Funcionesgerenciageneral2020ottoayala

12/04/2020 oayalat2012@hotmail.com 1
AYALA & ASOCIADOS
Contadores Públicos – Abogados – Finanzas Empresariales - MBA.
MANAGEMENT: FICHA TÉCNICA/LIDERAZGO
NOTEBOOK OF WORK 001
GERENCIA:

AYALA & ASOCIADOS
ADMINISTRACIÓN: FICHA TÉCNICA/CONCEPTOS
II. FUNCIONES ESPECÍFICAS
a) Ejercer la dirección administrativa, operativa y financiera de la
Empresa de acuerdo con el Estatuto de la misma, las facultades
otorgadas por el Directorio y las leyes, las prácticas y
procedimientos que regulan el negocio postal.
b) Representar judicial y legalmente a la Empresa ejerciendo las
facultades generales y específicas que le confiera el Directorio y la
Ley.
c) Informar al Directorio las acciones tomadas así como elevar a
su consideración el plan operativo y presupuesto anual de
ingresos y egresos, informando los resultados de las evaluaciones
periódicas.
d)Elevar para aprobación del Directorio los estados financieros, la
memoria anual de la Empresa, el reglamento de Organización y
Funciones y Cuadro de Asignación de Personal, obteniendo la
aprobación para su difusión

AYALA & ASOCIADOS
e) Aprobar el Manual de Organización y Funciones elaborado por
la Gerencia de Desarrollo Corporativo.
f) Aprobar el Cuadro de Perfiles de la Empresa elaborado por la
Gerencia de Administración de Recursos.
g) Proponer al Directorio la contratación de los gerentes, así como
aumentos de sueldos y promociones para gerentes y funcionarios.
h) Transigir los juicios y otros asuntos de interés para la Empresa
y someter al arbitraje las reclamaciones activas y pasivas de la
Empresa.
i) Proponer y sustentar ante el Directorio las operaciones de
crédito que superen las facultades crediticias que le han sido
conferidas.

AYALA & ASOCIADOS
j) Supervisar las operaciones de la sociedad, los libros de
contabilidad, cuidar que dicha contabilidad esté al día y suscribir
la correspondencia de la sociedad, cuando sea necesario.
k) Planificar, organizar y mantener una positiva imagen de
SERPOST S.A. ante la colectividad y los trabajadores, propiciando
los canales de comunicación necesarios que garanticen la
receptividad y vigencia de la misma ante la opinión pública.
l) Delegar cualquiera de sus atribuciones en funcionarios de
menor jerarquía con conocimiento del Directorio, debiendo en
este caso observar las restricciones que la normativa establece.
m) Aprobar y difundir los documentos normativos de la Empresa.

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n) Actuar como secretario de la Junta General de Accionistas.
o) Girar aceptar y endosar letras, abrir cuentas corrientes, girar
cheques y endosar los mismos, firmar vales y pagarés, retirar
depósitos, contratar sobregiros y avances en cuenta corriente y
firmar contratos en representación de SERPOST S.A.
p) Nombrar, promover, amonestar, suspender y despedir de
acuerdo a las disposiciones vigentes a los empleados, así como
conceder licencia al personal de acuerdo a la normatividad interna
establecida.

AYALA & ASOCIADOS
III. LÍNEA DE AUTORIDAD
SUPERIOR: Directorio
INFERIOR: Gerente de Desarrollo Corporativo
Gerente Postal
Gerente Comercial
Gerente de Administración de Recursos
Jefe Oficina de Asesoría Jurídica
Personal a su cargo

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IV. NIVELES DE COORDINACIÓN
INTERNO: Directorio
Gerente de Desarrollo Corporativo
Gerente Postal
Gerente Comercial
Gerente de Administración de Recursos
Jefe Oficina de Asesoría Jurídica
EXTERNO: FONAFE, Ministerio de Economía y Finanzas, Ministerio
de Transportes y Comunicaciones, UPU, UPAEP, otros.

