal
Técnicas y Herramientas de Predicción
de Personal
Basadas en la Experiencia.
(Juicios de las Personas con
Experiencia en P de Pers)
Decisiones Informales: Basada
en decisiones de conocedores.
Investigación Formal a Cargo
de Expertos: investigación que
realizan los gerentes, quienes son
los expertos.
Técnica Delfo: Tomar diferentes
opiniones entre expertos y llegar a
un consenso.
Basadas en Tendencias.
(más sistemática)
Necesidades Futuras: Estudia
cambios en la actividad y su
influencia en el nivel y número de
colaboradores.
Estudio de Trabajo: Asociado al
factor tiempo.
Métodos Estadísticos: Basados
en datos históricos, encuestas,
etc. Métodos más usados: Análisis
de series temporales y ratios de
personal
Basadas en Otros Factores.
Análisis de Presupuesto y
Planeación: Se realiza a través
de lar autorización financiera
(contratación o reducción de
personal).
Nuevas Operaciones: Para
calcular la necesidad de personal,
respecto de otras empresas del
mismo rubro.
Modelos Computacionales:
Ligadas a fórmulas matemáticas y
a análisis estadísticos, con el fin
de calcular la demanda de
personal: simulación.

Importancia de la PP
Cuando las organizaciones se enfrentan a
la necesidad de realizar fusiones, ubicar
nuevas plantas, recortar personal o
clausurar instalaciones de operación, se
presenta una situación crítica que no
podrían enfrentar adecuadamente si
no hubiesen desarrollado una
oportuna PP.
En esto radica su importancia.

Causas de la Demanda de
Personal
La demanda de personal se ve influida por
muchos factores, y estos son:
1. Procesos de cambios en el entorno
(Causas Externas)
2. Procesos de cambios en la organización
(Causas Internas)
3. Procesos de cambios en la fuerza de
trabajo.

Causas Externas que afectan
la Demanda de Personal
Causas Externas: Definidas
esencialmente por cambios en el
mercado laboral
Económicas,
Sociales, Políticas
y Legales.
Pueden ser las más
fáciles de predecir,
pero sus influencias
son poco claras.
Avances y Cambios
Tecnológicos.
Son de difícil
predicción, su
introducción incide en
la creación y/o
eliminación de puestos.
Competencia
La competencia en un
mismo mercado, produce
un alza en el
crecimiento del
personal

Causas Internas que afectan la
Demanda Futura de Personal
Causas Internas: Ligadas a la toma de
decisiones. Los objetivos a largo plazo de la
empresa como crecimiento de producción, de
mercado y servicios, inciden en el número y en
las condiciones del personal.
Planes
Estratégicos.
Las organizaciones
responde a los
cambios que
percibe de su
entorno, tomando
decisiones que
alteran su plan
estratégico.
Pronóstico de
Venta y
Producción.
Las estimaciones
de ventas pueden
constituir
indicadores rápidos
de los cambios a
corto plazo en la
demanda de
personal.
Nuevos Proyectos.
Influyen directamente
en la demanda de
personal, el factor
tiempo es
fundamental en este
factor, ya que los
cambios a realizarse
pueden ser en corto o
largo plazo
Variaciones
Productividad.
La demanda de
personal depende de
la estimación de
productos o servicios,
en ella inciden
variaciones en la
productividad.
Cambio en la
Estructura de la
Empresa.
El cambio o
reestructuración de
una empresa puede
llevar a cambio en
la demanda de
personal , por
cambio en el
diseño de
puestos.

Causas que afectan la Demanda
Futura del Personal – Fuerza de
Trabajo
Fuerza de Trabajo: La demanda de
personal puede ser afectada por cambios
en el mismo personal.
Desvinculación
Conocido también como desgaste de la
fuerza de trabajo, mide la cantidad de
retirados en un período determinado.
Los parámetros de estudio no son fijos, si
no que dependen de las circunstancias,
en especial del tipo de persona empleada.
Para poder hacer una estimación hay que
hacer un seguimiento a la tendencia que
se presenta en empresa. Renuncias y
despidos.
Licencias y Muertes.
Para estudiar esto, debe basarse en la
experiencia anterior de la organización,
teniendo en cuenta, la aparición de
factores que puedan incidir en el cambio
del plan pasado.
Se puede señalar que estos factores en
un número considerable afectan el
presupuesto de la planificación.

Calcular las Causas de la
Demanda
En esta figura se muestra cómo los pronósticos traducen las
causas de la demanda a cálculos específicos, a corto y largo plazo.
CAUSASDELADEMANDA
Externas
De la
Organización
De la Fuerza
de Trabajo
TÉCNICASDEPREDICCIÓN
Por Asesoría
de Expertos
Por análisis
de
Tendencias
Otras
A Corto Plazo
Demanda de
Personal
A Largo Plazo

Esquema de
Planificació
n de la
Gestión de
Personas
con todas
sus
variables.
Planificación de Personal:
Prevenir y Anticipar Movimiento de
Personas.
Objetivos:
•Optimización de Personal.
•Maximizar utilidad de la
empresa, etc.
Importancia: Una buena
planificación ayuda al buen
desempeño del personal, por
ende, de la empresa.
Causas que Afectan la Demanda de
Personal
Causas Internas Causas Externas Fuerza de Trabajo
Estos se pueden solucionar con pronósticos basados
en:
Experiencias Tendencias Otros Factores

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