AYALA & ASOCIADOS
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES TIPO POR NIVELES JERÁRQUICOS
NIVEL DIRECTIVO:
1. FIJAR LAS POLÍTICAS Y ADOPTAR LOS PLANES GENERALES RELACIONADOS CON
LA INSTITUCIÓN, Y VELAR POR EL CUMPLIMIENTO DE LOS TÉRMINOS Y
CONDICIONES ESTABLECIDOS PARA SU EJECUCIÓN.
2. DIRIGIR, CONTROLAR Y VELAR POR EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE LA
INSTITUCIÓN, EN CONCORDANCIA CON LOS PLANES DE DESARROLLO Y LAS
POLÍTICAS TRAZADAS.
3. ORGANIZAR EL FUNCIONAMIENTO DE LA ENTIDAD, PROPONER AJUSTES A LA
ORGANIZACIÓN INTERNA Y DEMÁS DISPOSICIONES QUE REGULAN LOS
PROCEDIMIENTOS Y TRÁMITES ADMINISTRATIVOS INTERNOS.
4. NOMBRAR, REMOVER Y ADMINISTRAR EL PERSONAL, DE ACUERDO CON LAS
DISPOSICIONES LEGALES VIGENTES.

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NIVEL DIRECTIVO:
5. REPRESENTAR AL PAÍS, POR DELEGACIÓN DEL GOBIERNO, EN REUNIONES
NACIONALES E INTERNACIONALES, RELACIONADAS CON ASUNTOS DE COMPETENCIA
DE LA ENTIDAD O DEL SECTOR.
6. ADELANTAR LAS GESTIONES NECESARIAS PARA ASEGURAR EL OPORTUNO
CUMPLIMIENTO DE LOS PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS Y ADOPTAR SISTEMAS O
CANALES DE INFORMACIÓN PARA LA EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS PLANES DEL
SECTOR.
7. ASISTIR A LAS REUNIONES DE LOS CONSEJOS, JUNTAS, COMITÉS Y DEMÁS CUERPOS
EN QUE TENGA ASIENTO LA ENTIDAD O EFECTUAR LAS DELEGACIONES PERTINENTES.

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NIVEL DIRECTIVO:
8. ESTABLECER, MANTENER Y PERFECCIONAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, EL
CUAL DEBE SER ADECUADO A LA NATURALEZA, ESTRUCTURA Y MISIÓN DE LA
ORGANIZACIÓN.
9. ASESORAR A LA ORGANIZACIÓN, EN EL DISEÑO DE ESTRATEGIAS DE INNOVACIÓN,
PROYECTOS Y PROPUESTAS QUE IMPACTEN POSITIVAMENTE LOS RESULTADOS
PROPUESTOS POR LA INSTITUCIÓN.
10. PROPONER PLANES INNOVADORES Y DE ALTO IMPACTO INSTITUCIONAL.
11. EVALUAR Y RETROALIMENTAR PERMANENTE A SU EQUIPO, SOBRE LOS RESULTADOS
DE PROGRAMAS, PROYECTOS, Y ACTIVIDADES EN DESARROLLO QUE IMPACTAN A LA
INSTITUCIÓN.

AYALA & ASOCIADOS
NIVEL DIRECTIVO:
12. GESTIONAR RECURSOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE PROGRAMAS, PROYECTOS
INSTITUCIONALES DEL ORDEN REGIONAL, NACIONAL E INTERNACIONAL.
13. LAS DEMÁS SEÑALADAS EN LA CONSTITUCIÓN, LA LEY, LOS ESTATUTOS Y LAS
DISPOSICIONES QUE DETERMINEN LA ORGANIZACIÓN O DEPENDENCIA A SU CARGO.

AYALA & ASOCIADOS
 FUNCIONES DIRECTIVAS CLÁSICAS:
PLANIFICACIÓN
ORGANIZACIÓN
DIRECCIÓN DE RR.HH
CONTROL

AYALA & ASOCIADOS
LAS EMPRESAS CONSIGUEN SUS OBJETIVOS GRACIAS AL
TRABAJO COORDINADO DE UN CONJUNTO DE
INDIVIDUOS.
LA DIRECCIÓN ES ESENCIAL PARA CUALQUIER ACTIVIDAD
ORGANIZADA.
LA DIRECCIÓN SE ENCARGA DE ASIGNAR Y COORDINAR EL
CONJUNTO DE FACTORES PRODUCTIVOS DE QUE DISPONE
LA EMPRESA (SU ACTIVO PRINCIPAL SON LOS RR.HH.)
DEBE OCUPARSE DE LA GENERACIÓN DE NUEVOS
RECURSOS (INTANGIBLES) Y DE MEJORAR LOS YA
EXISTENTES.

AYALA & ASOCIADOS
LOS ACTIVOS INTANGIBLES NO PUEDEN COMPRARSE, ES
UNA TAREA TAN IMPORTANTE QUE SE HA LLEGADO A
IDENTIFICAR A LA DIRECCIÓN CON LA CREACIÓN DE
RECURSOS INTANGIBLES.
DE LA CAPACIDAD DIRECTIVA DEPENDE QUE LA EMPRESA
PUEDA CRECER Y EXPANDIRSE. DE HECHO, LA DIRECCIÓN
ES TAN IMPORTANTE QUE ALGUNOS AUTORES LA
CONSIDERAN EL RECURSO MÁS CRÍTICO.
LOS DIRECTIVOS SON LAS PERSONAS DE LA
ORGANIZACIÓN QUE PLANIFICAN, ORGANIZAN, DIRIGEN
Y CONTROLAN LAS TAREAS QUE SE REALIZAN EN ELLA.

AYALA & ASOCIADOS
SEGÚN FAYOL, LAS PRINCIPALES FUNCIONES DE LA
DIRECCIÓN SON LAS SIGUIENTES:
PLANIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN DE RR.HH.,
CONTROL.

AYALA & ASOCIADOS
PLANIFICACIÓN
 DECIDIR QUE QUIERE CONSEGUIRSE EN EL FUTURO.
 CÓMO SE VA A LOGRAR.
 RECURSOS QUE VAMOS A UTILIZAR PARA
CONSEGUIRLOS.
LOS OBJETIVOS HAN DE SER CONCRETOS, CLAROS Y, EN
LA MEDIDA DE LO POSIBLE CUANTIFICABLES, PARA
PODERLOS COMPARAR DESPUÉS CON LOS RESULTADOS.
LA PLANIFICACIÓN TIENE QUE SER UNA AYUDA, NUNCA
UN ESTORBO QUE NOS PERMITA LA ADAPTACIÓN A
NUEVAS CIRCUNSTANCIAS.

AYALA & ASOCIADOS
PLANIFICACIÓN
¿QUÉ SE DESEA HACER?
¿CÓMO PUEDE CONSEGUIRSE?
¿CUÁNDO?
¿QUIÉN LAS VA A REALIZAR?
RECURSOS Y MEDIOS NECESARIOS

AYALA & ASOCIADOS
ORGANIZACIÓN
DISEÑAR LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA QUE DEFINA
LAS RELACIONES EXISTENTES ENTRE LOS MIEMBROS DE
LA EMPRESA.
LA AUTORIDAD PRINCIPIO DE ORDEN (QUE
DETERMINA QUIÉN TIENE QUE HACER LAS COSAS).
LA REPRESENTACIÓN MÁS SENCILLA DE LA
ORGANIZACIÓN ES EL ORGANIGRAMA

AYALA & ASOCIADOS
ORGANIZACIÓN

AYALA & ASOCIADOS
DIRECCIÓN DE RR.HH.
SE OCUPA DEL RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN,
ENTRENAMIENTO Y ASIGNACIÓN DE PERSONAS A
PUESTOS.
PRETENDE INTEGRAR DENTRO DE LA ESTRUCTURA
ORGANIZATIVA A LOS INDIVIDUOS QUE VAN A TRABAJAR
EN ELLA, Y ORIENTAR EL COMPORTAMIENTO DEL
INDIVIDUO HACIA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE LA
ORGANIZACIÓN.

AYALA & ASOCIADOS
DIRECCIÓN DE RR.HH.
UN SISTEMA DE RECOMPENSAS ( RETRIBUCIÓN
VARIABLE).
LLEVAR A CABO UNA TAREA DE LIDERAZGO (CAPACIDAD
DE INFLUIR EN EL COMPORTAMIENTO DE OTROS SIN
RECURRIR A LAS RELACIONES DE AUTORIDAD).

AYALA & ASOCIADOS
CONTROL
ES EL COMPLEMENTO DE LA PLANIFICACIÓN, CONSISTE EN VER
SI SE ESTÁN CUMPLIENDO LOS OBJETIVOS PREESTABLECIDOS EN
LA PLANIFICACIÓN.
SI NO SE CUMPLE REALIZAR LAS CORRECCIONES
OPORTUNAS PARA INTENTAR CORREGIR LAS DESVIACIONES Y
CONTINUAR CON LO PLANIFICADO. PERO ESTAS ACCIONES
CORRECTORAS PUEDEN AFECTAR AL RESTO DE FUNCIONES.
HABRÁ CASOS EN LOS QUE SERÁ NECESARIO MODIFICAR LO
PLANIFICADO. LOS ERRORES PUEDEN DEBERSE A: UNA
SITUACIÓN CON LA QUE NO SE HABÍA CONTADO O POR ERRORES
DE CÁLCULO PREVIO.

AYALA & ASOCIADOS
CONTROL
EL PROCESO DE CONTROL NO ACABA ANTES DE REALIZAR LAS
CORRECCIONES, NO BASTA CON IDENTIFICARLAS SI DESPUÉS NO
SE HACE NADA PARA CORREGIRLAS.

AYALA & ASOCIADOS
DESTREZAS BÁSICAS DE UN DIRECTIVO
EL TRABAJO DIRECTIVO IMPLICA LA REALIZACIÓN DE DIVERSAS
ACTIVIDADES, POR ELLO ES NECESARIO QUE LOS DIRECTIVOS
POSEAN UNA SERIE DE CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES.
PODEMOS DISTINGUIR 3 GRANDES GRUPOS DE
DESTREZAS/CONOCIMIENTOS QUE DEBE DE REUNIR TODO BUEN
DIRECTIVO:
 DESTREZAS TÉCNICAS.
 DESTREZAS HUMANAS O INTERPERSONALES.
 DESTREZAS CONCEPTUALES.

AYALA & ASOCIADOS
DESTREZAS TÉCNICAS.
HABILIDAD PARA MANEJAR MÉTODOS O TÉCNICAS, COMO LA
INTERPRETACIÓN DE UN BALANCE, ANÁLISIS DE INVERSIONES,…

AYALA & ASOCIADOS
DESTREZAS HUMANAS O INTERPERSONALES.
EL DIRECTIVO DEDICA MUCHO TIEMPO A INTERACTUAR CON
OTRAS PERSONAS, DEBE MOTIVAR A LAS PERSONAS QUE
DEPENDEN DE ELLOS, EXPLICAR QUE SE ESPERA DE ELLOS Y
HACERLES VER COMO PUEDEN CONTRIBUIR A LA MEJORA DEL
RESULTADO.

AYALA & ASOCIADOS
DESTREZAS CONCEPTUALES.
CAPACIDAD PARA VER A LA ORGANIZACIÓN COMO UN TODO.
LA EMPRESA ES UN SISTEMA MUY COMPLEJO.
A LA COMPLEJIDAD INTERNA DE LA EMPRESA, HAY QUE AÑADIRLE LA
INFLUENCIA DEL ENTORNO.
EL DIRECTIVO DEBE SER CAPAZ DE DESARROLLAR EL PENSAMIENTO
ABSTRACTO.
NECESITA TENER UNA VISIÓN A LARGO PLAZO Y CON CAPACIDAD
INTEGRADORA.

AYALA & ASOCIADOS
UNA ÚNICA PERSONA NO PUEDE OCUPARSE DE TODAS LAS
TAREAS DE DIRECCIÓN QUE REQUIERE UNA GRAN
EMPRESA, DE MANERA QUE EL TRABAJO DIRECTIVO SE HA
IDO ESPECIALIZANDO CON LA CREACIÓN DE DIRECTIVOS
INTERMEDIOS, QUE COORDINAN EL TRABAJO DE UN
NIVEL, COORDINADOS POR OTROS DE UN NIVEL
SUPERIOR, EN ESTRUCTURA PIRAMIDAL.

AYALA & ASOCIADOS
ALTA DIRECCIÓN:
LOS DIRECTIVOS DE MÁS ALTO NIVEL; OCUPAN EL NIVEL
SUPERIOR, FIJANDO OBJETIVOS, LÍNEAS ESTRATÉGICAS Y
COHESIONAN. FIJAN LA MISIÓN DE LA EMPRESA DE LA
EMPRESA, INVERSIONES, I & D, RECURSOS HUMANOS,
ESTRATEGIAS COMERCIALES,…

AYALA & ASOCIADOS
DIRECCIÓN INTERMEDIA:
MANTIENEN EL CONTACTO ENTRE LA ALTA DIRECCIÓN Y
LA DIRECCIÓN OPERATIVA, CONCRETAN LAS DIRECTRICES
DE LOS PRIMEROS EN OBJETIVOS Y PLANES ESPECÍFICOS
PARA LOS SEGUNDOS, SUPERVISANDO SU LABOR,
EVALUANDO PRODUCTIVIDAD, REALIZACIÓN DE
INVERSIONES OPERATIVAS,…

AYALA & ASOCIADOS
DIRECCIÓN OPERATIVA:
DIRECCIÓN DE PRIMERA LÍNEA, EN CONTACTO DIRECTO
CON LOS TRABAJADORES; OCUPAN EL NIVEL INFERIOR, Y
ASIGNAN Y SUPERVISAN LAS TAREAS DE LOS
TRABAJADORES (JEFES DE EQUIPO)

AYALA & ASOCIADOS
GERENTE DE UNA EMPRESA DE PRODUCCIÓN INDUSTRIAL
COOPERATIVA
NATURALEZA DEL TRABAJO:
PLANIFICAR, ORGANIZAR, DIRIGIR Y CONTROLAR LAS
LABORES DE LA EMPRESA COOPERATIVA.

AYALA & ASOCIADOS
COOPERATIVA
TAREAS TÍPICAS:
 Representar a la Cooperativa Judicial y extrajudicialmente.
 Planificar, organizar y dirigir el funcionamiento de la
Cooperativa.
 Elaborar planes anuales de trabajo y presentar informes al
Consejo Administración, Vigilancia y Asamblea.
 Elaborar y ejecutar planes financieros.
 Controlar la contabilidad de Costos.
 Planificar y tramitar las importaciones de equipos,
maquinaria, gabinetes o laboratorios y otros materiales para
la Cooperativa cuando así lo requiera.

AYALA & ASOCIADOS
COOPERATIVA
TAREAS TÍPICAS:
 Elaborar proformas presupuestarias de la empresa.
 Chequear la planilla de pagos al IESS, así como los roles del
Décimo Tercero, Décimo Cuarto sueldo.
 Resolver consultas de carácter técnico – administrativo.
 Controlar los ingresos y legalizar los egresos.
 Contratación del personal administrativo.
 Cumplir y hacer cumplir la Ley, Estatuto y Reglamentos
internos de la Cooperativa.
 Otras.

AYALA & ASOCIADOS
COOPERATIVA
CARACTERÍSTICAS DE LA CLASE:
 Tiene un variado número de subalternos que realizan
actividades técnicas y administrativas.
 Trabajo con independencia y requiere de gran experiencia y
criterio para resolver problemas que se le presenta.
 Su labor es revisada a través de los informes que presenta.

AYALA & ASOCIADOS
COOPERATIVA
REQUISITOS MÍNIMOS:
 Poseer Título Profesional de una Facultad de Ciencias
Administrativas, especialidad: empresas comerciales o
pública.
 Amplia experiencia en Dirección de Cooperativas de
Producción o afines.
 Conocimiento de Leyes Tributaria y Aduanera.
 Amplia experiencia en manejo de personal.
 Excelentes Relaciones Humanas.
Fuente: Reinoso, V. El Proceso Administrativo y su Aplicación en las Empresas.

AYALA & ASOCIADOS
¡ GRACIAS !

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Notas del editor